Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản lý thi công xây dựng tại Công ty cổ phần Xây dựng Sonadezi (Sonacons)
2.3. Nội dung quản lý thi công xây dựng của công ty Sonacons
2.3.2. Tổ chức hoạt động quản trị của công ty Sonacons
2.3.2.1. Tổ chức công ty Sonacons
a. Sơ đồ tổ chức (xem hình 2- 3:Sơ đồ tổ chức Công ty Sonacons).
b. Chức năng, nhiệm vụ.
Dưới là là tóm tắt chức năng, quyền hạn của các thành viên Công ty, trong phạm vi đề tài, chúng ta chỉ quan tâm nhiều đến các nhân tố tác động của quản lý đến công tác thi công xây dựng.
Ban Tổng giám đốc Công ty:
Quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty theo định hướng và chiến lược phát triển của công ty do Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị quyết định.
Phòng Tổng hợp:
Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty về các lĩnh vực: quản lý nhân sự, hành chánh và chất lượng quản lý.
Phòng Tài chính – Kế toán:
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty về lĩnh vực quản lý tài chính.
Phòng Tiếp thị Dự thầu:-
Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: tiếp thị, dự thầu và thông tin thị trường giá cả.
Phòng Kỹ thuật – Thi công:
Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc công ty về các lĩnh vực: quản lý thi công, quản lý kỹ thuật và bảo hành công trình.
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
Mối quan hệ chỉ đạo
Mối quan hệ hỗ trợ, kiểm tra
Hình 2-3: Sơ đồ tổ chức Công ty Sonacons
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Board of management
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Board of directors
Văn phòng (Office)
Công trường (On site)
Các BCH Công trường thuộc Xí nghiệp
Site Management
Boards
Phòng Kỹ thuật - Thi công
Construction Dept.
Phòng Tiếp thị dự thầu- Marketing tendering -
Dept. Phòng
Tài chính - Kế toán Finance account - Dept.
Phòng Tổng hợp General Affair Dept.
Xí nghiệp dịch vụ hạ tầng
Service and Infrastructure
Enterprise Xí nghiệp
Bê tông
Concrete Enterprise Các
Xí nghiệp xây dựng Construction
enterprises
Xí nghiệp tư vấn thiết kế Design
and Consultant
Enterprise
Xí nghiệp Cung ứng
vật tư Execution Equipment And Material
Supplying Enterprise Các BCH công
trường Trực thuộc Công ty
Site Management
boards
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
Xí nghiệp Tư Vấn Thiết kế:
Thực hiện các quá trình từ khâu tiếp thị đến hoàn tất các sản phẩm thiết kế của Công ty.
Cung cấp các bản vẽ thiết kế trong giai đoạn dự thầu, tham gia xử lý kỹ thuật, cung cấp các bản vẽ thiết kế điều chỉnh trong quá trình thi công theo đề nghị của Trưởng phòng Tiếp thị dự thầu.–
Xí nghiệp Xây dựng:
Xí nghiệp xây dựng là đơn vị trực thuộc không hạch toán, được Công ty giao nguồn lực, đơn giá nhân công để tổ chức quản lý và thi công các công trình của Công ty.
Xí nghiệp Cung ứng Vật tư:
Có nhiệm vụ cung ứng vật tư cho toàn Công ty.
Xí nghiệp Bê tông:
Sản xuất bê tông thương phẩm, gạch lát vỉa hè, gạch block cung cấp cho các Xí nghiệp thi công và tiêu thụ bên ngoài.
Xí nghiệp Dịch vụ Hạ tầng:
Đầu tư hạ tầng khu công nghiệp, kinh doanh nhà.
c. Mô hình quản lý.
Cơ cấu quản trị của Công ty với xí nghiệp là cơ cấu trực tuyến – chức năng, trong đó các phòng ban nghiệp vụ tham mưu cho Ban tổng giám đốc ra quyết định chỉ đạo các Xí nghiệp. Các phòng nghiệp vụ còn có nhiệm vụ hỗ trợ, kiểm tra việc thực hiện của các xí nghiệp và các công trường. Các xí nghiệp có quan hệ ngang hàng với nhau như quan hệ khách hàng nội bộ.
d. Tổ chức công trường.
