CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TẠO : ĐỘNG LỰC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY THỦY ĐIỆN HÕA BÌNH
3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác tạo động lực cho người lao động tại Công
3.2.1. Giải pháp thứ nhất: Xác định nhiệm vụ, tiêu chuẩn và đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên
Để xác định nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động thì công ty phải tiến hành hoạt động phân tích công việc. Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc được tiến hành nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công. Phân tích công việc giúp người lao động hiểu một cách chi tiết về các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, quá trình này sẽ giúp cho người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao… dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và mang tính chủ quan. Mặc dù hiện nay, công ty đã tiến hành phân tích công việc cho người lao động. Tuy nhiên, công tác phân tích công việc mới chỉ đưa ra được các nhiệm vụ, yêu cầu và các tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách chung chung. Người lao động cũng chỉ hiểu công việc họ phải làm một cách chung chung, khái quát. Chính vì vậy, người lao động không thấy hết được vị trí của công việc đối với sự phát triển của công ty, không có phương hướng phấn đấu từ đó làm giảm động lực lao động. Do đó, công ty cần phải tiến hành phân tích và thiết kế lại công việc mà công ty đang thực hiện. Khi phân tích công việc, công ty cần phải tiến hành theo đúng quy trình phân tích công việc bao gồm ba giai đoạn sau đây:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị phân tích. Trong giai đoạn này ta cần phải xác định đúng mục đích phân tích công việc. Khi đã nắm rõ mục đích của việc phân tích công việc điều đó sẽ giúp cho nhà quản lý có thể xác định được những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin cho phù hợp. Sau đó ta cần xem xét các thông tin cơ bản có liên quan đến công việc như: thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc; thông tin về các điều kiện làm việc. Bước cuối cùng trong giai đoạn này là ta phải lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích. Do phân
80
tích công việc là nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc cho nên ta chỉ cần chọn người tiêu biểu là những người thực hiện công việc ở mức đạt yêu cầu, chứ không nên chọn những người thực hiện xuất sắc.
Giai đoạn 2: Giai đoạn tiến hành phân tích. Trong giai đoạn này, việc đầu tiên là phải xác định các thông tin về công việc cần thu thập. Khi thu thập thông tin phục vụ cho quá trình phân tích công việc cần phải thu thập một cách đầy đủ, không bỏ xót. Đồng thời cần phải biết kết hợp đan xen các phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát người lao động..
- Phỏng vấn: đây là phương pháp được áp dụng phổ biến để phân tích công việc, nó giúp người quản lý có thể thu thập thông tin về công việc một cách đơn giản và nhanh chóng. Phỏng vấn còn giúp ta có được những thông tin mà người thực hiện công việc khó có thể mô tả bằng lời viết.
- Điều trả bằng phiếu câu hỏi: đây là phương pháp nhanh và tiết kiệm thời gian nhất để thu thập được thông tin từ nhiều người khác nhau cùng thực hiện công việc.
- Quan sát người lao động: được thực hiện bằng cách tiến hành quan sát và ghi chép vào biểu mẫu được thiết kế sẵn những thông tin quan sát được. Phuơnưg pháp này giúp ta có thể thu thập được thông tin phong phú và thực tế về công việc.
Giai đoạn 3: Đưa ra các kết quả phân tích. Kết quả phân tích công việc phải đưa ra được: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Bản mô tả công việc: “là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể”. Nó thường gồm ba phần: phần xác định công việc (tên công việc, mã số công việc, địa điểm làm việc..), phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc, các điều kiện làm việc (thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động).
- Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện: “là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần thể lực”.
Bản này chỉ nên bao gồm các yêu cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có thể chấp nhận được, không nên có những yêu cầu quá cao, không cần thiết.
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: “là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc”.
81
Tôi có đưa ra bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện bản tiêu chuẩn thực hiện công việc mà công ty có thể tham khảo ở phụ lục 2.,
Sau khi kết thúc một đợt phân tích công việc thì công ty cũng không nên sử dụng các kết quả này trong một thời gian dài mà cần phải tiến hành phân tích lại công việc, vì nhiệm vụ cũng như tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động thường xuyên biến đổi cùng với quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu như công ty thực hiện tốt quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, từ đó có phương hướng phấn đấu, kích thích người lao động làm việc có hiệu quả hơn.
