3.1. Giải pháp trong cung ứng, dự trữ và sử dụng vật t−
3.1.1. Lập kế hoạch cung ứng và thực hiện các hợp đồng kinh tế
Hàng năm các nguồn hàng cung cấp cho Công ty là các bạn hàng quen thuộc đ: nhiều năm ký kết hợp đồng với Công ty. Công ty thường xuyên phải nghiên cứu, khảo sát giá cả vật tư trên thị trường từ các nguồn khác nhau để lựa chọn bạn hàng cho phù hợp, tiết kiệm chi phí nhất.
Đối với các đơn vị cung ứng cần phải quy định rõ trong hợp đồng về số l−ợng, chất l−ợng, quy cách, thời gian cung ứng. Tất cả những công việc này giao cho cán bộ đ: làm công tác vật t− nhiều năm, có nhiều kinh nghiệm và thường xuyên phải cử đi tập huấn về nghiệp vụ để nắm được các quy định của pháp luật về hợp đồng kinh tế, các chế độ chính sách mới ban hành của Nhà nước. Việc mua sắm vật tư phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và của Tập đoàn, đảm bảo vật t− có chất l−ợng, có nguồn gốc và xuất xứ rõ ràng, hợp pháp. Tăng c−ờng mua vật t− trực tiếp từ nhà sản xuất, hạn chế tối
đa mua qua các khâu trung gian làm tăng giá vật t−.
Công ty lập kế hoạch cung ứng phải bám sát diều kiện của sản xuất theo các quý. Mục tiêu của lập kế hoạch chính xác là đảm bảo cho sản xuất đ−ợc liên tục, nhịp nhàng, đúng tiến độ kế hoạch sản xuất đặt ra. Nếu không lập kế hoạch cung ứng vật t− tốt sẽ dẫn đến sản xuất bị động, không đảm bảo đ−ợc tiến độ, ách tắc sản xuất.
Nội dung kế hoạch cung ứng vật t− phải lập cụ thể cho từng thiết bị, tổ máy, từng công việc, đảm bảo đủ về số l−ợng, đúng về chất l−ợng, quy cách, chủng loại và thời gian cung ứng dựa trên nguyên tắc không v−ợt quá chi phí
78
giao khoán và các định mức sử dụng vật t− của Công ty đ: ban hành, phải có biện pháp để giảm chi phí lưu kho b:i, chi phí ký kết các hợp đồng, đơn đặt hàng. Kế hoạch cung ứng vật t− phải đ−ợc lập căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức kinh tế kỹ thuật, tồn kho vật t− cuối kỳ, khả
năng cung ứng của thị trường đối với các chủng loại vật tư. Quy trình lập kế hoạch cung ứng vật t− phải liên tục, đ−ợc hoàn thiện sát với yêu cầu thực tế để chủ động trong việc mua sắm, kịp thời phục vụ sản xuất, hạn chế tối đa việc mua đột xuất không theo kế hoạch, mua nhiều hơn nhu cầu thực tế làm tăng tồn kho bất hợp lý.
Do đó việc cung ứng vật t− phải đảm bảo: Chi phí dự trữ phải là nhỏ nhất, tìm ra biện pháp để tối −u hoá quá trình cung ứng, không bị ứ đọng vốn trong khâu dự trữ, phải luôn đủ về số l−ợng, chủng loại, quy cách, chất l−ợng,
đảm bảo cho sản xuất.
Nhà cung cấp vật t− có rất nhiều, các đơn vị cung cấp cả mặt hàng trong n−ớc sản xuất và mặt hàng nhập khẩu, Công ty cần lựa chọn nhà cung cấp
đảm bảo đúng theo các điều khoản trong hợp đồng và có uy tín nhiều năm.
Để ký hợp đồng có chất l−ợng và hiệu quả thì nội dung hai bên cần phải quan tâm đề cập đến một số vấn đề sau: Quy cách, chất l−ợng vật t− cần cung cấp; Phương tiện vận chuyển, địa điểm giao hàng và hình thức kiểm tra hàng hoá và cách thức giao, nhận hàng; Giá cả và hình thức thanh toán; Thời gian giao hàng và khối l−ợng hàng mỗi đợt giao; Các điều khoản phải ghi rõ trách nhiệm của mỗi bên nếu vi phạm hợp đồng.
Số l−ợng vật t− cần cung cấp trong hợp đồng phải đảm bảo: Số vật t−
dùng cho sản xuất theo từng kỳ kế hoạch; Vật t− dự phòng cho khả năng v−ợt kế hoạch; Vật tư dự trữ để duy trì sản xuất bình thường; Vật tư dự trữ cho đầu kỳ kế hoạch năm sau; Vật t− dùng cho các nhu cầu khác.
