PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO
2.2. Thực trạng quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại Vietinbank Đà Nẵng
2.2.4. Đánh giá hoạt động kiểm soát cho vay tại Vietinbank Đà Nẵng
2.2.4.1. Những kết quả đạt được
Hoạt động kiểm soát cho vay cũng như hoạt động kiểm soát nói chung trong lĩnh vực tín dụng luôn được Ban lãnh đạo của Vietinbank Đà Nẵng chú ý quan tâm xây dựng và củng cố. Đây chính là cơ sở quan trọng nhằm thực hiện tốt công tác quản lý tín dụng, từ đó tăng hiệu quả kinh doanh, giữ vững và nâng cao vị thế của Chi nhánh trên địa bàn tỉnh. Bên cạnh đó, các cán bộ trong công tác tín dụng cũng luôn xác định rõ vai trò, trách nhiệm của mình, tuân thủ đúng các quy định, quy trình do Ngân hàng đề ra.
Thứ nhất, Ban lãnh đạo Chi nhánh đã tạo ra một môi trường kiểm soát lành mạnh và có hiệu quả cao:
Với quan điểm “Quan tâm đến chất lượng hơn số lượng”,Ban lãnh đạo luôn tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát nội bộ, thường xuyên đôn đốc nhân viên thực hiện theo đúng chính sách tín dụng của Chi nhánh nhằm hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất.
Thêm vào đó, Ban lãnh đạo còn đưa ra các chuẩn mực đạo đức để cán bộ nhân viên hướng đến và thực hiện. Có chế độ khen thưởng đối với những cán bộ xuất sắc.
Bộ máy tổ chức cấp tín dụngcủa Chi nhánh được thiết kế hợp lý và hoạt động đạt hiệu quả cao. Các bộ phận trong bộ máy tổ chức đều được phân chia chức năng, nhiệm vụ cụ thể và luôn giám sát lẫn nhau trong hoạt động. Đặc biệt Phòng QLRR có vai trò quan trọng trong việc quản lý tín dụng nói chung và công tác kiểm tra, kiểm soát cho vay nói riêng tại Chi nhánh, kịp thời phát hiện những rủi ro, sai sót.
Vietinbank đang trong quá trình chuyển đổi mô hình cấp tín dụng với định hướng quản trị rủi ro tập trung theo Basel II (đã thực hiện chuyển đổi ở một số Chi nhánh), sắp tới tại Chi nhánh cũng sẽ tiến hành chuyển đổi theo lộ trình chuyển đổi của NHCTVN. Theo đó, việc kiểm soát sẽ được chặt chẽ hơn với 3 vòng kiểm soát (sẽ được đề cập rõ hơn ở phần các giải pháp hoàn thiện).
Chính sách nhân sựđược Ban lãnh đạo đặt lên hàng đầu. Đội ngũ cán bộ nhân viên của Chi nhánh có nhiều kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao và được tập huấn nghiệp vụ định kỳ. Với cơ chế thưởng phạt hợp lý tại Chi nhánh đã tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt và có trách nhiệm.
Formatted:Top: 3 cm, Bottom: 3 cm, Width:
21 cm, Height: 29,7 cm, Header distance from edge: 2 cm, Footer distance from edge: 2 cm Formatted:Indent: First line: 1,27 cm, Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Formatted:Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Thị Ánh Ngọc 52 Quy trình kiểm soátđối với hoạt động cho vay nói riêng và hoạt động tín dụng nói chung tại Chi nhánh rất chặt chẽ vì được 2 bộ phận tham gia kiểm soát: Phòng QLRR thực hiện kiểm soát ngay trong quy trình tín dụng và Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm tra độc lập sau khi cho vay tại Chi nhánh.
Trong những năm gần đây, Chi nhánh cũng đã rất chú trọng đầu tư công nghệ hiện đạiứng dụng vào hoạt động kinh doanh của Ngân hàng, đặc biệt là lĩnh vực tín dụng và kiểm soát nội bộ.
