3.1 Những phương hướng chung
3.2.5 Xây dựng bảng mô tả công việc, tiêu chuẩn vị trí của mỗi chức
Tại mỗi phũng ban của Cụng ty, mỗi nhõn viờn ủều ủược giao trỏch nhiệm hoàn thành công việc. Phân công giao trách nhiệm về công việc cụ thể cho từng người, một mặt giỳp cỏc nhà lónh ủạo kiểm soỏt nhõn viờn của mỡnh, mặt khỏc nõng cao tinh thần trỏch nhiệm của mỗi nhõn viờn. Do ủú, việc xõy dựng bảng mô tả công việc chính xác, tiêu chuẩn hoá vị trí của mỗi chức danh lao ủộng trong cụng ty là một việc làm quan trọng, là căn cứ ủể sắp xếp, bố trớ và tuyển dụng lao ủộng. Một bảng mụ tả cụng việc chớnh xỏc cũng rất cần thiết khi ủăng quảng cỏo tuyển dụng. Nú giỳp cho cụng ty thấy một cỏch rừ ràng là ủang tỡm kiếm năng lực cụ thể nào và hướng quảng cỏo của Cụng ty vào những ủặc tớnh ủú ủể thu hỳt những ứng viờn ủỏp ứng ủược yờu cầu một cỏch tốt nhất. Do ủú, luận văn sẽ mụ tả cụng việc và tiờu chuẩn của người làm công việc ở một số phòng ban.
3.2.5.1 Phòng tổ chức hành chính a. Phó phòng hành chính
* Nhiệm vụ:
- Quản lý hoạt ủộng hành chớnh của cụng ty.
- Quản lý tài sản riờng của văn phũng, ủảm bảo trang thiết bị văn phũng hoạt ủộng tốt.
- Phõn tớch cỏc hoạt ủộng hàng ngày trong văn phũng, giấy tờ sổ sỏch, quản lý ủơn từ, sắp xếp văn phũng, thực hiện cỏc thay ủổi cần thiết.
- Xõy dựng cỏc quy chế hành chớnh, lương, thưởng và cỏc chế ủộ khỏc cho phự hợp với mụ hỡnh của cụng ty tại từng thời ủiểm.
- Tuyển dụng, ủào tạo nhõn sự theo cỏc yờu cầu của cỏc bộ phận trong công ty.
- Theo dừi, giỏm sỏt và ủỏnh giỏ hiệu quả cụng việc của ủội ngũ nhõn viên Công ty.
- Phối hợp cỏc bộ phận ủể ủỏnh giỏ hiệu quả cụng việc, ủề xuất chế ủộ chính sách.
- Tổ chức và sắp xếp hồ sơ nhân sự và hồ sơ hành chính của Công ty.
- Theo dừi hợp ủồng lao ủộng, tham gia cỏc chế ủộ cho CBCNV.
*Yêu cầu:
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn. Chuyờn ngành: Quản trị nhõn lực, Kinh tế lao ủộng/ Luật/ Hành chớnh / Quản trị kinh doanh.
- Kinh nghiệm thực tế: ít nhất 2 năm làm công tác phó phòng, có kinh nghiệm về cụng tỏc quản trị nguồn nhõn lực, tuyển dụng, ủào tạo và xõy dựng hệ thống chớnh sỏch ủói ngộ.
- Kỹ năng: Thành thạo Internet và tin học văn phòng, bằng B Tiếng Anh trở lên.
b. Nhõn viờn làm cụng tỏc lao ủộng tiền lương
* Nhiệm vụ
- Xõy dựng và quản lý kế hoạch về lao ủộng, tiền lương phự hợp với nhiệm vụ của Cụng ty trờn cơ sở chế ủộ tiền lương của Nhà nước ở từng giai ủoạn cụ thể.
- Xõy dựng ủơn giỏ tiền lương bỏo cỏo cấp trờn phờ duyệt và giao ủơn giỏ cho cỏc ủơn vị.
