CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN ĐHQG HÀ NỘI TẠI HÒA LẠC
2.2. Thực trạng kế toán hoạt động thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa Lạc
2.2.1 Cơ chế quản lý tài chính tạiTrung tâm Phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa Lạc
2.2.1.1. guồn ngân sách hà nư c.
Cơ chế quản lý tài chính:
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên. Chế độ chi theo qui định của Nhà nước và thể hiện trong qui chế chi tiêu nội bộ. Kinh phí thường xuyên và không thường xuyên thực hiện cấp phát qua Kho bạc nhà nước
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc là đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc và đƣợc giao dự toán trực tiếp từ Đại học Quốc gia Hà Nội.
Nội dung hoạt động tài chính:
Quản lý tài chính tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc bao gồm các nội dung gắn với quản lý các khoản thu, quản lý các khoản chi phí và kết quả tài chính hàng năm (Theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 của Chính phủ; Nghị định 16/2015/NĐ- CP của ngày 14/02/2015 của Chính phủ;
Thông tƣ số 71/2006/TT-BTC ngày 09 tháng 08 năm 2006 của Bộ Tài chính), Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc thực hiện nhiệm vụ chủ yếu bằng nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước cấp, các khoản chi được thể hiện trong Qui chế chi tiêu nội bộ. Chi hoạt động sự nghiệp theo định mức quy định.
- Kinh phí ngân sách Nhà nước cấp: được cấp dựa trên cơ sở dự toán ngân sách mà đơn vị đã lập và đƣợc các đơn vị cấp trên phê duyệt bao gồm:
+ Kinh phí thường xuyên: Nguồn kinh phí này bao gồm: Tiền lương, tiền công, các khoản đóng góp theo lương;chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng nhƣ điện, điện thoại, internet, …; chi phí hoạt động khác nhƣ chi mua sắm và sửa chữa cơ sở vật chất…
+ Kinh phí không thường xuyên: Nguồn kinh phí này được giao để thực hiện 1 số nhiệm vụ và phải đƣợc phê duyệt cấp có thẩm quyền: Mua sắm, sửa chữa TS, trang thiết bị, nhiệm vụ đột xuất, tinh giản biên chế, đào tạo, vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản đƣợc duyệt.
Qu trình quản ý tài chính:
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc là đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội và là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên.
Quy trình quản lý tài chính của Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc được thực hiện theo ba bước: Lập dự toán sử dụng kinh phí; tổ chức chấp hành dự toán sử dụng kinh phí hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước; quyết toán kinh phí sử dụng.
* Lập dự toán thu chi:
Căn cứ vào quy định về thời gian lập dự toán ngân sách cho năm tiếp theo và thông báo của Đại học Quốc gia Hà Nội về kế hoạch lập và nộp dự toán ngân sách.
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc thực hiện lập dự toán ngân sách.
+ Đối với dự toán thu, chi ngân sách thường xuyên thực hiện chức năng nhiệm vụ của Trung tâm.
Đơn vị sử dụng phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở quá khứ để lập các dự toán này. Căn cứ vào “Tổng hợp dự toán thu ngân sách nhà nước” và “Tổng hợp dự toán chi ngân sách nhà nước”, đơn vị lập “Tổng hợp dự toán thu chi NSNN. Đối với dự toán thu, chi ngân sách thực hiện các nhiệm vụ độtxuất
-Giao dự toán:
Sau khi dự toán của Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạcđƣợc Đại học Quốc gia Hà Nội phê duyệt, Đại học Quốc gia Hà Nội ra quyết định giao dự toán thu, chi NSNN năm cho các đơn vị, kèm theo quyết định là các biểu chi tiết dự toán phân bổ cho Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc (Phụ ục 2.1)
* Chấp hành dự toán thu chi:
Công tác chấphành dự toán thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạcnăm 2019 đƣợc tổng hợp nhƣ sau:
- Chấp hành dự toánthu:
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp số thu năm 2019 tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc.
STT Nội dung thu
1 Nguồn thường xuyên
2 Nguồn không thường xuyên
Tổng cộng
( guồn số iệu từ qu ết định giao dự toán ngân sách nhà nư c n m 2019)
- Chấp hành dự toán chi:
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp tình hình sử dụng kinh phí năm 2019 tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc.
