CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY HONDA VIỆT NAM
2.3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TẠI CÔNG
2.3.1. Phân tích thực trạng chức năng thu hút và bố trí lao động
Phân tích công việc, xây dựng các Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc được coi là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị quản lý lao động. Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Tùy vào vị trí cụ thể của người lao động mà bảng mô tả công việc có thể được lập cho từng người hoặc một nhóm người trong cùng một bộ phận nào đó. Trong phạm vi nội dung này, tôi xin đưa ra một ví dụ về 1 bảng mô tả công việc cụ thể:
Chức danh/ Vị trí: Trưởng phòng Nhân sự
* Mô tả việc làm
- Quản lý và phát triển nguồn nhân lực theo chiến lược đầu tư kinh doanh trong vòng ngắn hạn và dài hạn.
- Xây dựng và phát triển chính sách đãi ngộ đối với người lao động - Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp
- Chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược nhân sự dài hạn và kế hoạch nhân sự ngắn hạn phục vụ chiến lược và kế hoạch kinh doanh của công ty
- Hoạch định nguồn nhân lực: Tổ chức, xây dựng và thực hiện chính sách, kế hoạch tuyển chọn, phát triển, đào tạo nhân sự đáp ứng yêu cầu đầu tư và kinh doanh.
- Xây dựng, tổ chức, hướng dẫn, theo dõi và giám sát thực hiện chính sách đãi ngộ, chế độ tiền lương, chính sách khen thưởng,
kỷ luật và các chính sách khác liên quan đến nhân sự.
- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xét duyệt các chính sách nhân sự của các đơn vị thành viên.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty; trình Tổng giám đốc phê duyệt tổ chức;
- Tham mưu cho Tổng giám đốc việc bố trí sắp xếp các vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị, các chức danh quản lý và đội ngũ nhân viên; đề nghị Tồng giám đốc quyết định việc thuyên chuyển, bổ nhiệm, tăng giảm lương, thưởng và kỷ luật cán bộ nhân viên.
- Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá; tổ chức đánh giá cán bộ nhân viên thường xuyên và định kỳ.
- Xác định các khó khăn, các xung đột tiềm ẩn; nắm bắt nhu cầu và nguyện vọng của CB nhân viên, các mâu thuẫn và tranh chấp nội bộ, giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu cho Tổng giám đốc giải quyết trên cơ sở các chính sách, kế hoạch nhân sự, chế độ tiền lương đã được duyệt.
- Quản lý hoạt động của Bộ phận Nhân sự và Bộ phận hành chính Văn phòng của Công ty.
- Tham gia quản lý cán bộ nhân sự lãnh đạo của các đơn vị thành viên; đồng thời hộ trợ hoạt động quản trị nhân sự tại các đơn vị thành viên.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty
Kỹ năng tối - Số năm kinh nghiêm: 3 năm
thiểu: - Cấp bậc tối thiểu: Trưởng phòng - Bằng cấp tối thiểu: Cử nhân
- Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực, Quản lý hành chính, Kinh tế lao động, Luật hoặc quản trị doanh nghiệp 2.
- Có kiến thức chuyên sâu về Quản trị nguồn nhân lực và tổ chức bộ máy quản lý.
- Am hiểu và nắm vững về Bộ luật lao động Việt Nam; Luật BHXH, BHYT, BHTN; các văn bản quy định vủa Nhà nước về lao động tiền lương.
- Nắm vững các quy trình cơ bản về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá lao động.
- Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng hoạch định, lập kế hoạch, kỹ năng quan hệ, giao tiếp: Có khả năng thuyết phục; biết cách ứng xử với các mối quan hệ trong và ngoài tổ chức.
- Kỹ năng tổ chức triển khai: Biết mục tiêu nhiệm vụ và chủ động triển khai công việc phù hợp với mục tiêu.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt.
- Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh.
