2.2. Thực trạng công tác tổ chức cung ứng, dự trữ và sử dụng vật t− của Công ty TNHH một TV than Nam Mẫu - TKV
2.2.2. Phân tích tình hình cung ứng vật t−
Hàng năm l−ợng vật t− của Công ty đ−ợc cung cấp từ các nguồn:
Công ty Th−ơng mại và Dịch vụ Tổng hợp Quảng Ninh.
Công ty Vật t− Vận tải và Xếp dỡ Quảng Ninh.
Công ty Kim khí Quảng Ninh.
Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tế COALIMEX.
Xí nghiệp Hoá chất Mỏ và Cảng Bạch Thái B−ởi.
Viện Cơ khí Năng l−ợng và Mỏ.
Công ty Cổ phần Hạ Long.
Công ty Lâm nghiệp Uông Bí.
Xí nghiệp Sản xuất và Kinh doanh Lâm sản Bắc Giang.
Xí nghiệp Sản xuất và Kinh doanh Lâm sản Đông Bắc.
Công ty Cổ phần Sản xuất và Th−ơng mại than Uông Bí.
Xí nghiệp Th−ơng mại và Xây dựng Hà Nội.
Công ty Cổ phần Thiết bị điện.
Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí.
Doanh nghiệp T− nhân Việt Tuấn Uông Bí.
Công ty Cổ phần Vật t− Mỏ-Địa chất.
Công ty Cơ khí ô tô Uông Bí.
Công ty Vật t− và Xếp dỡ-TKV.
Ngoài ra còn một số Công ty, Xí nghiệp, đơn vị khác cung cấp vật t− cho Công ty. Quá trình cung ứng vật t− đ−ợc thể hiện trong sơ đồ 2.2. sau:
59
Hình 2.2. Sơ đồ quá trình cung ứng vật t−
Theo sơ đồ 2.2., Phòng Kế hoạch-Vật tư có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác cung ứng vật t− phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Kiểm tra, giám sát việc cấp phát sử dụng vật t−
theo định mức đ: đ−ợc phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý, năm xây dựng kế hoạch cung ứng vật t− cho cân đối, phù hợp với kế hoạch sản xuất để sản xuất đ−ợc nhịp nhàng, kịp thời đúng tiến độ.
Các loại vật t− chủ yếu của Công ty cần mua gồm có: Vật liệu nổ công nghiệp, gỗ chống lò, các loại phụ tùng ô tô cho xe loại KPAZ, xe loại KMAZ, xe gạt DZ 171, máy xúc KAWASAKI, lốp ô tô các loại và một số linh kiện thiết bị máy mỏ dùng để thay thế, sủa chữa, nhiên liệu xăng, dầu diezen, dầu
Xác định và xem xét nhu cầu vËt t−
Các căn cứ để lập kế hoạch và lập kế hoạch mua hàng
Nghiên cứu thị tr−ờng và lựa chọn đánh giá nhà cung ứng
Gửi đơn đặt hàng
đến các nhà cung ứng để mua hàng
Tổ chức kiểm tra và nhận vËt t− vÒ nhËp kho b:i
Xuất vật t− cho phân x−ởng sử dông
60
mỡ phụ, sắt, thép chống lò, cột chống thủy lực đơn, dàn chống di động, các thiết bị nh− ATOMAT phòng nổ, khởi động từ phòng nổ, quạt thông gió mỏ.
Kế hoạch thu mua vật t− của Công ty cũng góp phần đánh giá đ−ợc việc tiết kiệm hay l:ng phí, thông qua chi phí đặt hàng, hơn nữa có thể đánh giá sự biến động của giá cả vật tư trên thị trường. Khả năng thích nghi và tìm hiểu thị tr−ờng của Công ty ch−a linh hoạt, Công tác cung cấp vật t− cho thấy mỗi lần nhập vật t− không đều nhau và thời gian cung cấp không theo định kỳ, chủ yếu tập trung vào đầu năm và cuối năm.