Đánh giá th c hi n công vi c ự ệ ệ là sự ánh giá nh hình th c hi n cđ tì ự ệ ông việc c a ng i lao ng trong quan nh v i c ủ ườ độ hệ so sá ớ ác tiêu chuẩ đ đượn ã c xây d ng. ự V iệc đánh iá thự g c hiện công vi c c a ng i lao ệ ủ ườ động có ý nghĩa ất quan r trọng, đối v i ng i lao ng quaớ ườ độ việc đ ánh giá đó họ sẽ biết được mức độ ho àn thành ng vcô iệc của mình, nh ng m làm t t và nh ng m ch a t t và rút ữ ặt ố ữ ặt ư ố để họ kinh nghi m ệ lần sau làm t t h n. sẽ ố ơ Đồng thời ng i lao ng s b ườ độ ẽ iết được t ổ ch c ứ đánh giá mình n hư thế nào m h, về ìn để đưa m c ra ụ tiêu ph n ấ đấu cho b ản thân. Đánh giá thực hi n công việc s giúp cho ệ ẽ các nhà quản ong ng lý tr cô ty nắm bắt được các thôn ting k t q th c hi n c g về ế uả ự ệ ôn việc, nguy v ng cá nhân, ện ọ triển v g pháọn t triển ủ mỗ c a i ng i l ườ ao động. Để từ đó đư a nh ng m c ra ữ ứ thù lao nh l ng, ư ươ thưởng và các chế độ đề bạ t, c t nấ hắc đãi ngộ nhân viên một cách h p ợ lý.Mộ hệ thốn đánh git g á thực hi n công vệ iệc c n ầ đảm b ảo đủ 3 yế ốu t :
Yếu tố thứ nhất: Tiêu chu n ẩ thực hi n ng v ệ cô iệc là mộ hệt th g các c êốn hỉ ti u hay êu chí th hi n cá yêu ti để ể ệ c cầu của việc ho thàn ành m t ng v ộ cô iệc cả về ặtm số l ng và ượ chấ ượt l ng. Phải đặt các êu chra ti uẩn thực hiên công vi c ệ là cần thiết b i vì nhở có ư vậy ng i ườ laođộng m i bi t ớ ế được ph i ả có biện pháp gì, ch cá thức gì để làm và đạt được các ti êu chuẩ đó.n
Tuy nhiên các ti êu chuẩn ầ đả bảo hai yêu c u u: c n m ầ sa
Tiêu chuẩ thứ nhấtn ph i cho ả thấy nh ng gì ng i lao ng c làm và c n ữ ườ độ ần ầ làm t t ố đến m c nào? ứ
Tiêu chuẩ thứ hain phải ph n ánh ả đượ mộc t cá h p các m c yêu c u ch ợ lý ứ độ ầ về ố ượ s l ng và chất l ng c th c hi n ng vượ ủa ự ệ cô iệc ph, ải phù h p v i ng l c, ợ ớ nă ự trình c độ ủangười lao động.
Th c v ự tế iệc xây d ng các êu chu n ự ti ẩ thực hi n cệ ông việc không phải dễ, òi đ hỏi nh ng ngữ ười xây d ng pự hải có trình nh t độ ấ định, am hiểu ườ t ng tận công việc.
82
Yếu tố thứ hai: Đ ườo l ng sự th c hiện công việc theo các êu th c ng tự ti ứ tro iêu chuẩn k q , ết uả của b c này a cướ là sẽ đư ra ác ánh giá có đ tính chất qu n ả lý về ứm c độ ố t t haykém v iệc thực hiện ng cô việc ủ c a ng i ườ lao ng, hay nói m t cá c độ ộ ch ụ thể h n n nơ là ấ đị hmột con số hay một t ng ph n hứ hạ để ả ánh mức độ thự hiệnc công vi c c a ng i o ngệ ủ ườ la độ theo các c đặ trưng hoặc ácc khía cạnh đã được x ác định tr c c c g viướ ủa ôn ệc.
Yếu tố thứ ba: Thông tin phản ồ đố ớ h i i v i người lao ng và ph qu độ bộ ận ản lý ngu n nhân l c, b c này ồ ự ướ thường được th c hi n th g qua m t ự ệ ôn ộ cuộc thảo luận chính thức gi a ng i lãnh o b ph n và ng i lao động vào ữ ườ đạ ộ ậ ườ cuối chu kỳ ánh đ giá, qua đó cóthể xem x l i to ét ạ àn bộ tình hình th c hi n công vi c c ng i lao ự ệ ệ ủa ườ động đồng th i nó có ý ờ nghĩa quan tr ng onọ tr g việc ng ccu ấp ô t phth ng in ản h i ồ cho ng i ườ lao ng khi độ thực hi n các quy nh i vệ ết đị đố ới họ về thù l , ao về vị trí làm việc, v ề kỷ luật hay c nhu về ác cầu đào tạo và phát triển.
