PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NVL VÀ KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
1.2 Cơ sở lý luận về kiểm soát quản lý chi phí NVL
1.2.2 Chi phí NVL và Kiểm soát quản lý chi phí NVL trong doanh nghiệp
1.2.2.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát quản lý chi phí NVL
1.2.2.2.1 Khái niệm của kiểm soát quản lý(2). a. Khái niệm:
Theo TS Nguyễn Thị Phương Hoa: Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả.
Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Từ khái niệm kiểm soát và quản lý, có thể đi đến hiểu: Kiểm soát quản lý là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác động lên các thành viên của đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó.
1.2.2.2.2 Sự cần thiết phải kiểm soát quản lý chi phí.
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận. Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền. Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Kiểm soát quản lý chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý.
- Quy mô của tổ chức: Hệ thống kiếm soát nên biến đổi theo quy mô của tổ chức.
Đơn vị có quy mô nhỏ thường dựa vào các công cụ kiểm soát không chính thức và con người thực hiện. Đơn vị có quy mô lớn dựa nhiều vào kiểm soát chính thức, kiểm soát thông tin phản hồi và luân chuyển giữa các cá nhân.
- Vị trí và mức độ trong tổ chức: Cá nhân ở vị trí càng cao trong đơn vị, càng cần nhiều một tập hợp các tiêu chí kiểm soát. Ngược lại, các công việc ở mức độ thấp hơn có định nghĩa cụ thể hơn về hoạt động cho phép sự diễn đạt hẹp hơn về hoạt động thực tế. Các tiêu chí đánh giá do đó có ít và dễ đo lường.
- Sự phân quyền trong tổ chức: Tổ chức càng có sự phân quyền nhiều, nhà quản lý càng cần nhiều thông tin phản hồi về hoạt động của người ra quyết định cấp dưới.
- Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp có thể theo các cách thức khác nhau như tin cậy, tự chủ, cởi mở, hỗ trợ lẫn nhau; hay lo sợ, đe dọa và trả thù.
Trong hình thức thứ nhất, dễ thấy có các thủ tục tự kiểm soát không chính thức và trong hình thức thứ hai, nhiều thủ tục kiểm soát thiết lập từ bên ngoài, các hệ thống kiểm soát chính thức. Loại kiểm soát và phạm vi kiểm soát nên nhất quán với văn hóa doanh nghiệp.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Tầm quan trọng của hoạt động: Tầm quan trọng của một hoạt động ảnh hưởng đến liệu hoạt động đó có bị kiểm soát và bị kiểm soát như thế nào. Nếu kiểm soát tốn kém và sự tái diễn của lỗi là nhỏ, hệ thống kiểm soát có thể không cần chi tiết hóa.
Tuy nhiên, nếu lỗi có thể gây tác hại đáng kể đối với doanh nghiệp, kiểm soát trên phạm vi rộng có khả năng được thực hiện mặc dù tốn kém.
1.2.2.2.4 Trình tự chung kiểm soát quản lý.
a. Triển khai các mục tiêu.
Bước đầu tiên của quá trình kiểm soát là xác định doanh nghiệp muốn đạt được điều gì, đó là lý do để ban lãnh đạo triển khai các mục tiêu. Điều quan trọng lớn nhất về mặt quá trình kiểm soát là tính hợp lý của các mục tiêu được xây dựng cẩn thận như thế nào, có đặc thù ra sao, có sự chấp nhận tính hợp pháp của nó không, mức độ thực hiện mục tiêu có đo lường được không.
Cái gì phải được kiểm soát: Để triển khai việc kiểm soát có ý nghĩa doanh nghiệp phải biết cái gì cần được kiểm soát; đây là một vấn đề được đặt ra cho toàn bộ doanh nghiệp và cho mỗi cấp hoạt động.
Những mục tiêu được xác định như thế nào: việc xác định cái gì phải chịu sự kiểm soát dẫn doanh nghiệp đến vấn đề cần xác định mục tiêu cụ thể như thế nào. Vì thế doanh nghiệp cần chú ý đến những đặc trưng sau: phải cụ thể, khả năng lượng hóa tối đa, định rõ những mốc thời gian, dự đoán giai đoạn đo lường.
