CHƯƠNG 3: XÂY D ỰNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
3.2.1. Hoàn thi ện cơ cấu tổ chức, quản lý đảm bảo chất lượng
M t h th ng qu n lý t t s góp phộ ệ ồ ả ố ẽ ần nâng cao và bảo đảm chất lượng s n ả ph m thông qua vi c phân tích các công viẩ ệ ệc được th c hiự ện, xác định nh ng kữ ỹ năng cần thi t, l a chế ự ọn và hu n luy n nhân s phù h p, s d ng thi t b thích h p, ấ ệ ự ợ ử ụ ế ị ợ vi c cệ hao đổi thông tin chính xác k p thị ời được c p nhậ ập và do người có th m ẩ quyền ki m tra, ban hành tể ạo môi trường họat động làm vi c tho i mái và nâng cao ệ ả ý th c trách nhi m c a t ng cá nhân ph trách công vi c. ứ ệ ủ ừ ụ ệ
Do đặc điểm ảs n xu t c a d ch v l n xây l p, s a ch a, bấ ủ ị ụ ặ ắ ử ữ ảo dưỡng, khảo sát công trình ng m ầ nên cơ cấ ổu t ch c qu n lý công ty và ngoài bi n phứ ả ở ở ể ải đồng b ộ ở ả hai nơi tạ c i công ty và tại công trường. Cơ cấu t ch c ph i tổ ứ ả ạo điều ki n sao ệ cho các đại di n c a khách hàng duy trì ệ ủ được s ki m tra giám ự ể sát để đả m b o s ả ự th c hi n nhứ ệ ất quán, và điều ch nh vi c th c hiỉ ệ ự ện chương trình. Cơ cấ ổu t ch c ph i ứ ả làm sao duy trì đường l i quố ản lý đồng th i h trờ ỗ ợ ỹ k thu t cho t t c các cậ ấ ả ấp để đảm b o vi c ki m soát và th c hiả ệ ể ự ện đảm b o chả ất lượng.
Ph i m kênh liên l c báo cáo gi a m i cả ở ạ ữ ỗ ấp để đả m bảo lượng thông tin liên l c liên tạ ục chính xác, được c p nhậ ập và do người có th m quyẩ ền ki m tra, ban ể hành. Giám sát viên khảo sát là người tr c ti p ch u trách nhi m giám sát ch t ự ế ị ệ ấ lượng các hoạt động kh o sát t i công tả ạ rường. Đây là mối liên k t ch yế ủ ếu vì u điề hành viên kh o sát phả ải đảm b o th l n khả ợ ặ ảo sát đã thông hiểu đầy đủ nh ng yêu ữ
Luận văn Thạc sĩ Quản tr kinh doanh ị Trường Đạ ọi h c Bách Khoa Hà N iộ Giám sát viên khảo sát báo cáo tr c tiự ếp với đại diện khách hàng v tiề ến độ công vi c, khuyệ ế ật t t c n kh c ph c, nh ng vầ ắ ụ ữ ấn đề ỹ k thụât phát sinh... đại di n ệ khách hàng chuyển các thông tin này cho các kỹsư của ch công trình. Củ ác hướng dẫn đối v i th l n c n rõ ràng dớ ợ ặ ầ ứt khoát và đòi h i ph i ra ch th bỏ ả ỉ ị ằng băn bản, ph i có các cu c hả ộ ọp nhóm để thảo lu n nhậ ững điểm quan trọng ho c nh ng cu c ặ ữ ộ thảo luận tay đôi. Ph i luôn luôn gi m i liên l c m t thi t gi a các thành viên ả ữ ố ạ ậ ế ữ nhằm đảm b o r ng m c tiêu chung là th c hi n có hi u qu công vi c và gi i quyả ằ ụ ự ệ ệ ả ệ ả ết nhanh g n yêu c u c a khách hàng. T ọ ầ ủ ừ đó, chúng ta có th xây d ng ể ự cơ cấu quản lý theo công ty và theo d ự án như sau:
3.2.1.2. Cơ cấu ổ chức, quản lý theo công ty t
Hình 3.1: Sơ đồ ổ t ch c, quứ ản lý theo công ty Ban giám hi u ệ
(Phó Hiệu trưởng ph trách) ụ
P. Tài chính
k toán ế P. K ho ch ế ạ
t ngổ h p ợ P. T ch c ổ ứ
hành chính P. Đào tạo P. D ch v kị ụ ỹ
thu t ậ
Ph trách an ụ toàn Ph trách ụ
thi t b ế ị
Nhóm làm vi c ệ ngoài bi n ể
Đấu th u và ầ ký hợp đồng Nhóm làm
vi c trên b ệ ờ
Luận văn Thạc sĩ Quản tr kinh doanh ị Trường Đạ ọi h c Bách Khoa Hà N iộ Xây d ng trách nhi m và quyự ệ ền h n c a các b phạ ủ ộ ận như sau:
Phó Hiệu Trưởng ụPh Trách:
− Là đại di n c a Hiệ ủ ệu trưởng ch u trách nhi m v hoị ệ ề ạt động d ch v s n ị ụ ả suất trong nhà trường.
− Giám sát các hoạt động s n xu t, các d ả ấ ự án đang thực hi n ệ
− Cung c p các ngu n l c c n thiấ ồ ự ầ ết để ự th c hi n d án. ệ ự
− Phân công nhi m v và trách nhiệ ụ ệm cho các trưởng phòng ban trong công ty.
− Báo cáo m i vọ ấn đề ớ v i hiệu trưởng để xem xét.
Phòng Dịch Vụ Kỹ Thuật
− L p k hoậ ế ạch và điều hành vi c cung ng d ch v ệ ứ ị ụ
− Ki m soát và theo dõi quá trình cung ng d ch v ể ứ ị ụ
− Xác định các tiêu chuẩn tay ngh . ề
− Ki m soát các hoể ạt động k thu t s n xu t. ỹ ậ ả ấ
− Các b ph n thu c phòng DVKT tr c ti p tham gia vào các quá trình cộ ậ ộ ự ế ủa d án. ự
− Các b ph n ph trách nhân s và thi t b ch u trách nhiộ ậ ụ ự ế ị ị ệm đảm bảo ch t ấ lượng các nhân s và thi t b tham gia cung ng d ch v . ự ế ị ứ ị ụ
− Ph trách an toàn ch u trách nhi m v công tác an toàn cho các d án ụ ị ệ ề ự (so n th o các qui trình hạ ả ương dẫn đảm b o an toàn, qui trình bi n pháp thi công ả ệ th c hi n) ự ệ
− B ph n s an thộ ậ ọ ảo h ồ sơ đấu thầu và chu n b ký k t hẩ ị ế ợp đồng, làm vi c ệ v i phòng Tài chính K toán và Phòng K ho ch t ng h p xem xét hớ ế ế ạ ổ ợ ợp đồng.
Phòng Kết Toán:
Luận văn Thạc sĩ Quản tr kinh doanh ị Trường Đạ ọi h c Bách Khoa Hà N iộ
− Tư vấn v m t tài chính cho các d án. ề ặ ự
− H tr cho các hoỗ ợ ạt động qu n lý chả ất lượng và khi c n thi t cung c p ầ ế ấ các d li u c n thiữ ệ ầ ết để tính tóan các chi phí chất lượng.
− Th c hiự ện quy trình thanh toán.
Phòng Kế hoạch Tổng hợp:
− L p k ho ch và ki m soát các hoậ ế ạ ể ạt động mua hàng.
− Xem xét và phê duyệ ấ ảt t t c các tài liệu mua hàng trước khi chuyển đi.
− Đánh giá và phê duyệt những người cung ứng.
− Đảm b o d tr và b o qu n các hàng hóa tả ự ữ ả ả ồn kho.
Phòng Tổ chức hành chính:
− Xác định các yêu c u trình chuyên môn cho các cán b , nhân viên. ầ độ ộ
− Hợp đồng thuê các nhân s bên ngoài theo yêu c u c a d án. ự ầ ủ ự
− Th c hiự ện các biện pháp để khuyến khích các cán b , nhân viên. ộ
Phòng Phòng Đào Tạo:
− Ch ì tủ tr ổ chức và th hiực ện công tác đào tạo cho các cán b , nhân viên. ộ 3.2.1.3. Cơ cấu tổ chức, quản lý theo dự án
Luận văn Thạc sĩ Quản tr kinh doanh ị Trường Đạ ọi h c Bách Khoa Hà N iộ
Hình 3.2: Sơ đồ ổ t ch c, quứ ản lý theo d án ự
Xây d ng trách nhi m và quyự ệ ền h n c a các nhân sạ ủ ự chính như sau:
Người Quản lý Dự án có trách nhiệm:
− L p k ho ch th c hi n và Qu n Lý hậ ế ạ ự ệ ả ợp đồng.
