1.2 CÁC NỘI DỤNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
1.2.2 Nội dung thuộc chức năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Để đảm bảo nguồn nhân lực của Công ty luôn có đủ điều kiện để tiếp thu và làm tốt nhiệm vụ được giao. Công tác đào tạo và đào tạo lại nguồn nhân lực luôn cần được thực hiện một cách có hiệu quả nhất. Nội dung thuộc chức năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực gồm các nội dung:
- Xác định nhu cầu nhân lực cần đào tạo.
- Lập kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
1.2.2.1Xác định nhu cầu nhân lực cần đào tạo.
* Phân tích nhu cầu nhân lực cần đào tạo:
Đào tạo thường được sử dụng nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên trong các tổ chức, doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo nên lưu ý là các nguyên nhân dẫn đến năng suất và hiệu quả làm việc thấp rất đa dạng… Nhu cầu đào tạo thường được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.
Có thể liệt kê một số nguyên nhân sau đây:
19
Bảng 1.1: Một số nhóm nguyên nhândẫn đến làm việc không hiệu quả.
Nhóm nguyên
nhân
Các lý do cá nhân mà doanh nghiệp không thể kiểm
soát được
Các lý do về mặt tổ chức mà cá nhân không thể kiểm soát
được
Các lý do cá nhân nảy sinh do sự không phù hợp với công việc và tổ
chức
Lý do
- Khả năng trí tuệ - Khả năng thể lực - Sự ổn định về tinh thần , tình cảm - Hoàn cảnh gia đình và bản thân - Sức khỏe
- Công việc hiện tại - Sự thay đổi công việc - Lương
- Không có đào tạo - Thiếu đầu tư và máy móc
- Thiếu các điều kiện làm việc
- Không có kế hoạch - Quản lý kém
- Vị trí làm việc và đi lại khó khăn.
- Thiếu hiểu biết về công việc
- Có cảm giác được đối xử không công bằng
- Thiếu sự khuyến khích động viên
- Có sự xung đột hay va chạm cá nhân với các thành viên trong nhóm hay với người giám sát.
- Thiếu tự tin hay quá tự tin
Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo cần thựchiện các nghiên cứu sau:
- Doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu ở mức độ như thế nào để thực hiện tốt các công việc?
- Đội ngũ lao động cần có những kỹ năng nào để thực hiện tốt các công việc.
- Điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ lao động trong doanh nghiệp là gì?
Từ đó, DN có thể sử dụng các phương pháp sau để thực hiện:
➢ Phương pháp trực ti p ế
Căn cứ vào bản phân tích công việc, tình hình thực hiện công việc, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp để trực tiếp xác định số lượng nhân lực từng vị trí (Ví dụ: công nhân kỹ thuật của từng nghề cần thiết) trong từng bộ phận, phân xưởng. Sau đó tổng hợp lại thành nhu cầu của toàn doanh nghiệp. Phương pháp này tương đối phức tạp, tốn nhiều thời gian nhưng độ chính xác cao.
Căn cứ vào số lượng máy móc trang bị kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất, mức đảm nhận của một nhân viên chuyên môn (hay công nhân kỹ thuật) và hệ số ca làm việc của máy móc, thiết bị.
20 Kt= Trong đó:
SM: Số lượng máy móc trang bị kỹthuật cần cho quá trình sản xuất kỳ kế hoạch.
Hca: Hệ số ca làm việc của máy móc, thiết bị chính.
N: Số lượng máy móc, thiết bịdo một nhân viên chuyên môn, hay công nhân kỹ thuật phụ trách.
➢ Phương pháp tính toán theo chỉ ố s
Dự toán nhu cầu nhân viên chuyên môn, hay công nhân kỹ thuật căn cứ vào chỉ số tăng của khối lượng sản phẩm, dịchvụ, chỉ số tăng của nhân viên đó trên tổng số nhân viên và chỉ số tăng năng suất lao động ở kỳ kế hoạch, theo công thức sau:
Trong đó:
Ikt: Chỉ số tăng nhân viên chuyên môn, hay công nhân kỹ thuật kỳ kế hoạch. Isp: Chỉ số tăng khối lượng sản phẩm, dịch vụ ở kỳ kế hoạch.