-Phần mềm ECM: Vietinbank là Ngân hàng tiên phong đầu tư và ứng dụng giải pháp phần mềm ECM một cách đồng bộ và xuyên suốt trong toàn hệ thống. Đây cũng là giải pháp đầu tiên được triển khai tại Việt Nam. Giải pháp phần mềm ECM giúp VietinBank tự động hóa công tác quản lý tập trung hệ thống tài liệu điện tử của các Chi nhánh trên toàn quốc, nâng cao hiệu quả và sử dụng tài nguyên trên hệ thống. Với giải pháp phần mềm ECM, hệ thống dữ liệu phi cấu trúc của VietinBank được sử dụng một cách dễ dàng, đơn giản hơn khi người dùng muốn thu thập, quản lý, kiểm soát, xử lý và lưu trữ các chứng từ, nội dung trong toàn hệ thống. Qua đó, góp phần tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí, đóng góp vào quá trình tăng trưởng của VietinBank. Dự án đã hoàn thành triển khai tích hợp icDoc cho 147/147 Chi nhánh, Trụ sở chính và Trung tâm Thẻ.
Theo đó, Vietinbank Đà Nẵng cũng như hệ thống các Chi nhánh NHCT đều được triển khai giải pháp phần mềm ECM.
- Chương trình Sysmon (chương trình giám sát nội bộ):là phần mềm chuẩn để phục vụ công tác giám sát và cảnh báo sớm về mức độ an toàn cũng như nâng cao khả năng quản trị hoạt động và điều hành.
Sysmon được chia thành 2 nhóm chức năng chính:
Nhóm 1:hỗ trợ đánh giá tổng thể hoạt động, đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của Chi nhánh, toàn hệ thống, giúp cho công tác quản trị điều hành và giám sát.
Nhóm 2:đưa ra thông tin liên quan cho việc khoanh vùng trọng điểm các giao dịch hoạt động có dấu hiệu gian lận hoặc tác nghiệp sai, giúp phát hiện sớm dấu hiệu rủi ro, chấn chỉnh nhanh chóng, hiệu quả nhưng lại tiết kiệm tối đa lao động và chi phí.
Formatted:Expanded by 0,2 pt
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Thị Ánh Ngọc 53 Chương trình đã cung cấp được các số liệu về nguồn vốn, tốc độ tăng, giảm nguồn vốn, tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu; Kiểm soát tỷ lệ vốn ngắn hạn dùng cho vay trung dài hạn cũng như tính thanh khoản, trạng thái ngoại hối; Qui mô, cơ cấu và sự biến động dư nợ, lợi nhuận qua từng thời kỳ; Mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch do VietinBank giao của từng Chi nhánh; Phát hiện sớm các dấu hiệu rủi ro trong các mặt hoạt động.
-Phần mềm quản lý tín dụng INCAS:đây là một chương trình nhằm quản lý hoạt động cho vay cũng như tín dụng nói chung được áp dụng trong hệ thống Ngân hàng. Với phần mềm quản lý tín dụng này, việc phân quyền truy cập cho từng cán bộ công nhân viên theo chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể.
-Chương trình iCdoc:đây là một phần mềm luân chuyển và lưu trữ các chứng từ liên quan đến quy trình cho vay cũng như các quy trình tín dụng nói chung.
Thứ 2, Hệ thống chính sách cho vay của Chi nhánh được xây dựng theo định hướng kiểm soát rủi ro:
Chính sách cho vay (và tín dụng nói chung) mà Chi nhánh thực hiện trong những năm qua phù hợp với điều kiện hoạt động và phát triển. Hệ thống chính sách tín dụng bao gồm những quy định cụ thể, chi tiết, đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động tín dụng cũng như cho vay. Toàn thể nhân viên trong Chi nhánh đều tuân thủ các quy định về an toàn tín dụng, bảo đảm tiền vay, lãi suất cho vay mà NHNN và NHCT Việt Nam đã đề ra, xem đó là sơ sở để thực hiện việc cấp tín dụng an toàn và hiệu quả.