Ban chỉ huy công trường là một bộ phận quản lý của công ty hay của xí nghiệp tại công trường, thay mặt công ty, xí nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình thi công của công trình, bảo đảm thi công đạt yêu cầu tiến độ, chất lượng,
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
an toàn và các yêu cầu khác (của khách hàng và của công ty) được nêu trong bản Kế hoạch chất lượng của công trình. Có hai hình thức Ban chỉ huy công trường:
− Ban chỉ huy công trường trực thuộc công ty: hoạt động theo cơ cấu dự án. Do giám đốc dự án là người thuộc Phòng kỹ thuật - Thi công điều hành, bên dưới là lực lượng của các Xí nghiệp hợp lại, hoặc các thầu phụ. Được thành lập trong những trường hợp dưới đây:
• Công trình xây dựng có quy mô lớn, đa dạng về các giải pháp kỹ thuật thi công cần huy động các lực lượng chuyên môn khác nhau cùng phối hợp để đạt được kết quả tốt nhất.
• Các xí nghiệp đều đang hoạt động hết năng lực, không thể đảm đương thêm công việc mới. Công ty sẽ phải điều động các vệ tinh, thầu phụ bên ngoài để đảm trách thi công. Các thầu phụ của Công ty là những lực lượng không thường xuyên, thông thường họ là những tổ chức hoạt động tự do theo dạng Đội thi công không đăng ký kinh doanh và cộng tác với nhiều công ty lớn, hoặc là những công ty xây dựng khác. Các thầu phụ này thường phải được chọn trong bản danh sách các nhà thầu phụ đã được đánh giá.Nhà thầu phụ sẽ tự tổ chức thi công, tự cung ứng vật tư, thiết bị, dụng cụ thi công và tự trả lương công nhân. Công ty thanh toán cho nhà thầu phụ theo khối lượng thực hiện của từng giai đoạn thi công được thỏa thuận trong hợp đồng thầu phụ.
• Vì những lý do đặc biệt, Công ty buộc phải tranh thầu bằng giá thấp, với giá trúng thầu xấp xỉ giá sàn, nếu giao cho các xí nghiệp thực hiện, Công ty sẽ phải bù lỗ. Để giảm chi phí quản lý trung gian và bảo toàn vốn, Công ty sẽ tự tổ chức thi công. Trong trường
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
hợp này, lực lượng thi công trực tiếp có thể là những nhà thầu phụ, hay Đội thi công của Xí nghiệp.
Hình 2-4: Sơ đồ tổ chức Ban CHCT trực thuộc công ty
− Ban chỉ huy công trường trực thuộc Xí nghiệp quản trị theo cơ cấu khung. Giám đốc xí nghiệp đóng vai trò là Giám đốc dự án, quản lý các Chỉ huy trưởng công trường , thông thường mỗi xí nghiệp có từ 2 đến 3 chỉ huy công trường. Giúp việc có các nhân viên kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ khác và các tổ trưởng, đội trưởng cũng là nhân sự thuộc Xí nghiệp. Công nhân trực tiếp đa số là hợp đồng thời vụ theo nhu cầu tại mỗi thời điểm thi công.
− Nhân viên hợp đồng
− Kỹ thuật B
− Thư ký công trường
− Nhân viên ISO
− Họa viên
− An toàn lao động
Giám đốc dự án
Các xí nghiệp, nhà thầu phụ Công ty
Chỉ huy công trường
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
Hình 2-5: Sơ đồ tổ chức Ban CHCT trực thuộc xí nghiệp i. Chức năng của Ban chỉ huy công trường.
Ban CHCT là một bộ phận quản lý của công ty (xí nghiệp) tại công trường.
ii. Nhiệm vụ của Ban chỉ huy công trường.
− Lập các kế hoạch theo qui định của Công ty để trình duyệt.
− Triển khai công việc đến đội thi công, thầu phụ.
− Đại diện cho công ty để làm việc với bên A về tiến độ, chất lượng, an toàn lao động, phát sinh, nghiệm thu bàn giao, thanh lý hợp đồng.
− Đại diện cho công ty quan hệ với chính quyền địa phương về: tạm trú, tạm vắng, an ninh trật tự.