Ikt/cn: Chỉ số tăng tỷ trọng nhân viên chuyên môn, hay công nhân kỹ thuật trên tổng số nhân viên ở kỳ kế hoạch.
Iw: Chỉ số tăng năng suất lao động ở kỳ kế hoạch.
Phương pháp này cho số liệu không chính xác bằng cách tính ở hai phương pháp trên đây. Do đó, thường chỉ dùng để dự báo nhu cầu lao động cho các doanh nghiệp lớn trong các kế hoạch dài hạn.
➢ Xác định nhu c u tuy n sinh ầ ể
Sau khi xác định được nhu cầu lao động cần có ở kỳ kế hoạch, nhu cầu đào tạo sẽ xác định theo công thức (1b)
Nhu cầu tăng bổ sung = Nhu cầu cần có - Số hiện có + Nhu cầu thay thế Nhu cầu thay thế giành cho những người sẽnghỉhưu, mất sức lao động, nghỉ việc, chuyển công tác… Nhu cầu thay thế thường được xác đinh theo số thống kê hàng năm và được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên tổng số công nhân kỹ thuật. Trong quá trình đào tạo, thường có một tỷ lệ nhất định học viên bị rớt hoặc không đáp ứng yêu cầu tuyển của doanh nghiệp. Do đó, nhu cầu tuyển sinh đào tạo bao giờ cũng lớn hơn nhu cầu thực tế cần đào tạo, và được xác định theocông thức (2b):
21
➢ Xác định nhu c u phát triầ ển năng lực cho các qu n tr gia. ả ị
Các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo nói chung đều có thể sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo, phát triển cho các quản trị gia. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu phát triển năng lực quản trị có một số điểm đặc thù do tính chất của công việc quản trị.
Nhu cầu đào tạo các quản trị gia phụ thuộc trực tiếp vào chiến lược, chính sách quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đặc biệt là chính sách tuyển dụng, đào tạo, kích thích nhân viên. Các doanh nghiệp có tính chất đề bạt, thăng tiến nội bộ sẽ có nhu cầu phát triển quản trị cao và thường xuyên quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên hiện tại. Khi đó, trong doanh nghiệp cần xây dựng biểu đồ thay thế nhân viên và phiếu thăng chức. Doanh nghiệp sẽ xác định những cán bộ, nhân viên có tiềm năng, ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu trong thực hiện công việc hiện tại và dự đoán khả năng thăng tiến, mức độ hoàn thành công việc khi được đề bạt lên các chức vụ cao hơn. Quản trị gia hoặc nhân viên có đầy đủ phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện các trọng trách mới sẽ không cần phải đào tạo, phát triển thêm. Những quản trịgia hiện đang “có vấn đề” trong thực hiện công việc hiện tại khó, hoặc không có khả năng thăng tiến sẽ cần được bồi dưỡng thêm, để hoàn thành công việc hiện tại. Riêng đội ngũ các quản trị gia đang thực hiện tốt công việc hiện tại, có khả năng tiềm tàng phát triển nhưng cần được bồi dưỡng, chuẩn bị thêm, mới có thể đảm đương cương vị, trách nhiệm mới là những người cần được chú trọng đặc biệt trong các kế hoạch đào tạo, phát triển quản trị của doanh nghiệp.
1.2.2.2Lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực
Sau khi nhu cầu đào tạo đã được xác định, doanh nghiệp cần chuyển các nhu cầu đào tạo này sang các mục tiêu đào tạo, hoặc những mong đợi của doanh nghiệp đối với kết quả đào tạo. Những mục tiêu này sẽ được sử dụng để xác định các chương trình, nội dung đào tạo, các hình thức tiến hành, thời gian và đối tượng tham dự các khoá đào tạo. Đồng thời, trong mục tiêu đào tạo cần xác định học viên phải tiếp thu học hỏi được gì về các loại và mức độ của các kiến thức, kỹ xảo, khả năng thực hiện công việc sau quá trình đào tạo. Để lập được kế hoạch đào tạo có tính khả thi cao và đem lại chất lượng cho nguồn nhân lực của DN cần phải thực hiện các bước sau:
22
Sơ đồ 1.2: Quy trình lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực Nội dung các bước cụ thể như sau:
Bước 1:Xác định mục tiêu đào tạo:
Xác định mục tiêu của chương trình đào tạo thực chất là việc xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Sau chương trình đào tạo, họ sẽ đạt được:
- Những kỹ năng cụ thể cần đào tạo, trình độ kỹ năng có được sau đào tạo.
