PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ
1.5 Quy chế quản lý
Quy chế quản lý của m t ột ổ chức là những quy định thành chế độ để mọi người trong tổ ch đó ức tuân theo.
Bản chất ủa quy chế quản l c ý là các quy phạm pháp luật, là c ác quy tắc, chế độ, các ràng buộc, điều ỉnh ch giữa con người ới con người v và con người v c y t v t ới ác ếu ố ậ chất, tự nhiên trong đơn vị được thể chế th nh các ăn bản à v
pháp quy nhằm mục đích ử ụng một c s d ách tối ưu các tiềm ăng nh n ài, vật n â t l ực trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để phục v ụ cho lợi ích chung của doanh nghiệp và xã hội.
Nó là h ệ thống các quy tắc ứng ử do bản th n tổ chức ban hành x â và đảm b ảo thực hiện, thể hiện ý í c l lch ủa ực ượng quản l trong tổ chức, lý à y t ếu ố điều chỉnh c ác quan hệ xã hội nhằm ạo t ra tr t và ật ự ổn định trong tổ chức.
* Vai trò của quy chế trong cơ quan:
- Muốn có trật ự t và ổn định trong tổ chức th phải ì có s ự điều chỉnh ác c m ối quan hệ trong tổ chức. ệ thống quy chếH là xương sống gi úp cho tổ chức v hận ành th ng suốt, li n tục ô ê và có hiệu quả.
- Quy chế quản lý có vai trò x l và các ập ủng ố ơ chế quản l c c ý và đảm bảo cho cơ chế đó ận ành hiệu quả v h .
- Quy chế là phương tiện đảm bảo cho các thành vi n trong n vê đơ ị tham gia qu n lả ý. Tất ả ác thàn c c h viên th ng qua hệ thống ô quy chế chống lại c ác hành vi độc đ án, chuy n quy , quan li o ê ền êu, máy móc…Nó cũng ảo ệ b v và phát triể đạo đức, lối sn ống ủa ất ả ác thành vi n trong n v c t c c ê đơ ị, bảo v s ệ ự công bằng, tự do, lòng tin v hoài ão ủaà b c các thành vi n.ê
- Quy chế là phương tiện chứa đựng trong mình ự ết ợp giữa thuyết s k h phục và cưỡng chế, giữa ập trung và dâ t n chủ, giữa ă n ng động và sáng tạo ới v k cỷ ương và k ỷ luật.
- Quy chế m nhiệm ụ “trật ự ho ” các quan hệ trong tổ chức. Một là v t á m nó ặt ghi nhận ác quan hệ chủ ếu trong tổ chức, mặt khác c y nó đảm bảo cho s ự phát triển của ác quan hệ trong tổ chức c và c t ủa ổ chức ới v xã hội. Sự đ ều i chỉnh c ủa quy chế th ng qua các ình thức quy định, cho ph , ngăn cấm, ô h ép khuyến khích, quy định quyền và nghĩa v ụ qua lại ữa c bêgi ác n.
- Quy chế òn c có vai tr giáo ục cho các thành vi n hành động phò d ê ù h ợp v cới ách ứng ử ghi trong quy chế ủa ổ ch x c t ức. Các thành vi n trong tổ chức ê
s ẽ hiểu và biết ần phải ứng ử như thế ào khi ở hoàn ảnh c x n c mà quy chế mô t và n ả ếu không ử ự như thế th ẽ chịu ậu quả ất ợi như thế ào x s ì s h b l n .
- Quy chế quản lý c ơ quan còn là b ộ phận ấu thành văn ho c á c ơ quan.
Để có thể đảm bảo được mục đích, vai trò c mình thủa ì quy chế ơ quan c phải đáp ứng được những y u cê ầu sau đâ y:
+ Phải đảm bảo tính quy phạm.
+ Phải đảm bảo tính xácđịnh chặt ẽ. ch + Phải được đảm bảo bởi chủ ể th quản lý.
+ Phải có tính th ống nhất và tính hệ ốth ng cao. + Phải có tính ổn định và tính năng động cao.
1.6 Tổ chức hoạt động của c côác ng sở
1.6.1 Yêu cầu của tổ chức hoạt động công sở
* Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động công sở
T ổ chức hoạt động của ất ứ ột ơ quan hành chính nào ũng đều phải b c m c c hướng ới ột ục đích chung l : tạo được ột hiệu quả hoạt động ốt nhất t m m à m t phục v ụ cho mục êti u đã đề ra.
Muốn vậy, c ác nh quà ản lý phải ạo ập được m mô t l ột i trường làm việc để ỗi m cán bộ, chuy n vi n trong cơê ê quan đó có th ểhoàn thành ốt nhất nhiệm t v c mụ ủa ình.