Mục tiêu sẽ được xây dựng cụ thể như thế nào: Khi xây dựng các mục tiêu cần chú ý đến các dữ liệu: số liệu quá khứ, những nhân tố mới trong tình hình hiện tại, dự kiến tương lai, thói quen suy luận, thách thức của việc xây dựng mục tiêu.
b. Đo lường các kết quả.
Doanh nghiệp cần biết thực tế đã hoàn thành được gì trong tiến trình thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. Ở giai đoạn này có một số điểm cần lưu ý:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Nhất quán với cơ cấu của mục tiêu: số liệu về việc thực hiện phải giống như đã xây dựng các mục tiêu.
- Chính xác: yêu cầu cơ bản thứ hai là số liệu về thực hiện phải nêu chính xác.
- Sử dụng những cách tính toán sơ bộ
- Phân phối: trong một hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì số liệu về thành tích trước tiên được đưa đến cấp giám sát có trách nhiệm trực tiếp, rồi số liệu đó được tập hợp để cấp quản lý kế trên sử dụng.
c. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu.
Ở giai đoạn này chúng ta đem số liệu thực hiện so sánh với các mục tiêu đã được xây dựng; từ đó biết được những số chênh lệch. Tuy so sánh là một bước riêng trong quá trình kiểm soát, nhưng trong thực thực tế thì nó được kết hợp với báo cáo kết quả hoạt động. Việc so sánh sẽ tuỳ thuộc vào sự thực hiện cụ thể và các mục tiêu đã được tính toán. Nhưng có một số điểm cần xem xét : trình bày rõ ràng và dễ hiểu, điều chỉnh trong các chuẩn mực, sử dụng các dự kiến tương lai.
d. Phân tích nguyên nhân chênh lệch.
Khi có sự chênh lệch xảy ra chúng ta phải tìm ra nguyên nhân của nó. Phải xác định những nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản đồng thời cũng đánh giá nhận định của những nhân tố cá biệt quan trọng ảnh hưởng cụ thể như thế nào. Thể hiện ở các công việc sau: phạm vi công việc phân tích, định thời gian phân tích, nhận biết những nguyên nhân có thể kiểm soát.
e. Xác định hành động quản lý thích hợp:
Trong mọi tình huống việc xác định cụ thể hành động quản lý thuộc về người có trách nhiệm cùng tuyến với những hoạt động có liên quan. Cụ thể:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Bổ sung phân tích: việc xác định cái gì phải làm đòi hỏi có kiểm tra rõ ràng của công việc phân tích đầy đủ.
- Định thời gian: khi đề ra quyết định về hành động cần phải cân nhắc kỹ không nên vội vàng, song cũng phải xác định được mốc thời gian để tiến hành.
- Đánh giá những nhân tố mâu thuẫn: trong việc xác định hành động cần xem xét các nhân tố trái ngược nhau để tránh được rủi ro đáng tiếc.
- Nhu cầu mềm dẻo: cuối cùng của việc xác định hành động thích hợp đòi hỏi phải có cách làm mềm dẻo.
f. Hành động.
Để có hành động quản lý thích hợp thì chỉ thị cần thiết được đưa ra phải xem xét tới tính cấp bách của nó, tới trình độ của nhân viên thừa hành và tới tính phức tạp của những hành động. Hành động cần thực hiện có thể nhanh (như sửa chữa một sai lầm) hoặc phải có một thời gian (như điều chỉnh một hệ thống phức tạp). Để làm được điều đó cần xác định: ai phải thực hiện hành động, hành động phải được thực hiện như thế nào.
g. Tiếp tục đánh giá lại.
Đây chính là việc kiểm tra tiếp tục sự đúng đắn của việc xác định hành động cần thiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó. Việc đánh giá lại cần xem xét tới những điểm sau:
- Yêu cầu một thái độ học tập: các nhân viên phải có một thái độ mong muốn cải tiến các nghiệp vụ và thực hiện tốt các hành động đã đề ra.
