CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG
3.1. Sự cần thiết, yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi của
3.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa Lạc.
Cùng với sự phát triển của xã hội theo tiến trình cải cách hành chính theo Nghị quyết đại hội đại biểu lần IX của Đảng đổi với các đơn vị sự nghiệp công lập thì cải cách hành chính là một bước đột phá, Cơ chế quản lý của các đơn vị sự nghiệp đã có những thay đổi đáng kể theo hướng trao quyền tự chủ ngày càng cao. Từ ngày 14/02/2015 khi Nghị định 16/2015/NĐ-CP đƣợc ban hành với nhiều nội dung mở hơn so với Nghị định 43/2006/NĐ-CP đã giúp cho các đơn vị chủ động hơn trong việc tự chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của đơn vị mình.
Qua khảo sát thức tế, tác giả thấy rằng cũng nhƣ các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu khác, Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc đang thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định 43/2015/NĐ-CP. Đây cũng là cơ hội và cũng là thách thức đối với đơn vị trong quá trình hoạt động. Không chỉ là đơn vị thụ hưởng ngân sách mà đơn vị còn phải tạo ra được nhiều sự thu hút để tăng nguồn thu ngoài ngân sách cho đơn vị tồn tại và phát triển.
Kế toán hoạt động thu chi với tƣ cách là công cụ quản lí tài chính có vai trò đặc biệt quan trọng đối với mọi loại hình hoạt của đơn vị liên quan tới tiền. Tuy nhiên kế toán thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý tài chính của mình, vẫn có nhiều các khoản chi đột xuất không nằm trong kế hoạch chi tiêu, các khoản chi đƣợc cấp trên duyệt và chi thẳng sau đó mới báo phòng kế toán nên các thông tin về việc chi kế toán chƣa nắm đƣợc, dẫn đến thiếu tính kịp thời và chính xác. Vì cậy việc hoàn thiện kế toán thu chi tại Trung tâm là rất quan trọng và cần thiết.
Việc hoàn thiện công tác kế toán thu chi không những có vai trò quan trọng đối với công tác quản lí tài chính mà còn quan trọng đối với tất cả các hoạt động
chung của Trung tâm, giúp cho Ban Giám đốc nắm bắt đƣợc chính xác, kịp thời tình hình tài chính của đơn vị để xây dựng các kế hoạch phát triển trong thời gian sắp tới, và đƣa ra các Quyết định quản lý phù hợp vá có hiệu quả; cung cấp các thông tin cần thiết, tin cậy về tình hình tài chính cũng nhƣ việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, việc sử dụng và quản lý các loại nguồn vốn là tài sản của ĐHQGHN cho cơ quan chủ quản của đơn vị.
3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi của Trung tâm Phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa Lạc.
Yêu cầu:
Xuất phát từ yêu cầu quản lý tài chính tại Trung tấm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc thì việc hoàn thiện công tác kế toán hoạt động thu chi cần đảm bảo một số yêu cầu cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất: Hoàn thiện việc kế toán hoạt động thu, chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, Luật NSNN, chế độ kế toán hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành luật của cơ quan có thẩm quyền, vừa phải tuân thủ, tôn trọng các nội dung phù hợp và tiếp cận với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế.
Thứ hai: Hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp hạch toán, thống nhất về mục lục ngân sách và niên độ kế toán. Thông tin kế toán phải đảm bảo có kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp các chỉ tiêu chi và thu của NSNN cũng nhƣ các hoạt động kinh doanh dịch vụ tại đơn vị, tạo điều kiện cho công tác quản lý và điều hành của Ban Giám đốc Trung tâm.
Thứ ba: Hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc phảiđảm bảo và thống nhất với các quy định và nguyên tắc tổ chức kế toán tại cơ quan chủ quản là ĐHQGHN.