- Số lượng và cơ cấu học viên thời gian đào tạo.
- Một mục tiêu đào tạo tốt cho phép việc đánh giá, chấm điểm công bằng, việc xác định chương trình đào tạo phù hợp giữa nội dung và mục tiêu sao cho hiệu quả khuyến khích người lao động tự đánh giá vì họ biết phải đạt được những gì, mong muốn đào tạo tốt hơn.
Do đó, mục tiêu đào tạo cần chú ý: Rõ ràng, cụ thể, đo lường được, đạt đến được trong thời gian hữu hạn.
Bước 2: Lựa chọn đối tượng đào tạo:
Việc xác định cho công tác đào tạo nghĩa là ta phải xác định xem ai là người đi học, cần phải xem xét các đối tượng:
- Những người lao động có nhu cầu được đào tạo
- Những người lao động được cử tham gia học tập do doanh nghiệp có nhu cầu.
- Những người lao động có khả năng tiếp thu
X nh mácđị ục tiêu đào ạ t o
Lựa chọn đối tượngđào t o ạ
Xây dựngchương trìnhđào ạ t o
Xácđịnh th gian, ời địa đ ểi m đào ạ t o
D ù kinh phíựtr đào ạ t o
Lựa chọn gi viên áo đào ạ t o
23
Để có thể lựa chọn đúng đối tượng đào tạo phải dựa vào nhu cầu đào tạo và phải đánh giá được tình trạng chất lượng đội ngũ lao động hiện có.
Đối tượng được lựa chọn để tham gia đào tạo phải đảm bảo các yếu tố đó là: Việc đào tạo phải đúng người, đúng việc, phải đảm bảo tính công bằng hiệu quả, kịp thời đối với người lao động và đối với công việc. Muốn vậy trước khi lựa chọn đối tượng thì cần phải nghiên cứu về nhu cầu và nguyện vọng của từng người lao động, động cơ muốn học tập của họ có chính đáng hay không hay DN có thể đáp ứng được không;
đồng thời có thể dựa vào các kết quả của hoạt động phân tích công việc (gồm 3 bản:
Bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc) để lựa chọn đối tượng đào tạo chính xác hơn.
Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo:
Để các chương trình đào tạo đạt hiệu quả kinh tế cao cũng như giúp học viên nắm bắt được kiến thức, kỹ năng trong công việc thì việc lựa chọn phương pháp đào tạo thích hợp có vai trò rất quan trọng. Nếu lựa chọn đúng phương pháp thì sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian đào tạo cho DN và người lao động trong khi đó chất lượng học viên sau khóa học vẫn được đảm bảo, đáp ứng được mục tiêu đặt ra.
Có nhiều phương pháp có thể sử dụng trong công tác đào tạo nguồn nhân lực.Với mỗi phương pháp lại có cách thức thực hiện và những ưu nhược điểm riêng. Do đó, tổ chức cần xem xét phương pháp mình lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc hay không. Từ đó lựa chọn ra phương pháp đào tạo phù hợp với mình.
➢ Các hình thức đào tạo bao gồm:
- Đào tạo mới:
Đào tạo mới là việc tiến hành đào tạo cho những cá nhân chưa qua đào tạo với mục tiêu chính là giúp cho người lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật nhất định đáp ứng yêu cầu công việc của tổ chức. Trong nhiều trường hợp do không thể tuyển được lao động có trình độ chuyên môn nghề nghiệp phù hợp trên thị trường lao động hoặc do một số nguyên nhân khác, tổ chức buộc phải tiến hành đào tạo mới. Thực tế xảy ra những trường hợp như vậy.