Trong những năm gần đây, Vietinbank cũng đã và đang trên đà đổi mới chính sách tín dụng mới phù hợp hơn với thông lệ quốc tế, trong đó có các quy định, quy trình được ban hành mới, do đó công tác cho vay cũng như tín dụng được kiểm soát chặt chẽ hơn theo các quy trình. Các quyết định mới đã được ban hành được áp dụng tại Chi nhánh (các văn bản liên quan đến cho vay):
- Quy định cho vay đối với các tổ chức kinh tế (QĐ.35.12, ngày 26/02/2010) - Quy định giới hạn tín dụng và thẩm quyền quyết định giới hạn tín dụng (QĐ.35.19, ngày 24/02/2010) và Quy định sửa đổi Quy định giới hạn tín dụng và thẩm quyền quyết định giới hạn tín dụng (01/08/2011)
Formatted:Indent: Left: 0 cm, First line: 1,27 cm, Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Thị Ánh Ngọc 54 - Quy trình xác định, quản lý giới hạn tín dụng và mức phán quyết tín dụng (QT.35.04, ngày 02/04/2010)
- Quy trình quản lý nghiệp vụ cho vay trên hệ thống INCAS (QT.09.02, ngày 08/11/2010)
- Quy định chấm điểm, xếp hạng tín dụng Chi nhánh (QĐ.35.01, ngày 30/09/2011)
- Quy trình chấm điểm và xếp hạng tín dụng khách hàng doanh nghiệp (QT.35.02, ngày 31/03/2011)
- Quy trình chấm điểm và xếp hạng tín dụng khách hàng cá nhân, hộ gia đình (QĐ.35.11, ngày 31/03/2011)
- Quy định cấp tín dụng đối với khách hàng là tổ chức theo mô hình mới (QĐ.35.27, ngày 15/06/2011)
- Quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng là tổ chức theo mô hình mới (QT.35.17, ngày 26/12/2011)
- Quy trình xử lý TSBĐ tiền vay trong hệ thống NHCT Việt Nam (QT.37.02, ngày 07/07/2010)
Và các văn bản có liên quan khác.
Vietinbank đang trong quá trình chuyển đổi mô hình cấp tín dụng với định hướng quản trị rủi ro tập trung theo Basel II, và tại Chi nhánh cũng sắp tiến hành chuyển đổi mô hình nên các văn bản đã ban hành sẽ không còn phù hợp nữa. Theo đó Chi nhánh sẽ phải áp dụng các văn bản mới phù hợp hơn, hoạt động kiểm soát trong quy trình cho vay cũng như tín dụng nói chung cũng chặt chẽ hơn.
Thứ 3, Các thủ tục kiểm soát áp dụng trong hoạt động cho vay tại Chi nhánh khá chặt chẽ:
Chi nhánh tuân thủ thực hiện quy trình cho vay, kiểm tra, giám sát quá trình vay vốn, sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng, các quy trình khác liên quan đến hoạt động cho vay. Từ đó mọi cán bộ thực hiện đầy đủ các bước theo hướng dẫn của quy trình. Quy trình chỉ rõ vai trò, nhiệm vụ và sự phối hợp hoạt động giữa các các nhân và phòng ban.
Formatted:Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Formatted:Expanded by 0,1 pt
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Thị Ánh Ngọc 55 Nhờ áp dụng các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động cho vay, thực hiện kiểm tra, kiểm soát ngay trong quy trình nên đã hạn chế được rủi ro đến mức thấp nhất.
Qua phân tích quy trình kiểm soát trong hoạt động cho vay tại Vietinbank Đà Nẵng, ta thấy thủ tục kiểm soát của Chi nhánh luôn tuân thủ 3 nguyên tắc cơ bản là:
nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn. Thủ tục kiểm soát được thực hiện đầy đủ gồm những loại sau:
Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Việc phân chia trách nhiệm đối với hoạt động quy trình kiểm soát trong hoạt động cho vay tại Chi nhánh được thực hiện đúng theo quy trình mà NHCT Việt Nam đã xây dựng, CBQHKH, LĐPKH, CBQLRR, LĐPQLRR, Giám đốc, Phó giám đốc,…
đều có vai trò và trách nhiệm riêng được quy định rõ ràng. Do đó, những rủi ro trong hoạt động cho vay được hạn chế. Chẳng hạn rủi ro do CBQHKH sai sót, nhầm lẫn hay cố tình gian lận sẽ được bộ phận QLRR phát hiện và ngăn chặn kịp thời(Xem phụlục 14 -Sơ đồtóm tắt phân luồng công việc và luân chuyển hồ sơ tín dụng).
Phảiủy nhiệm cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụmột cách thích hợp:
Khoản mục công việc trên cơ sở đã xem xét, nghiên cứu kỹ càng; xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người phù hợp với năng lực, trình độ của họ. Tất cả các nghiệp vụ đều phải được những người có trách nhiệm phê chuẩn trước khi thực hiện.
Chứng từvà sổsách phải đầy đủ:
Mọi hồ sơ, chứng từ đều được lập đầy đủ và đúng theo trình tự từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc hoạt động cho vay. Chẳng hạn trước khi cho vay, Ngân hàng yêu cầu phải có đầy đủ các loại hồ sơ pháp lý, hồ sơ khoản vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay, hồ sơ dự án đầu tư, hồ sơ giải quyết cho vay,… CBQHKH lập Báo cáo thẩm định và đề xuất cấp tín dụng, CBQLRR lập Tờ trình thẩm định và đề xuất quyết định tín dụng, … Vietinbank Đà Nẵng đã sử dụng hệ thống công nghệ thông tin để quản lý rủi ro xảy đến đối với hoạt động cho vay cũng như tín dụng nói chung. CBQHKH nhập các thông tin liên quan đến khoản vay vào hệ thống INCAS. Việc nhập dữ liệu thực hiện theo trình tự sau khi từng bước công việc hoàn thành, chẳng hạn CBQHKH nhập dữ
Formatted:Condensed by 0,2 pt
Formatted:Indent: First line: 1,27 cm, Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Formatted:Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Formatted:Indent: First line: 1,27 cm, Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Formatted:Condensed by 0,2 pt Formatted:Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Formatted:Indent: First line: 1,27 cm, Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Formatted:Space Before: 0 pt, After: 0 pt
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Thị Ánh Ngọc 56 liệu về khoản vay (trước khi giải ngân), dữ liệu về giải ngân (trong khi giải ngân),….
CBQLRR thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập dữ liệu vào hệ thống INCAS của CBQHKH. Nhờ vậy mà mọi dữ liệu về cho vay đều được lưu trữ, giúp cho việc kiểm soát đạt hiệu quả.
Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổsách
TSBĐ luôn được theo dõi và quản lý. Mọi hồ sơ, tài liệu về khoản cho vay đều cất giữ cẩn thận, bảo đảm sự an toàn.
Hệ thống INCAS có tính bảo mật cao và được kiểm soát chặt chẽ. Với CBQHKH chịu trách nhiệm nhập dữ liệu vào hệ thống, LĐPKH kiểm soát việc nhập dữ liệu của CBQHKH; CBQLRR, LĐPQLRR kiểm tra, giám sát việc nhập dữ liệu của CBQHKH. Như vậy, chỉ những thành viên trực tiếp tham gia vào hoạt động cho vay mới có thể truy cập để lấy thông tin về khoản vay trên hệ thống INCAS.