STT Nội dung chi
I Nguồn thường xuyên
1 Trung tâm chi tiền lương, tiền công và các khoản
trích theo lương
2 Chi phí công cụ và dịch vụ đã sử dụng nhƣ điện, điện
thoại, internet…
3 Chi phí hoạt động khác nhƣ chi mua sắm và sửa chữa
cơ sở vật chất,…
4 Chi thu nhập tăng thêm, phúc lợi
II Nguồn không thường xuyên
1 Thực hiện nhiệm vụ do ĐHQGHN giao
2 Sửa chữa cơ sở vật chất
3 Thực hiện tinh giản biên chế
Tổng cộng
( guồn số iệu từ
* iếp nhận inh phí:
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc đƣợc nhận kinh phí từ Đại học Quốc gia Hà Nội theo hình thức chi trả theo dự toán từ Kho bạc Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Nam Từ Liêm đối với nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên.
Kinh phí của Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc có thể đƣợc cấp toàn bộ theo quyết định giao dự toán vào đầu năm ngân sách hoặc cấp bổ sung, cấp theo nhiệm vụ cụ thể mà Đại học Quốc gia Hà Nội giao cho Trung tâm trong năm ngânsách.
* Sử dụng inhphí:
Điều kiện để đƣợc chi trả thanh toán:
+ Các khoản chi trả thanh toán đã đƣợc giao trong dự toán đƣợc Đại học Quốc gia Hà Nội phê duyệt.
+ Các khoản chi trả thanh toán phải đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức đƣợc quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc
và những quy định của pháp luật hiện hành.
+ Các khoản chi thanh toán đã đƣợc Giám đốc quyết định chi
+ Có đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan đến từng khoản chi.
- Sử dụng inh phí thực hiện các hoản chi thường xu ên
Đối với kinh phí chi hoạt động thường xuyên: trong quá trình thực hiện,Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc đƣợc chủ động điều chỉnh các nội dung chi, các nhóm mục chi trong dự toán chi đƣợc Đại học Quốc gia Hà Nội phê duyệt.
- Sử dụng kinh phí để thực hiện chi trả thanh toán các khoản chi không thường xuyên, bao gồm các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản.
* Qu ết toán thu chi:
Căn cứ vào tình hình thực hiện các khoản thu chi, hàng quý kế toán tiến hành tổng hợp, kiểm tra số liệu số liệu tại đơn vị, thực hiện đối chiếu số kinh phí đã sử dụng tại Kho bạc Nhà nước Nam Từ Liêm theo quyđịnh.
Kết thúc năm ngân sách (bao gồm thời gian chỉnh lý quyết toán), kế toán tiến
hành tổng hợp lập báo cáo quyết toán năm gửi về cơ quan chủ quản là Đại học Quốc gia Hà Nội.
Thời hạn gửi báo cáo: Đại học Quốc gia Hà Nội quy định về thời hạn gửi báo cáo của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Chậm nhất cuối tháng 3 năm ngân sách tiếp theo.
Đầu quý II năm ngân sách hiện tại, Ban Kế hoạch - Tài chính Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức xét duyệt quyết toán kinh phí đã sử dụng năm trước tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc. Sau khi thực hiện xét duyệt, Đại học Quốc gia Hà Nội sẽ ra biên bản đồng ý duyệt quyết toán kinh phí đã sử dụng hoặc xuất toán, yêu cầu nộp trả kinh phí.
2.2.1.2. guồn thu sự nghiệp Cơ chế quản lý tài chính:
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên. Chế độ chi theo qui định của Nhà nước và thể hiện trong qui chế chi tiêu nội bộ. Kinh phí từ nguồn thu sự nghiệp đƣợc thực hiện qua ngân hành TMCP đầu tƣ và phát triển Việt Nam.
Qu trình quản ý tài chínhthu chi:
Các hoản thu.
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc ngoài khoản thu từ NSNN cấp còn có khoản thu từ hoạt động dịch vụ nhƣ là các khoản thu từ việc kinh doanh nhà khách như cho thuê hội trường, phòng nghỉ và dịch vụ ăn uống, dịch vụ bể bơi, các khoản thu liên quan đến việc thanh lý tài sản cố định, phối hợp đảm bảo an ninh trật tự an toàn tài sản với các đơn vị nằm trong dự án.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp số thu sự nghiệp năm 2019 tại rung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc.
ĐV : Đồng
STT Nội dung thu
1 Nguồn thu từ kinh doanh dịch vụ
2 Nguồn thu khác
Tổng thu
* Các khoản chi.
- Chi cho hoạt độngkinh doanh dịch vụ, chi từ nguồn thu khác: Chi trực tiếp cho hoạt độngkinh doanh dịch vụ, bổ sung sửa chữa cơ sở vật chất, nộp thuế, quản lý phí lên cấp trên, chi phí thiết yếu.
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp số Chi sự nghiệp năm 2019 tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc.