- Quản lý tình hình thực hiện quỹ tiền lương, trích nộp BHXH, BHYT của người lao ủộng.
- Tổng hợp bỏo cỏo hàng tuần, thỏng, quý năm của cỏc ủơn vị thành viờn xõy dựng quy chế trả lương phự hợp cho từng ủơn vị.
- Theo dừi ngày cụng, chế ủộ nghỉ phộp, việc riờng, ốm ủau, thai sản…của CBCNV.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ðại học trở lờn. Chuyờn ngành: Khối kinh tế.
- Kinh nghiệm thực tế: Ít nhất 1 năm làm cụng tỏc lao ủộng tiền lương.
- Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng, bằng A tiếng Anh trở lên c. Nhân viên làm công tác chính sách
* Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch và trực tiếp làm cụng tỏc tuyển dụng lao ủộng cho cụng ty.
- Nắm chắc chế ủộ chớnh sỏch của Nhà nước, TKV. Giải quyết cỏc chế ủộ chớnh sỏch cú liờn quan tới người lao ủộng (hưu trớ, tử tuất, thuyờn chuyển…).
- Thực hiện công tác nâng lương gián tiếp hàng năm cho người lao ủộng. Bỏo cỏo cấp trờn phờ duyệt.
- Lập kế hoạch mua và làm thủ tục bảo hiểm cho người lao ủộng.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: tốt nghiệp ủại học trở lờn.Chuyờn ngành: Khối kinh tế/Quản trị nhân lực
- Kinh nghiệm: Ít nhất có 1 năm làm công tác chính sách
- Kỹ năng: Tiếng anh trỡnh ủộ A trở lờn, thành thạo tin học văn phũng.
c. Nhân viên văn thư
* Nhiệm vụ:
- Giao nhận, lưu giữ hồ sơ, sổ sách của phòng.
- ðảm bảo văn phòng phẩm của phòng.
- đánh máy, tổng hợp báo cáo, công văn, giấy tờ theo yêu cầu.
* Yêu cầu:
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn.Chuyờn ngành:Văn thư lưu trữ/Quản trị nhân sự
- Giới tính: Nữ.
- Kinh nghiệm thực tế: 1- 2 năm kinh nghiệm.
- Kỹ năng: Có khả năng giao tiếp, thành thạo Internet và tin học văn phũng, ủỏnh mỏy nhanh, cú bằng A Tiếng Anh trở lờn.
3.2.5.2 Phòng kế hoạch và thị trường a. Phó phòng kế hoạch và thị trường
* Nhiệm vụ
- Triển khai kế hoạch năm thành kế hoạch thỏng, quý cho cỏc ủơn vị sản xuất.
- ðiều hành toàn bộ hoạt ủộng của bộ phận kế hoạch khi cú uỷ quyền của trưởng phòng.
- Quản lý toàn bộ công nhân viên thuộc bộ phận.
- Tham mưu giỳp trưởng phũng chỉ ủạo cụng tỏc chế biến than: chất lượng than trong chế biến và giao nhận, nghiên cứu sang kiến cải tiến kỹ thuật sản xuất than phù hợp với các hộ tiêu dùng.
- Tiếp nhận ủơn hàng và phõn bổ theo ủịnh hướng kế hoạch ủó phờ duyệt.
- Cập nhật về số liệu than mua than bán hàng tuần, tháng, quý, năm.
* Yêu cầu:
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn. Chuyờn ngành: Kinh tế/Quản trị Kinh doanh.
- Kinh nghiệm: 2-5 năm kinh nghiệm.
- Kỹ năng: Cú khả năng giao tiếp tốt, cú khả năng quản lý ủiều hành.
nhanh nhẹn, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao,thành thạo tin học văn phòng, có bằng B Tiếng Anh trở lên.
b. Nhân viên phòng thị trường
* Nhiệm vụ
- Khai thác khách hàng mới.
- Chăm sóc khách hàng cũ của công ty.