- Đào tạo lại:
Đào tạo lại là việc đào tạo cho người lao động đã qua đào tạo song chuyên môn không phù hợp với công việc đảm nhận. Việc đào tạo lại được tiến hành khi:
+ Do một số nguyên nhân nào đó tổ chức tuyển người vào vị trí công việc không phù hợp với chuyên môn được đào tạo. Để người lao động có thể thực hiện tốt công việc được giao, cần phải đào tạo lại.
+ Do thu hẹp sản xuất hoặc do sắp xếp tình giản bộ máy, người lao động trở thành
24
lao động dôi dư và được chuyển sang làm công việc khác, cần đào tạo lại cho người lao động để họ đảm đương công việc mói.
- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao.
Đào tạo nâng cao là việc đào tạo nhằm giúp cho người lao động có kiến thức và kỹ năng ở trình độ cao hơn, qua đó giúp cho người lao động hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao với năng suất và hiệu quả cao hơn.
Thông thường để thực hiện công việc được giao với các kiến thức và kỹ năng hiện có, người lao động có thể hoàn thành tốt. Tuy nhiên, nếu được đào tạo và rèn luyện ở mức cao hơn, người lao động có thể hoàn thành công việc nhanh hơn với chất lượng cao hơn.
➢ Các phương pháp đào tạo:
- Kèm cặp và chỉ dẫn:
Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản cuất và kể cả một số công việc quản lý. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẻ của người dạy.
- Luân chuyển, thuyên chuyển công việc:
Đây là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai.
- Đào tạo theo kiểu học nghề:
Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân.Phương pháp này thực chất là sự kèm cặp của công nhân lành nghề đối với người học và là phương pháp thông dụng ở Việt Nam.
- Cử đi học ở lớp ngắn hạn và dài hạn:
Đào tạo về nghệ thuật lãnh đạo, khả năng thủ lĩnh …các chương trình có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng.
Chương trình, khóa đào tạo riêng biệt nhằm cũng cấp thêm các kiến thức cơ bản về lĩnh vực, tài chính, kinh tế…
Các chương trình đào tạo cấp bằng tốt nghiệp: Cao đẳng, đại học, cao học quản trị
25
kinh doanh hoặc sau đại học. Các chương trình này được tổ chức kiểu tại chức, học viên học ở ngoài giờ vào buổi tối hoặc mỗi quý tập trung một đợt học khoảng 1 hay 2 tuần.
- Các hội nghị, thảo luận:
+ Phương pháp này được tổ chức dưới dạng giảng bài hay hội nghị bên ngoài, có thể được tổ chức riêng hay kết hợp với các chương trình đào tạo khác.
+ Học viên sẽ học các kiến thức kinh nghiệm cần thiết thông qua việc thảo luận từng chủ đề trong từng buổi và dưới sự lãnh đạo của nhóm
+ Phương pháp này khá đơn giản dễ tổ chức, không cần nhiều trang thiết bị, tuy nhiên phạm vi tổ chức hẹp và tốn thời gian.
- Đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính:
Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại mà ngày nay nhiều công ty ở nhiều nước đang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy.
Có 3 cách để có chương trình dạy qua máy tính:
+ Thiết kế chương trình.
+ Mua chương trình.
+ Đặt chương trình.
- Đào tạo theo phương thức từ xa:
Là phương pháp đào tạo mà người dạy và người học không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn trung gian.Phương tiện nghe nhìn trung gian. Phương tiện trung gian này có thể là sách, tài liệu học tập, băng hình, đĩa CD, VCD, Internet…cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin các phương tiện trung gian ngày càng đa dạng.
- Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm:
Phương pháp này bao gồm các hội thảo học tập trong đó sử dụng các kỹ thuật như: bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý hoặc là các bài tập giải quyết vấn đề. Đây là cách đào tạo hiện đại ngày nay nhằm giúp cho người học thực tập giải quyết các tình huống giống như trên thực tế.
Đào tạo theo kiểu mô hình hóa hành vi: Đây cũng là phương pháp diễn kịch nhưng các vở kịch được thiết kế sẵn để mô hình hóa các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt.
Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm đào tạo: