PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
4.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý
4.2.2 Về công tác kiểm soát quản lý chi phí NVL
Để hoàn thiện công tác kiểm soát quản lý NVL, Công ty nên chú trọng đến những điều sau:
Về công tác lập kế hoạch NVL:
- Hiện tại Công ty đã xây dựng được định mức lượng NVL, do đó, để dễ dàng kiểm soát chi phí Công ty nên chú trọng xây dựng được định mức giá NVL càng sớm càng tốt. Định mức giá NVL có thể xây dựng theo công thức sau:
Định mức giá
NVL = Giá mua một đơn vị
NVL + Chi phí thu
mua - CKTM, giảm
giá
Để xây dựng được định mức giá NVL một cách hợp lý, Công ty nên kết hợp cả hai phương pháp: thống kê kinh nghiệm và phân tích kinh tế - kỹ thuật. Công ty nên căn cứ vào mức độ biến động của giá bình quân của các kỳ trước, tình hình thị trường và các quyết định tồn kho để xác định định mức giá. Vì đây là giai đoạn đầu nên không tránh khỏi việc xây dựng định mức không phù hợp với thực tế. Chính vì vây, Công ty phải thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện để đưa ra những điều chỉnh kịp thời nếu không thì việc xây dựng định mức sẽ không có ý nghĩa.
- Đối với công tác dự trữ NVL: Công ty cần nghiên cứu kỹ mục tiêu của kỳ trước, cân đối với khả năng có thể thực hiện được của doanh nghiệp để kế hoạch lập ra không quá chênh lệch với thực tế sử dụng, dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt quá lớn trong quá trình sản xuất. Ngoài ra, Công ty nên chú trọng đến công tác lập dự toán NVL. Vì như vậy, Công ty sẽ có kế hoạch cụ thể về lượng NVL cần dùng; từ đó chủ động trong công tác thu mua, tăng khả năng kiểm soát tốt chi phí NVL. Với đặc trưng sản xuất theo ĐĐH, Công ty nên lập dự toán 6 tháng một lần. Để xây dựng dự toán
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
hợp lý, Công ty không chỉ dựa vào đơn hàng từ đối tác mà cần chú trọng hơn công tác nghiên cứu thị trường, thu thập các kết quả phân tích dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu để làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu.
NVL cần mua vào =
Khối lượng sản xuất dự
kiến
* NVL cần cho
1 sản phẩm + Yêu cầu tồn kho cuối kỳ -
Tồn kho NVL đầu
kỳ Chi phí NVL dự toán = NVL cần mua vào * Định mức giá NVL.
Về công tác thực hiện NVL:
- Công ty nên kiểm soát chặt chẽ hơn việc đánh số thứ tự trước cho Phiếu đề nghị nhập vật tư và Phiếu lĩnh vật tư.
- Phòng kế hoạch – kinh doanh cần tích cực nghiên cứu tìm ra các nguồn NVL bảo đảm chất lượng với chi phí thấp nhất. Tránh trường hợp phải phụ thuộc vào một bạn hàng nào đó.
- Mặc dù đã liên hệ với NCC qua diện thoại và tiến hành lập hợp đồng kinh tế nhưng Công ty vẫn phải lập ĐĐH. Công ty có thể sử dụng mẫu ĐĐH sau:
Mọi ĐĐH đều phải đánh số thứ tự trước, mẫu phải được thiết kế đủ diện tích cần thiết nhằm hạn chế tối đa sai sót khi soạn thảo để tránh mọi tranh chấp có thể xảy ra.
Chứng từ này phải được lập dựa trên Phiếu đề nghị nhập vật tư đã được phê duyệt; ghi CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM HUẾ
ĐƠN ĐẶT MUA HÀNG Ngày số:...
Số:...
Loại vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Phương thức vận chuyển:...
Điều kiện thanh toán:...
Thủ trưởng đơn vị Người lập
Phòng kế hoạch-kinh doanh
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
rõ mọi thông tin liên quan đến loại vật tư cần mua như: số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm cách, giá cả, điều kiện vận chuyển và phương thức thanh toán. ĐĐH nên được lập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên chuyển cho nhân viên nhận hàng, 1 liên chuyển cho phòng kế toán.
