a. Hoàn thiện bộ máy tổ chức cung ứng, dự trữ và sử dụng vật t−.
Việc thực hiện công tác tổ chức cung ứng, dự trữ và sử dụng vật t− của Công ty ch−a thuận tiện trong tác nghiệp, quy trình thủ tục còn r−ờm rà, kiểm soát quy trình ch−a chặt chẽ, vì vậy, Công ty cần sắp xếp, bố trí thêm Phòng tài chính-Kế toán, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức-Lao động cùng kết hợp, tham gia vào điều hành công việc của bộ máy này.
Các Phòng phối hợp tính toán chính xác định mức tiêu hao vật t− cho từng chủng loại vật tư để giao khoán cho các phân xưởng, định mức này áp dụng đối với từng đường lò, mét lò, từng công việc cụ thể trên cơ sở số liệu cung cấp của Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức-Lao động và các phân xưởng.
Các Phòng ban này tham gia vào duyệt kế hoạch và giao kế hoạch vật t−
cho các phân xưởng hàng tháng, tham gia vào Hội đồng định giá, Hội đồng nghiệm thu số l−ợng, chất l−ợng vật t− mua vào, Hội đồng nghiệm thu kết quả
sản xuất tại phân xưởng, Hội đồng quản trị chi phí nội bộ. Cùng phối hợp nghiên cứu, đ−a ra các giải pháp cân đối, điều chỉnh chi phí vật t− kịp thời.
Công ty cần xây dựng hệ thống quản trị chi phí nội bộ để giao khoán và theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại phân xưởng, thiết lập một cách đồng bộ, giao khoán chi tiết, quy định rõ trách nhiệm đối với quản đốc, phó quản đốc phân xưởng, có chế độ thưởng nếu thực hiện tốt và chế độ phạt nếu làm sai quy định, nguyên tắc gây thiệt hại kinh tế.
yêu cầu cập nhật thông tin hàng ngày tại phân x−ởng và báo cáo chi phí vật t− về Phòng Kế hoạch-Vật t− qua mạng nội bộ, cần áp dụng kho ảo (t−ợng tr−ng) trên máy vi tính để điều tiết, sử dụng vật t− trong nội bộ.
94
Tăng cường giám sát hoạt động sản xuất và chi phí vật tư hàng ngày phải chặt chẽ, tăng cường kiểm tra, kiểm soát, điều hành chi phí, tạo nên động lực tiết kiệm chi phí vật t−.
Yêu cầu nhân viên theo dõi chi phí vật t− tại các phân x−ởng phải trực tiếp tham gia nghiệm thu khối l−ợng than, kiểm soát chi phí tại nơi sản xuất và báo cáo số liệu kịp thời về Phòng Kế hoạch-Vật t− để xử lý số liệu.
L:nh đạo Công ty phụ trách trực tiếp bộ máy và chỉ đạo công tác khoán chi phí vật t−, bố trí cán bộ có năng lực trong bộ máy này.
Để cung cấp vật t− kịp thời cho các phân x−ởng, nhân viên thống kê phân xưởng không phải viết sổ xin lĩnh vật tư gửi Phòng Kế hoạch-Vật tư để chờ phiếu xuất kho, vì nhu cầu vật t− của phân x−ởng đ: đ−ợc Công ty phê duyệt theo từng tháng, nhân viên thống kê phân x−ởng chỉ mang sổ xin lĩnh vật t−
chuyển cho thủ kho vào sổ, thủ kho đối chiếu nhập-xuất-tồn vật t− và viết phiếu xuất kho cấp vật t−, hàng ngày thủ kho làm các thủ tục chứng từ, báo cáo số liệu cho Phòng Kế hoạch-Vật t− để theo dõi và định kỳ chuyển cho Phòng Kế toán-Tài chính để hạch toán. Phòng Kế hoạch-Vật tư phải thường xuyên đối chiếu giữa chi phí vật t− sử dụng với sản l−ợng kế hoạch từng tháng của các phân x−ởng, nếu thấy bất hợp lý phải kiểm tra, rà soát tình hình lĩnh vật t− tại kho, cấp phát, sử dụng vật t− tại phân x−ởng nh− thế nào.
b. Hoàn thiện quy chế quản lý vật t−.