Hiệu l và ực hiệu quả hoạt động ủa ơ quan l c c à c s ơ ở đảm bảo cho cơ quan tồn t và ại phát triển, l động lực để mọi người tin tưởng v s tà ào ự ồn tại ất t y c côếu ủa ng sở. Ngược ại, c ng sở hoạt động ẽ kh ng c hiệu ực, kém l ô s ô ó l hiệu ảqu , thiếu ổn định, trì và trệ không thể át triể được. ph n
Có r ất nhiều nguy n nh n c thể ác động ti u cực đến hoạt động ủaê â ó t ê c công sở như:
- L l lề ối àm việc kh ng thống nhất, thiếu khoa học ô
- Cán bộ, c ng chức kh ng hiểu biết đầy đủ ềô ô v công việc ủa ơ quan, c c làm việc theo cảm tính, kinh nghiệm. Thiếu những án ộ quan l , điều ành c b ý h có năng lực.
- Thiếu những đ ều kiện, phương tiền ần thiết phục ụ i c v công tác.
- Kh ng tạo được ầu kh ng khô b ô í làm việc thoải mái giữa ác c thành vi n.ê
….
Vai trò c ủa người lãnh đạo quản lý là r ất quan trọng. Trong quá trình điều hành hoạt động của c ơ quan, các nh ãnh đạo, quản à l lý cần ph i nghiên ả c ứu đánh giá m cột ách đầy đủ, toàn diện và khác quan các nguy n nh n dẫnh ê â đến tình tr ạng hoạt động kém hiệu quả t để ừ đó tìm ra cách khắc ph kịp ục thời.
* Hoạt động công sở phải tuân theo các quy định của pháp luật.
C c ác ơ quan hành chính nhà nước đều trong hệ thống quản lý chung của nhà nước, v ậy quy chếì v hoạt động theo pháp luật trong mỗi c ơ quan là yêu c b ầu ắt buộc.
C ác quy chế đó là b ộ phận ạo thành c c thể chế trong bộ áy nh t á m à nước.
Làm theo quy chế là trách nhiệm ủa c m cáỗi n bộ, c ng chứcô và là c s ơ ở để đánh giá cán bộ công ch c. ứ
* Đảm bảo công sở ề b n vững và có ả ăkh n ng phát triể n.
Công sở ền vững b và có khả ăng phát triển l n à yêu cầu quan trọng trong việc t ổ chức khoa học c áchoạt động của công sở.
S áự ph t triển được hiểu là khả ăng tăng cường hoạt động công sở, phục n v ụ ngày àng ốt ơn nhu cầu của c t h xã hội, l ự ủng ố thường xuy n các ốià s c c ê m quan hệ bên trong, b n ngoê ài, nâng cao uy tín của công sở đối với xã hội.
1.6.2 Các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở
* Nguyên tắc công khai
Nguyên tắc n yêày u cầu mọi thành vi n trong cê ông sở phải được biết những công việc c mủa ình, của nhóm mình và toàn ộ ơ quan. b c
Việc công khai hoá c côác ng việc trong c ng sởô có thể được thực hiện bằng nhiều biện pháp như xây dựng th ng qua các chương trình, kế hoạch, ô việc ểm tra, đánh á công việc, chi tiêki gi u tài chính…
Thực hiện nguy n tắcê công khai trong c ng sởô là biện pháp ốt để t xây dựng khối đ n kết nhất tr , từ đó giúp cho việc thực hiện ợp ác giữa ác ộ oà í h t c b phận, cá â được nh n thuận ợi l và đặc ệt là h bi ạn chế được ệnh quan liêu, cục b b ộ trong điều ành c ng sở h ô .
* Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục
Tính li n tục trong hoạt động ủaê c công sở được hiểu là c côác ng việc ủa c công sở được diễn ra đều đặn thường xuy n, kh ng bị ngắt quãng. ê ô
Nguyên tắc n ày đề ra theo quan niệm: quản lý hàn chính là một h quá trình diễn ra thông suốt ờ ối h nh ph ợp ực th hiện ác chức ăng được giao theo c n quy chế hoạt động của công sở.
Trong quá trình hoạt động và phát triển, quy chế hoạt động của công sở không được tuỳ tiện thay đổi. Trong trường h c ợp ác quy chế ũ c không phù hợp, đòi ỏi h có s i ự đ ều chỉnh th nhiệm ụ đặt ra cho các nh quản l ì v à ý là phải làm thế ào để n công việc kh ng được gi n đ ạn ô á o .
Biểu hiện c tủa ính li n tục trong hoạt động của côê ng sở ất đa dạng, tr n r ê nhiều ương diện: ph
- Trước hết, l ự li n tụ trong quan hệ điều ành. Cần đảm bảo cho cácà s ê c h quan hệ này không bị ng quắt ãng để giúp cho các nh quà ản lý có thể truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các mệnh ệnh l quản l xuống c dưới, theo dõi ý ấp được ường th xuy n mọi hoạtê động ủa c công sở. Trong vấn này, h đề ệ thống thông tin c vai tró ò r ất quan trọng.
