PHẦN III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
3.2 Giải pháp hoàn thiện
Qua quá trình phân tích, tổng hợp tôi đưa ra một số giải pháp chính để hoàn thiện lại cơ chế quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương của UBND Huyện Đông Anh như sau:
Giải pháp thứ ấtnh : Xây dựng một quy trình ban hành, xử lý các văn bản quản lý nhà nước một cách khoa học để áp dụng tại UBND Huyện Đông Anh.
UBND Huyện Đông Anh là một cơ quan hành chính nhà nước, công việc tác nghiệp hành ngày của UBND và các phòng ban chuyên môn là xử lý, ban hành các loại văn bản đến và đi. Tốc độ giải quyết công việc nhanh hay chậm, hiệu quả hay không hiệu quả chính là tốc độ của việc xử lý các văn bản đến và ban hành các văn bản quản lý nhanh hay chậm, có hiệu quả hay không?.
Muốn cho việc xử lý, ban hành các văn bản quản lý này được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Cần thiết phải xây dựng một quy trình ban hành và xử lý văn bản tại UBND Huyện Đông Anh một cách khoa học và đơn giản, dễ áp dụng.
Giải pháp thứ hai: Tiến hành xác định lại t m hạn quản lý cho ầ những phòng ban chuyên môn hiện đang vi phạm nguyên tắc tầm hạn quản lý.
Tầm hạn quản lý là một nguyên tắc quan trọng trong hoạt động quản lý, khi vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn đến một kết quả tất yếu là hiệu quả hoạt động của tổ chức sẽ bị suy giảm. Hiện nay trong tổ chức quản lý tại UBND Huyện Đông Anh, có rất nhiều phòng, ban vi phạm nguyên tắc này. Do vậy, tiến hành điều chỉnh lại tổ chức quản lý trong mỗi phòng ban của UBND Huyện Đông Anh, xác định lại tầm hạn quản lý một cách khoa học, phù hợp với năng lực từng cán bộ lãnh đạo sẽ tạo điều kiện, tiền đề để xác định nhiệm vụ, quyền hạn với các thành viên trong phòng đồng thời nâng cao năng lực lãnh đạo, hiệu quả hoạt động của từng phòng ban và của cả UBND Huyện Đông Anh.
Trong khuôn khổ của luận văn, tôi chỉ tiến hành điều chỉnh tổ chức, xác định lại tầm hạn quản lý cho một số phòng ban lớn, có vai trò quan trọng và có số lượng cán bộ, chuyên viên đông như phòng KH-KT&PTNT, Văn phòng HĐND UBND Huyện.-
Giải pháp thứ ba: Tiến hành quy định lại chức năng nhiệm vụ một cách cụ thể, chi tiết cho tất cả các phòng ban chuyên môn của UBND Huyện Đông Anh.
Hiện nay chức năng nhiệm vụ của các phòng chuyên môn tại UBND Huyện Đông Anh còn quy định rất chung chung, không rõ ràng các đầu việc, mảng việc cụ thể. Vì vậy rất dễ dẫn đến tình trạng bỏ sót việc hoặc buông lỏng quản lý, trùng lắp chức năng giữa các phòng chuyên môn làm giảm hiệu quả hoạt động của bộ máy.
Quy định lại chức năng, nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn tại UBND Huyện Đông Anh một cách cụ thể, rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban này bố trí, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong phòng và giải quyết triệt để hết mọi nhiệm vụ mà phòng phải đảm nhiệm.
Đồng thời rà soát và tránh được sự trùng lặp về chức năng giữa các phòng và tạo tiền đề cho việc cơ cấu, biên chế lại giữa các phòng một cách hiệu quả.
Giải pháp thứ tư: Quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, chuyên viên hiện đang công tác tại các phòng ban chuyên môn của Huyện với phương châm phân công phải rõ người, rõ việc, rõ thời gian.
Cán bộ, chuyên viên các phòng chuyên môn tại UBND Huyện Đông Anh hiện chưa được phân công, phân việc một cách cụ thể bằng văn bản. Tất cả vẫn chỉ làm việc theo kinh nghiệm công việc từ thế hệ trước để lại, làm theo sự chỉ đạo, giao việc bằng miệng của lãnh đạo phòng. Vì vậy mà họ không rõ mình phải làm những gì, trách nhiệm và quyền hạn của mình đến đâu bởi không có một văn bản nào quy định, phân công rõ ràng vấn đề này.