- Chuẩn bị thông tin phản hồi: thông tin phản hồi cho biết hành động kiểm soát có hiệu lực như thế nào, phải làm gì để cải tiến.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
1.2.2.2.5 Nội dung công tác kiểm soát quản lý chi phí NVL.
a. Kiểm soát vật chất.
a1. Kiểm soát chu trình mua NVL.
Phân chia trách nhiệm: Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm ngăn chặn sự gian lận.
Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua NVL.
- Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế và dung hoà với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị nhằm tránh lãng phí hoặc ứ đọng vốn của doanh nghiệp.
- Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác.
- Yêu cầu mua NVL phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê chuẩn để hạn chế các quy định mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu chuẩn, khối lượng.
Kiểm soát việc đặt hàng NCC.
- Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng.
- Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng NCC khi nhận được giấy đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt. ĐĐH phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, phòng đề nghị mua hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin về hàng mua, số lượng, giá cả, quy cách... Các liên của ĐĐH nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó.
Kiểm soát công tác mua NVL của nhân viên mua hàng.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất 3 báo giá từ 3 NCC độc lập với nhau mỗi khi mua hàng để tránh trường hợp có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và NCC để báo với giá cao.
- Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT để đảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc 3 liên nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế.
- Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có thể có mối quan hệ với một số NCC nhất định trong một thời gian dài để nảy sinh sự thông đồng.
Kiểm soát việc nhận NVL.
- Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, thời gian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng. Để ngăn ngừa gian lận, phải phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán. Và điều quan trọng là hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển vào kho. Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Sau đó, báo cáo này thường sẽ được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. Nếu bộ phận nhận hàng được tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả nhân viên nhận hàng và thủ kho.
a2. Kiểm soát quá trình nhập kho NVL:
- Sau khi nhận hàng, tất cả NVL sẽ được chuyển tới kho và sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng trước khi nhập vào kho. Thủ kho phải lập Phiếu nhập kho và có trách nhiệm ký nhận vào phiếu rồi sau đó thông báo cho Phòng kế toán về số lượng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
hàng nhận và cho nhập kho. Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách HTK (kế toán HTK) khỏi chức năng giữ HTK (thủ kho).
a3. Kiểm soát quá trình bảo quản vật tư, xuất kho:
- Từ khi nhận về, hàng được lưu giữ tại kho cho đến khi xuất ra để sản xuất hoặc bán, do đó cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mất phẩm chất. Một vấn đề không kém phần quan trọng trong kiểm soát NVL là duy trì mức độ dự trữ hợp lý.
- Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về số hàng mà mình quản lý. Do vậy, bất cứ trường hợp xuất kho nào thì bộ phận kho đều đòi hỏi phải có Phiếu YCVT đã được phê duyệt của người có thẩm quyền từ các đơn vị sử dụng.
- Bên cạnh đó, cần phải thiết lập nội quy của khu vực sản xuất và quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, kiểm soát chất lượng, kiểm soát phế liệu...
b. Kiểm soát quá trình ghi chép.
b1. Hệ thống kế toán chi tiết:
- Áp dụng phương pháp KKTX là cách thức giúp cho KSNB hoạt động hiệu quả nhất. Đơn vị phải duy trì một hệ thống sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng về cả số lượng và giá trị. Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát được lượng HTK, bảo đảm thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát HTK.
b2. Hệ thống kế toán tổng hợp:
Đối với doanh nghiệp sản xuất, để KSNB hữu hiệu thì cần phải tổ chức công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế toán chi phí. Một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn của các số liệu về sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và BCTC của doanh nghiệp sản xuất.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất. Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ năng lực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:
- Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sự vận động của NVL trong sản xuất. Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
- Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí NVL, nhân công và sản xuất chung. Các chứng từ này có ý nghĩa quan trọng trong việc tập hợp và phân tích chi phí cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Một hệ thống kế toán chi phí tốt đòi hỏi phải tổ chức hữu hiệu chứng từ về kế toán chi phí, bao gồm việc thiết kế các biểu mẫu đầy đủ, luân chuyển chứng từ hợp lý, đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận liên quan.
- Sổ sách kế toán chi phí: Gồm các phiếu tính giá thành và các tài khoản chi phí nhằm tập hợp chi phí NVL, lao động và sản xuất chung - theo công việc hay theo quy trình sản xuất.