Kế toán theo hình thức nhật ký chung, thực hiện ghi sổ kế toán bằng máy
vi tính. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ tập hợp các chứng từ liên quan để nhập vào phần mềm kế toán. Sau khi nhập đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế thì phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách theo đúng hình thức sổ mà Công ty lựa chọn như sổ nhật ký chung bán hàng, nhật ký các tài khoản, sổ cái các tài khoản, sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Các loại sổ sách mà công ty TNHH máy tính và tin học STC thường sử dụng trong hoạt động tiêu thụ gồm:
+ Nhật ký TK 1561 (Phụ lục 3.4) + Nhật ký TK 1562 (Phụ lục 3.5) + Nhật ký TK 5111 (Phụ lục 3.6)
3.2.2.6 Hạch toán quá trình tiêu thụ tại Công ty
Quá trình tiêu thụ bao gồm các hoạt động chính như sau:
Sơ đồ 2.5: Quy trình tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH máy tính và tin học STC.
1- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đây là điểm bắt đầu của toàn quá trình. Khách hàng quen của Công ty Thủ Đô đặt hàng chủ yếu thực hiện qua điện thoại, một số qua máy Fax.
Thông thường, trong khi tiếp nhận đặt hàng của người mua, nhân viên kinh doanh xem xét lượng hàng hóa (từng mã hàng) còn tồn hoặc có thể nhập về ngay không, để từ đó đưa ra quyết định chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng hay từ chối, hoặc gợi ý một loại sản phẩm khác thay thế loại hàng không có.
Ngoài ra trong bước này nhân viên kinh doanh phải xem xét có nên bán chịu hay không? Tùy vào tình hình của Công ty, mặt hàng khách hàng đặt mua và đối tượng khách hàng mà Công ty có xét duyệt bán chịu hay không.
Khi đã thống nhất với khách hàng về lượng hàng, mã hàng và hình thức thanh toán nhân viên kinh doanh sẽ lập Giấy đề nghị xuất hàng hóa trình lãnh đạo và thông qua phòng kế toán.
Với những khách hàng lẻ, nhân viên kinh doanh sẽ bán hàng ngay khi khách hàng đồng ý mua mặt hàng nào đó.
Ngay sau khi chấp nhận đơn đặt hàng của người mua, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành làm hợp đồng kinh tế (nếu có), sau đó kế toán sẽ viết lệnh xuất kho (2 liên) giao cho thủ kho để vào kho xuất hàng. Còn liên 1 kế toán lưu để làm chứng từ.
Xử lý đơn đặt
hàng Chuyển giao hàng
Gửi hóa đơn và nghiệp vụ thanh
toán Xử lý và ghi vào
sổ hàng bán trả lại
Mẫu phiếu xuất kho:
CÔNG TY MáY TíNH Và TIN HọC STC Địa chỉ: 101/18 Hào Nam
MST: 0103717695
PHIếU XUấT KHO Số PX1699 Ngày: 30/12/2010
Người nhận: Công ty 2CS
Lý do xuất: Xuất bán điều hòa công ty TNHH 2CS/HĐ 87957
TT Mã HH Tên hàng hóa ĐVT Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 DELL1545 Điều hòa LG 18000BTU 2c1c Bộ 1.00 11.181.818,0 0 11.181.818,00 Cộng tiền hàng 11.181.818,00 Thuế VAT 1.118.082,00 Tổng cộng 12.299.900.00
[ Mười hai triệu hai trăm chín mươi chín ngàn chín trăm nghìn đồng chẵn ] Thủ kho Người nhận Người lập Kế toán trưởng
(Trong trường hợp khách hàng lẻ thì nhân viên bán hàng nhận tiền giao cho thủ quỹ rồi kế toán viết Phiếu xuất bàn giao – Bảo hành – Xác nhận giá trị hàng hóa).
2- Chuyển giao hàng: Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất kho để bốc hàng cho lên xe phù hợp. Khi đã xếp đủ lượng hàng yêu cầu, thủ kho sẽ giao lại cho lái xe lệnh xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT.
Công ty tự in hóa đơn GTGT đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Chỉ cần có đầy đủ thông tin về người mua, kế toán sẽ điền vào một mẫu sẵn sau đó máy sẽ tự in hóa đơn thành 3 liên.
Liên 1 (Liên tím): Lưu gốc
Liên 2 (Liên đỏ): Giao cho khách hàng Liên 3 (Liên xanh): Lưu phòng kế toán
Nếu khách hàng xa (miền Nam) Công ty sẽ thuê vận chuyển. Toàn bộ chi phí do Công ty thanh toán.
3- Gửi hóa đơn GTGT và nghiệp vụ thanh toán: Hóa đơn GTGT ghi rõ mẫu mã, số lượng, giá cả nhóm hàng hóa, thành tiền từng nhóm hàng, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
Nghiệp vụ bán hàng được kế toán phản ánh vào Sổ theo dõi bán hàng theo hóa đơn (bằng máy). Hóa đơn GTGT theo mẫu in sẵn bằng máy in kim. Hóa đơn GTGT (liên 2) được chuyển giao cho khách hàng qua lái xe để ghi nhận công nợ.
