1.4. Quản lý vật t−-Materials management
1.4.5. Lập kế hoạch cung ứng vật t−
1.4.5.1. Khái niệm.
Kế hoạch cung ứng vật t− là một bộ phận hợp thành của kế hoạch kinh tế hàng năm của doanh nghiệp. Đó là ph−ơng án cung ứng vật t− cho doanh nghiệp trong một thời gian nhất định thường là một năm, nhằm đảm bảo cho SX đ−ợc liên tục, nhịp nhàng.
Kế hoạch cung ứng vật t− luôn là một nhân tố quan trọng giúp DN thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng năm, dựa trên những định hướng tối −u về cung ứng vật t− và chi phí SX, đặc biệt là các DN công nghiệp mỏ, lập kế hoạch cung ứng vật t− là việc xác định chính xác khối l−ợng vật t− cần mua và cần gia công sản xuất cho từng năm.
1.4.5.2. Các chỉ tiêu chủ yếu của kế hoạch cung ứng.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành một cách liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao, đòi hỏi phải có một l−ợng vật t− dự trữ. L−ợng vật t− đ−ợc dự trữ phải đảm bảo cho quá trình sản xuất đ−ợc liên tục, tối thiểu hoá chi phí dự trữ, phương pháp xác định vật tư dự trữ cụ thể là:
16
Ph−ơng pháp 1:
Xác định lượng vật tư dự trữ căn cứ vào mức thời gian dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm, sau đó xác định đ−ợc l−ợng vật t− dự trữ chung của toàn doanh nghiệp.
Ph−ơng pháp 2:
Xác định lượng vật tư dự trữ sao cho chi phí lưu kho và chi phí đơn đặt hàng là nhỏ nhất.
Các chỉ tiêu gồm có:
- L−ợng vật t− cần dùng trong năm kế hoạch (NCD):
Là l−ợng vật t− đ−ợc sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong năm kế hoạch, để phục vụ cho quá trình SX của doanh nghiệp (bao gồm SX công nghiệp, sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản và áp dụng các biện pháp tiến bộ kỹ thuËt).
- L−ợng vật t− dự trữ trong năm kế hoạch (NDT):
Là l−ợng vật t− cần thiết nhằm đảm bảo cho quá trình SX đ−ợc tiến hành một cách bình thường, liên tục và ổn định, được xác định căn cứ vào tình hình cung cấp vật t−, trong đó gồm:
+ L−ợng vật t− dự trữ th−ờng xuyên (DTX):
Là l−ợng vật t− dự trữ cần thiết nhằm đảm bảo cho DN hoạt động SX bình thường giữa hai kỳ cung ứng. Nó được tính toán trên cơ sở cường độ SX, mức tiêu hao vật t− và thời gian cung ứng.
Dự trữ th−ờng xuyên gồm dự trữ th−ờng xuyên lớn nhất (DTXmax) và dự trữ th−ờng xuyên trung bình (DTXTB).
+ L−ợng vật t− dự trữ bảo hiểm (DBH) là l−ợng vật t− cần cung cấp để
đảm bảo cho quá trình SX được tiến hành bình thường khi xảy ra những gián
đoạn, rủi ro như tăng cường độ SX so với dự kiến hoặc không đảm bảo về thời gian, số l−ợng, chất l−ợng vật t− cung ứng.
- L−ợng vật t− cần cung cấp năm kế hoạch (NKH):
17
Là l−ợng vật t− cần cung ứng nhằm đảm bảo cho SX ổn định, tránh những gián đoạn, rủi ro trong quá trình cung ứng vật t− cho SX.
- L−ợng vật t− mua ngoài năm kế hoạch (NMKH):
Là l−ợng vật t− sau khi l−ợng vật t− cần cung cấp năm kế hoạch trừ đi l−ợng vật t− huy động trong nội bộ DN.
Ngoài ra có thể xác định các chỉ tiêu theo đơn vị giá trị nh− sau:
CKH = NKHi x Pi (1.2) Trong đó:
NKHi: Là nhu cầu vật t− loại i năm kế hoạch.
Pi: Là đơn giá vật t− loại i năm kế hoạch.
1.4.5.3. Các ph−ơng pháp lập kế hoạch cung ứng vật t−.
- Ph−ơng pháp lập kế hoạch nhu cầu vật t− cần dùng trong SXKD năm kế hoạch (NCD):
+ Đối với loại vật t− có định mức:
NCD = Σ §i x Qi (1.3) Hay
NCD = Σ §i x Qi x Gi (1.4) Trong đó:
NCD: Là nhu cầu vật t− cần dùng của một loại vật t− năm kế hoạch.