ĐV : Đồng
STT Nội dung chi
1 Chi trực tiếp cho hoạt độngkinh doanh dịch vụ.
2 Bổ sung sửa chữa cơ sở vật chất
3 Nộp Nhà nước, quản lý phí
4 Chi phí thiết yếu
5 Trích lập Quỹ
Tổng chi
- Chênh lệch thu, chi: số chênh lệch thu chi tài chính hàng năm đƣợc trích lập các quỹ phát triển sự nghiệp, quỹ ổn định thu nhập, quỹ phúc lợi theo đúng quy định
Qu ết toán thu chi:
Căn cứ vào tình hình thực hiện các khoản thu chi, hàng quý kế toán tiến hành tổng hợp, kiểm tra số liệu số liệu tại đơn vị theo quyđịnh.
Kết thúc năm ngân sách (bao gồm thời gian chỉnh lý quyết toán), kế toán tiến hành tổng hợp lập báo cáo quyết toán năm gửi về cơ quan chủ quản là Đại học Quốc gia Hà Nội.
Thời hạn gửi báo cáo: Đại học Quốc gia Hà Nội quy định về thời hạn gửi báo cáo của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Chậm nhất cuối tháng 3 năm ngân sách tiếp theo.
Đầu quý II năm ngân sách hiện tại, Ban Kế hoạch - Tài chính Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức xét duyệt quyết toán kinh phí đã sử dụng năm trước tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc. Sau khi thực hiện xét duyệt, Đại học Quốc gia Hà Nội sẽ ra biên bản đồng ý duyệt quyết toán kinh phí đã sử dụng hoặc xuất toán, yêu cầu nộp trả kinh phí.
2.2.2. Nội dung hoạt động thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc
2.2.2.1 .Kế toán hoạt động thu chi inh phí S . 2.2.2.1.1. Kế toán hoạt động thu S cấp
Hàng năm Trung tâm Phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa Lạc đƣợc ngân sách nhà nước cấp khoảng 10 tỷ. Đối với kế toán hoạt động thu do ngân sách nhà nước cấp đơn vị sử dụng chứng từ bắt buộc là quyết định giao dự toán. Đây là chứng từ dùngđể theo dõi tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí ngân sách nhà nước hàng năm cấp phát, theo khảo sát tác giả nhận thấy kế toán tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc sử dụng các tài khoản kế toán và tiến hành định khoản theo đúng quy định Thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính.Để đảm bảo nguồn kinh phí đƣợc giao sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả thì Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ để làm căn cứ cho cán bộ, viên chức, người lao động trong cơ quan thực hiện theo đồng thời giúp Kho bạc kiểm soát chi dễ dàng hiệu quả hơn. Các chứng từ và tài khoản kế toán đƣợc sử dụng cụ thể nhƣ sau:
a. Chứng từ kế toán
- Trung tâm mở sổ chi tiết theo dõi dự toán chi thường xuyên, không thường xuyên.
b. Kế toán hoạt động thu NSNN cấp tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc sử dụng tài khoản sau.
- K 008: Dự toán chi hoạt động K nà được mở chi tiết:
+ TK 0081: Năm trước
TK 00811: Dự toán chi thường xuyên
o TK 008111: Tạm ứng
o TK008112: Thực chi
TK 00812: Dự toán chi không thường xuyên
o TK 008121: Tạm ứng
o Tk 008122: Thực chi + TK 0082: Năm nay
TK 00821: Dự toán chi thường xuyên o TK 008211: Tạm ứng
o TK 008212: Thực chi
TK 00822: Dự toán chi không thường xuyên.
o TK 008221: Tạm ứng
o TK 008222: Thực chi
- TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp, tài khoản này đƣợc mở theo nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên và các khoản thu khác cụ thể:
+ TK 5111: Thường xuyên
+ TK 5112: Không thường xuyên
+ TK 5118: Thu hoạt động khác.
c.Phương pháp hoạch toán.
Khi Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc nhận đƣợc quyết định giao dự toán NSNN cấp hàng năm để thực hiện theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt. Kế toán tiến hành ghi Nợ tài khoản 008 và các tài khoản cấp 3 phù hợp (Nợ TK 00821-
Dự toán chi thường xuyên và Nợ TK 00822- Dự toán chi không thường xuyên) theo số liệu đƣợc giao trong quyết định giao dự toán năm nay.
Trong trường hợp nhận được kinh phí bổ sung để phát triển dự án theo kế hoạch đƣợc phê duyệt . Khi nhận đƣợc nhận kinh phí bổ sung từ NSNN kế toán tiến hành ghi nợ TK 00822 (TK dự toán chi không thường xuyên). Số liệu theo như quyết định giao dự toán bổ sung của đơn vị.
Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán (phụ ục 8), phản ánh ghi tăng khoản thu hoạt động do NSNN cấp tức ghi có TK 511 chi tiết theo các tài khoản cấp 2 phù hợp (TK 5112- nguồn kinh phí không thường xuyên) theo Giấy rút dự toán. Đồng thời ghi có tài khoản 008 và các tài khoản chi tiết cấp 3,4 phù hợp (Có TK008212- dự toán chi thường xuyên) theo số liệu của Giấy rút dự toán.
Cuối năm tài chính kế toán lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí và lập báo cáo quyết toán kinh phí sử dụng trong năm .
d. Sổ kế toán.
Để thuận tiện cho việc theo dõi trong quá trình sử dụng và quyết toán nguồn thu kinh phí NSNN cấp thì kế toán đơn vị đã sử dụng các loại sổ sách sau để theo dõi và phản ánh trên báo cáo quyết toán năm sử dụng nhƣ sau:
- Sổ cái tài khoản 511 (phụ ục 9).
- Sổ chi tiết TK 511 (phụ ục 10).
Để theo dõi và phản ánh tình hình tiếp nhận kinh phí từ NSNN, đơn vị sử dụng hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.
- Báo cáo đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN 2.2.2.1.2 Kế toán hoạt động chi S cấp:
Tương tự với nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp thì hoạt động chi ngân sách thực hiện theo quy định của luật kế toán và Thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ tài chính, và Nghị định 43/NĐ-CP của Chính Phủ, thông tƣ 71/TT-BTC, Nghị định 16/NĐ-CP của Chính Phủ.
a. Chứng từ kế toán.
Hoạt động chi NSNN cấp tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc gồm hệ thống chứng từ kế toán nhƣ sau:
- Giấy rút dự toán. (phụ lục 08)
- Bảng lương
- Bảng thanh toán lương làm thêm giờ
- Hóa đơn dịch vụ.
- Hợp đồng kinh tế.
- Thanh lý hợp đồng.
- Phiếu chi tiền mặt (Phụ lục 11).
- Giấy đề nghị mua sắm, Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy đề nghị sửa chữa
- Biên bản bàn giao
b. Kế toán hoạt động chi NSNN cấp tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc sử dụng tài khoản sau.
Tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc sử dụng TK 611 – TK Chi phí hoạt độngđể phản ánh các khoản chi cho hoạt động của đơn vị. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết theo niên độ kế toán và chi tiết theo từng nguồn kinh phí là thường xuyên và không thường xuyên. Cụ thể như sau:
- TK 611- Chi phí hoạt động, + TK 6111 – Thường xuyên
TK 61111 – Chi tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên
TK61112 – Chi phí vật tƣ, dụng cụ và dịch vụ đã sử dụng.
TK 61113 – Chi phí hao mòn TSCĐ.
TK 61118 – Chi phí hoạt động khác.
+ TK 6112 – Chi không thường xuyên
TK 61121: Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên.
TK61122 – Chi phí vật tƣ, dụng cụ và dịch vụ đã sử dụng.
TK 61123 – Chi phí hao mòn TSCĐ.
TK 61128 – Chi phí hoạt động khác.
c . Phương pháp hoạch toán.
Các khoản về tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương do Trung tâm tính toán và chi trả nên chứng từ kế toán trong chỉ tiêu lao động tiền lương sử dụng bao gồm một số những chứng từ cơ bản nhƣ: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy báo làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán phụ cấp, giấy đi đường, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng kê thanh toán công tác phí,…
c
- Phản ánh tiền ương tiền c ng và các hoản phải trả cho cán ng ch c viên ch c và người ao động hác ghi:
ộ
- Khi rút dự toán về tài hoản tiền gửi để trả thu nhập t ng thêm ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 5111- Thu hoạt động do NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
- Phản ánh tiền các hoản trích theo ương, ghi:
- Khi rút dự toán về tài hoản tiền gửi để trả thu nhập t ng thêm ghi:
Nợ TK 332–Các khoản trích theo lương Có TK 5111- Thu hoạt động do NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động
Các khoản chi liên quan đến mua vật tư văn phòng tại,điện, điện thoại, nước, bưu phí… khi phát sinh chi phí, căn cứ vào Phiếu đề xuất mua hàng hóa, giấy đền nghị thanh toán, Hợp đồng kinh tế,hoá đơn GTGT, thanh lý hợp đồng, kế toán căn cứ vào chứng từ lập giấy rút dự toán,kế toán ghi tăng chi hoạt động chi tiết cho số chi