- Phiếu lĩnh vật tư nên lập thành 2 liên: 1 liên giao cho nhân viên nhận hàng, 1 liên chuyển cho phòng kế toán. Như vậy, phòng kế toán sẽ kịp thời lập Phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho ký xác nhận ngay sau khi xuất NVL.
- Khi xuất NVL để sản xuất phải kiểm tra lại chất lượng NVL để đảm bảo NVL sản xuất ra sản phẩm đạt yêu cầu. Đồng thời dễ dàng tìm được nguyên nhân khi đánh giá chênh lệch lượng NVL tiêu hao.
- Vì quy trình sản xuất diễn ra khép kín và sử dụng máy móc, thiết bị công nghệ cao nên mọi quá trình đều được tự động hóa. Chính vì thế, tình trạng hoạt động của máy móc, thiết bị ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng sản phẩm nên Công ty phải lên kế hoạch rõ ràng để nâng cấp, sửa chữa máy móc, thiết bị.
Về công tác đánh giá và xử lý chênh lệch:
- Khi đã xây dựng được định mức giá NVL thì cuối tháng Công ty nên đánh giá chênh lệch chi phí NVL và tìm biện pháp xử lý kịp thời.
Chênh lệch giá NVL = Lượng thực tế * (Giá thựctế-Giá định mức).
Chênh lệch lượng NVL = Giá định mức * (Lượng thực tế- Lượng định mức).
Công ty có thể lập bảng “Tình hình thực hiện chi phí NVL trong tháng” như sau:
Tên vật tư Đơn vị tính
Chi phí NVL So sánh
Kế hoạch (VND) Thực hiện (VND) +/- %
- Công ty nên xây dựng các quy định về sử dụng NVL trong Công ty và có các hình thức kỷ luật, xử phạt cụ thể với các đối tượng vi phạm. Công ty cần áp dụng các hình thức tạo động lực lao động như: thưởng cho công nhân đạt năng suất cao, thưởng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
cho công nhân có sáng kiến trong sử dụng tiết kiệm NVL, tặng bằng khen cho cá nhân, tập thể xuất sắc... Bên cạnh đó, Công ty cần chú trọng môi trường làm việc, thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm y tế, có chính sách đãi ngộ thoả đáng.
- Công ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập NVL không đạt yêu cầu, đồng thời có hình thức khen thưởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Công ty nên tăng cường thêm các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng yêu cầu SXKD của Công ty. Chẳng hạn như, nâng cao công tác đào tạo cho tay nghề công nhân trực tiếp sản xuất, giải đáp mọi thắc mắc và nguyện vọng của công nhân để họ yên tâm sản xuất. Để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí NVL đòi hỏi NVKT, cán bộ lập kế hoạch có kỹ năng, trình độ, sự sáng tạo để có thể xây dựng kế hoạch cấp phát vật tư khoa học kịp thời, xây dựng định mức hợp lý... Công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi học để nâng cao trình độ và có cơ hội thăng tiến.
Trên đây là một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL. Trong quá trình tìm hiểu tại Công ty, tôi nhận thấy Công ty mới chỉ thiết lập kiểm soát quản lý chi phí NVL ở hai mặt là kiểm soát ghi chép và kiểm soát vật chất mà chưa xây dựng được một quy trình kiểm soát cụ thể. Việc thiết lập đó cũng chưa được thực hiện một cách đầy đủ như quy định. Chính vì vây, tôi xin mạnh dạn đề xuất quy trình kiểm soát quản lý chi phí NVL cho Công ty như sau:
Triển khai mục tiêu:
Công ty đã nhận rõ được tầm quan trọng của chi phí NVL nên đã đề ra mục tiêu cụ thể như: Các chi phí NVL phát sinh được phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ, chính xác... theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Công việc này cũng được thực hiện khá đầy đủ tại Công ty qua việc thực hiện đúng các mục tiêu đề ra. Ngoài ra Công ty cũng chú trọng đến các mục tiêu sau: Đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ, kịp thời và đồng bộ; đảm bảo chất lượng vật tư; đảm bảo lượng dự trữ vật tư cần thiết. Trong bước này đòi hỏi Công ty phải xây dựng được định mức chi phí NVL về giá và lượng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
một cách hợp lý. Việc xây dựng định mức phù hợp góp phần không nhỏ cho kiểm soát chi phí. Công ty cũng phải lên kế hoạch dự toán NVL một cách chi tiết nhất.
