Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý thi công xây dựng tại Công ty cổ phần Xây dựng Sonadezi (Sonacons)
3.1. Các căn cứ để xây dựng giải pháp
3.2.1. Giải pháp liên quan đến cơ cấu tổ chức
a. Tạo một cơ chế thông thoáng.
Công ty cần xem xét lại việc soạn thảo, ban hành các quy trình quản lý, ngoại trừ một số quy trình mang tính chất bắt buộc phải tuân thủ vì được soạn thảo dựa trên các yếu tố pháp luật hiện hành, các yếu tố cần thiết để bảo đảm chất lượng, còn lại các quy trình khác thì không nên quy định quá cụ thể, quá chi tiết, mặc dù như vậy sẽ thuận tiện trong việc áp dụng thực hiện nhưng tác dụng ngược của nó là làm mất dần khả năng tư duy sáng tạo, cứng ngắc thiếu linh hoạt, trong khi đó, với đặc điểm ngành nghề xây dựng đòi hỏi người quản lý phải đối phó với nhiều sự thay đổi. Thêm vào đó khi có quá nhiều quy định thì người thực hiện sẽ rất dễ vi phạm vì không nhớ nổi.
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
b. Thực hiện sự phân cấp, phân quyền trong cơ cấu tổ chức.
Phải thể hiện sự phân cấp, phân quyền rõ rệt giữa các phòng ban, xí nghiệp trực thuộc, các đơn vị này phải quan hệ với nhau trên cơ sở đơn vị này là khách hàng nội bộ của đơn vị kia. Các cán bộ quản lý tại mỗi đơn vị thành viên có điều kiện phát huy được tính tự chủ, sáng tạo, trách nhiệm đi đôi với quyền hạn, quyền lợi, làm đúng vai trò tham mưu của mình và cùng nhắm về mục tiêu phát triển chung toàn Công ty.
Trong cơ cấu hiện nay, Xí nghiệp thi công giữ vai trò trung gian trong việc truyền đạt các chỉ đạo từ cấp Công ty xuống đến công trường. Việc cung cấp tài lực cho công trường thì do phòng Tài chính - Kế toán và xí nghiệp Cung ứng Vật tư, nhân công thì do Chỉ huy công trường tuyển dụng, điều động các nhân viên gián tiếp tại Xí nghiệp cũng không tránh khỏi sự chồng , chéo nhiệm vụ với các phòng ban Công ty thí dụ như tại văn phòng công ty và mỗi bộ phận văn phòng xí nghiệp đều có các nhân viên kế toán, vật tư, tiền lương, hành chánh, việc thực hiện, kiểm tra các thủ tục, chứng từ đã phải lập lại 2 lần. Các công trường lập thủ tục, Xí nghiệp kiểm tra theo qui định, sau đó nhân viên văn phòng Công ty lại phải kiểm tra lần nữa xem có hợp lệ hay không vì nhân viên văn phòng công ty là người chịu trách nhiệm chính về chuyên môn nghiệp vụ đối với các trưởng phòng ban công ty. Như vậy, vai trò của giám đốc xí nghiệp Thi công rất mờ nhạt nhưng Xí nghiệp lại là đơn , vị chịu trách nhiệm thực hiện chính phần doanh thu do Công ty phân bổ.
c. Tăng cường tính chủ động cho các Xí nghiệp trong điều hành các công trường.
Công ty cần xác định rõ vai trò nhiệm vụ của các Xí nghiệp thi công là chủ thể thực hiện doanh thu xây lắp của Công ty, các công trường là bộ phận dưới quyền điều hành trực tiếp của Xí nghiệp, như vậy các xí nghiệp phải được giao quyền để trở nên tự chủ hơn có vậy mới linh hoạt và kịp thời trong
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
việc xử lý công việc thi công vốn phức tạp và có nhiều yếu tố biến đổi khó lường.
Công ty chỉ nên quản lý Xí nghiệp bằng những quy định chung, bằng các định mức nội bộ như đ nh mức vật tư, định mức tiền lương,…Không điều ị hành Xí nghiệp bằng mệnh lệnh cụ thể và chỉ đánh giá Xí nghiệp qua kết quả cuối cùng. Còn các Phòng ban giữ vai trò kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ của Xí nghiệp.
Xem Xí nghiệp là đầu mối quản lý các công trường, mọi thông tin về tình hình hoạt động của các công trường đều được tập trung về Xí nghiệp, Xí nghiệp có nhiệm vụ xử lý thông tin và chỉ cần báo cáo về Công ty những nét chính yếu hoặc cần thiết phải có sự hỗ trợ hoặc cho phép từ phía Công ty.