Kế toán tại đơn vị cần hoàn thiện, sửa đổi từ quy trình thu, chi; lập và kiểm tra chứng từ thu chi đảm bảo thu đúng, thu đủ, chi tiêu tiết kiệm, hiệu quả; từng bước cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc, chất lượng phục vụ người đến sử dụng
dịch vụ.
Kế toán còn phải thực hiện nhiệm vụ tham mưu, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho Ban Giám đốc Trung tâm để điều hành đơn vị, cân đối và tự chủ thu chi của đơn vị. Trên cơ sở quy trình kế toán đang áp dụng, kế toán tại đơn vị cần phải hoàn thiện hơn nữa, không chỉ thu thập và ghi chép thông tin mà còn xử lý và cung cấp thông tin dưới dạng các bảng, biểu phân tích tình hình thu, chi hoạt động, dự án của từng phòng, ban trong đơn vị.
Thứ tư: Việc hoàn thiện kế toán thu, chi tại đơn vị phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, cách thức tổ chức quản lý và tình hình thực tế của đơn vị. Hoàn thiện kế toán thu chi tại Trung tâm phải dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ tin học phải tuân thủ các yêu cầu, nguyên tắc kế toán căn bản, mặt khác các phương pháp, chế độ kế toán, các phần hành kế toán cũng cần phải có những sửa đổi để phù hợp với điều kiện ứng dụng tin họctrong công tác kế toán. Kết hợp tiết kiệm chi phí hợp lý mà vẫn mang lại kết quả nhƣ mong đợi.
Thứ năm: Hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc phải hướng tới hiệu quả, tiết kiệm chi phí và có tính khả thi cao, hoàn thiện tổ chức kế toán thu chi tại đơn vị phải đảm bảo hiệu quả, tinh gọn và chất lƣợng cho các hoạt động của đơn vị, đảm bảo tiết kiệm chống các biểu hiện tiêu cực nhƣ tham ô, tham nhũng. Tiếp tục rà soát Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với thực tế và các quy định hiện hành.
Nguyên tắc:
Để hoàn thiện công tác kế toán hoạt động thu chi của Trung tâm phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa lạc thì kế toán đơn vị phải thực hiện đúng các nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Kế toán hoạt động thu chi của đơn vị phải có trách nhiệm mở sổ kế toán theo dõi, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các thu, chi của đơn vị đến cuối mỗi tháng, quý phải đối chiếu với kho bạc số dƣ báo cáo ban lãnh đạo để có kế hoạch chi tiêu tháng tiếp theo hợp lý. Số dƣ kho bạc tại mọi thời điểm,
luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán, sổ quỹ và thực tế.
Thứ hai: Với kế toán Quỹ tiền mặt tại đơn vị (còn đƣợc gọi là Thủ quỹ). Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Cuối tháng làm báo cáo quỹ gửi lên cấp trên. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Thứ ba: Kế toán hoạt động thu chi phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi tại Trung tâm Phát triển ĐHQG Hà Nội tại Hòa Lạc.
3.2.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán:
Trong công tác kế toán của bất kì một đơn vị nào thì hệ thống chứng từ là công cụ quan trọng nhất, việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển và xử lý cũng như lưu trữ chứng từ là khâu vô cùng quan trọng quyết định của thông tin kế toán. Để hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc cần tập trung vào một số giải pháp sau:
Tổ chức phổ biến hướng dẫn cho CBCNVC trong đơn vị về trình tự, quy trình và những giấy tờ cần thiết khi thanh toán, có sự thông báo và hướng dẫn khi có thay đổi về quy trình và thủ tục thanh toán. Các nghiệp vụ đều phải đƣợc kiểm tra và giám sát chặt chẽ đảm bảo các khoản đƣợc thanh toán đầy đủ và hợp pháp, trong quá trình kiểm tra kế toán phát hiện chứng từ chƣa đầy đủ, nội dung không hợp lệ hay thiếu chữ ký của các bên liên quan thì kế toán sẽ từ chối thanh toán khoản chi đó và báo cáo lên cấp trên.