- Có 3 năm trở lên làm công tác nhân sự và ít nhất 2 năm làn ở vị trí Giám đốc Nhân sự hoặc ở vị trí Trưởng phòng Nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân viên trở lên.
- Có kinh nghiệm về quản lý, tuyển dụng, đào tạo và xây dựng hệ thống chính sách đãi ngộ.
- Về đối ngoại: Có mối quan hệ rộng với các tổ chức, cá nhân tại
các cơ quan quản lý Nhà nước về lao động, - Kinh nghiệm quản lý: Đã từng giữ chức vụ Giám đốc nhân sự hoăc Trưởng phòng Nhân sự. Có động cơ làm việc rõ ràng, phù hợp với Công ty, cam kết gắn bó lâu dài với Công ty.
- Yêu thích công việc, nhiệt tình: Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, dám chịu trách nhiệm về kết quả công việc; sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi.
- Trung thực trong công việc và cuộc sống; Trung thành vì lợi ích của Công ty. Độ tuổi: Từ 35 trở lên.
- Sức khỏe tốt, có thể đi công tác xa.
- Kỹ năng bắt buộc: Kỹ năng lãnh đạo – Kỹ năng giải quyết vấn đề - Kỹ năng thiết lập mối quan hệ- Kỹ năng giao tiếp.
- Trình độ tối thiểu: Đại học - Kinh nghiệm yêu cầu: 3 năm - Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ
- Hình thức làm việc: Nhân viên chính thức ( 6.000.000 – 10.000.000 đ) - Mức lương: Chính sách thưởng và thu nhập khác sẽ trao đổi trong buổi
phỏng vấn)
- Thời gian thử việc: Trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn
- Yêu cầu hồ sơ: Đơn xin việc làm, Sơ yếu lý lịch, Hộ khẩu, Chứng minh thư nhân dân và giấy khám sức khỏe, các bằng có liên quan
- Địa điểm làm việc: Hòa mã, Hai Bà Trưng, Hà Nội
b. Công tác tuyển dụng của công ty Honda Việt Nam.
Quy trình tuyển dụng chung của Công ty được miêu tả theo hình dưới đây.
Tuy nhiên trong quá trình tiến hành tuyển lao động ở từng bộ phận, từng vị trí khác nhau thì cách tiến hành, triển khai thực hiện, tiêu chí đánh giá cũng khác nhau.
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại công ty Honda Việt Nam
Thông báo tuyển dụng (Tuyển
ộ) Hoàn tất
QT tuyển dụng
Chuẩn bị tuyển dụng
Tác nghiệp khác
Start End
Phỏng vấn Xác minh,
điều tra, tổng hợp Khám sức
khỏe
Ra Q Đ tuyển dụng
Thu nhận, nghiên cứu (lọc) HS
- CN: Thi hiểu biết + trắc nghiệm
- Nhân viên trở lên:
Thi hiểu biết + trắc nghiệm + Ngoại ngữ + IQ
Nhân viên trở lên: Phỏng vấn lần 2, 3 ( nếu cần)
Kiểm tra thi
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận có nhu cầu tuyển chọn, căn cứ vào bảng nhu cầu và bảng kế hoạch làm việc đã được lập sẵn, bộ phận tuyển dụng làm các công việc chuẩn bị như sau:
- Lên kế hoạch tuyển dụng:
+ Cán bộ tuyển dụng lập ra kế hoạch tuyển dụng, vì trong cùng một khoảng thời gian có nhiều nhu cầu về nhân lực ở các vị trí, bộ phận khác nhau phải làm các bước công việc khác nhau của tuyển dụng.
+ Kế hoạch tuyển dụng thường được lập ra cho 1 tháng hoặc 1 quý.
+ Thành lập hội đồng tuyển dụng: Quy định rõ về số lượng, thành phần, nhiệm vụ về quyền hạn của Hội đồng.
+ Nghiên cứu các văn bản có liên quan.