- Lờn kế hoạch quảng bỏ hỡnh ảnh Cụng ty lờn cỏc phương tiện ủại chúng.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học. Chuyờn ngành: Kinh tế/Quản trị Kinh doanh.
- Kinh nghiệm: 1-2 năm.
- Kỹ năng: Cú khả năng ủàm phỏn với khỏch hàng và cỏc nhà cung cấp.
Trỡnh ủộ tiếng anh bằng B trở lờn.
3.2.5.3 Phòng kế toán thống kê a. Phó phòng kế toán thống kê
* Nhiệm vụ:
- Tập hợp, ủối chiếu, phõn tớch cỏc bỏo cỏo kế toỏn của cỏc bộ phận ủể lập báo cáo kê khai quyết toán thuế/ báo cáo thống kê của toàn công ty.
- Giỳp việc và ủược kế toỏn trưởng phõn cụng thực hiện một số cụng việc thuộc trách nhiệm của kế toán trưởng.
- Ngoại trừ cú văn bản uỷ quyền (cú sự ủồng ý của phú phũng kế toỏn) các trường hợp khác Phó phòng kế toán không chịu trách nhiệm pháp lý trong trong những việc làm thay cho Kế toán trưởng.
- Thay mặt cho kế toán trưởng tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các sổ sỏch, chứng từ, hồ sơ, tài liệu … liờn quan một cỏch khoa học, hợp lý ủể thuận lợi trong việc truy tìm, cung cấp thông tin khi cần thiết.
- Thay mặt kế toán trưởng, giải thích một số số liệu báo cáo tài chính kế toỏn trước Giỏm ủốc và cỏc ủơn vị cú thẩm quyền.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về các loại vốn, các loại quỹ của Công ty.
- Xỏc ủịnh cỏc khoản thanh toỏn với ngõn sỏch nhà nước, với ngõn hàng, khách hàng và nội bộ công ty.
- Kiểm tra tớnh chớnh xỏc, trung thực cỏc bỏo cỏo của ủơn vị trước khi kế toỏn trưởng, lónh ủạo Cụng ty ký duyệt.
- Kiểm tra thường xuyờn và cú hệ thống việc thực hiện cỏc chế ủộ quản lý kinh tế - tài chính trong công ty.
- ðối chiếu số liệu phát sinh khi khóa sổ hàng tháng với các kế toán viên của phòng.
- ðiều chỉnh, bổ sung các bút toán, hạch toán kế toán.
- Tổ chức hạch toán chi tiết từng nguồn kinh phí, từng mục, khoản mục.
- Kết chuyển xử lý cỏc khoản chi phớ hợp lý, phự hợp với chế ủộ kế toỏn, quy ủịnh của Cụng ty/Nhà nước.
- Xỏc ủịnh doanh thu, chi phớ và lói lỗ, lập sổ tổng hợp và kế toỏn chi tiết hàng tháng.
- Tớnh toỏn ủể phõn bổ, trớch trước cỏc khoản chi phớ một cỏch khoa học và hợp lý, phự hợp với chế ủộ kế toỏn, với quy ủịnh của Cụng ty và phỏp luật về kế toán.
- Thu thập, nghiờn cứu cỏc văn bản phỏp luật liờn quan ủể hướng dẫn, ủào tạo cỏc kế toỏn phần hành.
- Giỳp lónh ủạo phũng dự thảo cỏc văn bản về cụng tỏc kế toỏn - tài chớnh trỡnh Ban Tổng Giỏm ủốc ban hành ỏp dụng trong ủơn vị.
- Tham mưu nghiệp vụ kế toán - tài chính cho kế toán trưởng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ:Tốt nghiệp ủại học trở lờn.Chuyờn ngành: Tài chớnh kế toỏn.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm.
- Kỹ năng: Có kiến thức về lĩnh vực kế toán, tài chính, ngân hàng.
- Hiểu, khai thỏc, ỏp dụng hiệu quả cỏc chế ủộ, chớnh sỏch của Nhà nước về quản lý kế toán, tài chính doanh nghiệp.
