CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NHTM CỔ PHẦN ĐÔNG Á CHI NHÁNH TỈNH QUẢNG NGÃI
3.1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại chi nhánh
3.1.1. Tính chính trực của Ban GĐ
Trong môi trường làm việc của chi nhánh tính chính trực của Ban Lãnh Đạo thể hiện ở chỗ: khi các nhân viên không tuân thủ quy trình làm việc hoặc đi làm không đúng giờ sẽ bị khiển trách và có biện pháp phạt nhân viên như là không được thưởng vào quý đó chẳng hạn. Tuy nhiên, trong một buổi nói chuyện với các anh chị trong phòng Kinh Doanh, có một vài thông tin cho thấy các anh chị vào phòng kinh doanh hầu hết là nhờ “mối quan hệ quen biết” trong hệ thống Ngân hàng Đông Á và việc tuyển dụng nhân viên chỉ là hình thức, quan sát thấy thỉnh thoản PGĐ chi nhánh hay đi làm trễ hơn giờ quy định những điều này cũng thể hiện tính chính trực của Ban Lãnh Đạo chi nhánh chưa được đề cao và chưa làm gương cho cấp dưới.
3.1.2. Trình độ, năng lực của nhân viên
Các nhân viên trong chi nhánh đươc tuyển chọn đảm bảo có năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí, công việc của mỗi nhân viên. Hiện nay, chi nhánh có tổng cộng 56 nhân viên; trình độ đại học và trên đại học là 36 người, cao đẳng là 11 người, trung cấp là 5 người, Trung học phổ thông là 4 người.
3.1.3. Hội Đồng Quản trị và Uỷ Ban kiểm toán
Ở chi nhánh chưa có hội đồng quản trị và Uỷ Ban kiểm toán, xong hàng năm Hội sở chính của DAB sẽ cử người về chi nhánh để kiểm tra, kiểm toán. Ngoài ra, tại chi nhánh có phòng KSNB luôn theo dõi, kiểm soát công việc của các phòng ban. Phổ biến các quy định của Ban Lãnh Đạo tới các phòng ban và nhân viên.
3.1.4. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm trong công việc tại chi nhánh Chi nhánh DAB QN tuy là một chi nhánh có quy mô chưa lớn và chỉ mới thành lập trong vài năm gần đây nhưng vẫn có đầy đủ các bộ phận, phòng, ban và có quan hệ
Trường Đại học Kinh tế Huế
chặt chẽ với nhau; mỗi thành viên đảm nhiệm một vài khâu trong quy trình hoạt động xuyên suốt ấy. Nên mỗi thành viên cần phải biết cụ thể công việc của mình để không làm gián đoạn quá trình hoạt động của chi nhánh. Chính vì vậy, DAB QN luôn thể chế hóa những nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên và mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau bằng văn bản cụ thể lưu hành nội bộ.
3.1.5. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của Ban GĐ
Với một phong cách điều hành luôn mang lại sự thoải mái, tin tưởng đối với mọi nhân viên, Ban GĐ chi nhánh đã tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó mọi thành viên gắn kết với nhau bằng sự tin tưởng, quan sát môi trường làm việc của các anh chị trong phòng Kinh Doanh thấy rằng họ rất vui vẻ, hòa nhã khi tiếp xúc với nhau. Mọi khó khăn trong công việc đều được Ban GĐ lắng nghe và giải quyết, những việc gì cần giải quyết ngay tại các phòng sẽ do trưởng, phó phòng thực hiện. Nếu vượt quá quyền hạn sẽ được trình lên cấp cao hơn giải quyết trong thời gian nhanh nhất. Đối với những văn bản cần phổ biến sẽ có những cuộc họp giao ban hàng tuần, tổng kết mọi công việc đã làm được, chưa làm được và đang thực hiện, các trưởng phòng; (phó) phòng sẽ phổ biến lại cho nhân viên trong phòng cùng văn bản hướng dẫn thực hiện.
Ban lãnh đạo của DAB QN luôn cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với hoạt động của đơn vị. Những người trong Ban Lãnh Đạo chi nhánh đều được tuyển dụng, chọn lọc từ những nhân viên ưu tú nhất, có kinh nghiệm hoạt động trong nhiều năm và được đào tạo chuyên sâu theo chuyên ngành, hành vi ứng xử trong quá trình quản trị đều vì lợi ích chung cho chi nhánh, sống giản dị, tiết kiệm, tận tụy với công việc của chi nhánh. Các thành viên trong Ban Lãnh Đạo ngân hàng thường xuyên tiếp xúc, gần gũi với tất cả các thành viên trong chi nhánh, tạo môi trường làm việc thân thiện, quan tâm, chăm lo cho đời sống vật chất và tinh thần của các nhân viên trong đơn vị mình. Điều này tạo động lực để họ cố gắng làm việc.