Qi: Là khối l−ợng sản phẩm loại i cần sử dụng đến vật t−.
Đi: Là định mức tiêu hao vật t− cho một đơn vị sản phẩm loại i SX trong năm kế hoạch.
Gi: Là giá mua một đơn vị vật t− loại i.
+ Đối với vật t− không định mức:
NCD = BBC x KKH x KTK (1.5) Trong đó:
BBC: Là nhu cầu vật t− thực tế dùng trong năm báo cáo.
KKH: Là nhịp độ phát triển SX năm kế hoạch so với năm báo cáo.
18
KTK: Là hệ số sử dụng tiết kiệm vật t− năm kế hoạch so với năm báo cáo.
- Ph−ơng pháp lập kế hoạch nhu cầu vật t− cần cho dự trữ năm kế hoạch (NDT):
Dự trữ vật t− cho SX là rất cần thiết, do kế hoạch lập không chính xác, việc giao nhận vật tư không đúng kỳ hạn quy định và phương pháp cung cấp vật t− là mua một lần dùng cho một số ngày đồng thời cũng không mua một lần dùng cho cả năm. Bên cạnh đó, một số DNSX chịu ảnh hưởng của yếu tố thời vụ hoặc cung cấp vật t− có tính thời vụ. Vì vậy, cần phải dự trữ một l−ợng vật tư nào đó để đảm bảo cho SX được tiến hành bình thường, tránh sự gián
đoạn giữa các kỳ cung cấp.
L−ợng vật t− dự trữ cao hay thấp phụ thuộc vào các yếu tố nh− mức sử dụng vật t− trong một ngày đêm của DN; Mức giao hàng một lần về một loại vật tư nào đó; Tải trọng, tốc độ của phương tiện vận chuyển vật tư; Vị trí của DN ở gần hay xa nguồn cung cấp; Các thủ tục mua bán vật t−, chất l−ợng công tác của đơn vị cung ứng vật t−.
+ Kế hoạch nhu cầu vật t− dự trữ th−ờng xuyên (DTX).
Dự trữ th−ờng xuyên lớn nhất (DmaxTX):
DTX = VNG§ x TTX (1.6) Hay: DmaxTX = QNG§ x § x TTX (1.7) Trong đó:
VNGĐ: Là khối l−ợng vật t− sử dụng trong 1 ngày đêm kỳ kế hoạch.
TTX: Là thời gian cần thiết cho dự trữ th−ờng xuyên, đ−ợc tính bằng thời gian gi:n cách giữa các lần cung ứng.
DmaxTX: Là l−ợng vật t− dự trữ th−ờng xuyên lớn nhất.
Đ: Là mức tiêu hao vật t− cho một đơn vị sản phẩm.
QNGĐ: Là cường độ SX ngày đêm (Lượng sản phẩm SX trong 1 ngày
đêm).
19
KH CD
NGD T
V = N (1.8) Trong đó:
NCD: Là nhu cầu vật t− cần dùng năm kế hoạch.
TKH: Là số ngày làm việc năm kế hoạch.
∑
= ∑
Vi VixTi
Ttx ( )
(1.9) Trong đó:
Vi: Là l−ợng vật t− nhận đ−ợc của một lần giao hàng thứ i.
Ti: Là số ngày giao hàng gi:n cách giữa lần giao hàng thứ (i-1) và lần giao hàng thứ i.
Dự trữ th−ờng xuyên trung bình (DTB max ):
2 Dtbmax
Dtxtb = (1.10) ở đây, con số 2 đ−ợc hiểu là hệ số cung cấp xen kẽ giữa 2 lần cung ứng liÒn kÒ.
+ Kế hoạch nhu cầu vật t− dự trữ bảo hiểm (DBH):
DBH = TNG§ x TBH (1.11) Trong đó:
DBH: Là nhu cầu dự trữ bảo hiểm năm kế hoạch.
TBH: Là thời gian cho dự trữ bảo hiểm.
∑
∑ −
=
Vi T Ti Tbh Vix( bq)
(1.12) Vi: Là l−ợng vật t− nhận đ−ợc ở mỗi lần giao hàng ứng với Ti.