Kỹ năng cập nhật/theo dừi/ủối chiếu/truy tỡm số liệu; lập cỏc bỏo cỏo, mẫu biểu kế toán, tổng hợp các số liệu, phân tích, dự báo, kiểm soát các số liệu, chỉ số liờn quan, suy luận, ủỳc kết, ủề xuất và giải quyết vấn ủề.
Cú khả năng hướng dẫn, ủào tạo, cần cự, siờng năng, trung thực, ứng xử linh hoạt, khả năng truyền ủạt, diễn ủạt ý tưởng chớnh xỏc, ngắn gọn, dễ hiểu, khả năng thuyết phục, lịch sự, chững chạc, tự tin.
Sức khoẻ: Tốt.
Tiếng Anh giao tiếp (tương ủương trỡnh ủộ B).
Sử dụng thành thạo Word, Excel. Am hiểu phần mềm kế toán.
b. Nhân viên kế toán tổng hợp
* Nhiệm vụ:
- Hướng dẫn về mặt nghiệp vụ, phương pháp lập chứng từ hợp lệ phục vụ cho công tác tài chính kế toán, hạch toán và thủ tục thanh toán quyết toán ủỳng nguyờn tắc và chế ủộ hiện hành.
- Phõn tớch hoạt ủộng kinh tế, ủề xuất cỏc giải phỏp nõng cao hiệu quả sử dụng dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Lưu giữ cỏc hợp ủồng kinh tế của cụng ty và thực hiện theo quy chế bảo mật.
- Tổng hợp cỏc số liệu tài chớnh cuối mỗi niờn ủộ kế toỏn.
- Quản lý nguyờn, nhiờn vật liệu, tài sản cố ủịnh, tớnh trớch khấu hao tài sản cố ủịnh.
- Quản lý việc trích lập và sử dụng các quỹ của công ty.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn. chuyờn ngành: Tài chớnh kế toỏn
- Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm làm công tác kế toán.
- Kỹ năng: Tiếng Anh trình bằng A trở lên, thành thạo tin học văn phòng, phần mềm kế toán của Công ty
c. Nhân viên kế toán Lương, BHXH
* Nhiệm vụ:
- Theo dừi và lập bỏo cỏo thu nộp BHXH, BHYT theo quy ủịnh.
- Quản lý tiền lương, theo dõi việc chi trả lương, thưởng cho cán bộ - CNV trong toàn công ty.
- Tớnh tiền lương, thưởng, cỏc khoản phải nộp của người lao ủộng.
- Theo dừi chi phớ, tổng hợp số liệu của cỏc ủơn vị trong toàn Cụng ty.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn. Chuyờn ngành: Tài chớnh kế toỏn - Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm làm công tác kế toán
- Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng, có Bằng A tiếng anh trở lên,biết sử dụng phần mềm kế toán của Công ty.
d. Nhân viên kế toán ngân hàng, thuế
* Nhiệm vụ:
- Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, thanh toán với các ngân hàng, tổ chức tín dụng.
- Theo dừi việc sử dụng nguồn vốn và cỏc hoạt ủộng tài chớnh của cụng ty.
- Huy ủộng vốn, quản lý tài sản của cụng ty.
- Theo dừi việc nộp thuế, cỏc khoản ủúng gúp, cỏc khoản ủược khấu trừ theo quy ủịnh.
- Tổng hợp và lập bỏo cỏo thuế theo quy ủịnh.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ðại học trở lờn, thành thạo tin học văn phũng,
phần mềm kế toán của công ty.
- Chuyên ngành: Kế toán tài chính, kế toán ngân hàng, kiểm toán - Kinh nghiệm: ít nhất 3 năm làm công tác kế toán
- Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng, có bằng A tiếng anh, biết sử dụng phần mềm kế toán của công ty
e. Thủ quỹ
* Nhiệm vụ
- Quản lý tiền mặt của công ty.
- Chi, thu tiền mặt của CBCNV trong công ty và khách hàng.