− Lập và xem xét các hợp đồng trong phạm vi được giao để trình công ty ký hợp đồng.
- Thư ký công trường - Nhân viên ISO - Họa viên
- An toàn lao động - Bảo vệ
Chỉ huy trưởng công trường
Kỹ thuật B Đội, tổ
- Trắc đạc - Cơ khí, cơ giới - Bê tông - Xây tô - Hoàn thiện Giám đốc xí nghiệp
(Giám đốc dự án) Công ty
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
− Thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm, bao gồm:
• Kiểm tra nguyên liệu đầu vào: Đánh giá các nhà cung cấp về mặt chất lượng hàng hoá, kiểm tra chất lượng vật tư cung ứng đến công trường theo biểu mẫu, chesklist.
• Kiểm tra chất lượng từng công đoạn sản xuất, thi công nghiệm thu từng giai đoạn trước khi cho phép tiến hành các bước thi công tiếp theo.
• Kiểm tra nghiệm thu cuối cùng
− Lập báo cáo quyết toán vật tư khi kết thúc công trình.
− Kiểm tra thiết bị và dụng cụ đo lường trước khi sử dụng.
− Đảm bảo chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, vệ sinh công trường và an ninh trật tự theo qui định.
− Căn cứ tiến độ tổng thể, lập tiến độ chi tiết, kiểm soát việc đảm bảo tiến độ và đề ra các biện pháp khắc phục kịp thời khi chậm tiến độ.
Báo cáo tiến độ thi công theo qui định.
− Lập khối lượng nghiệm thu định kỳ cho các đơn vị thi công theo quy định của Công ty và theo điều kiện hợp đồng với đơn vị thi công.
− Lập yêu cầu thanh toán (claim A-B) theo qui định của hợp đồng, theo dõi việc phê duyệt, phối hợp với phòng tổng hợp để đòi tiền.
− Đối chiếu với kế hoạch tháng đã được xây dựng để lập kế hoạch điều chỉnh cho tháng tới.
− Quản lý việc sử dụng vật tư, thiết bị theo định mức và quy trình, quy phạm.
− Lập và cập nhật các phát sinh ngoài hợp đồng.
− Lập hồ sơ thanh lý cho các hợp đồng A- B, nội bộ và thầu phụ.
− Lập hồ sơ hoàn công công trình.
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
− Lập báo cáo tổng kết khi hoàn tất công trình.
− Lưu trữ hồ sơ thi công tại công trường và bàn giao lại cho công ty theo quy định khi hoàn thành công trình. (Xem phụ lục 2.1 - Quy trình kiểm soát quá trình thi công)
Cơ cấu của Công ty Sonacons đã có thay đổi phù hợp hơn so với thời điểm mới cổ phần hóa, khi đó chưa hình thành các xí nghiệp, phụ trách thi công là các giám đốc dự án thuộc phòng Thi công. Với hoạt động ngày càng phát triển Công ty đã nâng cấp các Đội thi công trở thành Xí nghiệp thi công và điều hành trên cơ sở các quy trình được biên soạn sẵn, đó là những tài liệu nói lên trình tự để tiến hành một loại công việc, thí dụ như quy trình mua vật tư, quy trình kiểm soát quá trình thi công… trong mỗi quy trình là những quy định mang tính chất bắt buộc nhằm khống chế từng khâu thực hiện theo một hướng nhất định. Vì vậy, quy trình còn có tác dụng hướng dẫn người thực hiện tránh sai sót. Phương châm của Sonacons là: “Làm theo quy trình là trách nhiệm và bổn phận”.
Trong những năm đầu áp dụng, các quy trình có tác dụng rất tích cực cho công tác quản lý và càng ngày càng được bổ sung thêm. Cho đến nay, đã xuất hiện quá nhiều quy định trong mỗi quy trình. Như đã đề cập trong Chương 1, khi xác định các chức năng quản trị doanh nghiệp, người ta phân ra các chức năng thuộc phần cứng được quy định trước theo quy chế và các chức năng thuộc phần mềm chỉ có thể dự báo phần nào và được xử lí tùy theo tình huống thực tế xảy ra. Ph n cứng quá nhiều sẽ làm cho tổ chức nặng nề cứng nhắc ầ không linh hoạt, nhưng nếu quá ít sẽ làm cho tình trạng vô tổ chức nảy nở.
