CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH CÁC CĂN CỨ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC
2.1. Giới thiệu chung về Công ty Vận chuyển và Kho vận Bưu Điện
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Nguồn lực
Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và mô hình tổ chức Công ty nhận bàn giao các nguồn lực từ 5Bưu điện tỉnh/thành phố đó là: Bưu điện TP Hà Nội, TP Hồ chí Minh, TP Đà Nẵng và Bưu điện tỉnh Bình Định và Cần thơ
- Về nguồn nhân lực: Ngày 01/08/2014 Công ty nhận bàn giao nguồn nhân lực từ 05 BĐT/TP là 620 lao động, trong đó lao động không xác định thời hạn là 410 người; lao động có xác định thời hạn là 88 người; lao động thời vụ và thuê khoán là 122 người đến năm 2016 tổng số lượng lao động là 875 người.
- Về mạng lưới: Công ty tiếp nhận bàn giao mạng lưới vận chuyển cấp 1 để thực hiện nhiệm vụ từ 5 Bưu điện tỉnh, thành phố (BĐT/TP bao gồm 36 đường thư ) cấp 1 và 02 hợp đồng tuyến vận chuyển Bắc Nam với đường sắt Hà Nội.
- Về nguồn vốn và tài sản: ngày 01/08/2014 Công ty đã thực hiện tiếp nhận bàn giao từ 5 BĐT/TP với tổng tài sản là: 75,232 tỷ đồng. Trong tổng tài sản nhận bàn giao thì chủ yếu tài sản là phương tiện vận chuyển, bao gồm: 205 xe ôtô các loại có tải trọng từ 1.8 đến 14.8 tấn.
- Về kế hoạch SXKD: Trên cơ sở kế hoạch TCT giao cho các đơn vị đầu năm 2014, các BĐT/TP bàn giao tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch (KH) 7 tháng đầu năm sang Công ty tiếp tục tiếp nhận và triển khai thực hiện tiếp.
Cơ cấu tổ chức của Công ty Vận chuyển và Kho vận Bưu Điện bao gồm:
Tại Công ty.
+Ban Giám đốc, Kế toán trưởng:
Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của đơn vị, chịu trách nhiệm trước TCT và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ cho phép. Giám đốc là người được Tổng Giám đốc TCT bổ nhiệm và có quyền quản lý điều hành cao nhất của đơn vị.
Phó Giám đốc, Kế toán trưởng của Công ty do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Công ty.
Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.
Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức công tác kế toán của đơn vị, giúp Giám đốc giám sát tài chính của Công ty theo pháp luật về tài chính, kế toán; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.
+ Khối chức năng tại Công ty gồm 04 phòng chức năng thực hiện chức năng tham mưu và quản lý, bao gồm:
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Phòng Kế hoạch - Kinh doanh;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
- Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ- - Điều hành;
Các Trung tâm vận chuyển và Kho vận:
- Các Trung tâm là đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh (SXKD) thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo phân cấp của Công ty, có con dấu riêng, được mở tài khoản ở ngân hàng đóng trên địa bàn, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Công ty về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được Công ty phân cấp và qui định.
- Các Trung tâm trực thuộc có Giám đốc và có kế toán trưởng, có thể có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý giúp việc.
- Các trung tâm được quyền chủ động tổ chức, quản lý, hoạt động sử dụng có hiệu quả vốn và các nguồn lực đã được Công ty giao; có trách nhiệm mở đầy đủ sổ sách theo dõi nghiệp vụ, sổ sách kế toán, thống kê theo qui định; chịu sự kiểm soát của Công ty và các cơ quan có thẩm quyền, hàng tháng, quý và năm báo cáo Công ty kết quả hoạt động SXKD và hoạt động tài chính của đơn vị.
Các Trung tâm trực thuộc Công ty bao gồm:
+ Trung tâm Vận chuyển Kho vận Miền Bắc;
+ Trung tâm Vận chuyển Kho vận Miền Trung;
+ Trung tâm Vận chuyển Kho vận Miền Nam;
- Khối chức năng tại các Trung tâm chỉ đảm nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ mang tính thừa hành các công tác phát triển kinh doanh, hành chính, kế toán, thống kê. Khối chức năng này không thực hiện chức năng tham mưu. Bao gồm 2 phòng:
Phòng tổng hợp và Phòng kinh doanh.