Để nâng cao trách nhiệm trong công việc của đội ngũ cán bộ, chuyên viên của UBND Huyện Đông Anh đồng thời cũng là nâng cao hiệu quả giải quyết công việc , UBND Huyện và các phòng ban chuyên môn cần phải quy định một cách rõ ràng, cụ thể chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cán bộ, chuyên viên thuộc các phòng chuyên môn. Như vậy, họ mới có thể chủ động
giải quyết công việc và chịu trách nhiệm triệt để về công việc mình làm, hiệu quả công việc của họ mới được nâng cao.
3.3 N ội dung cụthể ừng giải pháp. t
Để thực hiện các giải pháp đã nêu trên, tôi xây dựng nội dung cụ ể th cho từng giải pháp như sau:
Giải pháp th ứnhất: Xây dựng quy trình ban hành và xử lý văn bản tại UBND Huyện Đông Anh. N ội dung cụ thể ủa giải pháp như sau c :
* Xây dựng Quy trình xử lý văn bản đến UBND Huyện Đông Anh
Đối với một cơ quản lý hành chính nhà nước như UBND Huyện Đông Anh thì công việc chính thường xuyên chính là xử lý các văn bản đến và đi.
Bởi vì quản lý nhà nước chính là điều chỉnh, chỉ đạo các cơ quan đơn vị thực hiện các nhiệm vụ, công tác bằng các văn bản. Các văn bản quản lý này có thể là chỉ thị, quyết định, công văn, kế hoạch, hướng dẫn…
Việc x lý c vử ác ăn ản nhanh hay chậm đúng b , tiến độ hay kh ng, c ô ó đảm b v hảo ề ình thức và n ội dung hay không phụ thuộc rất lớn vào quy trình thực hiện ệc vi tiếpnhận c vác ăn bản đến và ban hành các văn bản.
Để đảm bảo việc xử lý các văn bản đến cũng như ban hành các văn bản chỉ đạo một cách khoa học, nhanh chóng, kịp thời và đúng đối tượng thì đòi hỏi phải có một quy trình xử lý văn bản cụ thể, rõ ràng và khoa học.
Hình 3.1 mô tả quy trình xử lý các văn bản đến của UBND Huyện Đông Anh mà tác giả xây dựng dựa trên hoạt động thực tế tại đơn vị trong đó có tính đến tính chất khoa học và hợp lý.
V ới quy trình ử x lý văn bản đến như ình 3.3, mọi ăn ản ủa ác ơ h v b c c c quan, đơn vị, cá ân gửi t nh ới UBND Huyện Đông Anh đề được ểm tra và u ki x lý ử triệt để ngay từ đầu .
(1) Khi v n bă ản của c ác đơn vị, tổ chức và cá nhân gửi t ới UBND Huyện Đông Anh theo c c con á đường khác nhau có thể là bư điệnu , chuyển trực tiếp hoặc fax... đề được t u ập trung tại b ộ phận văn thư để ểm ki tra.
Hình 3.1 Quy trình xử lý văn bản đến của UBND Huyện Đông Anh
- N vếu ăn bản đúng thể thức, nội dung và h ợp pháp ẽ được ộ phận ăn s b v thư nhận, đăng ký và s ổ quản lý văn bản đến.
- N vếu ăn bản kh ng đúng thể thức, kh ng hợp pháp ô ô và n ội dung kh ng ô đúng s ẽ được ltrả ại nơi g (2) ửi
(3) Sau khi bộ ận v ph ăn thư ểm ki tra ăn bản, nếu ăn bv v ản nào g ửicho các phòng, ban chuy n mê ôn thi bộ ận văn thư ph chuyển thẳng ới t hòm văn bản c c ủa ác phòng. Văn bản ào ửi chung tới UBND Huyện th ào ổ quản l n g ì v s ý văn bản và gửi cho lãnh đạo UBND (chủ ịch, ph chủ ịch) xử t ó t lý và giao nhiệm v ụ ải gi quyết cho các phòng (4). Sau khi lãnh đạo kiểm so , kát ý chuy n ể văn bản giao cho các phòng, ban giải quyết th chuyển cho văn thư (5) để ộ ì b phận văn thư chuyển tới các phòng (3).
Văn bản đến
Văn thư
(kiểm tra, vào sổ đăng ký )
Phòng, ban chuyên môn (xử lý, triển khai thực hiện)
Lãnh đạo UBND (Nắm bắt nội dung, giao cho đơn vị chuyên môn )
1 2
3
4
5
6
(6) Có những văn bản c ần chỉ đạo, giao nhiệm v x lý ụ ử trực tiếp th ãnh ì l đạo có thể yêu cầu trưởng phòng chuy n m n tới lĩnh hội ý ki và cầm văn ê ô ến b v x lý ản ề ử ngay m không ần qua văn thư chuyển ạià c l .
