CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.3. Các vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay KH cá nhân tại các ngân hàng thương mại
1.3.2. Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng cá nhân
1.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát
Cơ chế phê duyệt cần được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quy trình cho vay và đối tượng được quyền phê duyệt phải giữ một vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế đó.
Trước tiên là phê duyệt chung: như sự phê duyệt về lãi suất áp dụng trong ngày, vấn đề gia hạn nợ,…
Phê duyệt cụ thể liên quan đến một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Bắt đầu từ lúc nhận giấy đề nghị vay vốn của KH thì cần có sự xét duyệt về việc nhận hồ sơ đề nghị hay không, sau đó là phê duyệt về báo cáo đề xuất tín dụng, trưởng (phó) phòng tín dụng ghi lại ý kiến ở phần cuối báo cáo.
Qua giai đoạn thẩm định cho vay, phải có sự phê duyệt của cán bộ có thẩm
Trường Đại học Kinh tế Huế
quyền thì việc cho vay mới được tiến hành. Việc giải ngân sau đó cũng chỉ được tiến hành khi có đủ chữ ký của người có thẩm quyền tương ứng, mỗi lần KH rút vốn cần có chữ ký của trưởng phòng tín dụng vào khế ước rút vốn. Hoạt động phê duyệt này nhằm giảm rủi ro các nghiệp vụ không được phép vẫn thực hiện.
Sử dụng mục tiêu
Sử dụng mục tiêu là đề ra mục tiêu cụ thể để làm căn cứ thực hiện và kiểm tra việc thực hiện công việc. Nếu có sự khác biệt giữa mục tiêu đã thiết lập với thực tế thì cần tìm hiểu nguyên nhân (chỉ tiêu đề ra phải hợp lý, có thể thực hiện được, tránh vì đạt mục tiêu mà làm báo cáo giả, gian lận). Sự khác biệt đó có thể là dấu hiệu của những sai phạm hay biểu hiện cuả việc kinh doanh kém hiệu quả. Mục tiêu ngoài mục đích kiểm soát còn giúp khuyến khích, nâng cao hiệu quả đối với việc thực hiện quy trình cho vay.
Bất kiêm nhiệm
Đối với quy trình cho vay cần phải tách biệt các chức năng, bộ phận sau:
Bộ phận kế toán với bộ phận tín dụng.
Bộ phận tín dụng với thủ quỹ.
Kế toán và thủ quỹ (như tách biệt thủ quỹ và kế toán thanh toán; thủ quỹ và các kế toán khác,…).
Bảo vệ tài sản
Cho vay có đảm bảo đối với những khoản vay có khả năng gặp trở ngại trong khâu thu hồi vốn và lãi vay.
Chỉ thực hiện giải ngân khi việc cho vay đã được duyệt .
Kiểm tra đối chiếu trước khi giải ngân.
Kiểm tra việc sử dụng vốn vay sau khi giải ngân, xử lý những trường hợp vay nếu thấy cần thiết khi KH không trả nợ.
Quy định cụ thể cho việc bảo quản, sử dụng tài liệu, hồ sơ liên quan đến khoản vay,…
Đối chiếu
Đối chiếu nhu cầu vay với hạn mức tín dụng của KH.
Đối chiếu sự khớp đúng của hồ sơ, chứng từ trước khi ghi sổ, nhập liệu.
Đối chiếu sự khớp đúng giữa thông tin trên hồ sơ chứng từ và người vay (đối
Trường Đại học Kinh tế Huế
chiếu sự khớp đúng giữa CMND và người vay, giữa người nhận tiền và người có chiếu tên trong hồ sơ vay vốn,…) để giải ngân đúng đối tượng.
Đối chiếu TSĐB KH khai nhận với TS thực tế hiện có về hiện trạng, giá cả, quyền sở hữu,…
Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán.
Hệ thống chứng từ sổ sách
Chứng từ là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đồng thời cũng là biểu hiện của quy trình nghiệp vụ thông qua chữ ký, số liên đã phát hành và quá trình luân chuyển qua các cá nhân hay bộ phận có liên quan. Do đó, để kiểm soát chứng từ, sổ sách cần quan tâm các vấn đề sau:
Chứng từ cần đảm bảo thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết.
Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh, được đánh số thứ tự trước.
Ghi chép cần ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.
Đối với các chữ ký trên chứng từ: có bao nhiêu chữ ký trên chứng từ, do ai ký và ký vào đó để làm gì?
Đối với số liên: phát hành bao nhiêu liên? Cho những ai? ở đâu và để làm gì?
Chứng từ cần được đánh số liên tục, hoá đơn phải đóng dấu giáp lai nếu là tờ rời.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Trong quy trình cho vay, yêu cầu một số thủ tục kiểm soát sau:
Kiểm soát đối tượng sử dụng
- Đối tượng bên ngoài: cá nhân không có trách nhiệm tiếp cận với phần mềm đều không có quyền truy cập vào hệ thống nếu như không có sự chấp thuận và chỉ dẫn của người quản trị hệ thống.
- Đối tượng bên trong: mỗi nhân viên được quyền tiếp xúc với phần mềm đều có mật khẩu truy cập riêng. Phân quyền truy cập cho các đối tượng sử dụng hệ thống.
Kiểm soát dữ liệu
Đảm bảo hệ thống hoạt đông liên tục.
Dữ liệu gốc được lập bởi người quản trị hệ thống.
Giảm khoảng cách giữa thời gian phát sinh nghiệp vụ và cập nhật, ghi chép nghiệp vụ.
Kiểm tra. Theo dõi
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Hoạt động kiểm tra, theo dõi được thực hiện trong suốt quy trình cho vay. Từ kiểm tra hồ sơ KH, năng lực tài chính đến việc giải ngân đúng như cam kết trong hợp đồng tín dụng.
- Định kỳ phải tổ chức kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn vay, trả nợ vay cho ngân hàng, đôn đốc KH trả nợ khi đến hạn, quá hạn, trả tiền gốc và lãi.
- Kiểm tra, theo dõi việc thanh lý hợp đồng vay, chuyển nợ quá hạn, giải chấp TSĐB,…
Trường Đại học Kinh tế Huế