CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
1.2 Quản trị tri thức
1.2.6 Các hoạt động quản trị tri thức trong doanh nghiệp
1.2.6.2 Thu nhận tri thức
Sau khi xác định được khoảng cách tri thức, để rút ngắn khoảng cách này, bước tiếp theo là thu nhận tri thức. Các doanh nghiệp sẽ thu nhận một phần lớn các tri thức của họ chủ yếu từ bên ngoài doanh nghiệp. Các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và đối tác trong các hợp tác liên doanh, các mối quan hệ này có tiềm năng đáng kể để thu nhận tri thức cho doanh nghiệp. Bên cạnh việc thu nhận tri thức từ các mối quan hệ này, các nhà quản trị tri thức còn có thể thuê các
chuyên gia về làm việc hoặc thu nhận tri thức từ các chuyên gia của những công ty sáng tạo khác.
Việc thu nhận tri thức được hiểu đơn giản là quá trình thu thập tri thức có sẵn ở bất kì đâu. Đối với các doanh nghiệp, thu nhận tri thức có thể dẫn đến việc thu nhận tri thức từ các nguồn sẵn có trong ngay chính doanh nghiệp của mình, có thể là việc vận dụng tri thức ngầm của các nhân viên trong doanh nghiệp hoặc việc “mua” các tri thức từ bên ngoài từ các nhà chuyên gia.
1.2.6.3 Ứng dụng tri thức
Sau khi thu nhận tri thức, thì tri thức cần phải được ứng dụng trong các doanh nghiệp, để làm cho tri thức mang tính chủ động và có liên quan đối với việc tạo ra các giá trị trong tổ chức. Việc ứng dụng tri thức giúp cho các nhà quản trị đưa ra được các quyết định, từ đó đưa ra được các giải pháp, phương thức mới, chiến lược mới cho doanh nghiệp. Việc ứng dụng tri thức trong thực tế là việc mà các nhân viên sử dụng tri thức của họ vào các tình huống làm việc của họ. Đối với các doanh nghiệp, tri thức cần được áp dụng trong sản phẩm, trong quy trình và dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không thể xác định đúng loại tri thức theo hình thức đúng của nó, thì doanh nghiệp sẽ gặp phải khó khăn rất lớn trong việc duy trì lợi thế cạnh tranh của chính mình do không thể ứng dụng đúng tri thức.
1.2.6.4 Chia sẻ tri thức
Sau khi tri thức được ứng dụng, bước tiếp theo là chia sẻ tri thức. Chia sẻ hay còn được hiểu là phân phối tri thức trong một doanh nghiệp là một điều kiện vô cùng quan trọng để biến các tri thức ẩn hoặc kinh nghiệm thành tri thức mà cả doanh nghiệp có thể sử dụng được. Biến tri thức từ cá nhân sang nhóm và của toàn doanh nghiệp.
Trao đổi và chia sẻ các tri thức ẩn và tri thức hiện giữa các cá nhân trong tổ chức, để từ đó doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, hoàn thiện quy trình làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao tri thức chuyên sâu của các nhân viên trong doanh nghiệp. Từ đó, có thể giúp doanh nghiệp tạo nên lợi thế kinh doanh lớn hơn. Trong nền kinh tế tri thức, bản thân tri thức không phải là sức mạnh nhưng khi tri thức được chia sẻ, nó trở nên sức mạnh.
1.2.6.5 Phát triển tri thức
Phát triển tri thức bổ sung cho sự tiếp nhận tri thức. Trọng tâm của nó là tạo ra những kỹ năng mới, những sản phẩm mới, những ý tưởng tốt hơn, và những quy trình hiệu quả hơn.
Phát triển tri thức bao gồm tất cả các nổ lực quản lý có ý thức nhằm tạo ra những khả năng mà hiện tại chưa có trong tổ chức hoặc không tồn tại bên trong hay bên ngoài.
Theo truyền thống, phát triển tri thức được thực hiện trong việc nghiên cứu thị trường của công ty và trong phòng nghiên cứu và phát triển. Tuy nhiên, tri thức quan trọng cũng có thể nảy ra từ bất kì đâu của tổ chức. Điều này có thể cung cấp cho công ty cách chung để thông qua những ý tưởng mới và sử dụng sự sáng tạo của nhân viên.
1.2.6.6 Sáng tạo tri thức
Sáng tạo tri thức là trọng tâm chính trong việc tạo ra tri thức mới hoặc đổi mới tri thức hiện tại cho tổ chức. Nonaka và Takeuchi (1995) đã giới thiệu mô hình SECI về sáng tạo tri thức bao gồm 4 quá trình: Giao tiếp xã hội (Socialization), Ngoại hóa (Externalization), Kết hợp (Combination), và Tiếp thu (Internalization).