- Khối trực tiếp sản xuất: Là các bưu cục thực hiện chức năng khai thác trung chuyển, đội vận chuyển và các Trạm vận chuyển Cần Thơ, Bình Định có chức năng như là một HUB (trạm) trung chuyển, chủ yếu là kết nối vận chuyển giữa các vùng (Bắc, Trung, Nam) và các BĐT/TP trong khu vực để đảm bảo hợp lý hành trình và thời gian toàn trình các dịch vụ.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY VẬN CHUYỂN VÀ KHO VẬN BƯU ĐIỆN
Đặng Toàn Thắng - Lớp QTKD02 48 Viện Ki Giám đốc
các Phó Giám đốc
Phòng Kế hoạch
Kinh doanh Phòng Kỹ thuật
Nghiệp vụ và Điều hành Phòng Tổ chức
Hành chính Phòng Tài chính
Kế toán, Thống kê
Trung tâm Vận chuyển và Kho vận
miền Bắc
Mô hình Tổ chức Công ty Vận chuyển và Kho vận Bưu điện
Trung tâm Vận chuyển và Kho vận
miền Trung
Trung tâm Vận chuyển và Kho vận
miền Nam
Phòng Tổng hợp (hành chính,
kế toán, ) Phòng
Kinh doanh Đội
Vận chuyển Bưu cục
khai thác BCUT
Bưu cục
Trung chuyển V
Khối chức năng của các Trung tâm VCKV Khối trực tiếp sản xuất của các Trung tâm VCKV Xí Nghiệp
BDSC Phương tiện
Hình 2.1: Mô hình tổ chức của Công ty và các Trung tâm
Chức năng, nhiệm vụ một số các phòng ban trong Công ty.
Phòng Tổ chức Hành chính:
- Chức năng: Phòng Tổ chức lao động là đơn vị trong bộ máy quản lý Công ty, tham mưu giúp việc Giám đốc Công ty trong quản lý điều hành các lĩnh vực công tác: tổ chức nhân sự; lao động tiền lương; đào tạo; thanh tra; bảo vệ nội bộ;
các chính sách xã hội, quyền lợi, chế độ chính sách đối với người lao động trong Công ty.
- Nhiệm vụ: Chủ trì trong việc xây dựng Điều lệ tổ chức hoạt động; các quy chế, quy định về tổ chức bộ máy; quản lý nhân sự; tuyển dụng lao động; tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, công việc các chức danh của Công ty; hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Đầu mối thực hiện công tác quản lý nhân sự: xây dựng quy hoạch, kế hoạch bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, nhận xét, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương, thi nâng ngạch đối với CBCNV; hợp đồng tuyển dụng lao động; quản lý hồ sơ lý lịch CBCNV và người lao động trong Công ty theo phân cấp quản lý; Lập và theo dõi quản lý danh sách cổ đông của Công ty.
+ Thường trực các Hội đồng: Nâng bậc lương, tuyển dụng lao động, thi nâng ngạch và là thành viên Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật; Được ký các văn bản nội bộ, công văn có tính chất quan hệ giao dịch, xác nhận nhân sự; ký sao lục văn bản thuộc lĩnh vực công tác tổ chức, lao động, tiền lương.
Phòng kế hoạch – kinh doanh:
Trong số các phòng chức năng tham mưu, phòng Kế hoạch – kinh doanh có các nhóm chức năng cơ bản sau:
- Chức năng kinh doanh: tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty và trực tiếp tham gia, chỉ đạo, điều hành kinh doanh trong các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty; quản lý khách hàng, xây dựng các cơ chế kinh doanh và phối hợp kinh doanh với các ưu điện tỉnh, thành phố (BĐT/ b TP) và các đơn vị liên quan.
- Chức năng nghiên cứu, phát triển: nghiên cứu và xây dựng phương án triển khai các dịch vụ theo định hướng logistics, tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty
về kế hoạch, lộ trình, nhu cầu đầu tư và đề xuất kế hoạch triển khai cụ thể để Công ty triển khai cung cấp dịch vụ logistics.
- Chức năng kế hoạch: triển khai công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty sau khi Tổng Công ty giao kế hoạch đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc đề xuất và trình nhu cầu đầu tư với Tổng Công ty.
Phòng tài chính – kế toán:
- Chức năng: Là đơn vị trong bộ máy quản lý Công ty, tham mưu giúp việc Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý, sử dụng, phát triển vốn Điều lệ của Công ty; Quản lý và theo dõi và tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán, tài chính; tổ chức hạch toán kinh doanh tổng hợp tất cả các hoạt động kinh tế trong toàn Công ty.
- Nhiệm vụ: Xác lập và quản lý, sử dụng các loại vốn, tài sản và các loại quỹ của Công ty:
+ Tổ chức hạch toán kinh doanh tổng hợp toàn Công ty; hạch toán chi tiết các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong Công ty; Đầu mối tổ chức thực hiện việc quản lý theo dõi công nợ đối với các cá nhân và đơn vị trong và ngoài Công ty; Chủ trì, phối hợp với phòng Kế hoạch trực tiếp thu đòi công nợ.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính, phương án huy động vốn phục vụ sản xuất kinh doanh tổng hợp của toàn Công ty.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính, công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc Công ty theo luật kế toán; kiểm tra và theo dõi việc thu chi tài chính của các công trình, dự án, đề án, đề tài do Công ty thực hiện.
+ Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của toàn Công ty; Lập các báo cáo về tài chính, kế toán, thống kê hàng năm theo quy định.
Phòng kỹ thuật Nghiệp vụ Điều hành:- -
Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của phòng Kỹ thuật – Nghiệp vụ Điều hành có - các chức năng như sau:
- Thực hiện chức năng tham mưu và quản lý, điều hành về kỹ thuật nghiệp vụ. Trong đó, hoạt động nghiệp vụ chủ yếu tập trung vào lĩnh vực nghiệp vụ vận tải,
nghiệp vụ dịch vụ BCUT và nghiên cứu các chỉ tiêu kỹ thuật, tiêu chuẩn cho lĩnh vực logistics (kho vận, vận chuyển); lĩnh vực kỹ thuật bao gồm các ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để phục vụ quản lý, điều hành và sản xuất, kỹ thuật quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng phương tiện vận chuyển, công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động sản xuất của Công ty.
- Thực hiện chức năng tham mưu, trực tiếp điều hành toàn bộ các đường thư cấp 1, tổng hợp cân đối,phân luồng vận chuyển bưu gửi, hàng hóa bằng các phương thức khác nhau đảm bảo tiêu chí hành trình đường thư, chất lượng vận chuyển của 03 Trung tâm vận chuyển Bắc, Trung, Nam. Phòng điều hành là đầu mối thực hiện tiếp nhận toàn bộ thông tin điều hành từ Công ty, triển khai đến đầu mối điều hành tại từng đơn vị theo quy định của Tổng Công ty, của Công ty.
Các đơn vị trực thuộc công ty (tổ chức sản xuất):
- Công ty có 03 Trung tâm trực thuộc Công ty, có con dấu, đăng ký kinh doanh và mở tài khoản riêng; Trung tâm vận chuyển và kho vận Miền Bắc; Trung tâm vận chuyển và kho vận Miền Trung; Trung tâm vận chuyển và kho vận Miền Nam.
- Tại các Trung tâm vận chuyển và kho vận các miền Bắc, Trung, Nam, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, tập trung theo định hướng là đơn vị sản xuất, giảm dần đầu mối và chức năng tham mưu. Chỉ tổ chức phòng kinh doanh để thuận tiện trong hoạt động tác nghiệp và bám sát nhu cầu thị trường, khối chức năng hỗ trợ cho Giám đốc các Trung tâm này điều hành được biên chế thành 01 phòng Tổng hợp để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lao động, công tác hành chính, kế toán, thống kê. Khối chức năng này không thực hiện chức năng tham mưu.
+ Khối chức năng tại các Trung tâm chỉ đảm nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ mang tính thừa hành các công tác phát triển kinh doanh, hành chính, kế toán, thống kê. Khối chức năng này không thực hiện chức năng tham mưu. Bao gồm 2 phòng:
Phòng tổng hợp và Phòng kinh doanh.
+ Khối trực tiếp sản xuất: thực hiện chức năng khai thác trung chuyển, đội vận chuyển và các Trạm vận chuyển Cần Thơ, Bình Định có chức năng như là một HUB (trạm) trung chuyển, chủ yếu là kết nối vận chuyển giữa các vùng (Bắc,
Trung, Nam) và các BĐT/TP trong khu vực để đảm bảo hợp lý hành trình và thời gian toàn trình các dịch vụ.
+ Trung tâm vận chuyển và kho vận Miền Bắc sẽ tiếp nhận và quản lý Xí nghiệp bảo dưỡng và sửa phương tiện vận chuyển từ trung tâm khai thác vận chuyển (KTVC) Hà Nội. Xí nghiệp sẽ đảm nhiệm việc bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ phương tiện vận chuyển chuyên ngành cho Công ty quản lý và tiến tới cung cấp dịch vụ bảo dưỡng sửa chữa nhỏ cho phương tiện vận chuyển của Tổng Công ty để đảm bảo phát huy tối đa nguồn lực khi tiếp nhận Xí nghiệp về Công ty. Mặt khác, hoạt động của xí nghiệp này sẽ góp phần đảm bảo tính sẵn sàng cao nhất cho phương tiện vận chuyển của Công ty.
+ Trung tâm vận chuyển và kho vận Miền Trung sẽ tiếp nhận các nguồn lực và chức năng vận chuyển cấp 1 của Trung tâm KTVC Bưu Điện tỉnh Bình Định hiện nay và thực hiện quản lý và vận hành các tuyến đường thư cấp 1 khu vực các tỉnh Nam Trung bộ và Tây Nguyên.
+ Trung tâm vận chuyển và kho vận Miền Nam tiếp nhận các nguồn lực và chức năng vận chuyển cấp 1 của Trung tâm KTVC Bưu Điện thành phố Cần Thơ và thực hiện quản lý và vận hành các tuyến đường thưc cấp 1 khu vực các tỉnh Miền Tây Nam Bộ.