Các hợp đồng kinh tế mua vật t− năm 2009 đ−ợc thể hiện trong bảng 2.5.
Bảng 2.5. Bảng thực hiện hợp đồng kinh tế với một số nhà cung cấp 2009
So sánh TH với H§KK
STT Nhà cung cấp Tên vật t− ĐVT Hợp đồng
ký kết Thực hiện
Tuyệt đối Tương
đối (%) 1 Công ty Lâm nghiệp Uông Bí Gỗ lò m3 12.568 9.250 -3.318 73,60 2 Xí nghiệp Sản xuất và Kinh doanh
Lâm sản Bắc Giang Gỗ lò m3 14.895 12.548 -2.347 84,24
3 Xí nghiệp Sản xuất và Kinh doanh
Lâm sản Đông Bắc Gỗ lò m3 9.866 8.985 -881 91,07
4 Công ty Cổ phần Sản xuất và Th-
−ơng mại Than Uông Bí Bình ắc quy cái 415 387 -28 93,25 5 Xí nghiệp Th−ơng mại và Xây dựng
Hà Nội Kim loại đen kg 202.526 158.263 -44.263 78,14
6 Công ty Cổ phần Thiết bị điện Kíp điện cái 489562 420.425 -69.137 85,88 7 Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí Ray các loại m 689 569 -120 82,58
8 Cộng ty Cổ phần Hạ Long Lốp ô tô bộ 161 178 17 110,56
9 Doanh nghiệp T− nhân Việt Tuấn
Uông Bí Dây mìn điện m 178.256 185.264 7.008 103,93
10 Công ty Cổ phần Vật t− Mỏ-Địa chÊt
Phụ tùng sửa
ch÷a bé 489 425 -64 86,91
11 Công ty Cơ khí ô tô Uông Bí Choòng khoan,
mũi khoan cái 526 483 -43 91,83
12 Công ty Vật t− và Xếp dỡ-TKV Thép các loại kg 16.254 15.268 -986 93,93 13 Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
Bạch Thái B−ởi
Thuốc nổ hầm
lò kg 360.500 341.756 -18.744 94,80
Nguồn: Tài liệu lưu trữ của Công ty.
Bảng 2.5. cho thấy hợp đồng mua vật t− ký kết với 13 nhà cung cấp, ký 89 bản hợp đồng có số l−ợng lớn, song phần thực hiện về mặt số l−ợng chỉ có 02 nhà cung cấp thực hiện đúng hợp đồng, trong đó Công ty Cổ phần Hạ Long cung cấp lốp ô tô đạt 110,56 %, tương ứng tăng 17 bộ lốp ô tô, Doanh nghiệp
61
Tư nhân Việt Tuấn Uông Bí đạt 103,93%, tương ứng tăng 185.264 m dây mìn, còn lại 11 nhà cung cấp ch−a thực hiện theo hợp đồng đ: ký kết, trong đó Công ty Lâm nghiệp Uông Bí chỉ đạt 73,60 %, tương ứng giảm (-3.318 m3) gỗ lò, đạt tỷ lệ thấp nhất và Công ty Công nghiệp Hoá chất mỏ Bạch Thái Bưởi
đạt 94,80 %, tương ứng giảm (-18.744 kg) thuốc nổ, đạt tỷ lệ cao nhất trong 11 nhà cung cấp không đạt hợp đồng ký kết. Do ảnh hưởng của giá cả thị trường nên làm ảnh hưởng lớn đến phần thực hiện của các hợp đồng cung cấp vật t−. Đây là vấn đề cần có biện pháp khắc phục kịp thời, bởi vì cung cấp vật t− không đúng hợp đồng sẽ làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn không hoàn thành kế hoạch sản l−ợng.