+ Xác định chính xác lại tiêu chuẩn tuyển dụng theo bản yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận chuyển đến.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
- Bộ phận tuyển dụng viết thông báo tuyển dụng, thông báo tuyển dụng được đến với thị trường lao động qua các hình thức như:
+ Gửi công văn đến các trung tâm việc là trực thuộc Sở lao động các tỉnh qua đường bưu điện hoặc bằng Fax.
+ Gửi công văn đến các trường dạy nghề.
+ Đăng quảng cáo tuyển dụng trên trang Web của công ty ( www.honda.com.vn) hoặc trên trang VietNamwork.com.
+ Dán tại cổng của Công ty.
Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu và lọc hồ sơ
Công việc này rất quan trọng vì nó sẽ đảm bảo tính pháp lý, tính chính xác của thông tin từ người lao động.
Việc đánh mã hồ sơ và số báo danh giúp cho việc tổ chức thi tuyển, chấm thi diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác,... Đặc biệt theo quy định của Công ty, những người đã bị loại hồ sơ hoặc không đạt trong thi tuyển sẽ không được dự tuyển vào Công ty sau thời hạn là 6 tháng thì việc nghiên cứu lọc hồ sơ giúp đảm bảo việc thực hiện quy định của Công ty.
- Thu nhận hồ sơ: Theo nguồn thông báo tuyển dụng (Từ Sở LĐTBXH các tỉnh, từ các trường dạy nghề, qua email cá nhân của cán bộ tuyển dụng trên web VietNamwork hoặc thông qua ban quản trị Web của Công ty.
- Nghiên cứu hồ sơ:
+ Kiểm tra các giấy tờ liên quan và hồ sơ theo thông báo tuyển dụng của Công ty.
+ Phục vụ cho việc nhập dữ liệu và thông tin cá nhân khi có kết quả thi.
+ Phân loại hồ sơ theo mã dự tuyển, đồng thời thông báo thay đổi vị trí dự tuyển cho ứng viên nếu cán bộ tuyển dụng nhận thấy thí sinh đủ điều kiện dự tuyển khi Công ty cần tuyển gấp.
Sau khi hoàn tất các công việc trên, cán bộ tuyển dụng thông báo cho các thí sinh thời gian và địa điểm thi tuyển.
Bước 4: Thi kiểm tra
- Sau khi lập danh sách thi và thông báo cho các thí sinh biết thời gian, địa điểm thi tuyển; bộ phận tuyển dụng tổ chức thi tuyển cho các thí sinh.
- Hình thức thi và đề thi phụ thuộc vào từng loại lao động cần tuyển và vị trí tuyển.
Bước 5: Phỏng vấn
- Công ty chọn hình thức phỏng vấn theo mẫu – sử dụng bản câu hỏi có mẫu kèm theo
- Điểm phỏng vấn được sử dụng cho việc xét kết quả cuối cùng của các ứng viên.
Bước 6: Xác minh điều tra tổng hợp
Bộ phận tuyển dụng tổng hợp các kết quả của các bước trước và xác minh lại những vấn đề chưa rõ như: Thông tin cá nhân, nguyện vọng,...
Bước 7: Khám sức khỏe
Đây là bước bắt buộc trong quy trình tuyển dụng, nhằm xác định mức độ phù hợp về sức khỏe của ứng viên với yêu cầu công việc. Kết quả khám sức khỏe phải có sự xác nhận của bệnh viện cấp tỉnh/ thành phố trở lên.
Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng
Các ứng viên trúng tuyển là các ứng viên đã vượt qua các bước trên, cán bộ tuyển dụng xác nhận lại thông tin về ứng viên và ký hợp đồng lao động với người lao động.
Bước 9: Tác nghiệp khác
Trong bước này, tùy vào từng vị trí dự tuyển của ứng viên mà bộ phận tuyển dụng làm các công việc khác nhau
Bước 10: Hoàn tất quy trình tuyển dụng
Đây là bước cuối cùng của quy trình tuyển dụng. Trong bước này, bộ phận tuyển dụng giao người lao động về bộ phận cần tuyển. Tiếp đó bộ phận tuyển dụng còn theo dõi thời gian thử việc của người lao động và phối hợp tổ chức đào tạo cho người lao động.
