PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VÀ KIỂM SOÁT QUẢN LÝ CHI PHÍ NVL TẠI CTCP CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM HUẾ
3.2 Thực trạng công tác kiểm soát quản lý chi phí NVL tại CTCP Công Nghiệp Thực Phẩm Huế
3.2.2 Tổ chức thực hiện về NVL
3.2.2.1 Kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho NVL.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Bpsd
NCC
KTTT Giaiđoạn1: Mua hàng
Giám đốc Phòng KH-KD
Giai đoạn 2: Hàng về
Thủkho và NVKT KTVT
Sơ đồ 3.3:Trình từluân chuyển chứng từmua hàng và nhập kho:
Phiếu đề nghị nhập vật tư
Ký duyệt
Phiếu đề nghị nhập vật tư
Liên hệ NCC
Phiếu đề nghị
nhập vật tư Phiếu đề nghị nhập vật tư
HĐKT
A
A
N
Hóa đơn GTGT
Kiểm hàng
Hóa đơn GTGT
Nhập liệu
Hóa đơn GTGT
Phiếu nhập kho B
N Ghi sổ
Hóa đơn GTGT
Thẻ kho
B N
In PNK
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Để đáp ứng kịp thời NVL cho quá trình sản xuất, tránh tình trạng ứ đọng cũng như thiếu hụt NVL, Công ty đã ban hành các thủ tục kiểm soát sau nhằm mua đúng, đủ loại NVL đảm bảo chất lượng và giá cả phù hợp:
- Phòng Kế hoạch - kinh doanh được quyền thực hiện mua hàng nhưng không được giao quyền quyết định mua hàng.
- Các chức năng mua hàng, nhận hàng và ghi sổ được cách ly trách nhiệm cho các phòng, bộ phận sau: Kế hoạch - kinh doanh, Thủ kho và KTVT.
- Trên cơ sở kế hoạch sản xuất và ĐĐH của khách hàng, bộ phận sử dụng lậpPhiếu đề nghị nhập vật tư. Phiếu này được đánh số thứ tự trước và phải được sự phê duyệt của giám đốc. Phiếu này nêu rõ chủng loại, số lượng và chất lượng NVL yêu cầu.
- Mỗi khi nhận đượcphiếu đềnghị nhập vật tưthì bộ phận mua hàng lập tức liên hệ với NCC, tránh tình trạng chờ có nhiều phiếu đề nghị nhập vật tư mới tiến hành đi mua.
- Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu đề nghi nhập vật tư, kế hoạch dự trữ NVL... sẽ liên hệ với NCC qua điện thoại nêu rõ chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả và phương pháp vận chuyển; sau đó tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với NCC.
Tuy nhiên, Công ty lại không lập ĐĐH.
- Đối với những NVL có giá rẻ hơn, NVL thay thế hoặc NVL mua trong nước thay vì nhập khẩu, Công ty có quy trình đặc biệt để tiến hành thử nghiệm. Phòng kỹ thuật sẽ kết hợp với bộ phận mua hàng để tiến hành công tác này. Nếu thấy NVL nào cần thiết cho quá trình sản xuất thì NVKT sẽ báo cho bộ phận mua hàng để liên hệ với NCC. Sau đó, NCC sẽ gửi bảng "Thông số kỹ thuật" của NVL đó lại cho Công ty.
NVKT sẽ kiểm tra lại những thông số này và yêu cầu mua NVL để tiến hành thử nghiệm. NVL sẽ được thử nghiệm tại phòng thí nghiệm với một lượng nhỏ để kiểm tra các thông số kỹ thuật. Nếu đáp ứng đủ yêu cầu, Công ty sẽ tiến hành đưa vào sản xuất đại tràng.
- Vì Công ty có quy mô nhỏ nên thủ kho kiêm luôn vai trò nhận hàng nhưng không có quyền viết phiếu đề nghị nhập vật tư tránh trường hợp tư lợi.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Thủ kho tiến hành kiểm tra các loại vật tư về mặt số lượng cũng như chủng loại trước khi nhập kho và ký phiếu nhập kho, vào thẻ kho. Bộ phận kỹ thuật sẽ đảm nhiệm việc kiểm tra chất lượng vật tư nhưng lại không lập biên bản nhận hàng mà chỉ ký xác nhận vào mặt sau của hóa đơn GTGT.
