Chương 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ KHOÁN QUẢN LÝ CHI PHÍ
1.4. Những vấn đề cơ bản về khoán chi phí
1.4.3. Các bước tiến hành khoán chi phí
1/. Phương pháp luận phân tích chi phí theo công đoạn:
Đối với sản xuất than do phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau, có thể là nối tiếp nhau, có thể là song song nhau, do vậy cần quản lý chi phí, giá thành theo từng
công đoạn trên cơ sở phân tích chi phí theo công đoạn, mô hình kinh tế quản trị đã được áp dụng ở một số nước nhất là Mỹ.
Phân tích chi phí theo hoạt động (Active based costing – ký hiệu là ABC) của học viện WILIAM DAVIDSON thuộc đại học MICHIGAN - Mỹ là một phương pháp hạch toán kế toán ở Mỹ trên cơ sở xem xét các hoạt động của một tổ chức và lấy hoạt động làm yếu tố cơ bản để phân tích, trong đó cần phải tìm hiểu:
- Các chi phí liên quan đến hoạt động đó như thế nào? Đòi hỏi những chi phí nào? nội dung chi phí gì? Bao nhiêu và ai quản lý chi phí đó? kết quả thu được là ai hay tổ chức nào hưởng lợi từ hoạt động đó? Cái gì buộc phải sử dụng nguồn lực cho hoạt động? nếu không sử dụng nguồn lực cho hoạt động đó thì mất cái gì?
Tại sao lại là các hoạt động? vì các hoạt động là các hành động nhằm vươn tới mục tiêu của tổ chức đó và buộc phải sử dụng nguồn lực và làm phát sinh chi phí.
Nguyên lý phát sinh chi phí dựa theo hoạt động ABC là mô tả và phân tích các chi phí liên quan đến từng hoạt động của từng tổ chức hay một doanh nghiệp, với doanh nghiệp thì hoạt động đó từ chuẩn bị và đầu tư, sản xuất sản phẩm hay dịch vụ cho đến tiêu thụ sản phẩm. Bản chất của vấn đề là mô tả chi phí theo đường đi của sản phẩm, bắt đầu từ nguyên liệu đến bán thành phẩm, rồi thành phẩm và trở thành hành hoá đem đi tiêu thụ. Khi sản phẩm phải trải qua nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau thì việc phân tích các chi phí theo từng giai đoạn sản xuất là để tìm được tăng giảm chi phí ở khâu nào? bộ phận nào? Giai đoạn nào? để trên cơ sở đó đề ra các giải pháp hữu ích.
Khái niệm về công đoạn: Công đoạn là một khâu hoặc một giai đoạn trong dây chuyền sản xuất của Xí nghiệp công nghiệp (Từ điển tiếng việt, ngôn ngữ học Việt Nam) [49, tr.290].
Như vậy đối với doanh nghiệp sản xuất thì hoạt động chính là các khâu trong dây chuyền công nghệ hay còn gọi là công đoạn trong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
2/. Mô hình phân tích chi phí theo hoạt động:
Giám sát phân bổ CP Giám sát SX
Hình 1.9 – Mô hình hoạt động chi phí theo hoạt động a/.Giám sát phân bổ chi phí:
Hình 1.10 – Sơ đồ giám sát phân bổ chi phí - Xác định các công đoạn:
- Mức tiêu hao các yếu tố: Xác định mức tiêu hao chi phí cho công đoạn, trong đó những chi phí trực tiếp có thể tập hợp vào các công đoạn, những chi phí gián tiếp liên quan đến nhiều công đoạn thì cần phải phân bổ theo tiêu chuẩn nhất định.
- Công đoạn: Mục đích xác định công đoạn là để cải tiến sản xuất, có thể bỏ những công đoạn không cần thiết hoặc gộp các công đoạn nhỏ lại với nhau thành công đoạn lớn hơn để phù hợp với mô hình quản lý.