Đối ới v c côác ng đ ạn o (1), (2), (3), (4) thì yêu cầu ắt b buộc là ph x lý ải ử trong ngày. Riêng ở công đoạn (5) v (6) thà ì quy định trong thời gian 2 ngày vì lãnh đạo UBND thường ất nhiều việc r và hay phải đi c ng tác ắng do đóô v thời h ạn giải quyết có thể nhiều h n. ơ
Ph quy ải định rõ thời gian xử lý văn bản tở ừng giai đ ạn để trán ìno h t h trạng như hiện nay khi văn bản được chuyển tới phòng chuy n m n thì á ê ô đã qu thời gian quy định phải hoàn thành việc giải quyết yêu cầu trong văn bản.
Như vậy làm chậm tiến độ th c hiện và giảm uy tự ín, năng lực công tác của c ơ quan đối với c t ác ổ chức, đơn vị và cá ânh n. Hiệuqu quả ản lý ôkh ng cao.
* Thiết ế ại Quy trình ban hành văn bản của UBND Huyện Đông Anh k l Công việc ủa ơ quan UBND Huyện Đông Anh l quản l nh c c à ý à nước, điều ch nh cáỉ c vấn đề v kinh t - xã hộiề ế , an ninh, qu ốc phòng ại địa phương. t Việc đó được thực hiện th ng qua các ăn bản. Nh v i ô v ư ậy để đ ều chỉnh hay quản lý b c mất ứ ột v ấn đề gì ì th UBND Huyện Đông Anh cũng ải ban hành ph ra các văn bản để chỉ đạo, thực hiện vấn đề đó. Văn bản ban hành đó có thể là dưới danh nghĩa ủa c các phòng chuy n m n hoặcê ô là văn bản ủa UBND c Huyện. Quy trình ban hành văn bản của UBND Huyện Đông Anh được t ác giả xây dựng ư hnh ình 2 3.
(1): bộphận chuyên môn của các phòng, ban chuyên m n soạn thảoô và trình lên lãnh đạo phòng mình.
(2): Lãnh đạo phòng có trách nhiệm ểm tra, chỉnh s l vki ửa ại ăn bản và chuyển lại cho bộ ận ph chuyên môn chỉnh ửa l . s ại
Sau khi bộ phận chuyên môn chỉnh ửa s xong chuy n l cho lể ại ãnh đạo phòng :
Hình 3.2 Quy trình m ới đề xuất về ban hành văn bản trong cơ quanUBND Huyện Đông Anh
- N là vếu ăn bản ban hành ưới danh nghĩa ủa phòng th ãnh đạo d c ì l phòng s ký và ẽ chuyển l cho bại ộ ận ph chuyên môn (6)
- N là vếu ăn bản ban hành dưới danh nghĩa của UBND Huyện th ãnh ì l đạophòng ẽ trình ãnh s l đạo Huy ện(3).
(4): Lãnh đạo Huyện ểm tra, chỉnh s vki ửa ăn bản sau đó chuyển lại cho phòng chuyển môn chỉnh sửa lại, nếukhông chỉnh s gì ì ửa th chuyển sang (5).
(5) : Sau khi v n bă ản được chỉnh ửa s hoàn thiện, lãnh đạo UBND Huyện s ký và ẽ chuyển cho phòng chuy n m n.ê ô
Bộ phận Văn thư UBND Huyện
Bộ phận chuyên môn soạn thảo văn bản Lãnh đạo phòng chuyên môn
Lãnh đạo UBND Huyện
2 1
3 4
5
6
7
Các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện 8
(7): Bộ phận chuyên môn soạn thảo ă v n bản có trách nhiệm l s vấy ố ăn b ản ; chuyển văn bản đã được ãnh đạo l ký cho bộ phận ăn thư ủa UBND v c Huyện tiến ành ào ổ theo dõi, nhân ản đóng dấu. h v s b ,
(8) : Sau khi bộ ận vph ăn thư ủa c UBND Huyện thực ện h c côhi ết ác ng việc chuyên môn về ă v n thư, lưu trữ đối với văn bản được ban hành sẽ kết h cợp ùng ộ phận soạn thảo ủa phòng chuy n m n gửi ăn bản được ban b c ê ô v hành tới ác ơ quan, đơn vị để triển khai thực hiện c c .