Riêng thuốc nổ, Công ty sử dụng với khối l−ợng lớn, nh−ng chỉ ký một hợp đồng duy nhất với một đối tác là Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Bạch Thái Bưởi, điều này có thể được lý giải là vật liệu nổ là một loại vật tư đặc biệt
đòi hỏi tính an toàn cao, công tác quản lý rất chặt chẽ nên Nhà nước chỉ cho phép một số đơn vị đ−ợc phép sản xuất kinh doanh, mặt khác Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam quy định các đơn vị trong Tập đoàn
đóng trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh phải mua vật liệu nổ của Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Bạch Thái B−ởi.
Năm 2009 là một năm tương đối thuận lợi cho Công ty TNHH một TV than Nam Mẫu về việc thu mua vật t−, mặc dù quá trình thực hiện các hợp
đồng vẫn còn hiện t−ợng vi phạm, không cung cấp hàng đủ về số l−ợng và thời gian nh− đ: ký kết. Về giá cả tuy có biến động song không lớn lắm so với hợp
đồng ký kết, mặc dù các hợp đồng kinh tế mua gỗ và thuốc nổ ký với các bạn hàng ch−a thực hiện đủ số l−ợng nh− hợp đồng đ: ký kết, song cũng không gây ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh của Công ty bị gián đoạn. Nguyên nhân của hiện t−ợng này là do hợp đồng ký kết ch−a sát với khả năng cung ứng của các nhà cung cấp. Việc Công ty ký hợp đồng với khối l−ợng lớn hơn nhu cầu cũng phải cần xem xét lại, l−ợng vật t− cung cấp cho Công ty từ các
62
nguồn đều không đạt kế hoạch. Đây là vấn đề cần có biện pháp khắc phục kịp thời, phải lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo hợp đồng ký kết. Qua đó cho thấy Phòng Kế hoạch-Vật tư tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác cung ứng vật t− ch−a đảm bảo an toàn cho sản xuất.
Bảng 2.6. Bảng cung ứng vật t− năm 2009
Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch thực hiện so với kế hoạch
STT Tên vật t− ĐVT
Số l−ợng Giá trị
(tr.đ) Số l−ợng Giá trị
(tr.đ) Số l−ợng Giá trị (tr.®)
Tỷ lệ giá
trị (%) 1 Thuốc nổ kg 576.834 7.187 462.595 6.476 -114.239 -711 90 2 Kíp điện cái 1.365.428 4.782 1.276.483 4.459 -88.945 -323 93 3 D©y m×n
điện m 1.876.235 738 1.654.237 766 -221.998 28 104
4 Gỗ chống
lò m3 39.878 20.921 31.839 19.104 -8.039 -1.817 91
5 ThÐp
chống lò kg 1.154.734 21.095 918.299 18.766 -236.435 -2.329 89 6 Thép các
loại kg 467.457 7.087 434.206 6.513 -33.251 -574 92
7 DÇu Diesel lÝt 2.054.768 27.313 2.115.418 25.358 60.650 -1.955 93 8 X¨ng A92 lÝt 601.342 7.117 554.574 6.655 -46.768 -463 94 9 DÇu nhên
các loại lít 156.934 4.877 147.524 4.426 -9.410 -452 91 10 Kim loại
®en kg 287.451 5.405 265.437 5.198 -22.014 -208 96
11 Hoá chất tr.đ 2.488 2.630 143 106
12 Vật liệu
x©y dùng tr.® 4.127 4.050 -77 98
13 Vật liệu
điện tr.đ 2.876 3.170 293 110
14
Phô ting S/C th−êng xuyên
tr.® 31.988 28.784 -3.204 90
15
Choòng khoan, mòi khoan
tr.® 11.982 11.478 -504 96
16 Phô ting
máng cào tr.đ 11.723 11.027 -696 94
17
VËt t− thiÕt bị phụ tùng khác
tr.® 91.435 84.054 -7.381 92
Céng 263.142 242.914 -20.228 92,31
Nguồn: Tài liệu lưu trữ của Công ty.