Hạn chế tối đa việc lập chứng từ bằng tay nhƣ phiếu thu, phiếu chi in trên máy và hóa đơn GTGT sang hóa đơn điện tử. Theo dõi từng nguồn thu, dòng thu và dòng chi.
Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc có 2 địa điểm là tại Hòa Lạc và Ba Vì nên việc luân chuyển chứng từ sao cho khoa học và phù hợp, để tránh mất
thời gian thì người thanh toán có thể chụp chứng từ gửi qua zalo hay gmail nhờ kế toán xem trước, nếu khoản chi đó hợp lý, chứng từ hợp lệ thì người thanh toán mới mang xuống để xin chữ kí kể toán trưởng và Giám đốc Trung tâm.
Hoàn thiện khâu lưu giữ chứng từ: việc bảo quản lưu trữ chứng từ tại đơn vị vẫn chưa được chú trọng, cần bố trí kho lưu trữ để bảo quản chứng từ, sổ sách và tài liệu kế toán nhằm đảm bảo tính an toàn. Chứng từ đƣợc phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian, chứng từ để trong tủ lưu trữ có khóa. Bên cạnh đó cần tuân thủ thời gian đưa vào lưu trữ (chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính).
3.2.2 Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản:
Cũng giống nhƣ hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán cũng là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong hệ thống kế toán bởi nó định dạng thông tin đƣợc xây dựng trong đơn vị. Sau khi đƣợc ban hành, sửa đổi và đƣa vào sử dụng, đến nay hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành đã thật sự giúp ích và cải thiện rất nhiều cho công tác kế toán, tại Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Hệ thống tài khoản theo thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính đã rất rõ ràng và chi tiết hơn rất nhiều so với hệt hống tài khoản trước đây của Quyết định 19/2006/QĐ-BTC. Tuy nhiên việc vận dụng tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động cũng nhƣ yêu cầu quản lý, kiểm soátcó ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý hoạt động thu, chi. Phản ánh rõ cho từng mục, khoản và cho từng đối tƣợng thì đơn vị cần hoàn thiện vấn đề sau:
Trong trường hợp mua vật tư về dùng cho nhiệm vụ mới không phải nhiệm vụ thường xuyên. Đề nghị kế toán tại đơn vị hạch toán số vật tư mua về đủ hóa đơn chứng từ vào tài khoản TK 152, đồng thời mở sổ theo dõi chi tiết TK 152 để tiện việc kiểm tra, kiểm soát, tránh thất thoát lãng phí. Sau đó, khi chủ nhiệm nhiệm vụ có nhu cầu, kế toán mới tiến hành xuất kho vật tƣ giao cho chủ nhiệm nhiệm vụ đó, quá trình hoạch toán nhƣ sau:
+ Vật tƣ mua về đầy đủ hóa đơn chứng tù, tiến hành nhập kho vật tƣ, kế toán ghi: Nợ TK 152: giá trị vật tƣ nhập kho
Có TK 111, 112, 331...:giá trị vật tƣ nhập kho
+ Khi xuất kho cho chủ nhiệm đề tài:
- Mở chi tiết cho TK531 cho từng đối tƣợng để thuận tiện cho kế toán trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu.
+ TK5311 – Doanh thu dịch vụ cho thuê Hội trường
+ TK5312 – Doanh thu dịch vụ nghỉ dƣỡng
+ TK5313 – Doanh thu dịch vụ ăn uống
+ TK5314 – Doanh thu dịch vụ bể bơi.
Bên cạnh đó việc mở thêm tài khoản cấp 2;3 là cần thiết phục vụ cho việc theo dõi thuận tiện hơn: Tại đơn vị Tài khoản TK 153: Công cụ - dụng cụ vẫn đƣợc dùng rất chung chung cho tất cả các bộ phận sử dụng, không phản ánh đƣợc chi tiết và không thể tách riêng ra đƣợc. Trung tâm nên mở thêm tài khoản cấp 2 cho TK153 cụ thể:
- TK 1531: Công cụ dụng cụ dùng cho khối HCSN.
