PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ
1.4 Hình thức và quy trình ra quyết định quản lý
Trong quá trình quả ý i hn l đ ều ành hoạt động của t ổ chức, doanh nghiệp thường xuy n phải đưa ra những quyết địnhê và t ổ chức thực hiện ác quyết c định đó . Ra quyết định và xây dựng c ác biện pháp ản lý là loạiqu công vi ệc đặc biệt quan trọng nên phải âtu n thủ ác quy trình nghiêm ngặt. c
Quyết định là sự lựa chọn chính thức. Quyết định có thể ằng ăn bản b v hoặc có thể không bằng văn b . Con ngản ười ôlu n luôn phải cân nhắc, lựa chọn c h làm, các ách âph n chia lợi ích, thành quả lao động để có … thể đi đến quyết định chính thức, con người ải ph trải qua quá trìnhnhư sau:
1. Tìm hiểu, nhận thức rõ v c có ấn đề ần quyết định 2. Nghiên cứu, tìm kiếm c ác khả ăng c thể quyết định n ó 3. Chính thức quyết định.
4. Công bố quyết định
1.4.1 Quy trình ra quyết định bởi một cá nhân.
Mỗi cá nhân hàng ngày có thể đưa ra những quyết định làm gì hay không làm gì và có những vấn đề lớn như vào học trường nào, xin làm việc ở đâu, đi hay không đi du lịch, thuyên chuyển đến nơi làm việc mới hay ở lại nơi cũ…
Những quyết định đơn giản, quyết định tác nghiệp có khi được đưa ra nhanh chóng và có khi không được cân nhắc kỹ lưỡng, khi nó ít liên quan đến sử dụng nguồn lực. Nhưng những quyết định lớn liên quan đến sự phát triển cả đời người như học ngành gì, trường nào, ở đâu, lấy ai… lại đòi hỏi phải thận trọng cân nhắc, nếu không sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế.
Để ra một quyết định đúng đắn, hiệu quả nhà quản lý phải nắm vững quy trình ra quyết định bao gồm những bước sau đây:
- Vạch rõ mục tiêu ra quyết định: Mỗi quyết định quan trọng của cá nhân hay quyết định của nhà quản lý hướng vào tổ chức đều phải có mục tiêu.
- Xác nhận các tiêu chuẩn liên quan đến quyết định: đó chính là các tiêu chuẩn l ên quan đến mục tiêu của quyết định đó.i
- Nhận ra các khả năng lựa chọn: ở bước này đòi hỏi người ra quyết định phải liệt kê tất cả các khả năng có thể lựa chọn.
- Nhận ra những khả năng đáng giá (xác đáng): Trong số tất cả các khả năng đã liệt kê ở trên, có những khả năng không hiện thực (không thể thực hiện) và những khả năng sẽ có thể thực hiện tốt.
- Định lượng các tiêu chuẩn và đánh giá các khả năng để lựa chọn khả năng tốt nhất: Khi đã nhận ra được các khả năng hiện thực, người ra quyết định cần phải định lượng hoá các tiêu chuẩn bằng cách cho điểm hoặc xếp
hạng. Khả năng nào có số điểm cao nhất hoặc hạng cao nhất sẽ là căn cứ ra quyết định.
Trên đây là quy trình ra quyết định bởi một cá nhân và quyết định bởi một cá nhân nhà quản trị đối với công việc trong tổ chức của mình. Khi quyết định do một nhóm người làm ra, người ta gọi đó là quyết định tập thể.
1.4.2 Quy trình ra quyết định bởi một tập thể.
Trong thực tế, có những quyết định được làm ra bởi một tập thể, một nhóm người, có thể là một bộ phận, phòng ban hoặc ban lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp hoặc nhà quản trị tập hợp các chuyên gia giỏi về lĩnh vực nào đó để thu hút họ, khai thác ý kiến của họ mà đưa ra quyết định.
Phương pháp các nhà quản trị thường dùng là đưa vấn đề ra thảo luận trước một tập thể. Trên cơ sở các ý kiến đóng góp, nhà quản trị đưa ra quyết định.
Những quyết định như vậy vẫn là quyết định của cá nhân nhà quản lý.
Vì nhà quản trị có thể tiếp nhận ý kiến của người khác, có thể không nên nó vẫn mang nặng ý kiến chủ quan của người lãnh đạo.
Nếu dùng những kỹ thuật ra quyết định tập thể, có thể sẽ có được những quyết định tốt hơn, hiệu quả chắc chắn hơn.
Có hai phương pháp ra quyết định tập thể, đó là kỹ thuật tập thể danh nghĩa và kỹ thuật Delphi.
