PHẦN II PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CHẾ QUẢN LÝ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
2.2 Phân tích sự tuân thủ các nguyên tắc quản lý
Để việc quản lý đat được hiệu quả tốt đòi hỏi tổ chức và mỗi thành viên trong tổ chức đó phải tuân thủ một cách triệt để những nguyên tắc trong quản đã trình bày ở phần cơ sở lý luận như :
- Nguyên tắc tầm hạn quản lý - Nguyên tắc thống nhất điều khiển - Nguyên tắc quyền hành trong quản lý.
- Nguyên tắc phân công, phân ngành.
UBND Huyện Đông Anh là một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Kết quả và hiệu quả của hoạt động quản lý của cơ quan này chịu ảnh hưởng rất lớn của việc tuân thủ các nguyên tắc nói trên.
2.2.1 Phân tích sự tuân thủ nguyên tắc phân công, phân ngành tại UBND Huyện Đông Anh.
Nguyên tắc phân công, phân ngành là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý, nó yêu cầu mọi hoạt động của tổ chức phải được phân thành các nhóm, bộ phận và các công việc cần phải được chia nhỏ ra, phân công cho các thành viên hoặc các nhóm trong tổ chức thực hiện những công việc, phần việc nhất định.
Đối với nguyên tắc này, UBND Huyện Đông Anh đã thực hiện như sau:
căn cứ vào từng lĩnh vực của công tác quản lý nhà nước tại địa phương.
UBND huyện Đông Anh đã thành lập 14 phòng ban trực thuộc UBND Huyện như phần 2.1 đã trình bày. Mỗi phòng ban ngành của UBND đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng trong việc tham mưu, chỉ đạo về mặt quản lý nhà nước trên địa bàn.
Căn cứ nhiệm vụ của đơn vị thì UBND Huyện được chia ra làm 2 khối chính đó là khối kinh tế và khối văn xã, chịu trách nhiệm quản lý của hai khối này là phó chủ tịch kinh tế và phó chủ tịch văn xã. Mỗi khối bao gồm một số phòng ban chuyên môn như khối kinh tế bao gồm các phòng: phòng Kế hoạch Kinh tế và Phát triển nông thôn, phòng Tài nguyên môi trường, phòng Xây dựng đô thị …Khối văn xã gồm các phòng: phòng Giáo dục đào tạo, phòng Lao động thương binh xã hội, phòng văn hoá thông tin…
Mỗi phòng chuyên môn lại căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng ban mình và số lượng biên chế cán bộ, chuyên viên của phòng để tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhóm, từng đồng chí thành viên trong phòng
Ví dụ như phòng Tài nguyên môi trường, việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên của phòng được phân theo khu vực địa lý. Có năm chuyên viên chịu trách nhiệm chung về các chức năng quản lý nhà nước ở địa phương tại 24 xã, thị trấn của Huyện. Mỗi người phụ trách từ 4-5 xã, chịu trách nhiệm giải quyết, tham mưu cho lãnh đạo toàn bộ những vấn đề liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng có liên quan đến các xã mình phụ trách. Việc phân công này là thích hợp với lĩnh vực địa chính nhà đất. Cũng theo tiêu chí này, một số phòng chuyên môn khác cũng đã tiến hành phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong phòng như Phòng Xây dựng, Thanh tra xây dựng, Quản lý thị trường…Với cách thức phân chia công việc như vây đã khuyến khích cán bộ gắn bó, đi sâu, đi sát tới địa phương và nắm bắt tình hình rất chi tiết, cụ thể. Tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ.
Còn lại phần lớn các phòng ban khác của UBND Huyện, việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên, cán bộ chủ yếu dựa vào chức năng. Ví dụ như phòng LĐ-TBXH, phòng KH KT&PTNT, phòng GD-- ĐT.v.v..
Đối với các phòng chuyên môn này, công việc của phòng sẽ được phân chia ra thành các mảng khác nhau và giao cho các chuyên viên, bộ phận chuyên viên phụ trách. Ví dụ như phòng KH KT&PTNT, các công việc của - phòng được chia ra thành các mảng như chăn nuôi, chống lụt bão, kế hoạch, công nghiệp, thương mại…mỗi mảng sẽ giao cho một đến 2 chuyên viên phụ trách tuỳ theo khối lượng công việc.
Như vậy, có thể nhận thấy về cơ bản, UBND Huyện Đông Anh đã đảm bảo được việc tuân thủ sự phân ngành trong việc tổ chức, quản lý của đơn vị.
Tuy vậy, ở nguyên tắc này UBND Huyện Đông Anh vẫn còn có hạn chế trong việc phân công công việc cho các cán bộ, chuyên viên. Đặc biệt là các chuyên viên tác nghiệp làm việc tại các phòng chuyên môn. Đối với các cán bộ lãnh đạo như chủ tịch, phó chủ tịch, trưởng các phòng chuyên môn thì UBND Huyện đều có văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của từng
người này rất rõ ràng và cụ thể. Nhưng đội ngũ chuyên viên, những người trực tiếp thực hiện các công việc tác nghiệp hàng ngày thì lại không được quy định cụ thể là phải làm gì và có quyền hạn đến đâu.
Mặc dù chức năng nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn được phân chia ra thành từng việc, từng mảng cụ thể nhưng lại không có quy định, văn bản phân công chức năng nhiệm vụ cụ thể đối với từng chuyên viên của các phòng ban chuyên môn mà công việc thường do trưởng phòng giao việc, chỉ đạo trực tiếp hàng ngày bằng miệng. Do vậy, dẫn đến tình trạng làm việc hời hợt, thiếu động lực hoặc không đúng chuyên môn làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động.
Vì không có văn bản quy định chức năng nhiệm vụ rõ ràng nên nhiều khi cán bộ chuyên môn không nắm được hết những đầu việc mà mình phải làm và chất lượng thực hiện các công việc đó. Do đó mà hay dẫn đến chỗ bỏ sót việc, giải quyết công việc không triệt để hoặc thực hiện chồng chéo. Điển hình là phòng KHKT&PTNT, đây là một phòng thuộc khối kinh tế có rất nhiều nhiệm vụ và công việc của phòng được chia thàn các mảng kế hoạch, trồng trọt, chăn nuôi, thuỷ lợi chống lụt bão, công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp, - thương mại-dịch vụ. Đối với mỗi mảng công việc trưởng phòng giao cho một hoặc hai chuyên viên phụ trách nhưng không có một văn bản nào quy định là mảng đó phải làm những công việc gì với yêu cầu như thế nào, lại càng không có phân định công việc riêng cho từng người hoặc nhóm đó. Cán bộ, chuyên viên được giao cũng không nắm được hết mảng công việc của mình là làm những gì, quyền hạn của mình đến đâu. Do vậy mỗi khi có sự vụ gì đều chờ trưởng phòng giao việc, chỉ đạo trực tiếp và làm gì cũng đều phải chờ ý kiến của lãnh đạo (trưởng phòng). Điều đó làm giảm đi sự năng động trong công việc, tạo tâm lý ý lại, đùn đẩy trách nhiệm trong đội ngũ chuyên viên. Đây là lý do chủ yếu làm trì trệ, thụ động trong
công tác và kém hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan hành chính nói chung và UBND Huyện Đông Anh nói riêng.
Để khắc phục tình trạng này, đòi hỏi lãnh đạo UBND Huyện phải chỉ đạo các phòng nghiên cứu, tổng hợp và rà soát lại toàn bộ chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó xây dựng, ban hành các quy định và bảng phân công nhiệm vụ cụ thể đối với từng cán bộ, chuyên viên của phòng ban mình. Làm được như vậy mới đảm bảo được sự tuân thủ triệt để nguyên tắc phân công, phân ngành trong quản lý và mới nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn.
2.2.2 Phân tích sự tuân thủ nguyên tắc tầm hạn quản lý.
Tầm hạn quản lý là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điều khiển, kiểm soát được tốt nhất. Với mỗi nhà quản lý ở các cấp khác nhau thì tầm hạn quản lý là khác nhau. Tầm hạn quản lý phụ thuộc vào năng lực quản lý, trình độ đào tạo, kinh nghiệm công tác của nhà quản trị. Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào sự năng động của cấp dưới và tính chất công việc ổn định hay biến động, phức tạp hay đơn giản. Nguyên tắc này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xây dựng tổ chức và cơ cấu quản lý đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Hiểu rõ và đảm bảo việc tuân thủ nguyên tắc này thì công tác quản lý sẽ đạt hiệu quả cao và bộ máy sẽ được tổ chức một cách tối ưu nhất.
Đây là một khái niệm mới, chưa được xem xét và đề cập đến trong việc tổ chức các cơ quan, đơn vị hành chính tồn tại trước đây. Đối với UBND Huyện Đông Anh cũng vậy, việc tổ chức và phân công cán bộ quản lý từ trước tới nay thường thực hiện theo kinh nghiệm và ý chí chủ quan của nhà lãnh đạo cấp cao mà chưa xét đến tầm hạn quản lý của các nhà quản trị cấp dưới..
Phân tích trình độ quản lý của các nhà quản trị và cơ cấu tổ chức của một tổ chức mà ta có thể đánh giá đơn vị đó có tuân thủ nguyên tắc tầm hạn quản lý hay không.