Các yếu tố
Các công đoạn
Đối tượng tính CP
Các giải pháp thực hiện Đơn vị tính CP
Các yếu tố
Các công đoạn
Đối tượng tình CP
- Đơn vị tính chi phí công đoạn: Để đo lường khối lượng của công đoạn theo đối tượng chi phí
- Các đối tượng chi phí: Có thể là sản phẩm, có thể là khách hàng b/. Giám sát sản xuất:
Hình 1.11 – Sơ đồ giám sát phân bổ sản xuất
- Đơn vị tính chi phí: Xác định khối lượng công việc của công đoạn, các yếu tố làm tăng chi phí, các tác nhân làm tăng chi phí. mục đích đặt ra là cải tiến quản lý để sử dụng có hiệu quả chi phí đã bỏ ra.
- Các giải pháp thực hiện: Các định mức độ hoàn thành của từng công đoạn.
Mục đích theo dõi cải tiến ở mọi thời điểm, tạo ra mức bình quân mẫu và đề ra các chỉ tiêu và giải pháp quản lý chi phí tốt.
3/. Các bước tiến hành khoán chi phí:
* Bước 1: Xác định các công đoạn liên quan đến chi phí của doanh nghiệp:
- Mục tiêu chính của việc phân tích là gì?
Tìm hiểu được tổ chức các quy trình sản xuất kinh doanh được vận hành như thế nào.
Khi đã xác định được các công đoạn chúng ta có thể xác định được chi phí liên quan đến công đoạn đó, các chi phí liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp hay dịch vụ. Do đó giúp nhà quản lý ra quyết định về giá bán, tiếp thị.
Giám sát được kết quả thực hiện hiệu quả của mỗi công đoạn, cải tiến các quy trình công đoạn.
- Phạm vi của việc phân tích các công đoạn.
+ Tìm hiểu những thông tin công đoạn nào ta đã có sẵn, thông tin nào cần phải thu thập và thu thập ở đâu, bằng cách nào, có đáng tin cậy không, các phương pháp thường dùng là quan sát, phỏng vấn những người có trách nhiệm.
Đơn vị tính CP Các công đoạn SX
Các giải pháp thực hiện
Trả lời câu hỏi:
+ Ta có thể thay đổi một công đoạn nào đó được không, cải tiến có khả thi về mặt kỹ thuật không, và có hiệu quả không.
+ Mối quan hệ của các công đoạn như thế nào, có thể bổ sung cho nhau được không, một vài công đoạn nhỏ có thể gộp thành một công đoạn lớn được không
+ Ai hay bộ phận nào chịu trách nhiệm về từng công đoạn đó.
+ Mỗi công đoạn đều phải sử dụng đến một nguồn lực nhất định hay một khoản chi phí nhất định. Khi đã xác định được các công đoạn ta có thể thấy được các công đoạn tác động với nhau như thế nào, và các đầu vào cũng như đầu ra của mỗi công đoạn thông qua là sơ đồ quy trình. Trong mỗi công đoạn này có thể chi thành các công đoạn nhỏ do từng bộ phận chịu trách nhiệm để dễ theo dõi quản lý.
* Bước 2: Hình thành nội dung chi phí:
Mục đích bước này là nhằm xác định và lượng hoá các chi phí liên quan đến các công đoạn được xét. Các bước để lập nội dung chi phí như sau:
- Thu thập thông tin về chi phí, nguồn lực.
Tức là xác định được các nguồn lực được dùng cho các công đoạn đó như thế nào? Các tài liệu cần thu thập gồm: Các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, chế độ chính sách về tài chính, đối với người lao động, các chế độ liên quan khác; Các số liệu kế toán về báo cáo của năm trước và năm nay
- Xác định chi phí cho mỗi công đoạn.
Một khi đã xác định được các nguồn lực thì ta có thể xác định được chi phí cho mỗi công đoạn để làm được việc này ta phải hiểu công đoạn đó cần chi phí gì? Bao nhiêu?
- Xác định các đối tượng chịu chi phí.
Khi đã xác định được các đối tượng chịu chi phí là các sản phẩm, dịch vụ.
Doanh nghiệp có thể quyết định các vấn đề về định giá bán hàng hay dịch vụ, thêm bớt các sản phẩm hay dịch vụ hay thêm bớt các công đoạn trong dây chuyền sản xuất, hợp lý hoá dây chuyền sản xuất
Khi đã xác định được đối tượng chịu chi phí là các khách hàng chúng ta có thể quyết định chính sách quảng cáo, tiếp thị như thế nào? tự quết định giá bán hay đấu thầu phù hợp với từng khách hàng cụ thể.