- Thứ hai, l ự phát triển li n tục ủaà s ê c công việc ủa ả c c công sở và c b ác ộ phận trong đó. Nếu công việc thường xuyên bị ỏ ở b d , nếu công sở và c bác ộ phận của nó ông có s kh ự phát triển gắn bó v ới nhau th đ ều đó có ì i nghĩa là
nguyên tắc v tề ính li ên tục trong hoạt động ủa công sở đã ô c kh ng được thực hiện tốt.
- Thứ ba, l ự kiểm tra đánh gi hoạt động ủaà s á c công sở. Hoạt động ủa c m côỗi ng sở phải được ấp tr n thường xuy n theo d i, kiểm tra, đánh gi . c ê ê õ á Đây là nguyê ắcn t c bơ ản của qu lýản . Quản lý mà ôkh ng c kiểm ó tra th coi ì nh khư ông qu n lả ý. Kiểm tra có k ết quả mà không xử lý iều chỉnh ì đ th coi nh khư ông có kiểm tra. Vì vậy, muốn có ệu ả ì hi qu th phải làm tốt công tác kiểm tra.
* Nguyên tắc về nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên trong công sở.
S ự ph n c ng trong c ng sởâ ô ô là để chính thức ho những nhiệm ụá v và quyền h c ạn ụ thể cho từng thành vi n trong tê ổ chức và để thúc đẩy ọi thành m viên làm việc có hiệu ả ục v mqu ph ụ ục êti u chung của c ơ quan. Nguy n tê ắc n ày cho phép c cá ác nhân ác, c nhóm hoạt động, phát huy được ăng lực chủ n động sáng tạo c mình êủa tr n cơ ở s t đó ìm ra những biện pháp ích th hợp.
Việc ph n c ng râ ô õ ràng, khoa học òn giúp cho nh quản c à lý kh ng bịô chồng chéo, không bỏ qu c công việc ên ác trong q a t ình đ ều h h công sở. ú r i àn Nó giúp cho quản l ốt ơn thông qua kiểm tra, đánh gi việc thực hiệný t h á công việc của công chức. Nó cũng giúp ph ần nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong c ng sô ở khi thực ện công việc hi được giao. Đây cũng là một ện bi pháp góp ần ắc ục bph kh ph ệnh quan liêu, mệnh ệnh ủa ười ản lý. l c ng qu
1.6.3 Một số kinh nghiệm có tính nguyên tắc trong kỹ thuật tổ chức điều hành công sở.
* Phân công, điều hành phải xuất phát từ nhiệm vụ của cơ quan - Kh ng được ỏ ót nhiệm ụ àoô b s v n
- M m ỗi ột nhiệm ụ phải v có người có khả ăng ph n ù h ợp đảm nhiệm. - T m ạo ối quan hệ chặt chẽ giữa ác ộ phận để phối hợp ới nhau ho n c b v à thành nhiệm v . ụ
- T ổ chức ơ quan n n giảm thiểu ác ấp trung gian. c ê c c
- Thực hiện ơ chế lu n chuyển c â cán bộ quản l , kh ng n n cố định ộtý ô ê m cá ânh n ở ột ị tr quản l qu m v í ý á lâu để tránh sự ảo thủ, tr trệ b ì .
- Phải có s ơ đồ chỉ rõ cách thức ổ chức t và mối quan hệ giữa ác ộ phận c b để có thể kiểm tra, quy tr h nhiác ệm c ụ thể.
* Tổ chức trong cơ quan cần đảm bảo các yêu cầu sau
- Kh ng c nhiệm ụ ào ại kh ng cô ó v n l ô ó b ộ phận, con người đảm nhiệm. - Kh ng cô ó b ộ phận, con người ào ại kh ng c chức ăng, nhiệm ụ n l ô ó n v . - Phải xuất phát ừ t yêu cầu c ng việc để ố tr con người, kh ng n n vô b í ô ê ì con người mà phải tìm ra việc b í. để ố tr
- M b ột ộ phận, một con n ườig có thể đảm nhiệm nhiều việc, nhưng một nhiệm v ụkhông n n giao cho nhiê ều b ộ phận, nhiều ười. ng
* Phải có quy chế làm việc cho cả cơ quan, từng đơn vị, bộ phận
Quy chế làm việc ải ph thể ện rõ mối hi quan hệ công tác giữa c ác đơn vị, cá ânh n trong cơ quan. Quy chế ũng phải quy định c rõ trách nhiệm công vụ c m cá âủa ỗi nh n, bộ phận đảm nhiệm ác c công việc ụ thể c .
* Mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan phải được giao nhiệm ụ, trách v nhiệm và quyền hạn c ụ thể, đồng thời phải quy định rõ chế độ khen thưởng, k ỷ luật khi thực hiện ác nhiệm ụ c v và quyền hạn đó .
v
Khi giao nhiệm ụ phải kèm v ới quyền hạn và trách nhiệm, quy định rõ thời gian hoàn ành, chất lth ượng công việc cần đạt được, đồng ời th phải quy định chếđộ thỉnh thị, báo cáo iđểđ ều chỉnh khi cần thiết.
* Tổ chức và quản lý lao động phải có định mức cho từng công việc Khi xem xét hoàn thàn định m h ức lao động cần căn cứ v ào 3 yếu tố:
Chất lượng, số ượng, thời gian (tiến độ l ).
* Phân công công việc trong cơ quan cần chú ý
- Ph n cho đơn vị phải theo chức ă g, ph n cho c nh n phải ét khảâ n n â á â x năng, sở trường và đảm bảo nguy n tắc chuy n m n hoê ê ô á.
- Phải đặc biệt ch ú ý đến kh chất, đặc đ ểm t m l í i â ý cá ânh n v hoàn ảnhà c c ụ thể ủa ừng người c t .
* Cung cấp đầy đủ các điều kiện và phương tiện để thực thi nhiệm vụ
* Đánh giá hoạt động của tổ chức, cá nhân cần phải ấy l hiệu ả công qu việc làm căn c . Tuy nhi n, khi xem xứ ê ét tính hiệu ả của côqu ng việc c ần quan tâm đến những ếu ố m ảnh ưởng đến việc thực hiện ác nhiệm ụ tiếp y t là h c v theo. Nếu chỉ vì hiệu quả cục bộ, trước ắt m mà làm ảnh ưởng đến nhiệm ụ h v chung, l u dâ ài ì th không phải là tốt.
* Cần quan tâm đảm bảo tính kế thừa, tính liên tục, tính thích nghi theo định hướng nhiệm v ụ chính c c ủa ơ quan.
1.7 Căn cứ pháp lý về tổ chức quản lý và ho ạt động ủa UBND huyện c UBND huyện là c quan quơ ản lý hành ch ính nhà nước ở địa phương (trên địa àn địa b giới ành chính) của ột huyện ề ọi ặt. Đây l h m v m m à m c ột ơ quan quản lý nhà nước có thẩm quy n chung. Nề ó được ổ chức v hoạt động t à theo Hiến pháp và áp luật, có luật êngph ri v t ề ổchức và ạt động của ho loại ơ c quan này.
1.7 .1Luật tổ chức Hội đồng ânh n d n (â HĐND) và UBND năm 2003.
Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định về UBND huyện như sau : UBND do Đ H ND bầu là cơ quan chấp hành của H ND, cơ quan Đ hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND phải chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà n ớc cấp trên và nghị quyết của Hư ĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 cũng quy định rất rõ ràng, cụ thể chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp huyện trong các lĩnh vực kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng– ...
1.7.2 Nghị định 172/2004/NĐ CP Quy định tổ chức các cơ quan chuyên - môn thuộc UBND Quận, Huyện, Thị xã thuộc tỉnh.
Nghị định n ày quy định v ề nguy n tắc t ê ổ chức c c ác ơ quan chuy n m n ê ô thuộc UBND cấp huyện. Trong đó có m s n ột ố ội dung chínhsau :
- Quy định ị tr v í và chức ăng, nhiệm ụ, quyền ạn ủa ác ơ quan n v h c c c chuyên môn (các phòng, ban chuy n mê ôn) thuộc UBND cấp huyện.
- Quy định vai tr , nhiệm ụ, quyền hạn, số ượng, chế độ àm việcò v l l và trách nhiệm c ủa những người đứng đầu UBND huyện như Chủ tịch, và c ác phó chủ ịch t .
- Quy định ề ố ượng v s l và t ổ chức ủa c các c ơ quan chuy n m n(cácê ô phòng, ban chuy n m n) thuê ô ộc UBND huyện.
Trong Nghị định n ày quy định rõ s lố ượng ác ph c òng ban chuy n mê ôn c ủa UBND huyện là bao nhi u, t n gọi ủa ừng phòng ban chuy n m n thuộcê ê c t ê ô UBND huyện và chức ăng, nhiệm ụ ủa chúng n v c .
Nghị định 172/2004/N -Đ CP là cơ ở s pháp lý, căn cứ chính thống để UBND huyện xây dựng ổ, t chức b máộ y v quy ch , nguy n tà ế ê ắc hoạt động c mủa ình.
M v êọi ấn đề li n quan n tđế ổ chức, trách nhiệm và quyền hạn ủa c các lãnh đạo UBND, các ơ quan chuy n m n thuộc UBND huyện đều phải tu n c ê ô â theo Nghị định ày n và luật ổ chức ĐND v UBND t H à