Về nhân sự trực thuộc Xí nghiệp, vấn đề tuyển dụng vẫn thông qua các thủ tục hành chánh nhân sự của Công ty, nhưng chính Xí nghiệp là người hiểu rõ hơn ai hết là mình đang thiếu cán bộ loại nào, trình độ, tính cách ra sao, vì vậy Xí nghiệp nên chủ động tiến cử nhân sự hoặc trực tiếp tham gia vào khâu phỏng vấn do Công ty tổ chức để tìm người thích hợp.
Xí nghiệp có trách nhiệm bảo toàn, phát triển nguồn lực do Công ty giao.
Xí nghiệp được hưởng một phần thành quả lao động của mình và ngược lại phải gánh chịu một phần hậu quả xấu do làm ăn kém hiệu quả.
d. Tăng cường tính chủ động về tài chính cho xí nghiệp.
Để giảm bớt gánh nặng tài chánh cho Công ty, Công ty yêu cầu Xí nghiệp phải đảm bảo năng lực tối thiểu ít ra là đủ sức trang trải chi phí hoạt động công trường và duy trì hoạt động đến kỳ thanh toán khối lượng đầu tiên của chủ đầu tư hoặc Công ty hổ trợ vốn cho Xí nghiệp bằng hình thức cho , vay và tính lãi suất ngân hàng trong trường hợp nguồn tiền của chủ đầu tư tại công trường do Xí nghiệp thi công vì lý do nào đó không kịp đáp ứng.
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
Thông thường trong xây dựng, việc thanh toán tiền cho đơn vị thi công của Chủ đầu tư phụ thuộc vào tiến độ thi công. Trong điều kiện này, để giảm chi phí tài chánh, Xí nghiệp luôn có mục tiêu sát sườn là tìm cách đẩy nhanh tiến độ thi công, cũng như bảo đảm chất lượng và nhanh chóng hoàn thành mọi thủ tục như lập bản khối lượng đề nghị thanh toán, các chứng chỉ vật liệu, các kết quả kiểm định chất lượng…tích cực làm việc với đơn vị Tư vấn giám sát của chủ đầu tư để hoàn thành biên bản nghiệm thu, sau đó cũng chính Xí nghiệp là người tác động để chủ đầu tư thanh toán đúng hạn.
Về chi phí thi công, Xí nghiệp sẽ chủ động trong việc thuê mướn công nhân có tay nghề, thực hiện các biện pháp tiết kiệm, tránh sai sót kỹ thuật…
để tối giản chi phí.
Như vậy, khi được tự chủ về tài chánh theo hình thức nêu trên, Xí nghiệp sẽ luôn cố gắng tuân thủ nguyên tắc hoạt động sao cho đạt được mức độ cân bằng tối ưu giữa chi phí và hiệu quả.
e. Xí nghiệp chủ động trong việc chọn nhà thầu phụ, nhà cung ứng.
Công ty nên ủy quyền cho Giám đốc xí nghiệp thi công chọn đối tác, ký hợp đồng thầu phụ, hợp đồng cung ứng.
− Công ty Sonacons có Xí nghiệp bê tông thương phẩm và Xí nghiệp Cung ứng vật tư, trong đó, Xí nghiệp bê tông những năm qua đã đáp ứng hấu hết nhu cầu bê tông của các Xí nghiệp thi công (trong bán kính phục vụ của các trạm bê tông), chiếm 30% sản lượng và tiêu thụ bên ngoài 70% sản lượng của mình. Nay đã đến lúc Công ty nên chuyển hướng cho Xí nghiệp Cung ứng vật tư hoạt động theo mô hình kinh doanh như Xí nghiệp bê tông. Lúc đó các Xí nghiệp thi công sẽ xem Xí nghiệp Cung ứng vật tư như một nhà cung ứng nằm trong danh sách nhà cung ứng được đánh giá và có quyền chọn hay không chọn mua. Hiển nhiên là nếu cùng một chủng loại vật tư, chênh lệch
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
giá không đáng kể, thì Xí nghiệp Cung ứng vật tư vẫn được ưu tiên chọn lựa, là vì khi đó các Xí nghiệp thi công sẽ dễ dàng được hưởng một hạn mức nợ và thời hạn thanh toán thường là cao hơn các nhà cung ứng bên ngoài.
− Dựa trên cơ sở của danh sách các nhà thầu phụ được đánh giá, Công ty nên giao Xí nghiệp thi công chủ động chọn nhà thầu phụ và trực tiếp điều hành, phối hợp với họ, điều này sẽ khiến sự phối hợp giữa lực lượng thi công chính với các nhà thầu phụ trên một công trường trở nên nhịp nhàng đồng bộ, tránh lãng công do chờ đợi hoặc giẫm chân lên nhau, đẩy nhanh tiến độ thi công.