Hình 1.2: Mô hình SECI về sáng tạo tri thức
a. Giao tiếp xã hội: quá trình này đề cập đến việc chia sẻ tri thức ẩn giữa các cá nhân với nhau. Nonaka và Konno (1998), đã nhấn mạnh rằng các tri thức ẩn được trao đổi nhiều hơn thông qua những hoạt động giao tiếp xã hội thay vì những chỉ dẫn bằng lời nói hoặc yêu cầu. Trong thực tế thì quá trình tiếp nhận tri thức ẩn được hỗ trợ chủ yếu thông qua các tương tác trực tiếp.
b. Ngoại hóa: quá trình này đề cập đến việc chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức dễ nhận biết hơn (explicit knowledge). Quá trình chuyển đổi này đòi hỏi tri thức ẩn cần phải được diễn đạt và chuyển đổi sang những dạng tri thức mà người khác có thể tiếp cận và hiểu được.
c. Kết hợp: quá trình này đề cập đến việc tích hợp các tri thức hiện. Quá trình này liên quan đến việc chuyển đổi những tri thức dễ nhận biết thành tập hợp những tri thức dễ nhận biết phức tạp hơn. Việc chuyển đổi này dựa vào ba quá trình: i) nắm bắt các tri thức dễ nhận biết mới, tích hợp với những tri thức hiện có. Quá trình này có thể được thực hiện bằng cách thu thập thêm số liệu và kết hợp với các số liệu tổ chức đã có trước đó; ii) sau đó, phổ biến các tri thức mới này thông qua các buổi họp hoặc thuyết trình; iii) Hiệu chỉnh lại các tri thức dễ nhận biết nhằm giúp tăng tính khả dụng và dễ hiểu hơn.
d. Tiếp thu: quá trình này đề cập đến việc chuyển đổi những tri thức hiện mới thành tri thức ẩn của một ai đó. Quá trình này có liên quan nhiều đến việc tìm kiếm những tri thức có liên quan trong tập hợp tri thức của tổ chức và có thể được thực hiện thông qua các hình thức học thực tế, đào tạo và rèn luyện.
Mô hình SECI đã mô tả quá trình chuyển đổi liên tục giữa tri thức ẩn và tri thức hiện. Tri thức được tạo ra trong vòng quay liên tục thông qua đối thoại và thực hành.
Đối thoại cho phép con người hiểu rằng có những quan điểm khác với quan điểm của mình, giúp họ chấp nhận và tổng hợp lại các quan điểm đó, còn thực hành sẽ cho phép chia sẻ các tri thức thông qua chia sẻ kinh nghiệm hay diễn tả tri thức bằng một hành động cụ thể.
1.2.6.7 Duy trì tri thức
Bảo quản tri thức là một quá trình lưu giữ tri thức hay thông tin theo thời gian và cung cấp khả năng truy xuất lại tri thức đó trong tương lai. Các doanh nghiệp, tổ chức thường phàn nàn rằng công việc này đã khiến họ mất đi một phần bộ nhớ.
Việc lựa chọn, lưu trữ và thường xuyên cập nhật tri thức về giá trị tiềm năng trong tương lai phải được cấu tạo cẩn thận. Tri thức đã có được cần phải được bảo tồn. Lưu trữ hoặc bảo tồn chắc chắn không phải là đặt nó ở đâu đó và quên tất cả về nó. Mà phải được cập nhật liên tục và giữ liên quan, nếu không nó không còn là tri thức nữa. Tri thức quá cũ có thể là điều nguy hiểm nhất.
1.2.6.8 Đo lường tri thức
Theo Peter Drucker, một chuyên gia tư vấn quản trị và là “nhà sinh thái học xã hội” đã nhận định: “You can’t manage what you don’t measure” (Tạm dịch: Nếu bạn không đo lường được thì bạn không quản trị được) đã cho thấy tầm quan trọng của việc đo lường trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp mà cụ thể ở đây là quản trị tri thức.
Hoạt động đo lường tri thức là để đo lường các tác động, hiệu quả sau quá trình thực hiện quản trị thi thức như là sự hài lòng của khách hàng, hiệu quả, năng suất và chất lượng của tổ chức. Qua đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá lại và có những giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.
Từ các ý trên đây, ta có thể thấy được rằng các hoạt động tri thức trong doanh nghiệp gồm 8 hoạt động và chúng gắn liền với nhau thành một hệ thống trong tổ chức, từ xác định đến thu nhận, ứng dụng, chia sẻ, phát triển, tạo lập, duy trì và cuối cùng là đo lường tri thức, hệ thống này giúp cho các nhà quản trị tri thức xác định được các mục tiêu và tạo các chiến lược tốt nhất cho doanh nghiệp để tạo ra các lợi thế cạnh tranh lớn trọng nền kinh tế tri thức hiện nay.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Trong chương 1, tác giả đã trình bày hệ thống lý luận về tri thức và quản trị tri thức trong doanh nghiệp. Theo đó những nội dung trọng tâm của chương 1 bao gồm:
Khái niệm quản trị tri thức; Nội dung quản trị tri thức và các hoạt động quản trị tri thức trong doanh nghiệp. Những nội dung trọng tâm này là cơ sở để tác giả triển khai nghiên cứu đánh giá thực trạng trong chương 2.