- Quản lý, bảo quản, phõn loại, sắp xếp và ủưa vào lưu trữ tài liệu kế toỏn theo quy ủịnh.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn. Chuyờn ngành: Tài chớnh kế toỏn - Kinh nghiệm thực tế: Ít nhất 3 năm làm công tác kế toán.
- Kỹ năng: Thành tạo tin học văn phòng, có bằng A tiếng Anh trở lên 3.2.5.4 Các trạm giao nhận than và phân xưởng
a. Trạm phó
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ kinh tế xã hội do giỏm ủốc giao hàng thỏng, quý, năm.
- Trực tiếp chỉ ủạo khõu chế biến và bỏn than theo sự chỉ ủạo của cụng ty ủảm bảo ghi chộp chứng từ ban ủầu trung thực ủỳng chế ủộ quy ủịnh của nhà nước, lập sổ sỏch chứng từ, quản lý theo dừi tiền hàng theo ủỳng quy ủịnh của nghành ủơn vị cấp trờn.
- Tổ chức giao nhận, bảo quản, bảo vệ hàng hoá giao than theo khách hang ủỳng số lượng, chất lượng chủg loại.
- Quản lý kho than khụng ủể mất mỏt,hao hụt hoặc giảm phẩm cấp than, quy hoạch kho bói theo ủỳng chủng loại than.
- Bảo ủảm quan hệ tốt, giữ tớn nhiệm với khỏch hàng,chủ ủộng tiếp thị mở rộng thị trường.
- ðiều hành cỏc cụng việc khi ủồng chớ trạm trưởng ủi vắng cú uỷ quyền
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn.Chuyờn ngành:Kinh tế doanh nghiệp/Kinh tế mỏ
- Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm làm trạm phó
- Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng, bằng B tiếng Anh, trung cấp chính trị
b. Nhân viên giao nhận
* Nhiệm vụ:
- Trực tiếp chế biến và bỏn than theo sự chỉ ủạo của cụng ty, ủảm bảo ghi chộp chứng từ ban ủầu trung thực ủỳng chế ủộ quy ủịnh của nhà nước, lập sổ sỏch chứng từ, quản lý theo dừi tiền hàng theo ủỳng quy ủịnh của nghành ủơn vị cấp trờn.
- Tổ chức giao nhận, bảo quản, bảo vệ hàng hoá giao than theo khách hàng ủỳng số lượng, chất lượng chủng loại.
- Quản lý kho than khụng ủể mất mỏt,hao hụt hoặc giảm phẩm cấp than, quy hoạch kho bói theo ủỳng chủng loại than.
- Bảo ủảm quan hệ tốt, giữ tớn nhiệm với khỏch hàng,chủ ủộng tiếp thị mở rộng thị trường.
* Yêu cầu
- Trỡnh ủộ: Tốt nghiệp ủại học trở lờn.Chuyờn ngành: Kinh tế doanh nghiệp/Kinh tế mỏ
- Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm làm công tác giao nhận
- Kỹ năng: Biết sử dụng tin học văn phòng, có bằng A Tiếng Anh trở lên Tóm lại, Qua phần nghiên cứu cơ sở lý thuyết chương 1 về công tác quản trị nhân lực và thực trạng của Công tác quản trị nhân lực tại Công ty kinh doanh than Quảng Ninh luận văn xin ủưa ra một số giải phỏp cụ thể của cụng tỏc quản trị nhõn lực nhằm ủổi mới hoàn thiện hơn gúp phần vào cụng tỏc sản xuất kinh doanh của danh nghiệp:
+ ðổi mới nhận thức của cán bộ công nhân viên
+ Sắp xếp lại lực lượng lao ủộng trong cỏc phũng ban, khỏch sạn + ðổi mới cụng tỏc tuyển dụng ủào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực + Xây dựng bảng mô tả công việc, tiêu chuẩn hoá vị trí của mỗi chức danh phó phòng, nhân viên từng phòng ban quản lý theo chuyên ngành.