Hiện trạng hoạt động của Công ty Sonacons cho thấy, qua nhiều lần thay đổi điều chỉnh các chức năng thuộc phần cứng đã phình to làm cho cơ chế quản trị trở nên nặng nề, suy giảm hiệu quả quản lý vì những quy định cụ thể đã vô hình chung trói chân các cấp quản lý, tác động lớn nhất của nó là cản
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
trở sự phát triển của các Xí nghiệp khiến Công ty lâm vào tình trạng phát triển chưa cân đối trong mục tiêu chuyên nghiệp hóa, đó cũng chính là lý do mà hiện nay Công ty đang phải sử dụng rất nhiều thầu phụ, khiến cho Công ty khó chủ động trong nhiều tình huống và công tác quản lý trở nên phức tạp, chẳng hạn như sự phối hợp các lực lượng trong một công trường, việc phổ biến và áp dụng các quy trình riêng của Công ty để đảm bảo chất lượng …
Bộ máy quản trị cũng còn nhiều bất cập, như Xí nghiệp Cung ứng - Vật tư thực ra chỉ làm công việc phân phối các thiết bị, dụng cụ thi công cho các Xí nghiệp thi công, còn Xí nghiệp Cung ứng - Vật tư thì chỉ giữ vai trò là cấp trung gian “đi chợ dùm” cho công trường thi công mà chưa phát huy được tính kinh doanh như tên gọi của nó. Chính điều này lại làm cho mối quan hệ từ khâu đề xuất vật tư đến khi được cấp phát vật tư của các công trường bị kéo dài ra cả về thủ tục lẫn thời gian một cách vô ích.
Các giám đốc Xí nghiệp thi công đóng vai trò như một vị trí bổ sung chỉ vì có nhiều công trường nên cần phải chia thành từng cụm để quản lý theo đầu mối – chủ yếu là quản lý thông tin – các xí nghiệp rất ít quyền chủ động, đồng thời lạ làm tăng số lượng cấp quản lý i trung gian, làm cho bộ máy quản lý trở nên cồng kềng.
Việc sử dụng nhiều thầu phụ có ưu điểm là đã giải quyết được một số vấn đề nan giải trong việc hạn chế qui mô bộ máy mà vẫn phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, cạnh tranh để thâm nhập thị trường mới, đặc biệt là không bỏ lỡ cơ hội và Công ty có điều kiện để cân nhắc việc tăng cường mở rộng bộ máy điều hành theo tình hình sản xuất kinh doanh khi doanh thu vượt đến một mức độ nào đó. Tuy nhiên, Công ty phải đối đầu với nhiều rủi ro khi sử dụng lực lượng thầu phụ lớn hơn lực lượng cơ hữu. Mặc dù, đã được chọn lọc và đưa vào bản danh sách đánh giá nhà thầu phụ dựa trên các tiêu chí chặt chẽ về sự tín nhiệm, năng lực thi công… nhưng vì là những đơn vị nằm ngoài Công
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
ty, các nhà thầu phụ khó có thể thích ứng hoàn toàn với các qui trình bảo đảm chất lượng như những thủ tục ISO mà Công ty đang vận hành. Vào một thời điểm nào đó, bản thân các nhà thầu phụ có trong danh sách đánh giá cũng không còn năng lực nhận thêm công trình, hoặc doanh thu tăng vọt Công ty buộc phải tuyển chọn nhà thầu phụ mới, sự phối hợp với Ban chỉ huy công trường khó suông sẻ nhịp nhàng.
2.3.2.2. Hoạt động quản trị thi công xây dựng theo từng giai đoạn.
Trong một doanh nghiệp xây lắp, công tác quản lý về cơ bản có thể phân chia thành 4 giai đoạn.
− Giai đoạn đấu thầu.
− Giai đoạn hình thành và hoạt động của một công trường.
− Giai đoạn quyết toán công trình.
− Giai đoạn bảo hành công trình.