Do đặc tính thời vụ của sản xuất than hầm lò nên số l−ợng vật t− nhất là gỗ lò, thuốc nổ, sắt thép, nhiên liệu cung cấp trong các kỳ theo hợp đồng cũng
79
khác nhau (nh− kế hoạch mùa m−a, kế hoạch mùa khô hoặc kế hoạch 6 tháng
đầu năm hay 6 tháng cuối năm). Hợp đồng cung cấp vật t− trong năm đ−ợc xác định theo kế hoạch sản l−ợng sản xuất của các quý trong năm.
Vật t− của Công ty có rất nhiều chủng loại, chủ yếu là gỗ lò và thuốc nổ chiếm tỷ trọng lớn và đ−ợc sử dụng th−ờng xuyên, vì vậy, trong phạm vi luận văn nghiên cứu ta chỉ đi vào nghiên cứu hai loại vật t− này.
+ Sản l−ợng kế hoạch năm 2009 là 1.597.000 tấn than.
+ Định mức giao khoán:
- Gỗ lò là 11,5 m3/1000 tấn than = 0,0115 m3/tấn.
- Thuốc nổ là 158 kg/1000 tấn than = 0,158 kg/tấn.
+ Chi phí cho một đơn đặt hàng:
- Gỗ lò: Zđh = 1,9 tr.đ.
- Thuốc nổ: Zđh = 1,25 tr.đ.
+ ChÝ phÝ lưu kho:
- Gỗ lò: Zlk = 0,098 tr.đ/m3. - Thuốc nổ: Zlk = 0,007 tr.đ/kg.
Nh− vậy, Công ty cần ký hợp đồng cung cấp l−ợng vật t− là gỗ lò và thuốc nổ cho từng quý nh− sau:
Bảng 3.1. Bảng cung cấp vật t− chủ yếu cho Công ty năm 2009
L−ợng gỗ cần cung cấp (m3) L−ợng thuốc nổ cần cung cấp (kg) Quý
Kế hoạch sản l−ợng than khai
thác Sản xuất than
Dự phòng
10% Tổng cộng Sản xuất than
Dự phòng
10% Tổng cộng
I 400.000 4.600 460 5.060 63.200 6.320 69.520
II 370.000 4.255 425,5 4.680,50 58.460 5.846 64.306
III 377.000 4.335,50 433,55 4.769,05 59.566 5.956,60 65.522,60
IV 450.000 5.175 517,5 5.692,50 71.100 7.110 78.210
Céng 1.597.000 18.365,50 1.836,55 20.202,05 252.326 25.232,60 277.558,60
Số liệu của bảng 3.1. cho thấy, Công ty cần chú ý đến số lần mua hàng, quý II và quý III thời tiết m−a nhiều, số lần mua hàng giảm đi, còn quý I và quý IV ít ảnh h−ởng bởi thời tiết, sản l−ợng khai thác sẽ cao hơn nên phải tăng số lần mua hàng trong các tháng của hai quý này nhiều hơn. Đối với gỗ lò nên
80
bố trí nhập 2 tháng 3 lần, quý I và quý IV thuận lợi cho khai thác than có thể nhập một tháng 2 lần, đối với thuốc nổ nên bố trí nhập 2 tháng 3 đến 4 lần, quý I và quý IV có thể nhập một tháng 3 lần.
Khi tăng số lần mua hàng thì chi phí mua cũng tăng, song không đáng kể. Do đó nên mua thành nhiều đợt, kèm theo các biện pháp tìm kiếm, ký kết hợp đồng dài hạn với bạn hàng, trong đó chia thành nhiều đợt cung ứng và có các điều khoản điều chỉnh khi có sự thay đổi đột biến của thị trường cũng như
nhu cầu của sản xuất để giảm lượng dự trữ và chi phí lưu kho.
Trong hợp đồng cung ứng vật tư phải quy định chặt chẽ chế độ thưởng, phạt:
- Chế độ thưởng:
Để khuyến khích động viên các đơn vị cung ứng vật t− nâng cao tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện hợp đồng, nếu đơn vị cung ứng thực hiện đảm bảo về thời gian, số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại, quy cách vật t− theo đúng yêu cầu đ: ghi rõ trong hợp đồng thì Công ty sẽ trích thưởng cho đơn vị cung ứng. Mức độ thưởng dựa trên cơ sở khi cung ứng đảm bảo theo yêu cầu của sản xuất, tuỳ theo mức độ thực hiện tốt các điều khoản của hợp đồng tới đâu thì sẽ thưởng tới đó.
- Chế độ phạt:
Tuỳ theo mức độ vi phạm hợp đồng, gây nên thiệt hại cho sản xuất mà
đơn vị cung ứng vật t− có thể bị phạt. Số tiền phạt thi hành theo quy định của pháp luật hoặc trên cơ sở quy định trong hợp đồng giữa hai bên đ: thoả thuận.