* Đối với tuyển chọn công nhân: Được thể hiện qua sơ đồ dưới đây
Kiểm tra, lọc hồ sơ Thi, kiểm tra Sơ tuyển sức khỏe
Phỏng vấn Khám sức khỏe Quyết định tuyển chọn Tuyển dụng, bổ nhiệm
ỨNG VIÊN
BỊ LOẠI Người lao động nộp hồ sơ
`
Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển dụng công nhân
- Thi kiểm tra: Thi nhận thức, trắc nghiệm
- Sơ tuyển sức khỏe: Kiểm tra chiều cao, cân nặng, thị lực và dị tật nhằm đảm bảo đủ khả năng làm việc trên dây chuyền sản xuất.
- Phỏng vấn sâu: Những ứng viên vượt qua vòng sơ tuyển sức khỏe sẽ được phỏng vấn sâu.
+ Đối với công nhân chỉ phỏng vấn 1 lần. Hội đồng phỏng vấn được thành lập bao gồm các các công nhân đã có kinh nghiệm phỏng vấn và kinh nghiệm sản xuất hoặc đang làm việc tại các phòng ban liên quan đến quản lý sản xuất.
+ Phỏng vấn theo hình thức sử dụng bản câu hỏi mẫu, các câu hỏi được bảo mật, nội dung sơ lược gồm: Đánh giá trung thực, nhiệt tình trong công việc, sự cố gắng, ý chí tham vọng,...
+ Điểm phỏng vấn cùng với điểm bài thi sẽ quyết định ứng viên có được ký hợp đồng học nghề (thời gian 3 tháng) hay không.
- Xét nghiệm viêm gan B: Sau khi vượt qua các vòng thi trên, ứng viên sẽ được xét nghiệm máu, kiểm tra sức khỏe lần cuối, kiểm tra viêm gan B và các bệnh truyền nhiễm khác. Đây là bước kiểm tra cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển chọn.
- Quyết định tuyển chọn: Nhà tuyển chọn sẽ ký hợp động học nghề (quyết định tuyển dụng) cho các ứng viên đạt tiêu chuẩn.
- Tuyển dụng, bổ nhiệm: Các ứng viên được tuyển chọn sẽ được bàn giao cho bộ phận yêu cầu tuyển và được đào tạo theo chương trình đào tạo công nhân mới của Honda Việt Nam.
* Đối với tuyển các vị trí nhân viên trở lên:
Đây là dạng tuyển dụng lao động chất lượng cao, có trình độ chuyên môn cao từ cao đẳng trở lên, làm tại các phòng ban, bộ phận chuyên trách. Quy trình về cơ bản vẫn giống như tuyển công nhân:
Người LĐ nộp hồ sơ
Kiểm tra, lọc hồ sơ
Thi, kiểm tra Phỏng vấn lần 1
Phỏng vấn lần 2
Khám sức khỏe
Quyết định tuyển chọn
Tuyển dụng, bổ nhiệm
ỨNG VIÊN BỊ LOẠI
Sơ đồ 2.4: Quy trình tuyển dụng nhân viên trở lên
- Thi, kiểm tra: Đối với nhân viên trở lên, Công ty tổ chức thi trắc nghiệp gồm:
+ Ngoại ngữ: Tiếng Anh hoặc Tiếng Nhật tùy từng vị trí Nghe(100 câu/20 phút) + ngữ pháp(100 câu/50 phút);
Tiếng Nhật (Tùy từng vị trí) + Đánh giá IQ
- Phỏng vấn lần 1:
Do hội đồng phỏng vấn chung tiến hành, sử dụng bản câu hỏi mẫu.