Như vậy, với quy trình ban h h vàn ăn bản rõ ràng, quy chuẩn như tr n sẽ ê tránh được hiện tượng ỏ ót ệc b x vi quản l , theo dõi ủa ăn thư đối ớiý c v v các văn bản đã ban h h ra c àn ủa UBND Huy . Loện ại ỏ hiện ượng ác nh n vi n b t c â ê soạn ảo vth ăn bản xong mang trình tr ực ếp lti ãnh đạo UBND Huyện ất ộn r l x và b ộn ỏ qua kiến, sự quản l kiểm soát trực tiếp ủa ãnh đạo phòngý ý c l chuyên môn. Đồng thời nó cũng đòi hỏi người soạn thảo ăn bản ải b v ph ám át s và theo dõi, nắm ắt được đầy đủ b ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để chỉnh ửa s v b ăn ản cho chính ác x và đạt nghĩa, tác ụng ủa ăn bản ban hành. ý d c v
V ới quy trình ử x lý c vác ăn bản đến và ban h h càn ác ăn bả đi của v n UBND Huyện Đông Anh như t ác giả xây dựng chắc chắn kết quả hoạt động c c ủa ác phòng chuy n m n cũng như UBND Huyện ẽ cao hơn, c ng việc ẽê ô s ô s rõ ràng, mạch ạc ơn. l h
Tuy nhiên, để đạt được đ ều đó đòi hỏi mọi c b i án ộ, lãnh đạo UBND Huyện cũng như ác phòng chuy n môn ph c ê ải âtu n thủ tuyệt đối quy trình.
Giải pháp thứ hai : Xác định ại tầm hạn quản lý tại UBND Huyện Đông l Anh.
* Xácđịnh tầm hạn quản lý đối với lãnh đạo UBND Huyện.
Do tầm h ạn quản lý còn là m ột khái niệm ất r mới m ẻ đối với c c ác ơ quan, đơn vị ản lý hqu ành chính nhà nước ừ trước ới nay. V t t ì v ậy khi tổ chức b m và âộ áy ph n c ng nhiệm vụ, quyền hạn cho các nh quản trị ại ác đơn vịô à t c
n ày thường chưa xét ới ầm ạn quản l t t h ý c ủa nhà lãnh đạo. UBND Huyện Đông Anh là một iđ ển hình ( như đã phân tích ởphần II).
X ác định ại ầm ạn quản l đối ới ác nh ãnh đạo UBND Huyện l t h ý v c à l và đối với ừng t phòng, ban chuy n m n nê ô ói ri êng trong sẽ có t dác ụng r l ất ớn trong việc c cơ ấu, tổ chức ại ộ l b m áy quản lý và s dử ụng đúng người, đúng việc, nâng cao hiệu ả ạt động quản lqu ho ý hành chính nhà nước ủa UBND c Huyện Đông Anh.
Trong tổ chức b m cộ áy ủa UBND Huyện Đông Anh theo hình 2.1 ta có thể x ác định tầm h n qu n lạ ả ý của lãnh đạo UBND Huyện như sau :
- Tầm ạn quản l h ý c ủa Chủ ịch UBND Huyện t : 6 - Tầm ạn quản l h ý c ó ủa Ph chủ ịch kinh tế t : 4 - Tầm ạn quản l h ý c ó ủa Ph chủ ịch ăn t v xã : 6
Căn cứ ào trình độ đào ạo ề chuy n m n, năng lực quản l v t v ê ô ý cũng như s nố ăm c ng tácô và m t ức độ ín nhiệm, năng động c âủa nh n viên ưới quyền d và tính chất công việc có thể đ ều chỉnh ổ chức ộ áy quản l i t b m ý c ủa UBND Huỵên Đông Anh như sau : Chuyển Ban thanh tra x y dâ ựng và Ban quản lý d ự án đang ằm ưới ự chỉ đạo trực tiếp ủa Chủ ịch UBND Huyện chuyển n d s c t sang nằm dưới ự chỉ đạo trực tiếp ủa ó s c ph chủ ịch t kinh tế. Như ậ v y sẽ phù h hợp ơn trong việc chỉ đạo, điều ành ủa nh đạo h c lã và tăng cường hiệu quả c ủa hoạt động quản l nhý à nước.