Khi tổ chức mua vật t− là hàng nhập khẩu, hàng trong n−ớc phải thực hiện theo các hình thức: Đầu thầu, chào hàng cạnh tranh. Mua trực tiếp của nhà sản xuất trong nước hoặc các đại lý độc quyền, hồ sơ mua bán vật tư sau khi đ−a về kho đ: đ−ợc Hội đồng kiểm nhập nghiệm thu chính thức, cán bộ phụ trách tiếp liệu lập phiếu nhập kho ngay, đồng thời viết giấy đề nghị thanh toán đ−ợc Giám đốc phê duyệt thanh toán, sau đó chuyển hồ sơ thanh toán về Phòng Kế toán-Tài chính chậm nhất 06 ngày khi đ: đầy đủ chứng từ pháp lý.
95
Khi nhập vật t− vào kho, đại diện của Phòng Kế hoạch-Vật t− chịu trách nhiệm chính trong công tác kiểm tra chất l−ợng, chủng loại vật t− nhập kho, nếu để hàng nhập kho không đảm bảo chất l−ợng kỹ thuật, không đúng chủng loại, gây thiệt hại về tài sản vật chất sẽ bị xử lý kỷ luật theo Quyết định của Giám đốc Công ty.
Khi xuất vật t− phải thực hiện theo nguyên tắc hàng nhập tr−ớc xuất trước, hàng nhập sau xuất sau, trường hợp đặc biệt có thể nhập trước xuất sau.
Cấp phát vật t− phải căn cứ theo yêu cầu thực tế của công việc, phải thông qua các b−ớc chính: Đề nghị cấp phát, duyệt cấp phát, kiểm tra vật t−, lập phiếu xuất kho, cập nhật hồ sơ chứng từ theo dõi hàng và các chứng từ liên quan khác. Hạn chế việc cấp vay vật t−, yêu cầu các đơn vị vay phải trả phiếu xuất vật t− trong vòng 04 ngày kể từ khi vay, nếu quá thời gian trên, thủ kho có quyền từ chối cấp phát vật t− và phân x−ởng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm, các phân xưởng phải hạn chế cấp vay vật tư, thường xuyên đảm bảo số l−ợng vật t− cho sản xuất.
Thủ kho kiểm tra phiếu xuất vật t− có hợp lệ không, yêu cầu ng−ời lĩnh vật tư kiểm tra trước khi ra khỏi kho và ký nhận đầy đủ trên chứng từ. Thủ kho phải có nghiệp vụ vững vàng, tuân thủ các nguyên tắc về quản lý kho, đảm bảo bí mật về hàng trong kho, không để người không có nhiệm vụ vào kho.
Thủ kho th−ờng xuyên kiểm tra kho b:i, nếu phát hiện kho b:i không
đảm bảo theo quy định phải báo cáo lên cấp trên để cho sửa chữa kịp thời chỗ bị hỏng, không đạt yêu cầu chứa đựng, bảo quản, kho b:i phải đảm bảo an ninh, an toàn bảo quản vật t−.
Thủ kho đ−ợc bàn giao và phải có trách nhiệm quản lý toàn bộ kho b:i về hiện vật và giá trị, nếu để xẩy ra vi phạm phải bồi thường thiệt hại, thủ kho phải có nghiệp vụ, trình độ quản lý kho b:i vật t−, nếu đảm bảo hoàn hành tốt nhiệm vụ cấp trên giao sẽ đ−ợc khen th−ởng theo quy chế khen th−ởng.
96
Trong công tác quản lý vật t− tuyệt đối không đ−ợc nhập khống, xuất khống vật t−, không qua sổ sách, chứng từ, không có hóa đơn và nguồn gốc vạt t−, nghiêm cấm cho vay m−ợn không có phiếu cấp phát, sử dụng vật t−
không đúng mục đích. Trường hợp vật tư lĩnh về không sử dụng thì phải nhập lại kho trong tháng, nếu phân x−ởng ch−a nhập lại kho phải có ý kiến của Giám đốc, nếu không, phân xưởng hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Tr−ờng hợp vật t− đ−ợc thanh lý bán ra ngoài Công ty, phải tuân thủ theo các quy định của Nhà nước và của Tập đoàn.
Phòng Kế hoạch-Vật t− có trách nhiệm tổng hợp và thực hiện các chế độ báo cáo tháng, quý, năm về vật t− theo quy định của Công ty và của Tập đoàn.