CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LAO ĐỘNG VÀ
1.2. CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.3. Nội dung của quản lý lao động
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng kế
hoạch lao động để đáp ứng các nhu cầu đó trong tương lai. Thực chất của hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu của nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, để hoàn thành thắng lợi các mục tiêu của nó. Do đó hoạch định nguồn nhân lực là một trong các nội dung quan trọng nhất của công tác quản lý nhân lực trong các doanh nghiệp.
Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực trên cơ sở gắn nguồn nhân lực và tổ chức lại với nhau.
Việc hoạch định nguồn nhân lực tạo ra sự liên kết giữa các vấn đề mà người lao động quan tâm: Được đào tạo nhiều hơn, trả lương cao hơn, phúc lợi ngày càng nhiều hơn.
Hoạch định nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức thông qua việc liên kết hành động với kết quả. Lập kế hoạch nói chung giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, còn lập kế hoạch nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp thực hiện bố trí nhân lực một cách tốt nhất để người lao động làm việc có hiệu quả.
Về phương diện nguồn nhân lực, công tác hoạch định giúp doanh nghiệp thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, bảo đảm cho doanh nghiệp có được đúng người, đúng việc và đúng thời điểm cần thiết linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò điều hòa các hoạt động nguồn nhân lực. Thông qua việc lập kế hoạch nhân lực sẽ thấy tất cả các bộ phận ăn khớp với nhau như thế nào. Xác định nguồn nhân lực có phù hợp với chiến lược không và đặc biệt nguồn nhân lực có đảm bảo lợi thế cạnh tranh không.
Việc hoạch định nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Việc hoạch định nguồn nhân lực phải xuất phát từ chiến lược kinh doanh và trải qua 4 bước như sau:
- Xác định nhu cầu và khả năng lao động: Nhu cầu lao động được xác định cả về số lượng và chất lượng, không chỉ thỏa mãn nhu cầu hiện tại mà phải dự tính việc đáp ứng cho tương lai.
- Cân đối giữa nhu cầu và khả năng lao động: thường xày ra 3 trường hợp:
Nhu cầu = Khả năng ( cung = cầu) Nhu cầu > Khả năng ( cung > cầu) Nhu cầu < Khả năng ( cung < cầu)
Với mỗi trường hợp trên doanh nghiệp sẽ có chính sách và kế hoạch ứng xử thích hợp.
- Đề ra chính sách và kế hoạch thực hiện: Các chính sách được áp dụng thường gắn với việc cải tiến hệ thống tổ chức, sắp xếp, bố trí hợp lý lao động, các chính sách về xã hội đối với lao động: bồi thường, đào tạo, thuyên chuyển,…
- Kiểm soát và đánh giá: Đây là bước quan trọng nhằm mục đích kiểm tra việc triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung đã được hoạch định trong kế hoạch; đánh giá tiến trình, mức độ đạt được ở mỗi giai đoạn từ đó điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
b. Tuyển chọn nhân lực
- Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra. Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Quá trình tuyển chọn phải đáp ứng yêu cầu sau:
+ Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực.
+ Tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt.
+ Tuyển được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc, với tổ chức.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển chọn nhân lực:
+ Bản thân công việc không hấp dẫn + Doanh nghiệp không hấp dẫn
+ Chính sách cán bộ của doanh nghiệp
+ Khả năng tài chính của doanh nghiệp, tổ chức.
- Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng giúp các nhà quản trị nhân lực đưa ra các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp các doanh nghiệp có được những người lao động có kỹ năng phù hợp nhất với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Tuyển chọn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện công việc. Để tuyển chọn đạt kết quả được cao thì cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học.
- Quá trình tuyển chọn lao động được thể hiện bằng sơ đồ sau:
Phỏng vấn sơ bộ
Trắc nghiệm tuyển chọn
Sàng lọc các ứng viên qua đơn xin viêc
Trắc nghiệm tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn
Khám sức khỏe và đánh giá thể lực
Thẩm định các thông tin thu thập được
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Ra quyết định tuyển chon (tuyển dụng)
ỨNG VIÊN BỊ LOẠI
Sơ đồ 1.2: Quy trình tuyển chọn lao động trong doanh nghiệp Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển chọn với các ứng viên. Bước này nhằn thiết lập mối quan hệ giữa người xin việc với người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không. Nếu phát hiện những ứng viên không có khả năng
phù hợp với công việc cần tuyển chọn thì loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra được quyết định này thì các tiêu chuẩn cần phải xây dựng một cách kỹ lưỡng. Các lý do chính để loại bỏ các ứng viên đầu tiên là họ chưa đáp ứng các yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc.
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc.
Trong các doanh nghiệp, ứng viên muốn có việc làm phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quá trình tuyển chọn.
Đơn xin việc thường được các doanh nghiệp thiết kế theo mẫu. Các mẫu đơn xin việc được thiết kế một cách khoa học và hợp lý được coi là một công cụ quan trọng để tuyển chọn chính xác vì đơn xin việc cho ta thấy các thông tin đáng tin cậy về hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm tâm lý về cá nhân, các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác. Đơn xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển chọn khác như phương pháp phỏng vấn, nơi đã làm việc, các hồ sơ nhân sự khác,..
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn.