Như vậy, sau khi điều chỉnh ì sth ơ đồ t chức b m ổ ộ áy quản lý c ủa UBND Huyện Đông Anh sẽ giống ư hnh ình 3.1
Sau khi điều chỉnh nh vậy, tầm h ư ạn quản lý của c lác ãnh đạo UBND Huyện Đông Anh sẽ có s thay đổi. Cụ ểự th là :
- Tầm ạn quản l h ý c ủa Chủ ịch UBND Huyện t : 4 - Tầm ạn quản l h ý c ó ủa Ph chủ ịch kinh tế t : 6 - Tầm ạn quản l h ý c ó ủa Ph chủ ịch ăn t v xã : 6
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Huyện Đông Anh sau khi có sự điều chỉnh và xác định lại tầm hạn quản lý của lãnh đạo UBND
* Sắp xếp tổ chức, xác định lại tầm hạn quản lý đối với lãnh đạo phòng Kế hoạch kinh tế và phát triển nông thôn..
T ừ những hạn chế, bất ập trong tổ chức, p n c ng nhiệm ụ đối với c hâ ô v c ác thành vi n trong phòng KH KT&PTNT như đã ph n tích ở phần II. Tácê - â giả đã mạnh d ạn đề ất, và xây dựng c c t xu ơ ấu ổ chức ại đối với òng K l ph ế hoạch kinh tế và át triển nôph ng thôn.
Bằng việc chuyển một án ộ ừ ảng c b t m công nghiệp sang tăng cường cho mảng ế hoạch, đầu tư đã được ãnh đạo phòng chấp thuận. Như ậy, tổ chức k l v c ủa phòng ế hoạch kinh tế K và phát triển n ng th n được trình ày ại ại ìnhô ô b l t h 3.5.
T hừ ình 3.5 ta c thể ác định ầm hó x t ạn quản l đối với ãnh đạo phòngý l K ế hoạc kinh tếh và phát triển n ng th n Huyện Đông Anh.ô ô
Chủ tịch Mr.TÔ MINH
P.C.T Kinh tế
Mr. Châm P.C.T Văn xã
Mr. Quang Văn phòng
Mr. Oai
Ban QLDA Mr. Hà
Ban TTXD Mr. Hỹ
Phòng L -ĐTBXH Mr. Phán
Phòng VH-TT Mr. Chè
Phòng GD-ĐT Mr. Thắng Phòng
Tổ chức Mr. Lâm Phòng
XDĐT Mr. Bình
Phòng Thanh tra
Mr. Huy
Phòng Tư pháp Mr. Thế
Phòng Kinh Tế KH-PTNT
Mr. Ly
Phòng Tài Chính Mrs. Năm
Phòng TN-MT Mr. Khanh
Uỷ ban DS-GDTE Mrs. Ngân
Hình 3.4 Sơ đồ tổ chức phòng Kế hoạch kinh tế và phát triển nông thôn x và x l t h ý
sau khi sắp ếp ácđịnh ại ầm ạnquản l
- Tầm hạn quản lý c ủa trưởng phòng là : 5
- Tầm ạn quảnl h ý c ó ủa ph phòng phụ trách nông nghiệp là : 5 - Tầm ạn quản l h ý c ó ủa ph phòng phụ trách ế hoạch, đầu tư k là : 2 V ới việc thay đổi ại ổ ch l t ức, xácđịnh rõ ràng ầm ạn quản l như tr n t h ý ê s ẽ đảm ảo việc tu n thủ ác nguy n tắc ủa quản l được ốt ơn. Từ đó ẽ b â c ê c ý t h s d d cần ần ải thiện hiệu quả hoạt động, quản lý c lủa ãnh đạo phòng ũng như c lãnh đạo UBND Huyện Đông Anh.
Giải pháp thứ ba: Quy định lại chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban chuyên môn của UBND Huyện Đông Anh. Nội dung cụ thể của giải pháp như sau:
Chuyên viên Trình độ Phụ trách Tuổi Đào Minh Đức Kỹ sư điện Điện NT 53 Hoàng Mạnh Lâm Cử nhân KT Thương mại 31
Trưởng phòng Trình độ Tuổi Ngô Văn Ly Kỹ sư NN 58
Phụ trách chung
Phó phòng Trình độ Tuổi Lê Minh Đức Thạc sỹ KT 30
Phụ trách mảng kế hoạch, đầu tư
Phó phòng Trình độ Tuổi Nguyễn Văn Cường Kỹ sư NN 40
Phụ trách mảng nông nghiệp
Chuyên viên Trình độ Tuổi Đỗ Văn Vinh Thạc sỹ KT 30 Phạm Văn Đức Thạc sỹ KT 26
Chuyên viên mảng kế hoạch
Chuyên viên Trình độ Tuổi Nguyễn Duy Chiến Kỹ sư NN 59 Hoàng Văn Máy Kỹ sư NN 58 Nguyễn Văn Nguyên Trung cấp 59
Tô Văn Đảm Cử nhân luật 50 Hoàng Hải Đăng Kỹ sư NN 28