Mỗi giai đoạn quản lý đều có hệ lụy với nhau một cách chặt chẽ. Bất kỳ một sai lỗi nào trong giai đoạn trước cũng đều ảnh hưởng trực tiếp đến các giai đoạn sau.
Đối với từng giai đoạn, công ty Sonacons đã ban hành nhiều quy trình để điều hành và kiểm soát một cách chặt chẽ.
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
Hình 2-6 : Sơ đồ công tác quản lý thi công xây dựng theo từng giai đoạn
TRÁCH NHIỆM LƯU ĐỒ TÀI LIỆU
- Ban Tổng giám đốc
- Phòng TT DT- - Xí nghiệp thi công - Phòng TT - DT - Các phòng ban cty - Xí nghiệp thi công
- Chủ đầu tư
- Ban Tổng Giám đốc
- Các phòng ban Cty - Giám đốc dự án - Giám đốc dự án - Chỉ huy công
trường
- Phòng KT _ TC - Giám đốc dự án - Chỉ huy công
trường
- Phòng KT _ TC - Giám đốc dự án
(1)
(2)
(3)
(4)
- Thư mời dự thầu - Phương tiện truyền
thông
- Hồ sơ mời thầu (điều kiện sách, bản vẽ thiết kế)
- Thông tin về đối thủ cạnh tranh
- Hồ sơ dự thầu
- Thông báo giao thầu - Hợp đồng thi công - Thông báo khởi công
- Lập kế hoạch dự án - Quyết định thành lập
Ban CHCT
- Nghiệm thu từng phần
- Nghiệm thu bàn giao - Báo cáo tổng kết dự
án
- Hồ sơ hoàn công Thu thập thông tin
Lập Hồ sơ đấu thầu
Triển khai dự án
Thiết lập công trường
Quyết toán công trình
Bảo hành công trình Xét thầu
Trúng thầu
Thi công
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
a. Giai đoạn đấu thầu.
Dựa vào các nguồn thông tin trên các phương tiện truyền thông và đặc biệt là các mối quan hệ khách hàng, từ uy tín đã xác lập được với các nhà đầu tư nước ngoài thông qua các công trình đã thi công, công ty Sonacons được sự giới thiệu để tham gia dự thầu các công trình mới. Tiếp cận nguồn thông tin này có thể từ Ban Tổng giám đốc, Phòng Tiếp thị - Dự thầu, các Giám đốc xí nghiệp, hoặc các Giám đốc dự án. Cũng phải nói thêm rằng, cho tới nay, Công ty vẫn chưa có ý định tham gia dự thầu các công trình thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước. Vì đa số công trình vốn ngân sách giải ngân rất chậm, mà nguồn lựctài chánh của Công ty lại có hạn, ngoài ra hiện tại, Công ty đang có ưu thế trong việc tham gia các công trình có vốn đầu tư nước ngoài, cho nên trước mắt tập trung phát huy thế mạnh của Công ty.
Các thông tin này được chuyển xuống Phòng Tiếp thị Dự thầu, tại đây - có nhiệm vụ thu thập thông tin về chủ đầu tư và các đối thủ cùng tham gia đấu thầu để có chiến thuật về giá, chiến thuật về đảm bảo chất lượng,… Phần lớn những chủ đầu tư Đài Loan, Việt Nam, Hàn Quốc, Thái Lan thường thiên về giá thấp, còn các chủ đầu tư khác thường thiên về uy tín có sẵn của nhà thầu, đòi hỏi chất lượng cao với giá tương ứng đồng thời đòi hỏi nghiêm ngặt về mặt tiến độ. Các chủ đầu tư Châu Âu và Bắc Mỹ thường áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng, kỹ thuật. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ phân tích và đưa ra những đánh giá, những đối sách phù hợp với từng đối tượng khách hàng, hay hoàn cạnh cụ thể. Tùy theo các hình thức tổ chức và các yêu cầu mời thầu, phòng Tiếp thị dự thầu lập các hồ sơ dự thầu tương – ứng.
Các Xí nghiệp thi công trong mối quan hệ của mình cũng có những nguồn thông tin dự thầu và được công ty cho phép quan hệ trực tiếp với chủ đầu tư và Xí nghiệp có thể tự lập hồ sơ dự thầu, khi trúng thầu, công trình sẽ