63
Bảng 2.6. cho thấy kế hoạch cung ứng vật t− năm 2009 về số tuyệt đối là 263.142 tr.đ nh−ng nhà cung cấp chỉ đáp ứng đ−ợc 242.914 tr.đ, giảm 20.228 tr.đ, về số tương đối, giá trị vật tư thực hiện so với kế hoạch giảm 7,69%.
Nhiều loại vật t− chủ yếu nh− gỗ chống lò, thuốc nổ, sắt thép, phụ tùng sửa chữa th−ờng xuyên, xăng dầu, cung ứng không theo kế hoạch mà hụt mức so với hợp đồng đ: ký kết, không thực hiện đúng theo các điều khoản trong hợp đồng.
VÝ dô:
Năm 2009, gỗ lò mua về nhập kho 13 lần, trong đó có 11 tháng mua, mỗi tháng 1 lần, riêng tháng 10 là mua 2 lần, khối l−ợng gỗ mỗi lần mua không
đều nhau, đợt mua cao nhất là 2.336 m3, đợt mua thấp nhất là 1.212 m3, l−ợng cung ứng không đều nhau này một mặt phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng gỗ của Công ty, mặt khác còn phụ thuộc vào tình hình sản xuất và l−ợng gỗ tồn kho.
Trong tháng 10 mua 2 lần với l−ợng gỗ là 3.993 m3 đây là l−ợng gỗ khá
lớn, cuối tháng 12 Công ty cũng mua gỗ về nhập kho 2.050 m3 để dự trữ gối
đầu sang năm sau, nguyên nhân chủ yếu là vào những tháng cuối năm thời tiết khô ráo thuận tiện cho việc khai thác than, nên l−ợng gỗ sử dụng cũng đòi hỏi phải nhiều hơn.
Bình quân mỗi tháng Công ty mua thuốc nổ 1 lần, chỉ riêng tháng 7 là không mua, thời gian cách qu:ng giữa 2 lần cung ứng cũng thay đổi theo từng
điều kiện của sản xuất, cũng nh− tình hình sử dụng và thời gian tồn kho, thời gian cách qu:ng dài nhất là 41 ngày, ngắn nhất là 26 ngày, thời gian cách qu:ng trung bình là 31 ngày. L−ợng thuốc nổ cung ứng mỗi lần không đồng
đều nằm trong khoảng từ 25 đến 40 tấn, vì mỗi lần mua còn phụ thuộc vào nhu cầu sản xuất và xe chở hàng chuyên dùng của bên bán, vì chỉ có xe bên bán mới đ−ợc cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép cho phép xe vận chuyển trên đ−ờng.
64
Chủng loại vật t− cần mua ch−a đạt nhu cầu của sản xuất, khi thiếu một số loại vật t− nh−ng lại không có vật t− cùng loại để thay thế, hoặc có vật t−
cùng loại nh−ng không thay thế đ−ợc do kém chất l−ợng, ví dụ: Cáp thép có chủng loại Φ23,5, Φ18, Φ15; át tô mát có chủng loại 380V-150A, 380V- 250A, 380V-50A; Choòng khoan khí ép có chủng loại L=1,5 m, L=2,0 m;
Choòng khoan than có chủng loại TQ L=1,5 m, ruột gà nối máy Φ16 L=1,5;
Cầu máng tr−ợt có chủng loại tôn 3ly, thép Inốc L=1,2m, thép Inốc L=1,5m.
Có loại vật t− mua nhiều, có loại vật t− mua ít gây thừa thiếu trong cung ứng vật t−. Công ty cần tính toán mua những loại vật t− có kích cỡ, tính năng, chất l−ợng gần nh− nhau để dễ thay thế và đảm bảo tính đồng bộ, cần cân đối theo nhu cầu giữa các loại vật t− trong cung ứng.