1.6.1. Vai trò.
Cấp phát và sử dụng vật t− cho các phân x−ởng là công việc rất quan trọng của Phòng Kế hoạch-Vật t−, nó giúp cho việc sử dụng vật t− có hiệu quả
thể hiện ở một số ý nghĩa sau:
35
Đảm bảo vật t− cho sản xuất, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm, tận thu vật t− sử dụng để trách l:ng phí, phát hiện kịp thời l−ợng vật t− thừa hay thiếu
để báo cho Phòng Kế hoạch-Vật t−, giải phóng bớt l−ợng vật t− tồn kho, hiệu quả của của công tác này gắn liền với hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.6.2. Nhiệm vụ của cấp phát vật t−.
Để thực hiện nhiệm vụ này, bộ phận quản trị vật t− phải tiến hành nh−
sau:
Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất đảm bảo giao vật tư thuận lợi nhất cho sản xuất.
Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc liên quan đến hậu cần vật t−. Mục tiêu giảm chi phí cho công việc chuẩn bị, thực hiện chuyên môn hoá cho công việc chuẩn bị.
Kiểm tra việc giao vật t− và tình hình sử dụng vật t− ở các đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn.
Để thực hiện việc cấp phát vật t− đ−ợc tốt, phòng quản trị vật t− phải làm các công việc sau:
- Lập hạn mức cấp phát vật t− trong nội bộ doanh nghiệp theo tháng, quý dựa trên cơ sở khối l−ợng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật t−.
- Lập chứng từ cấp phát vật t− là chứng từ liên quan đến việc xuất kho (phiếu lĩnh vật t−, lệnh xuất kho), công việc quan trọng là chuẩn bị vật t− để cấp phát, đầy đủ về chủng loại, chất l−ợng, số l−ợng.
- Tổ chức giao vật t− cho các đơn vị tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện sử dụng vật t−.
1.6.3. Hạch toán chi tiết vật t−:
Tình hình nhập-xuất-tồn kho vật t− cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị theo từng mặt hàng, từng nhóm, từng loại, ở từng nơi bảo quản, sử dụng phải
đ−ợc hạch toán chi tiết để sẵn sàng phục vụ cho yêu cầu của quản trị. Vì vậy công tác hạch toán vật t− phải đảm bảo các yêu cầu sau:
36
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết vật t− hàng hóa theo từng kho hay từng bộ phận kế toán doanh nghiệp.
- Phải theo dõi liên tục hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho của từng loại, từng nhóm mặt hàng vật t− hàng hóa cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu bằng tiÒn.
- Phải đảm bảo số đối chiếu khớp, chính xác giữa số liệu của kế toán chi tiết và số liệu hạch toán chi tiết tại kho. Ngoài ra phải đối chiếu số liệu của kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp về tình hình vật t−.
Căn cứ vào các yêu cầu trên, doanh nghiệp có thể tính giá và hạch toán chi tiết vật t− xuất dùng trong kỳ nh− sau:
- Các phương pháp đánh giá vật tư tồn kho cuối kỳ:
+ Phương pháp đặc điểm riêng.
+ Ph−ơng pháp nhập tr−ớc xuất tr−ớc (first in first out-Fifo).
+ Ph−ơng pháp nhập sau xuất tr−ớc (last in first out-Lifo).
+ Ph−ơng pháp trung bình gia quyền.
Nguồn: Kế toán Mĩ trang 147.
- Các ph−ơng pháp hạch toán vật t−:
+ Ph−ơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào số liệu thực tế trên phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho sẽ ghi chép về mặt số l−ợng vào thẻ kho cho từng loại vật t−, mỗi loại vật t− đ−ợc mở một thẻ kho.
* Tại phòng kế toán: Theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập xuất về phòng kế toán để phản ánh vào sổ chi tiết cho từng loại vật t−. Số liệu trên sổ chi tiết phải khớp với số liệu trên thẻ kho về mặt số l−ợng.
+ Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
37
* Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào số liệu thực tế trên phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho sẽ ghi chép về mặt số l−ợng vào thẻ kho cho từng loại vật t−, mỗi loại vật t− đ−ợc mở 1 thẻ kho.
* Tại phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận phiếu nhập xuất từ kho, kế toán thực hiện việc kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ và tập hợp riêng chứng từ nhập vào bảng kê nhập, chứng từ xuất vào bảng kê xuất để cuối tháng vào sổ
đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển đ−ợc ghi cả chỉ tiêu số l−ợng và chỉ tiêu giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển thường được mở cho cả năm.
+ Ph−ơng pháp sổ số d−:
* Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép thì thủ kho còn sử dụng sổ số d− để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại vật t− theo chỉ tiêu số l−ợng.
* Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho sau đó xác nhận vào thẻ kho và ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất, từ đó vào bảng kê luỹ kế N-X-T. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng luỹ kế nhập, xuất để ghi vào phần nhập, xuất trên bảng N-X-T. [3, tr. 32-34].