1.4.2.1 Kỹ thuật tập thể danh nghĩa.
Là phương pháp ra quyết định bởi một tập thể, với quy trình ra quyết định như sau:
Một số chuyên gia giỏi, hoặc những người công tác trong một bộ phận hay nhiều bộ phận khác nhau có liên quan đến việc giải quyết vấn đề nan giải được mời tham gia vào việc ra quyết định.
Vấn đề cần thảo luận, được nêu ra trước khi họp để các thành viên tham dự chuẩn bị trước những ý kiến của mình.
- Các thành viên được mời đến địa điểm họp với những ý kiến đã chuẩn bị sẵn về vấn đề được hỏi.
- Tại cuộc họp mỗi người lần lượt trình bày ý kiến của mình, cho đến khi cả nhóm đều trình bày xong.
- Tập thể nhóm bây giờ mới thảo luận những ý kiến đưa ra cho rõ ràng để người trình bày giải thích tường tận ý tứ và cơ sở khoa học những ý kiến mình đưa ra. Mỗi người đều có quyền đặt câu hỏi để người khác giải đáp.
- Các thành viên cho điểm đánh giá ý kiến của từng người một cách độc lập, bằng cách bỏ phiếu kín.
- Ý kiến của thành viên nào đạt điểm số cao nhất sẽ được chọn để đưa ra quyết định.
Sử dụng kỹ thuật tập thể 5 bước nêu trên, chúng ta sẽ có một quyết định hợp lý. Phương pháp này có tên gọi kỹ thuật tập thể danh nghĩa vì ý kiến đó thường do một cá nhân đưa ra nhưng lại được tập thể quyết định lựa chọn.
Ưu điểm của kỹ thuật này so với cuộc họp thông thường thảo luận các vấn đề gặp phải là ở chỗ nó để cho tất cả các thành viên trình bày lần lượt hết ý kiến của mình. Với những cuộc họp thông thường thì thời gian hạn chế bởi lãnh đạo nên có người trình bày, có người không khi đã hết thời gian dành cho thảo luận đưa ý kiến. Mặt khác, vấn đề thảo luận yêu cầu các thành viên chuẩn bị trước nên có đầy đủ thông tin hơn. Trong cuộc họp thông thường, lãnh đạo đưa ra quyết định sau khi nghe ý kiến trình bày, thảo luận của tập thể, nên cuối cùng nó vẫn là ý kiến chủ quan của nhà quản trị chứ không phải do tập thể chuyên gia lựa chọn.
Phương pháp ra quyết định tập thể như vậy khai thác triệt để ý kiến của nhiều người, nó phải là quyết định có căn cứ khoa học hơn phương pháp thảo luận truyền thống.
1.4.2.2 Kỹ thuật chuyên gia (hay còn gọi là phương pháp Delphi)
Theo phương pháp này, nhà quản trị chọn một số chuyên gia giỏi về lĩnh vực phải giải quyết vấn đề. Nhóm chuyên gia được chọn từ 5 7 người, cũng - có thể sử dụng tới 15 người nhưng không nên đông quá vì sẽ mất thời gian mà lại khó tập trung, thống nhất ý kiến. Vấn đề cần ra quyết định được thông báo trước cho các thành viên dưới dạng những câu hỏi in sẵn trên giấy. Phương pháp này bao gồm các bước sau:
- M ỗi thành vi n được phát ột ảng ê m b kê câu hỏi và yêu cầu trả ời tr n l ê những m ẫu in sẵn.
- C ý ác kiến trả ời được thu l , ghi l l ại ại và in ra một ảng ổng ợp ất ả b t h t c c ý ác kiến ủa ác chuy n gia. c c ê
- Phát cho mỗi người m bột ảng ổng ợp ghi các t h ý kiến chuy n gia vê à yêu cầu cho kiến ột ần ữa sau khi xem kiến ủa những người khácý m l n ý c .
- Thu lại ác c câu trả ời ần 2 v ại in ra một ảng ổng ợp l l à l b t h .
Nhắc l c bại ác ước 3, 4 cho đến khi có s ự thống nhất ác c ý kiến chuy n ê gia. Sự ố th ng nhất này có thể kh ông đạt được 100% nhưng phải có s ự thống nhất m ở ức cao.
K ỹ thuật chuy n gia ngăn chặn ự tiếp úc ủa ác thành vi n nhằmê s x c c ê tránh gây ảnh hưởng ẫn nhau khi tiếp x l úc trao đổi trực tiếp. Nó khai thác tối đa trí tu và kiến thức của c ệ ác chuy n gia giỏi được chọn v một lĩnh vực, nên ê ề nó có hiệu quả ơn quyết định m ra bởi h là cá ânh n một người. V ập thể ũngà t c có nhiều th ng tin hơn. ô