Đo lường các kết quả:
Khi mục tiêu đã được triển khai thì phải đo lường các kết quả đạt được, Công ty đã thực hiện giai đoạn này thông qua việc phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ chi phí NVL nhờ hệ thống kế toán tài chính. Tuy nhiên, để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Công ty nên xây dựng các báo cáo quản trị và chú trọng hơn nữa công tác kế toán quản trị.
So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu:
Công ty nên tiến hành so sánh chi phí NVL tiêu hao cho từng loại sản phẩm.
Tên vật tư Đơn vị tính
Chi phí NVL So sánh
Kế hoạch (VND) Thực hiện (VND) +/- %
Phân tích nguyên nhân chênh lệch:
Giai đoạn kiểm soát này giúp ban giám đốc tìm ra các nhân tố làm biến động, phát huy những nhân tố có lợi và có biện pháp giải quyết đối với những nhân tố có hại.
Khi đi phân tích chí phí NVL thì vấn đề quan tâm là việc cung ứng vật tư và sử dụng vật tư:
+ Phân tích tình hình cung ứng vật tư: đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư cung ứng thực tế với giá trị vật tư cần cung ứng theo dự toán, so sánh giá trị vật tư dự trữ thực tế với giá trị vật tư dự trữ kế hoạch.
+ Phân tích tình hình sử dụng vật tư: phân tích chỉ tiêu này sẽ giúp cho Công ty xác định được lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ở khâu nào, để có hướng tìm hiểu và phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí, đề xuất các biện pháp khắc phục.
Chênh lệch chi phí NVL chịu ảnh hưởng bởi hai nhân tố: chênh lệch giá và chênh lệch lượng NVL.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Chênh lệch giá NVL = Lượng thực tế * (Giá thực tế -Giá định mức).
Chênh lệch lượng NVL = Giá định mức * (Lượng thực tế- Lượng định mức).
Sau khi phân tích cần phải nhận xét đánh giá các nhân tố ảnh hưởng để tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí NVL. Việc biến động chi phí NVL có thể do nhiều nguyên nhân, chẳng hạn do trình độ tay nghề của công nhân chưa cao dẫn đến hao hụt vượt mức quy định, có sự thay đổi về giá cả vật liệu thu mua, tình trạng của máy móc, thiết bị ...
Xác định hành động quản lý thích hợp:
Sau khi tìm ra các nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí NVL thì Công ty phải xác định hành động quản lý thích hợp. Công ty phải có biện pháp cụ thể để khắc phục những biến động có hại.
Hành động:
Khi xác định các biện pháp quản lý thích hợp Công ty nên áp dụng ngay. Tuy nhiên, khi thực hiện cần phải xem xét chi phí bỏ ra và hiệu quả đạt được để có những điều chỉnh kịp thời
Tiếp tục đánh giá lại:
Việc đánh giá các hành động sẽ bổ sung quan trọng vào hiệu quả của quá trình kiểm soát sau đó. Công việc này thực chất là sự liên kết các quá trình kiểm soát lại với nhau nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác kiểm soát.
Tóm tắt chương 4: Chương 4 đã nêu rõ ưu điểm cũng như một số tồn tại về công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL tại Công ty. Từ đó, tôi đã kiến nghị một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trên. Ngoài ra, tôi cũng mạnh dạn kiến nghi mô hình kiểm soát quản lý chi phí NVL cho Công ty. Tất nhiên đây không phải là công việc dễ dàng, có thể thực hiện được ngay nhưng tôi hy vọng sẽ có ích cho Công ty trong thời gian tới.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