Bên c nh h ạ ệ thốn đág nh giá thực hiện công v thì hi u q iệc ệ uả của c g tác ôn đánh giá th c hi n c g viự ệ ôn ệc p thu c r t nhi u vào ng i làm cô hụ ộ ấ ề ườ ng tác ánh giá. đ Do ó công ty c n đ ầ phân công nh ng ng i không ữ ườ chỉ có trình , am hđộ iểu công v mà còn ph i iệc ả có kỹ ng và nnă ghệ thuậ đánht giá. B nên cạ h đó ng i nh giá ườ đá phải công m, tâ nh giá úng v chính c đá đ à xá về kết uả lao động q của công nh ân tránh nh ng thữ iên , ái cvị th ực, nh ki n . Có nhđị ế .. ư vậy ng i lao ườ động m i ớ tho ả mãn v i k t q ớ ế uả lao ng c a mình và nh vđộ ủ ư ậy họ sẽ có động l c ong lao ng. ự tr độ
Để đánh giá thực hiện công việc của người lao động Công ty nên tiến hành đánh giá thực hiện công việc thường xuyên theo tháng, theo quý, theo năm hay theo dự án để có biện pháp khuyến khích kịp thời người lao động làm việc tốt hơn. Công ty cũng nên thiết kế bảng đánh giá thực hiện công việc theo mẫu chung theo từng bộ phận ví dụ theo các mảng như khối lượng công việc, chất lượng công việc, thời gian, tiến độ, trách nhiệm, chuyên môn và khả năng làm việc theo nhóm...
Theo khảo sát công tác nh g đá iá thực hi n c g vi c công ty ệ ôn ệ ở chưa hiệu qu . Công ty ả cần hoàn thiện ơ h n n a cữ ông tác đánh giá thự hiệnc công việc vì ây đ là m t ho ộ ạt độn hết ứg s c quan trọng khô ngthể thiếu ong c g tác t o ng l c tr ôn ạ độ ự cho ng i ườ lao động. Để c g t nh giá th c hi n côn ác đá ự ệ ông việc thật sự hi u q ệ uả công ty phải x d ng ây ự được b mô ng vi c và b tiêu cản tả cô ệ ản huẩn thực hiện công vi c c cán ệ ủa bộ công nhân viên. ánh giá th c hi Đ ự ện công v ph i iệc ả được tiến hành định k , ỳ thường xuy th ng là 3 áng ên ườ th một lần nh ng để ữ thành tích t t ố của c b , án ộ công nhân viên s m ớ được côn nhậg n và phát hu y.
Khi nh giá th c đá ự hiện công vi c ệ phải căn cứ vào k q ết uả phân tí ch c g ôn việc. Cán bộ đ ánh giá phải d a vào nh ng ự ữ tiêu chí/ tiêu chu n ẩ rõ ràng, ánh giá đ
83
m cách khá quan, công bột ch ằng. Cán bộ đánh giá phải ể đượ hi u c chuyên môn của công vi c mà mệ ìnhđang đánh giá.
Để đ ánh g iá th c hiện công vi c ự ệ một cách khách quan, đạt hi u qu , chính ệ ả xác, công ty nên ch c ánh giá a kêtổ ứ đ “đ nh”: Cán chuyên bộ môn nghiệp vụ tự đánh giá; C p trên ánh giá c p d i; C p d i ánh giá c p ấ đ ấ ướ ấ ướ đ ấ trên; ánh giá chéo: Đ các c b chuyên án ộ môn nghiệp vụ làm vi c ng nhau ánh giá ệ cù đ lẫn nhau.
Đồng th i công ty pờ hải hiết ế t k phi ánh g c nh các êu chí ánh giá rõ ếu đ iá xá đị ti đ ràng. Tôi x in đề xuất mẫu phiếu đ ánh giá th c hự iện ng cô việc để công ty xem x ét và áp ng (p dụ hụ lục 3 ).
Mặt khác công ty thủy điện Hòa Bình đã từng là một nhà máy thủy điện lớn nhất Việt Nam và Đông Nam Á vì vậy việc làm việc theo nhóm, theo đội là cần , thiết. Để đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng nhân trong cá từng nhóm sao cho công bằng đối với việc bình bầu thưởng khi có nhiều người đạt tiêu chuẩn thì có thể thực hiện công tác so sánh cặp, đó là phương pháp so sánh từng người với tất cả mọi người trong tổ cùng đạt được một chỉ tiêu nào đó nhưng bị giới hạn về số lượng người khen thưởng. Vì thế cần phải chọn ra những người xứng đáng nhất.Tiến hành so sánh cặp sẽ tránh được tình trạng thiên vị trong bình bầu.
Cách tiến hành: Mỗi người được so sánh với từng người trong tổ, và số điểm sẽ được ghi lại. Nếu người nào có số điểm cao hơn là người ấy được lựa chọn. Giả sử có 4 người A, B, C, D thì cách so sánh như sau:
Bảng 3.1: So sánh về hiệu quả lao động
A B C D Điểm
A - - + 1
B + + + 3
C - + - 1
D - - - 0
Vậy nhìn vào bảng ta thấy được người B có số điểm cao nhất, nghĩa là người xuất sắc nhất.
Ký hiệu: (+) : Là người theo hàng hơn theo cột (-) : Là người theo hàng kém người theo cột
Từ đó, người đánh giá sẽ đánh giá được một cách dễ dàng hơn sự thực hiện công việc của người lao động trong nhóm. Người đánh giá thực hiện công việc cần đưa ra các quyết định đúng đắn giúp người lãnh đạo trong việc giám sát và quản lý công việc của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đồng thời kích thích người lao
84
động gắn bó với công việc, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công việc và phát triển Công ty trở nên vững mạnh.