Ti: Là số ngày giữa 2 lần cung cấp liền kề nhau có khoảng cách cao hơn số ngày bình quân giữa các lần cung cấp kề nhau.
Tbq: Là số ngày bình quân giữa các lần cung cấp.
Hoặc: TBH = TCBDT + TVC + TTN (1.13)
20
Trong đó:
TCBDT: Là số ngày chuẩn bị vật t− dự trữ th−ờng xuyên tại nơi cung ứng.
TVC: Là số ngày vật t− đi đ−ờng.
TTN: Là số ngày kiểm tra tiếp nhận vật t− tại nơi cung ứng.
+ Nhu cầu vật t− dự trữ cho năm kế hoạch (NDT) đ−ợc xác định là:
NDT = DTX + DBH (1.14) Hay: NDT = VNG§ x (TTX + TBH) (1.15) Hay l−ợng vật t− dự trữ tồn kho cuối năm kế hoạch (NTKCK) chính bằng l−ợng vật t− dự trữ (NDT):
NTKCK = VNG§ x (TTX + TBH) (1.16) - Ph−ơng pháp lập kế hoạch nhu cầu vật t− kỹ thuật cần cung cấp năm kế hoạch (NKH):
Hay: NKH = NCD + NDTCK - NDT§K (1.17) 1.4.5.4. Quy trình lập kế hoạch vật t−.
Quy trình lập kế hoạch vật t− cũng là một quy trình xác định các mục tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu, quy trình lập kế hoạch năm cho vật t− có các b−ớc sau đây:
a. Nghiên cứu và dự báo.
Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch nào trong doanh nghiệp. Để lập đ−ợc kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về các
điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.
Tr−ớc khi lập kế hoạch vật t−, doanh nghiệp cũng phải tiến hành nghiên cứu và dự báo môi tr−ờng bên ngoài, môi tr−ờng bên trong doanh nghiệp.
Nhu cÇu vËt t− cÇn cung cÊp n¨m kÕ
hoạch
=
Nhu cÇu vËt t− cần dùng
n¨m kế hoạch
+
L−ợng vật t−
dự trữ tồn kho cuèi
n¨m kÕ hoạch
-
L−ợng vật t−
dự trữ tồn kho ®Çu n¨m
kế hoạch
21
b. Thiết lập các mục tiêu
Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải đ−ợc l−ợng hoá. Đối với kế hoạch năm cho vật t−, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác định
đ−ợc chính xác số l−ợng của từng loại vật t−, bao gồm:
- Nhu cầu vật t− cần dùng cho sản xuất.
- Nhu cầu vật t− cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch.
- Nhu cầu mua sắm vật t− trong kì kế hoạch.
Doanh nghiệp cần lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu đề ra.
c. Lựa chọn nhà cung cấp vật t−.
Nếu chọn một nhà cung ứng vật t−, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi nh− giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tưởng lẫn nhau, do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết khi có mâu thuẫn xảy ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật t− sẽ gặp rủi ro cao.
Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng, do các nhà cung ứng vật t−
có sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng đ−ợc giảm giá, việc cung ứng đảm bảo an toàn cao. Các nhà cung ứng muốn chiếm thị phần nhiều hơn, doanh nghiệp phải xác định và lựa chọn nhà cung ứng có uy tín, đảm bảo l−ợng hàng cung cấp hàng năm và loại trừ nhà cung cấp mất uy tín.
Khi lập kế hoạch năm cho vật t−, doanh nghiệp phải lựa chọn các công cụ để đạt đ−ợc mục tiêu. Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, các công cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực. Tài chính là một công cụ quan trọng, công việc mua sắm vật t− không thể thiếu nguồn lực tài chính. Do đó, khi lập kế hoạch vật t−, doanh nghiệp phải tính đến giá cả của vật t−, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp để có thể xác định l−ợng tiền chi cho vật t− của doanh nghiệp trong năm một cách hợp lý.
22
Nguồn nhân lực là cán bộ làm công tác mua sắm vật t−, cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác lập kế hoạch chịu trách nhiệm th−ờng xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch vật t− trong doanh nghiệp.
Các kho b:i để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật t− phải thật chắc chắn, đảm bảo đ−ợc chất l−ợng của vật t− trong quá trình bảo quản.
Phương tiện vận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo được chất lượng của vật tư
trong quá trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm đ−ợc chi phí vận chuyển vật t−.