Khi đã xác định được đối tượng chi phí của các nhà cung cấp ta có thể lựa chọn các nhà cung cấp mới hoặc củng cố các nhà cung cấp đã có, đồng thời qua đó ta có thể điều chỉnh các tiêu chuẩn mua hàng.
- Xác định các nhân tố thay đổi chi phí cho mỗi công đoạn
Để có thể phân bổ chi phí công đoạn cho từng đối tượng tính chi phí, cần xác định thuộc tính đo đếm của chi phí, nhằm thiết lập mối liên hệ giữa chi phí của mỗi công đoạn và đối tượng giá thành. Nhân tố thay đổi chi phí cho mỗi công đoạn thường là thước đo về khối lượng có thể xác định được cho mỗi đối tượng chi phí.
* Bước 3: Tìm tác nhân gây chi phí:
Mục tiêu của bước này là xác định các biến hay các nhân tố buộc các công đoạn phải tiêu dùng nguồn lực hay còn gọi là tác nhân gây chi phí. Trong phân tích chi phí theo công đoạn cần xác định “tác nhân gây chi phí” cho mỗi công đoạn là gì? Tác nhân gây chi phí là nhân tố gây ra chi phí đó, như vậy phải trả lời các câu hỏi sau:
- Cái gì làm phát sinh chi phí?
- Cái gì làm cho chi phí thay đổi? Tức là tìm nguồn ngốc hình thành về phát sinh chi phí để phân bổ chi phí vào từng đối tượng chi phí. Khi ta đã xác định được các tác nhân thì có thể tập trung vào các yếu tố gây chi phí thái quá trong một công đoạn nào đó. Tác nhân gây chí phí có thể bao gồm: các yếu tố như quy mô đơn hàng, độ phức tạp của quy trình công nghệ, điều kiện kỹ thuật, địa chất, điều kiện xã hội.v.v...
Như vậy đối với mỗi doanh nghiệp ta cần xác định tác nhân gây chi phí ứng với mỗi công đoạn trong doanh nghiệp là gì?
- Xác định thước đo kết quả: Các thước đo kết quả là một cách thức cung cấp thông tin về hiệu quả của các công đoạn khác nhau, thước đo kết quả có thể là không như nhau trong các công đoạn hay tổ chưứckhác nhau bởi vì chúng được thiết kế để đo đếm các biến số công đoạn nhất định.
- Phương pháp thu thập thông tin: Thước đo kết quả là yếu tố then chốt để giám sát kết quả của một công đoạn, nên phải có phương pháp thu thập dữ liệu theo thước đo kết quả trong một khoảng thời gian nhất định.
* Bước 4: Tính toán chi phí theo từng tác nhân gây chi phí
Bước này nhằm tính toán chi phí đơn vị theo tác nhân chi phí. Nó bằng đùng chi phí công đoạn chia cho số đơn vị của tác nhân chi phí;
* Bước 5: Tính toán chi phí vào các đối tượng chi phí
Bước cuối này là việc tính toán chi phí vào các đối tượng chi phí riêng biệt, đó là cách lấy số lượng đơn vị tác nhân chi phí ứng với mỗi đối tượng chi phí nhân với định mức theo tác nhân chi phí;
Nhận xét: Như vậy trong chương 1 của luận văn tác giả đã hệ thống hoá, phân tích những vấn đề lý luận cơ bản về chi phí, giá thành, trên cơ sở đó tiến hành phân loại chi phí và giá thành theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghịêp trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Với nội dung ở chương 1 là tiền đề để tiếp tục đi sâu vào thực tế, để phân tích việc quản trị chi phí ở các Mỏ than khai thác hầm lò hiện nay nhằm tiếp tục tìm ra các giải pháp để công tác quản lý chi phí được khoa học, chặt chẽ và mang lại hiệu quả kinh tế cao cho các Mỏ than khai thác hầm lò thuộc TKV nói chung và của Xí nghiệp than Cẩm Thành – Công ty TNHH MTV than Hạ Long – TKV nói riêng
Chương 2