− Tr c ti p qu n lý nhóm d án trên b th c hi n các hoự ế ả ự ở ờ để ự ệ ạt động trên b . ờ
Phó Hiệu trưởng ph ụ trách
Đại di n khách ệ hàng
Cơ quan đăng kiểm
P. D ch v kị ụ ỹ thu t ậ Qu n lý d án ả ự
Các phòng ch c ứ năng hỗ trợ
Nhóm d án ự trên bờ Ban an toàn
Các đại di n ệ
ngoài bi n ể Qu n lý/ Giám ả
sát kh o sát ả Giám th l n ị ặ
-S liố ệu viên -Kỹ thu t viên ậ
video/ch p ụ ảnh -Kỹ thu t viên ậ
thiết bị
Th l n ợ ặ kh o sát ả 3.1U, 3.2U
-Th l n ph ợ ặ ụ -Th máy ợ
Luận văn Thạc sĩ Quản tr kinh doanh ị Trường Đạ ọi h c Bách Khoa Hà N iộ
− S an th o các tài liọ ả ệu hướng dẫn đảm b o chả ất lượng.
− Gi liên lữ ạc thường xuyên v i khách hàng thông báo tiớ ến độ th c hi n. ự ệ Báo cáo các bất thường tìm th y trong quá trình kh o sát. ấ ả
− Báo cáo hàng ngày cho lãnh đạo c a PVMTC. N u trong th i gian anh ta ủ ế ờ v ng m t ( giám sát th c t ngoài bi n) thì Qu n lý Phòng D ch v Kắ ặ ự ế ể ả ị ụ ỹ thu t có ậ trách nhi m báo cáo thông tin cho khách hàng và lãnh o c a PVMTC. ệ đạ ủ
− So n th o báo cáo k t qu kh o sát. ạ ả ế ả ả
Nhóm dự án trên b ờ:
Nhóm dự án trên bờ sẽ do Quản Lý dự án phụ trách và có nhiệm vụ hỗ trợ Qu Lý Dản ự An trong các hoạt động sau:
− Th c hi n các công tác chu n b trên b (xem xét yêu c u c a khách ự ệ ẩ ị ờ ầ ủ hàng, s an th o các tài liọ ả ệu hướng d n th hiẫ ự ện, huy động ki m tra thi t b …) ể ế ị
− Phân tích đánh giá và sọan th o báo cáo k t qu kh o sát. ả ế ả ả
Quản Lý Ngoài Bi n / Giám Sát Khể ảo sát chịu trách nhiệm:
− Qu n lý nhóm d án ngoài biả ự ển. Anh ta là đại di n cệ ủa người Qu n lý ả D án trên tàu, có chự ở ức năng như người Qu n lý d án. ả ự
− Th o lu n v i giám thì lả ậ ớ ặn để ậ l p k ho ch làm vi c hàng ngày ngoài ế ạ ệ biển và báo cáo tr c tiự ếp cho người Qu n Lý d án b . ả ự ở ờ
− Đảm b o t t c các công vi c khả ấ ả ệ ảo sát đ đượã c th l n th c hi n chính ợ ặ ự ệ xác và các s li u khố ệ ảo sát đ đượã c ghi l i trên các b n ghi sạ ả ố ệ li u thích hợp, như được qui định trong tài liệu hướng d n. ẫ
− Ch u trách nhiị ệm hướng d n tr c ca l n cho th l n và nhẫ ướ ặ ợ ặ ững người liên quan v yêu c u và nhi m v khề ầ ệ ụ ảo sát và v trí kh o sát. chuị ả ẩn b các thi t b ị ế ị c n thi t cho th l n. ầ ế ợ ặ
− Ghi chép và x lý s li u kh o sát do th l n báo cáo trong quá trình ử ố ệ ả ợ ặ
Luận văn Thạc sĩ Quản tr kinh doanh ị Trường Đạ ọi h c Bách Khoa Hà N iộ
− Ch u trách nhiị ệm đảm b o các thi t b khả ế ị ảo sát đ đượã c ki m tra và hi u ể ệ chỉnh chính xác và các s li u hi u chố ệ ệ ỉnh đ đượã c ghi l i c n thạ ẩ ận.