- Phòng kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ, nếu chúng đã hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh toán cho NCC hoặc hoàn ứng cho bộ phận mua hàng, tiếp theo là việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập liệu vào máy tính.
- Cuối tháng, phòng kế toán sẽ in sổ công nợ, sổ chi tiết nhập vật tư, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL để đối chiếu với thủ kho.
3.2.2.2 Kiểm soát công tác bảo quản NVL.
Do số lượng và chủng loại vật tư lớn và yêu cầu cao về mặt chất lượng nên công tác bảo quản NVL rất được Công ty chú trọng. Công ty đã xây dựng hệ thống kho bảo quản bao gồm kho NVL bánh và NVL bao bì. Các kho đều có thủ kho trực tiếp quản lý và các hệ thống thiết bị bảo quản trong kho tương đối đầy đủ như xe đẩy, thiết bị phòng chống cháy nổ... nhằm đảm bảo an toàn một cách tối đa cho vật liệu trong kho.
Việc tổ chức kho bãi phải đảm bảo các yêu cầu đối với từng loại vật liệu trên nguyên tắc thuận tiện cho việc xếp đặt, kiểm tra, quan sát, bảo quản chất lượng, kiểm kê, bốc dỡ và vận chuyển. NVL được quản lý trên nguyên tắc "nhập trước - xuất trước". Các vật tư lưu kho phải có nhãn mác phân biệt các loại với nhau nhằm đáp ứng nhu cầu cung cấp kịp thời, đủ, đúng những vật tư thiết bị cần thiết trong từng giai đoạn sản xuất cụ thể. NVL tại Công ty có thời gian sử dụng ngắn lại phụ thuộc nhiều vào điều kiện bảo quản cho nên các NVL này đều được cách ly với mặt đất bằng gỗ, đảm bảo không bị ẩm ướt trong suốt quá trình lưu kho.
3.2.2.3 Kiểm soát chu trình xuất kho NVL.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Bpsd Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh
vật tư
Ký duyệt
Ký duyệt
Xuất kho và ghi thẻ kho
Nhập liệu
Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư Thẻ kho
C D E
D E
C
In pxk
Pxk
N N
Quản đốc Phòng kỹthuật Thủkho KTVT
Sơ đồ 3.4: Trình từ luân chuyển chứng xuất kho.
Để kiểm soát tốt quá trình xuất kho NVL, Công ty đã ban hành một số thủ tục sau giúp đáp ứng kịp thời NVL cho sản xuất và tránh tình trạng xuất kho sai mục đích:
- Trong bất cứ trường hợp xuất vật tư nào thì thủ kho đều đòi hỏi phải cóPhiếu lĩnh vật tưđã được phê duyệt từ các đơn vị sử dụng.
- Bộ phận sử dụng lập phiếu lĩnh vật tư dựa trên định mức tiêu hao NVL mà phòng kỹ thuật đã xây dựng và phiếu này cũng phải được đánh số thứ tự trước tránh tình trạng tự ý viết phiếu vì mục đích khác. Ngoài ra, phiếu lĩnh vật tư được lập dựa trênĐĐHcủa khách hàng.
- Phiếu lĩnh vật tưphải được sự phê duyệt của quản đốc phân xưởng để kiểm tra tính có thật của hoạt động sản xuất tránh tình trạng xuất kho sai mục đích sử dụng.
Đồng thời, phiếu cũng được phòng kỹ thuật kiểm tra về mặt số lượng dựa trên định mức đã được thiết lập.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của phiếu lĩnh vật tư. Tuy nhiên, Công ty không có chính sách kiểm tra lại chất lượng NVL. Điều này có thể ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm vì NVL của Công ty chịu sự ảnh hưởng lớn của công tác bảo quản.