Ban Lãnh Đạo của chi nhánh dựa vào các chính sách, chế độ của Ngân hàng Đông Á để đưa ra các quy định và cách thức kiểm tra, kiểm soát phù hợp cho hoạt động của chi nhánh, thể hiện qua các Quy chế, Quy định cụ thể cho từng phòng, ban, bộ phận. Căn cứ vào các văn bản này mà Lãnh Đạo của chi nhánh sẽ soạn thảo những
Trường Đại học Kinh tế Huế
quy định cụ thể và rõ ràng hơn để các nhân viên cấp dưới căn cứ vào đó thực hiện các hoạt động trong phạm vi công việc của mình. Hệ thống quy chế nội bộ của chi nhánh được soạn thảo tương đối đầy đủ và phân cấp như sau:
- Điều lệ tổ chức hoạt động của Ngân hàng Đông Á.
- Quy chế của chi nhánh (quy chế quản lý nội bộ, quy chế lao động và tiền lương, quy chế về quản lý tài sản...) do lãnh đạo chi nhánh ban hành.
- Các quy trình đào tạo, hướng dẫn, hạch toán, tín dụng cho các bộ phận, tại chi nhánh, ... do Ngân hàng Đông Á ban hành.
3.1.6. Chính sách nhân sự của chi nhánh
Ban Lãnh Đạo chi nhánh luôn nhận thức được đội ngũ nhân viên trong đơn vị không những luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, mà còn là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của chi nhánh.
Chi nhánh có phòng Tổ chức hành chính, phòng này thực hiện chức năng quản lý nhân sự, bao gồm tổ chức tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, điều chuyển nhân sự phù hợp với tính chất, yêu cầu công việc và khả năng của mỗi con người, theo dõi bậc lương, đóng bảo hiểm cho nhân viên của chi nhánh, thực hiện các chế độ đối với người lao động như Bộ Luật Lao Động.
Riêng việc bổ nhiệm Ban GĐ, các chức vụ quan trọng của chi nhánh thì phải thông qua Ban Lãnh Đạo của ngân hàng Hội sở chính ở thành phố Hồ Chí Minh theo tiêu chuẩn cụ thể đã quy định trong điều lệ ngân hàng, theo đó, GĐ chi nhánh là người do trụ sở chính cử ra và PGĐ là người bản địa. Điều này làm tăng tính hiệu quả trong công tác quản lý.
Ban Lãnh Đạo luôn quan tâm và chú trọng đến công tác phát triển nguồn nhân lực. Do quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng nên số lượng cũng như chất lượng của nhân viên động đòi hỏi phải tăng lên đáng kể. Chi nhánh đã có chính sách đào tạo đội ngũ nhân viên; gửi đi đào tạo dài hạn, bồi dưỡng ngắn hạn một số lượng các nhân viên. Cuối mỗi quý, mỗi năm tất cả các nhân viên điều được đánh giá thành tích công việc. Nhân viên sẽ cải thiện những điểm yếu thông qua nhiều hình thức đào tạo. Các điểm nổi bật sẽ được Phòng Hành Chính ghi nhận để làm căn cứ xem xét việc phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Ngoài ra, chi nhánh còn đầu tư rất nhiều trong việc
Trường Đại học Kinh tế Huế
tìm kiếm các ứng viên giỏi chuyên môn, có tư chất lãnh đạo để đào tạo đội ngũ kế thừa. Chính sách nhân sự trong những năm qua cũng đã tác động đến quá trình quản trị và điều hành đạt được các mục tiêu trong kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh cũng như hiệu quả kinh tế gắn liền với hiệu quả xã hội. Lãnh Đạo chi nhánh cũng đã quan tâm đến nhân viên, từng bước cải thiện đời sống vật chất tinh thần như: tiền lương, chế độ khen thưởng, bồi dưỡng... Điều đó giúp nhân viên yên tâm công tác và có tinh thần xây dựng tập thể, đơn vị ngày càng vững mạnh.