Những hạn chế trong vi c tuân thủ nguyên tắc tầm hạn quản lý của ệ UBND Huyện Đông Anh được thể hiện qua những điểm sau:
Về tổ chức, UBND Huyện được chia ra thành các phòng ban với người đứng đầu nhà quản lý cao nhất toàn UBND là chủ tịch. Giúp việc cho Chủ - tịch là 2 phó chủ tịch và các trưởng phòng. Ở đơn vị phòng, trưởng phòng là người quản lý cao nhất ở cấp phòng, dưới trưởng phòng thường có 1-2 phó trưởng phòng phụ trách các mảng chuyên môn. Tuỳ theo chức năng nhiệm vụ và số lượng biên chế được giao, số lượng thành viên trong mỗi phòng là khác nhau (như bảng thống kê 2.1).
Từ trước tới nay, việc đề bạt, bố trí cán bộ lãnh đạo tại UBND Huyện Đông Anh thường căn cứ vào thâm ni n công tác, kinh nghiệm của cán bộ rồi ê mới đến bằng cấp do vậy dẫn đến một thực tế là nhiều cán bộ lãnh đạo không thể điều khiển, kiểm soát hết các hoạt động của phòng ban, đơn vị mình trong tổ chức. Điển hình là phòng KH-KT& PTNT của Huyện ( xem hình 2.2)
Phòng KH-KT&PTNT là một phòng có rất nhiều chức năng và nhiệm vụ. Nó được sáp nhập từ 3 phòng vào thành một với số lượng cán bộ, chuyên viên lên tới 12 người (theo chỉ tiêu biên chế Thành phố giao là 14) nhưng chỉ có một trưởng phòng và hai phó phòng giúp việc phụ trách mảng kế hoạch đầu tư và mảng nông nghiệp, riêng mảng công nghiệp, thương mại, dịch vụ ( trước khi sát nhập phòng vốn là phòng Công nghiệp) thì không có phó phòng phụ trách ( hinh2.2) Trái lại, trưởng phòng KH. -KT&PTNT có 5 người dưới quyền đó là 2 phó phòng và 3 chuyên viên. Như vậy tầm hạn quản lý của trưởng phòng là 5. Tầm hạn quản trị của phó phòng nông nghiệp là 5 và tầm hạn quản trị của phó phòng phụ trách mảng kế hoạch đầu tư là 1 nhưng không
rõ UBND Huyện Đông Anh đã dựa vào đâu để xác định tầm hạn quản trị như vậy.
Hình 2.2: Sơ đồ mô tả nhân sự phòng KH-KT&PTNT
Trưởng phòng với chuyên môn là kỹ sư nông nghiệp, từng làm trưởng phòng Nông nghiệp 20 năm, quản lý 5 người và có một phó phòng giúp việc.
Từ năm 2001 sát nhập 3 phòng lại thành một, được bổ nhiệm làm trưởng phòng chung (phòng KH-KT&PTNT) quản lý 12 nhân viên với khối lượng công việc của cả 3 phòng Kế hoạch kinh tế, Công nghiệp thương mại và dịch vụ, phòng Nông nghiệp cũng vẫn chỉ có hai phó phòng giúp việc mảng kế hoạch đầu tư và mảng nông nghiệp. Rõ ràng, nguyên tắc tầm hạn quản lý ở đây đã không được đảm bảo. Mọi hoạt động của các bộ phận Công nghiệp,
Trưởng phòng Trình độ Tuổi Ngô Văn Ly Kỹ sư NN 58
Phụ trách chung
Phó phòng Trình độ Tuổi Lê Minh Đức Thạc sỹ KT 30
Phụ trách mảng kế hoạch, đầu tư
Phó phòng Trình độ Tuổi Nguyễn Văn Cường Kỹ sư NN 40
Phụ trách mảng nông nghiệp
Chuyên viên Trình độ Tuổi Đỗ Văn Vinh Thạc sỹ KT 30
Chuyên viên mảng kế hoạch
Chuyên viên Trình độ Tuổi Nguyễn Duy Chiến Kỹ sư NN 59 Hoàng Văn Máy Kỹ sư NN 58 Nguyễn Văn Nguyên Trung c ấp 59 Tô Văn Đảm Cử nhân luật 50 Hoàng Hải Đăng Kỹ sư NN 28
Chuyên viên Trình độ Phụ trách Tuổi Đào Minh Đức Kỹ sư điện Điện NT 53 Hoàng Mạnh Lâm Cử nhân KT Thương mại 31 Phạm Văn Đức Thạc sỹ KT Công nghiệp 27
thương mại, dịch vụ, trưởng phòng do không có chuyên môn và cũng thiếu sự quan tâm nên đã thiếu sự kiểm soát, chỉ đạo nhân viên thực hiện gây ra tình trạng trì trệ, thói quen ỷ lại và lề lối làm việc chểnh mảng của cán bộ trong phòng. Trong khi đó mảng nông nghiệp thì lại rất đi sâu, đi sát chỉ đạo bởi vì mảng đó trưởng phòng phụ trách và có nhiều kinh nghiệm tích luỹ trong khi định hướng của Huyện là tăng cường chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển công nghiệp- xây dựng ơ ản c b và đô thị hoá mạnh.