- TK 1532: Công cụ dụng cụ dùng cho bên dịch vụ.
3.2.3 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán hoạt động thu, chi:
Theo chế độ hiện hành, Nhà nước quy định các mẫu sổ kế toán mang tính chất bắt buộc theo các hình thức kế toán. Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký Chung, đã sử dụng phần mềm kế toán MISA, nên hệ thống số sách kế toán đều đƣợc trình bày đầy đủ đáp ứng yêu cầu theo chế độ kế toán hiện hành, giảm nhẹ khối lƣợng công việc cho nhân viên kế toán, dễ sửa chữa các sai sót. Tuy nhiên đơn vị vẫn còn một số vấn đề cần hoàn thiện cụ thể nhƣ sau:
- Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc nên thường xuyên chủ động nâng cấp phần mềm kế toán phù hợp với những thay đổi về chế độ kế toán và hệ thống các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ sung.
- Cuối mỗi kỳ, kế toán cần phải in ấn sổ kế toán kịp thời và đưa vào kho lưu trữ theo chế độ bảo quản chứng từ để tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
- Kế toán chi tiết thu, chi cần thiết kế mẫu sổ “Tạm ứng”chi tiết cụ thể nhƣ sau:
Tên đơn vị cấp trên: Đại học QGHN
Tên đơn vị: Trung tâm Phát triển ĐHQGHN tại Hòa Lạc
SỔ TẠM ỨNG Năm 2019
Đối tƣợng tạm ứng: Nguyễn Hải Anh ĐV : đồng
Ngày ghi sổ
3/5/2019 4/6/2019
Tổng cộng
3.2.4. Hoàn thiện báo cáo kế toán:
Báo cáo kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tƣợng quan tâm, trong lĩnh vực quản lý kinh tế, thu hút sự quan tâm của nhiều đối tƣợng ở bên trong cũng nhƣ bên ngoài đơn vị. Mỗi đối tƣợng quan tâm đến báo cáo tài chính trên một góc độ khác nhau, song nhìn chung đều nhằm có đƣợc những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định phù hợp với mục tiêu của mình.
Khi quyết toán kinh phí theo chế độ quy định, thời hạn nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan cấp trên chậm nhất là 90 ngày sau khi kết thúc năm ngân sách. Nhƣng trên thực tế, đơn vị vẫn chưa thực hiện đúng thời hạn mà thường kéo dài hơn
quy định. Điều này chứng tỏ đơn vị chƣa thực hiện tốt công tác khóa sổ kế toán cuối năm, các khoản thu, chi chƣa dứt điểm vào thời điểm khóa sổ kế toán.Giải pháp đƣa ra là:
Cần phải thiết lập, in báo cáo đầy đủ và thực hiện nộp BCTC theo đúng quy định của đơn vị kế toán cấp trên cũng như quy định chung của Nhà nước. Đồng thời phải thực hiện thanh quyết toán và chuyển số dƣ đúng niên độ tài chính. Đơn vị phải quy định rõ chi tiết trách nhiệm lập, nội dung, thời hạn nộp BCTC trong quy chế quản lý tài chính của đơn vị. Việc nộp đúng kỳ hạn sẽ giúp các nhà quản lý và cơ quan chủ quản nắm bắt thông tin kịp thời để nhanh chóng đƣa ra kế hạch, chiến lƣợc và quyết định quản lý kinh tế đúng đắn.
Khi đơn vị nhận đƣợc thông báo xét duyệt quyết toán hoặc thông báo điều chỉnh quyết toán năm của đơn vị dự toán cấp trên, trong phạm vi 10 ngày làm việc, đơn vị phải thực hiện xong kiến nghị trong thông báo xét duyệt hoặc điều chỉnh quyết toán năm.
Đơn vị chủ quản là trường ĐHQGHN cần có cơ chế phạt rõ ràng đối với những đơn vị trực thuộc khi nộp chậm.