Ví dụ theo Hóa đơn GTGT số 87957 ngày 30 tháng 12 năm 2008 thì doanh thu bán hàng được hạch toán như trong sổ kế toán như sau:
Nợ TK 131: 12.299.900đ (Tổng tiền thanh toán) (Chi tiết: Cty 2CS) Có TK 5111: 11.181.818đ (Tiền hàng)
Có TK 3331: 1.118.082đ (Tiền thuế GTGT)
Đối với khách hàng lẻ, Công ty yêu cầu thanh toán ngay một phần hoặc toàn bộ tiền hàng trước khi giao hàng và chỉ hỗ trợ vận chuyển cho khách hàng dưới 500Km. Khi nghiệp vụ bán hàng đã hoàn thành, kế toán căn cứ vào Phiếu thu và hóa đơn GTGT sẽ phản ánh:
Nợ TK 1111: Tổng tiền thanh toán Có TK 5111: Tiền hàng
Công ty có rất nhiều khách hàng khác nhau nên kế toán theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng theo mã riêng. Hàng tháng có lập bảng kê chi tiết, bảng tổng hợp công nợ và tình hình thnah toán công nợ của từng khách hàng trong kỳ. Tất cả các bảng này đều được in ra từ phần mềm kế toán.
Khách hàng của Công ty thanh toán tiền hàng cho Công ty chủ yếu qua 2 con đường: thanh toán qua lái xe và thanh toán chuyển khoản, còn khách hàng lẻ của Công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
Khi khách hàng thanh toán tiền mặt (qua lái xe), kế toán thanh toán sẽ viết phiếu thu trên phần mềm kế toán, sau đó thủ quỹ cũng lập phiếu thu mua do Bộ tài chính ban hành. Các phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người nhận và người nộp tiền. Hàng ngày thủ quỹ và kế toán thanh toán đối chiếu số dư tại quỹ tiền mặt.
ở Công ty cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại Thủ Đô, công việc thu tiền hàng có thời gian được giao cho phòng kinh doanh. Điều này có thuận lợi là nhân viên kinh doanh có thể theo dõi sát sao công nợ cũng như tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng để đôn đốc thu hồi nợ; đồng thời giám sát chặt chẽ việc thu tiền của các lái xe để thông báo kịp thời cho khách hàng biết. Tuy nhiên, điều này là không đúng với chế độ quy định và có khả năng xảy ra sai sót hay gian lận nên gần đây Công ty đã giao nhiệm vụ này cho kế toán thanh toán thực hiện.
Đối với khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán căn cứ vào giấy báo có hay sổ phụ của ngân hàng để phản ánh số tiền khách hàng thanh toán vào sổ, làm giảm số nợ phải thu của khách hàng.
Mẫu sổ phụ ngân hàng
Sổ PHụ / Statement
Tên khách hàng Customer name) Ngày in (Print out date): 30/12/2008
Cty TNHH máy tính tin học STC Loại tiền gửi :Tiền gửi không kỳ hạn
Địa chỉ (Address) Số tài khoản (A/C No): 1300311000997 101/18 Hào Nam, HN Loại tiền ( Ccy) : VND Tài khoản người sở hữu (Joint A/C):N Tình trạng tài khoản (A/C status): Active Ngày phát sinh trước (Prior Statement)24/12/2008 1,330,114
Số dư cuối ngày (Ending balance): 26/12/2008 1,630,114 Số bút toán/Doanh số nợ (Less debit) 1 19,000,000 Số bút toán/Doanh số có (Plus credit): 1 19,300,000 Doanh số nợ tháng (Monthly less debit): 2,308,288,333
Doanh số có tháng (Monthly plus credit): 1,258,037,714 Doanh số nợ năm (Annual less debit): 9,159,218,548 Doanh số có năm (Annual plus credit): 9,153,318,249
Ngày Ghi chú Nợ Có Số dư
26/12/2010 TT ĐIEU HOA 0 19,300,000 20,630,114 26/05/2010 Cash(Tiền mặt) 19,000,000 0 1,630,114
LệNH CHUYểN Có
Số bút toán: 000010
Loại giao dịch: Giá trị thấp Ngày, giờ lập: 26/12/2010
Số hiệu giao dịch: 80400193 Ngày, giờ nhận:27/08/2010
Ngân hàng gửi: NHDT & PT Viet Nam Mã NH:10202018 TK Nợ
Ngân hàng nhận: NHNo&PTNT chi nhanh Thang Long Mã NH:10204023 TK Có
Người phát lệnh: CTY TNHH TRUNG ANH Địa chỉ/số CMND:
Tài khoản: 0000043110000002849 Tại NH: 10202018 – NHDT & PT Viet Nam
Người nhận lệnh: CTY TNHH MAY TINH VA TIN HOC STC Địa chỉ/số CMND
Tài khoản: 130031100099 Tại NH: 10204023–NHNo&PTNT Chi nhánh Thang Long
Nội dung: TT DIEU HOA Số tiền bằng số: 19,300,000
Số tiền bằng chữ: (Mười chín triệu ba trăm nghìn đồng) 4- Xử lý và ghi vào sổ hàng bán bị trả lại
Thông thường Công ty rất ít khi phát sinh khoản hàng bán bị trả lại, vì trước khi xuất hàng phòng kỹ thuật đã kiểm tra lại hàng một cách kỹ lượng. Nếu gặp trường hợp này, Công ty sẽ nhập kho lại số hàng và xuất lại cho khách bằng một lô hàng khác. Sau đó Công ty sẽ gửi trả lại số hàng đó cho nhà cung cấp hoặc đưa sang họ bảo hành.