3.2. Thực trạng quản lý tài sản công tại Tổng cục Hải quan
3.2.2. Thực trạng quản lý tài sản công tại các Cục Hải quan địa phương
Quy trình quản lý, sử dụng tài sản công tại Cục Hải quan địa phương được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1. Lập dự toán mua sắm tài sản công.
- Căn cứ văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan hằng năm, Phòng Tổng hợp và kiểm tra nội bộ sẽ có văn bản hướng dẫn cụ thể để các phòng, ban lập dự toán mua sắm theo đúng quy định.
Phòng Tài vụ-Quản trị/Văn phòng Cục chịu trách nhiệm tổng hợp, có ý kiến về các nội dung dự toán mua sắm tài sản công mà các chi cục Hải quan trực thuộc đề xuất báo cáo Lãnh đạo Cục gửi Tổng cục Hải quan tổng hợp, báo cáo Bộ Tài chính.
Bước 2. Về mua sắm tài sản công hằng năm.
- Từ ngày 01/01 đến ngày 31/1 hằng năm các phòng, chi cụ trực thuộc căn cứ tiêu chuẩn định mức, yêu cầu nhiệm vụ được giao có nhu cầu trang bị tài sản công, gửi văn bản đề xuất mua sắm tài sản công về Phòng Tài vụ-Quản trị/ Văn phòng Cục.
- Phòng Tài vụ-Quản trị/ Văn phòng Cục căn cứ vào dự toán được giao đầu năm chủ trì tổng hợp, rà soát, thẩm định theo tiêu chuẩn định mức hiện hành đồng thời xây dựng Kế hoạch mua sắm báo cáo Cục trưởng phê duyệt và tiến hành tổ chức thực hiện mua sắm theo phân cấp tại Quyết định số 1610/QĐ-TCHQ ngày 31/5/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc quy định thẩm quyền quyết định mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản công
66
(không bao gồm mua sắm công nghệ thông tin) tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan và các quy định pháp luật đấu thầu hiện hành.
Bước 3. Đối với các phát sinh đột xuất:
Các phòng, chi cụ trực thuộc có nhu cầu trang bị tài sản công đột xuất chưa có trong danh mục đề nghị trang bị mua sắm đầu năm có văn bản đề xuất mua sắm gửi Phòng Tài vụ-Quản trị/ Văn phòng Cục.
Định kỳ cuối quý, Phòng Tài vụ-Quản trị/ Văn phòng Cục tiến hành rà soát, tổng hợp nhu cầu của các phòng, chi cụ trực thuộc trên cơ sở các văn bản đề xuất mua sắm, tiến hành rà soát, thẩm định theo tiêu chuẩn định mức hiện hành đồng thời xây dựng Kế hoạch mua sắm và đề xuất nguồn kinh phí thực hiện mua sắm báo cáo Lãnh đạo Cục phê duyệt theo phân cấp tại Quyết định số 1610/QĐ-TCHQ ngày 31/5/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan
Căn cứ phê duyệt của Lãnh đạo Cục, Phòng Tài vụ-Quản trị/ Văn phòng Cục tổ chức mua sắm theo phân cấp và các quy định pháp luật đấu thầu hiện hành.
Bước 4. Sau khi hoàn thành việc tổ chức mua sắm tài sản, Phòng Tài vụ-Quản trị/ Văn phòng Cục chủ trì bàn giao tài sản và các tài liệu hướng dẫn sử dụng tài sản của nhà sản xuất cho các phòng, chi cụ trực thuộc đồng thời trình Lãnh đạo Cục ban hành Quyết định điều chuyển tài sản cho các phòng, chi cụ trực thuộc quản lý sử dụng.
b. Về công tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp tài sản công: Các phòng, chi cục trực thuộc được giao quản lý, sử dụng có trách nhiệm bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp tài sản công theo đúng hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất (nếu có) và các quy định của Nhà nước, Tổng cục Hải quan để kéo dài tuổi thọ và công năng hoạt động. Đối với việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp theo định kỳ: Căn cứ vào kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng đã được phê duyệt và dự toán được giao (đối với tài sản cố định là trang thiết bị
67
CNTT, phương tiện vận chuyển, tài sản chuyên dùng Phòng Tài vụ-Quản trị/
Văn phòng Cục có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Cục lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng theo đúng quy định của pháp luật về đấu thầu về cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng và tổ chức thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật của Nhà nước, Tổng cục Hải quan.
c. Về tổ chức theo dõi, quản lý, báo cáo, kê khai tài sản công: Tất cả tài sản khi được bàn giao đều phải đưa vào sử dụng ngay. Phòng Tài vụ-Quản trị/
Văn phòng Cục: Thực hiện cập nhật dữ liệu tăng tài sản vào sổ sách kế toán và phần mềm quản lý tài sản khi được Tổng cục Hải quan trang bị và tự thực hiện mua sắm theo quy định; Thực hiện cập nhật dữ liệu giảm tài sản vào sổ sách kế toán và phần mềm quản lý tài sản khi thực hiện thanh lý, thanh hủy, điều chuyển tài sản. Lập hồ sơ tài sản và lưu trữ hồ sơ tài sản theo quy định, danh mục hồ sơ lập và lưu của các tài sản công cụ thể như sau:
- Đối với tài sản được Tổng cục trang bị từ mua sắm tập trung, hồ sơ tài sản công gồm: Biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng; Quyết định điều chuyển tài sản của Tổng cục Hải quan; Các tài liệu liên quan việc quản lý, sử dụng, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, tài liệu kỹ thuật …. nếu được Tổng cục Hải quan bàn giao kèm theo tài sản; Các tài liệu liên quan đến việc bảo trì, bảo dưỡng tài sản do Tổng cục Hải quan hoặc do đơn vị thực hiện; Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, tiêu hủy, thanh lý tài sản; Các tài liệu khác có liên quan đến tài sản.
- Đối với các tài sản do Cục Tài vụ-Quản trị tự thực hiện mua sắm theo phân cấp, hồ sơ tài sản công gồm: Văn bản phê duyệt chủ trương mua sắm của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận tài sản, hướng dẫn sử dụng, các văn bản khác có liên quan; Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, tiêu hủy, thanh lý tài sản; Các tài liệu khác có liên quan đến tài sản.
68
d. Về tổ chức tổ chức kiểm kê, tổng hợp báo cáo, đánh giá hiệu quả sử dụng.
Định kỳ hằng năm, trên cơ sở hướng dẫn công tác kiểm kê, đánh giá, hạch toán tài sản công của Tổng cục Hải quan, các Cục Hải quan địa phương tổ chức tiến hành kiểm kê tài sản công thuộc phạm vi quản lý tại đơn vị tại thời điểm 31/12, tiến hành xử lý chênh lệch thừa thiếu sau kiểm kê, đánh giá tình trạng quản lý, sử dụng các tài sản công tại thuộc phạm vi quản lý, đồng thời điều chỉnh hạch toán số liệu trên sổ sách kế toán và phần mềm quản lý tài sản công, gửi số báo cáo số liệu tài sản công đơn vị mình về Tổng cục Hải quan.