− V i vai trò m b o chớ đả ả ất lượng kh o sát, anh ta c n ph i l p k ho ch ả ầ ả ậ ế ạ trước để đả m b o ca l n khả ặ ảo sát được liên t c và tránh s ụ ự gián đoạn không c n ầ thi t, ví d ế ụ như sự di chuyển tàu. Anh ta là người báo cáo tr c tíêp và chính th c ự ứ cho Qu n Lý D án. ả ự
Giám Thị Lặn
− V m t lu t pháp có trách nhiề ặ ậ ệm điều khi n và ch u trách nhi m v an ể ị ệ ề tòan cho t t c các hoấ ả ạt động l n. ặ
− Ch u trách nhiị ệm để đảm b o k ho ch l n, trình th lả ế ạ ặ độ ợ ặn, các phương pháp và nhi m v s ệ ụ ẽ được th c hiự ện đ đượã c bàn lu n và ch p nh n bậ ấ ậ ởi người Giám Sát Kh o sát. ả
− Ki m tra t t c máy móc và thi t b hoể ấ ả ế ị ạt động tốt trước khi th c hi n ca ự ệ l n ặ
− Để đả m b o cho t t c các thành viên cả ấ ả ủa độ ặi l n hoàn toàn hi u rõ v k ể ề ế ho ch lạ ặn, các phương pháp, các qui trình th c hi n nhiự ệ ệm v và qui trình trong ụ trường h p kh n c p. ợ ẩ ấ
− Ch u trách nhi m giám sát nh ng thao tác c a bu ng gi m áp bị ệ ữ ủ ồ ả ề m t ặ
− Giám th lị ặn không được phép lặn trong khi đang giám sát một ca l n. ặ
Thợ lặn Khảo sát có nhiệm vụ đảm bảo :
− H ã hi u rõ chi ti t yêu c u khọ đ ể ế ầ ảo sát mà h ph i th c hiọ ả ự ện. Ngoài ra h c n ph i am hi u nh ng qui trình kh o sát và v ọ ầ ả ể ữ ả ị trí được kh o sát. ả
− H phọ ải đảm b o r ng h ã xác ả ằ ọ đ định đúng vị trí c n kh o sát ầ ả và đang th c hiự ện đúng những ch d n cỉ ẫ ần thiết để ự th c hi n kh o sát. ệ ả
− B t c khi nào th c hi n m t ca l n kh o sát, h ph i luôn nh mang ấ ứ ự ệ ộ ặ ả ọ ả ớ
Luận văn Thạc sĩ Quản tr kinh doanh ị Trường Đạ ọi h c Bách Khoa Hà N iộ
Người đại diện Khách hàng Ngoài Bi ển
− Người đại di n Khách hàng Ngoài Bi n s ệ ể ẽ ở trên tàu để ch ng ki n các ứ ế công vi c khệ ảo sát đ đượã c th c hi n. Anh ta có vai trò ng i giám sát t i hi n ự ệ ườ ạ ệ trường và có trách nhiệm đảm b o r ng các công viả ằ ệc đã th c hiự ện theo đúng yêu c u và tuân th ầ ủ theo đúng các qui trình mà khách hàng ã đ đưa ra.
− Anh ta có nhi m v làm chệ ụ ứng nh ng nhi m v l n khữ ệ ụ ặ ảo sát được th c ự hiện và ch ng ki n vi c hiứ ế ệ ệu ch nh các thi t b kh o sát. ỉ ế ị ả
− Người Qu n Lý Ngoài Bi n / Giám Sát Kh o sát s có trách nhi m báo ả ể ả ẽ ệ cáo cho anh ta và tạo điều ki n cho anh ta th c hi n nhi m v c a mình. ệ ự ệ ệ ụ ủ
− Trong trường h p có s tranh lu n thì hai bên s chuyợ ự ậ ẽ ển báo cáo c a ủ mình tới người Qu n Lý trong b ả ở ờ để làm rõ.