Do khối lượng công việc đảm nhận quá nhiều, hầu hết các cuộc họp về lĩnh vực kế hoạch đầu tư, công nghiệp, thương mại dịch vụ mà thành phố, các Sở ngành mời lãnh đạo phòng hoặc đích danh trưởng phòng dự họp thì lại toàn cử nhân viên của mảng đó đi dự. Do vậy, trưởng phòng không nắm bắt được những chủ trương, chính sách, lại ngày càng sa vào tình trạng thu hẹp những hoạt động thuộc lĩnh vực đó. Rất nhiều chuyên viên trẻ của phòng nhiều lần đi họp không đúng đối tượng bị phê bình nhưng họ không biết kêu ai,làm thế nào bởi phải thực hiện theo sự chỉ đạo của lãnh đạo trực tiếp của mình.
Không những vậy, xét về phương diện trình độ, phòng KH-KT&PTNT có một chuyên viên chính, 3 thạc sỹ kinh tế còn lại toàn là kỹ sư, cử nhân kinh tế có trình độ và tuổi còn rất trẻ ( 5 người tuổi dưới 31) trong khi trưởng phòng là kỹ sư nông nghiệp 58 tuổi. Do làm công tác quản lý một lĩnh vực nông nghiệp quá lâu, nay chuyển sang quản lý một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ ở các mảng công việc khác, trưởng phòng lại thiếu trình độ nên nhân viên dưới quyền thường không phục. Họ hay phải làm việc theo những ý kiến chỉ đạo mang tính an toàn, thiếu sáng tạo và khoa học của trưởng phòng. Hơn nữa họ là những chuyên viên trẻ, lại không có cơ hội để chủ động làm việc, phát triển bản thân. Đây cũng là một tình trạng chung đối với những cán bộ trẻ trong hệ thống hành chính nhà nước của Việt nam. Những vấn đề như vậy phản ánh tình trạng nguyên tắc tầm hạn quản lý bị vi phạm.
Do không đảm bảo nguyên tắc tầm hạn quản lý mà năm 2005 vừa qua, phòng đã tham mưu cho UBND chỉ đạo dập dịch cúm gia cầm khá thành công nhưng lại quan liêu để xẩy ra tình trạng “gà giả” ở Đại Mạch.
Hiện nay có tất cả 924 doanh nghiệp ngoài quốc doanh đăng ký kinh doanh hoạt động trên địa bàn Huyện mà phòng không nắm bắt được nó có thực hoạt động hay không, có vi phạm gì theo các quy định về đăng ký kinh doanh hay không…trong khi đó là nhiệm vụ quy định của phòng. Với một lý do, mọi chương trình đề xuất, hoạt động nhằm tăng cường công tác quản lý các doanh nghiệp khu vực t ư nhân của nhân viên phụ trách đưa lên trưởng phòng đều không được trưởng phòng chấp thuận với một lý do là khó và thực hiện sẽ rất vất vả, nhiều việc, không có người nên không phân công ki m soátể .
Phòng KH-KT&PTNT không phải là phòng có số lượng chuyên viên nhiều nhất UBND nhưng về mặt tổ chức lại vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc tầm hạn quản lý dẫn đến những yếu kém trong quản lý và thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Đây là một sự yếu kém về tổ chức quản lý, nhất định cần phải có sự thay đổi, giải pháp để hoàn thiện mới nâng cao được hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của phòng nói riêng và của UBND nói chung.
Cũng giống như phòng KH-KT&PTNT, Văn phòng HĐND và UBND Huyện cũng là một đơn vị có những yếu kém trong tổ chức, thực hiện những nhiệm vụ, chức năng được phân công do vi phạm nguyên tắc tầm hạn quản lý.
Là phòng lớn nhất của UBND với biên chế thành phố giao cho 21 người nhưng hiện nay Văn phòng có tới 29 nhân viên đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng như tôn giáo, chữ thập đỏ, thi đua khen thưởng trong khi nhiệm vụ chính là thường trực, giúp việc cho HĐND và UBND Huyện. Cơ cấu tổ chức gồm có Chánh văn phòng và 2 Phó văn phòng. Chánh văn phòng phụ trách