Kế hoạch thu mua hàng hoá có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Khi xây dựng kế hoạch thu mua hàng hoá thì công ty luôn phải tuân thủ nguyên tắc sau:
- Luôn đảm bảo đúng số lượng, chất lượng hàng hoá cũng như đúng lúc và lượng dự trữ hợp lý.
- Không bị ứđọng vốn trong khâu dự trữ
- Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn
Xuất phát từ nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch thu mua hàng hoá công ty phải dự vào các căn cứ sau:
- Tình hình tài chính của doanh nghiệp
- Năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như khả năng tiêu thụ hàng hoá của công ty.
- Tình hình thu mua nguyên liệu của năm trước và các chỉ tiêu kế hoạch trong nay
- Mứcđộ của thị trường thu mua hàng hoá khó khăn hay thuân lợi - Phương tiện vận chuyển và hệ thống kho bãi hiện có của doanh nghiệp Thu mua hàng hoá để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh là một công việc vô cùng khó khăn phức tạp. Trong điều kiện nguồn vốn có hạn mà công ty thu mua với khối lượng hàng hóa lớn với nhiều chủng loại và ở nhiều thị trường khác nhau. Các vấn đề luôn đặt ra cho công ty trong điều kiên kinh doanh phải được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó tiến độ thu mua trong kế hoạch của công ty phải phản ánh rõ các vấnđề sau:
- Nêu rõ chủng loại hàng hoá và quy cách các loại hàng hoá cần dùng trong từng thờiđiểm phù hợp với yêu cầu tiêu thụ sản phảm.
- Xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và sử dụng hàng đó tróng quá trinh kinh doanh.
Kế hoạch thu mua hàng hoá của công ty được xây dựng trên cơ sởđặt hàng của các khách hàng đã đặt hàng trước và các khách hàng đã kí hợp đồng dài hạn về tiêu thụ sản phẩm. Và có dự phòng trong tìm kiếm khách hàng. Việc xây dựng kế hoạch thu mua hàng hoá là sự phối hợp của các phòng ban. Nhưng kế hoạch thu mua hàng hoá trong kinh doanh thương mại chủ yếuđược xây dựng từ phòng kinh doanh tổng hợp vì phòng có vai trò tìm kiếm khách hàng và nhận trách nhiệm tiêu thụ sản phẩm. Phòng kế hoạch chính sách cũng đóng vai trò xây dựng kế hoạch cho công ty nhưng chủ yếu đảm nhận kế hoạch thu mua hàng nông sản cho bà con các dân tộc miền núi. Và có nhiệm vụ hộ trợ trong xây dựng kế hoạch toàn công ty.