CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN ĐHQG HÀ NỘI TẠI HÒA LẠC
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán hoạt động thu chi củaTrung tâm Phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa Lạc
2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, kế toán hoạt động thu, chi của Trung tâm Phát triển ĐHQG HN tại Hòa Lạc vẫn còn tồn tại một số những hạn chế cụ thể nhƣ sau:
Sử dụng ch ng từ ế toán:
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của riêng đơn vị mình trong việc giải ngân các hoạt động, nhƣng việc xử lý một số một số hoạt động nhỏ còn gặp một số vướng mắc do việc chi tiêu không có kế hoạch nên việc kiểm soát và thanh toán rất khó nhƣ khoản chi về hoạt động tiếp khách vẫn thiếu một số chứng từ cần thiết nhƣ quyết định tiếp khách mà vẫn đƣợc phép thanh toán và khoản chi này rất khó kiểm soát. Các khoản chi này thường sử
dụng chứng từ là hóa đơn bán lẻ thay thế việc sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng.
Về công tác tổ chức kế toán thu – chi, hệ thống chứng từ kế toán đƣợc sử dụng tại đơn vị ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC. Tuy nhiên nội dung một số chứng từ còn viết bằng tay. Nhất là đối với những mẫu chứng từ hướng dẫn, chứng từ đơn vị tự lập để theo dõi chi tiết các khoản thu, chi. Mẫu đề xuất mua hàng, đề nghị thanh toán thì mẫu chứng từ đƣợc in từ máy tính nhƣng nội dung và số tiền thì đƣợc viết bằng tay, do đó chứng từ nhìn không đẹp, sạch, rõ ràng.
Theo thông tư 185/2010/TT- BTC thì những khoản chi nhỏ dưới 200.000 đồng đƣợc thanh toán bằng bảng kê mua hàng hay hóa đơn bán lẻ của cửa hàng.
Tuy nhiên qua khảo sát thấy rằng ở đơn vị sử dụng nhiều hóa đơn bán lẻ và các hóa đơn này thường được tách nhỏ để thay cho hóa đơn tài chính theo quy định của Pháp luật.
Sử dụng hệ thống tài hoản:
Mặc dù đơn vị đã sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính và chủ động mở thêm tài khoản chi tiết để phù hợp với thực tế sử dụng, yêu cầu quản lý tại đơn vị. Trên thực tế vẫn chƣa đầy đủ và hợp lý.
Các khoản thu từ hoạt động SXKD, dịch vụ chƣa chi tiết tới từng đối tƣợng cụ thể. Dẫn tới việc không thể theo dõi đƣợc các phát sinh trên TK531 và TK642, mọi chi phí phát sinh từ hoạt động này đều phản ánh chung trên TK642, không chi tiết cụ thể, về lâu dài sẽ gặp nhiều khó khắn trong việc quản lý chi phí. Vì không phân loại theo từng đối tƣợng nên khi cần sẽ rất khó khăn trong việc lọc số liệu, và theo dõi từng đối tƣợng.
Sử dụng hệ thống s sách ế toán:
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc, đơn vị đã sử dụng phần mềm kế toán để hoạch toán nên các mẫu biểu gần nhƣ đầy đủ, còn một số mẫu sổ để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh thì kế toán in trên máy ra nên không thể tránh khỏi các mẫu sổ đƣợc in ra chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý
do đó ảnh tới việc giám sát và kiểm tra số liệu sau này, cụ thể nhƣ:
Sổ theo dõi tạm ứng chỉphân loại theo từng cá nhân tạm ứng và số tiền tạm ứng, không theo dõi chi tiết nguồn kinh phí, loại hoạt động mà cá nhân đó tạm ứng.
Vì vậy khi nhìn vào, nhà quản lý không biết đƣợc số tiền cụ thể cá nhân tạm ứng đối với từng loại hoạt động.
Việc sửa chữa số liệu ghi sai trên sổ kế toán có nhiều trường hợp không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ đã quy định. Thực tế đơn vị khi in sổ phát hiện có sai sót, trực tiếp sửa, điều chỉnh nghiệp vụ trên phần mềm kế toán máy vi tính, nên đã có tình trạng số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết không khớp nhau.
Vận dụng ập áo cáo thu chi:
Hiện nay việc lập báo cáo thu, chi đều đƣợc kết xuất trên hệ thống phần mềm. Đối với báo cáo chi cũng chƣa có sự thống nhất trong việc sử dụng phần mềm kế toán hay chỉ sử dụng trên máy vi tính. Nhiều báo cáo chƣa đƣợc thiết kế trên phần mềm nên đơn vị phải tự tổng hợp báo cáo trên máy tính. Nhƣ khi sửa chữa nhỏ (tài sản, dụng cụ lâu bền) trên hệ thống chỉ theo dõi chi tiết lập báo cáo tổng hợp riêng từng hạng mục sửa chữa, phân bổ cho từng phòng, ban, giá trị là bao nhiêu.
Báo cáo thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị còn sơ sài chƣa thể hiện chi tiết cho từng đối tƣợng ở các khoản thu và chi.
Các khoản thu, chi ngoài kinh phí ngân sách cấp của đơn vị cũng tương đối nhiều về mặt số lƣợng, nhƣng giá trị các khoản thu chƣa lớn, còn nhỏ lẻ. Việc theo dõi sẽ khó, cần nhiều hệ thống sổ sách, và có thể dẫn đến ghi xót hoặc ghi trùng.
Một số khoản chi trong đơn vị khó kiểm soát đƣợc mức chi và khó kiểm tra đƣợc độ chính xác của nó nhƣ tiếp khách, tiền thêm giờ, …
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Tác giả đã vận dụng lý luận chung về tổ kế toán thu, chi sự nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp công lập vào nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán thu, chi sự nghiệp tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc.
Trong Chương này, tác giả đã nghiên cứu và đạt được những kết quả sau:
- Nghiên cứu tổng quan về Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc, về cơ chế, chính sách quản lý tài chính; tổ chức kế toán.
- Nghiên cứu và phân tích thực trạng kế toán hoạt động thu, chi tại Trung tâm
- Trên cơ sở đó, tác giả đã rút ra những nhận xét, đánh giá về những kết quả đạt đƣợc cũng nhƣ những tồn tại trong việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính nói chung và trong công tác kế toán các hoạt động thu, chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc nói riêng.