- Phỏng vấn lần 2:
+ Do phòng yêu cầu tiến hành
+ Phỏng vấn chuyên sâu, liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của công việc yêu cầu.
c. Phân công, bố trí và đề bạt nhân viên.
* Phân công, bố trí lao động:
Đối với người lao động mới tuyển dụng, căn cứ vào kết quả tuyển dụng, lao động được tuyển dụng được bố trí đúng vị trí cần tuyển.
Đối với những lao động đang làm việc tại Công ty, khi họ có nhu cầu chuyển sang bộ phận khác (bộ phận đó đang có nhu cầu tuyển lao động), người lao động làm đơn xin tuyển dụng sang bộ phận đó và cần có chữ ký xác nhận của người lãnh đạo trực tiếp tại bộ phận mà người đó đang làm việc. Sau khi nộp đơn, người lao động sẽ dự thi tuyển theo quy định tuyển nhân viên do Công ty đề ra. Nếu đạt, người lao động sẽ được chuyển đến bộ phận mới; nếu không đạt người lao động sẽ trở về đúng vị trí cũ để tiếp tục làm việc.
Như vậy; việc phân công, bố trí lao động tại công ty Honda Việt Nam là phù hợp với năng lực và nguyện vọng của người lao động, đồng thời cũng khuyến khích được những lao động đang làm việc tại Công ty.
* Vấn đề đề bạt, bổ nhiệm trong Công ty
- Việc đề bạt, bổ nhiệm trong Công ty được tiến hành như sau: Khi có nhu cầu về một vị trí lãnh đạo nào đó, Hội đồng quản trị họp, đưa ra tiêu chuẩn cần đạt được cho vị trí đó, sau đó thông báo xuống các bộ phận để các bộ phận tiến hành họp và đề cử, tín nhiệm người có đủ tiêu chuẩn cho vị trí cần đề bạt. Kết quả tín nhiệm của các bộ phận được gửi lên phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính tiến hành tổng hợp kết quả gửi lên Ban giám đốc và Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị và Ban Giám Đốc họp, xem xét các đề xuất và đi đến quyết định cuối cùng cho việc bổ nhiệm và ra quyết định bổ nhiệm. Công ty đã xây dựng Quy chế về công tác cán bộ ban hành quyết định kèm theo.
Để có thêm thông tin liên quan đến việc đề bạt, bổ nhiệm; tác giả đã tiến hành hỏi ý kiến của 100 nhân viên trong Công ty và kết quả nhận được như sau:
Bảng 2.3: Nhận xét về cơ hội thăng tiến của 100 nhân viên trong công ty Honda Việt Nam
Số người đánh giá theo các mức độ
Câu hỏi
1 2 3 4 5
Bạn có nhiều cơ hội thăng tiến trong Công ty 10 15 13 40 25 Bạn được biết các điều kiện cần thiết để thăng tiến 8 12 11 45 2 4 Chính sách thăng tiến của Công ty là công bằng 10 12 8 38 32 Trong đó:
1. Rất không đúng/ Rất không đồng ý; 2. Không đúng/ Không đồng ý 3. Không đúng lắm/ Không đồng ý lắm; 4. Đúng/ Đồng ý
5. Rất đúng/ Rất đồng ý.
Và kết quả chỉ có 27 người (chiếm tỷ trọng 27 %) trả lời không đồng ý hoặc rất không đồng ý khi nói rằng họ biết các điều kiện cần thiết để được thăng tiến, có tới 65 người (tương ứng 65%) đồng ý hoặc rất đồng ý với nhận xét có nhiều cơ hội được thăng tiến, và cũng có tới 70 người (tương ứng 70 %) đồng ý hoặc rất đồng ý với chính sách thăng tiến của Công ty là công bằng.
Xem xét quy trình đề bạt, bổ nhiệm trong Công ty cho thấy Công ty đã có một bước tiến trong quy trình này bằng việc mạnh dạn xây dựng Quy chế về