Để giúp các nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của ứng viên khi các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ. Các trắc nghiệm nhân sự mang lại cho ta những kết quả khách quan và các đặc trưng tâm lý của con người như khả năng bẩm sinh, sở thích, cá tính của cá nhân này so với các cá nhân khác. Các trắc nghiệm giúp cho việc tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhâ, các công việc có tính chất đặc thù.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc. Phương
pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được, hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được. Mục tiêu của các cuộc phỏng vấn tuyển chọn:
- Để thu thập thông tin về người xin việc. Bởi vì các thông tin thu thập tư các công cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ rang.
- Đề cao công ty – Qua phỏng vấn giúp cho các nhà tuyển chọn giới thiệu về công ty mình, làm cho người xin việc hiểu rõ về những mặt mạnh, ưu thế của công ty. Đây là hình thức quảng cáo tốt nhất.
- Để cung cấp các thông tin về tổ chức cho người xin việc, trong phỏng vấn nên giải thích cho các ứng viên biết rõ về tình hình công ty như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ máy quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm,…
Để đảm bảo cho kết quả các cuộc phỏng đạt cao thì chúng ta phải chú ý đến khâu tổ chức cho chu đáo, tiến hành các bước theo đúng trình tự, phải chuẩn bị kỹ về nghiệp vụ phỏng vấn, tài chính và các thiết bị phục vụ cho cuộc phỏng vấn.
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Để đảm bảo cho các ứng viên có sức khỏe làm việc lâu dài trong doanh nghiệp và tránh những đòi hỏi không chính đáng của người được tuyển dụng về đảm bảo sức khỏe thì bước quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Bước này do các chuyên gia về y tế đảm nhận.
Phòng nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn. Bước này cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh các hiện tượng hình thức, qua loa.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên. Đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp ta khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng người lao động.
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ta phải thực hiện bước thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách để thẩm tra như trao đổi với tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ,…Các thông tin thẩm tra lại là những căn cứ chính xác để các nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng.
Bước 8: Tham quan công việc
Những người xin việc luôn có kỳ vọng về sự thỏa mãn công việc do đó nếu tạo ra sự thất vọng đối với công việc do không có đầy đủ các thông tin sẽ gây ra nhiều bất lợi cho người mới đến nhận công việc. Do vậy để tạo điều kiện cho người xin việc ra những quyết định cuối cùng về việc làm thì doanh nghiệp có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết về công việc như: Mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, sự thỏa mãn đối với công việc.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn (tuyển dụng)
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn thì hội đồng tuyển chọn sẽ quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Cơ sở của việc ra quyết định là dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh
giá của phỏng vấn và trắc nghiệm. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao động cần ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Những cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động là Bộ luật lao động mà Nhà nước ban hành. Trong hợp đồng lao động nên chú ý đến các điều khoản sau đây: Thời gian thử việc, tiền công, thời gian làm thêm giờ,…
Sau mỗi lần tuyển dụng, doanh nghiệp cần phải tiến hành đánh giá hiệu quả của lần tuyển dụng đó trên cơ sở các thông tin sau:
+ Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển + Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển
+ Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối chấp nhận công việc.
+ Kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới được tuyển.
+ Số lượng nhân viên mới bỏ việc.
c. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Đào tạo và phát triển là một nhu cầu không thể thiếu được đối với bất kỳ một tổ chức nào. Một xã hội tồn tại được hay không là do đáp ứng được với sự thay đổi. Một xã hội tiến hay lùi cũng do các nhà lãnh đạo có thấy trước được sự thay đồi để kịp thời đào tạo và phát triển lực lượng lao động của mình.
Đào tạo (hay còn gọi là đào tạo kỹ năng) được hiểu là hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn các chức năng, nhiệm vụ của mình. Nói một cách cụ thể đào tạo liên quan đến việc tiếp thu các kiến thức, kỹ năng đặc biệt nhằm thực hiện những công việc cụ thể một cách hoàn hảo hơn.
Phát triển là hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt, liên quan tới việc nâng cao khả năng trí tuệ và cảm xúc cần thiết để thực hiện các công việc tốt hơn hoặc mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức.
Mục tiêu chung của việc đào tạo và phát triển nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn nghề nghiệp của mình và thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, động cơ làm việc tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ trong tương lai. Trong doanh nghiệp, đào tạo và phát triển có tác dụng và ý nghĩa nhất định đối với cả doanh nghiệp và người lao động:
- Đối với doanh nghiệp:
+ Giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
+ Tránh tình trạng quản lý lỗi thời. Các nhà quản trị cần áp dụng các phương pháp quản lý sao cho phù hợp được với những thay đổi về quy trình công nghệ, kỹ thuật và môi trường kinh doanh.
+ Giải quyết các vấn đề về tổ chức. Đào tạo và phát triển có thể giúp các nhà quản trị giải quyết các vấn đề mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân và giữa công đoàn với nhà quản trị, đề ra các chính sách về quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp có hiệu quả.
+ Hướng dẫn công việc mới cho nhân viên mới. Nhân viên mới thường gặp nhiều kho khăn, bỡ ngỡ trong những ngày đầu làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp. Các chương trình định hướng công việc đối với nhân viên mới sẽ giúp họ mau chóng thích ứng với môi trường làm việc mới của doanh nghiệp.
+ Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kế cận. Đào tạo và phát triển giúp cho nhân viên có được những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội thăng tiến và thay thế cho các cán bộ quản lý, chuyên môn khi cần thiết.
- Đối với người lao động:
+ Tạo ra tính chuyên nghiệp và sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp.