Số lượng và chất lượng lao động là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty STC là công ty thương mại với ngành nghề kinh doanh là mua bán, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị điện, điện tử, tự động hóa,… nên số lượng lao động trong Công ty có quy mô không lớn. Cụ thể tình hình lao động của Công ty được thể hiện trong biểu 2.2.
Biểu 2.3: Tình hình lao động của công ty qua 3 năm (2008- 20010)
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh (%)
SL(người) CC(%) SL(người) CC(%) SL(người) CC(%) 08/07 09/08 BQ
Tổng số CNV 28 100.00 30 100.00 26 100.00 107.14 86.67 96.36
I.Phân theo giới tính
1.Nam 24 85.71 21 70.00 22 84.62 87.50 104.76 95.74
2.Nữ 4 14.29 9 30.00 4 15.38 225.00 44.44 100.00
II.Phân theo trình độ 1.Đại học và trên đại
học 18 64.29 21 70.00 20 76.92 116.67 95.24 105.41
2.Cao đẳng 8 28.57 5 16.67 4 15.38 62.50 80.00 70.71
3.Trung cấp 2 7.14 4 13.33 2 7.69 200.00 50.00 100.00
- Xét về quy mô lao động
Tổng số lao động của Công ty có sự biến động qua các năm cụ thể năm 2009 tăng 2 người so với năm 2008 tương ứng với 7,14%; năm 2010 giảm 4 người so với năm 2009 tương ứng với 13,33% làm cho tổng số lao động bình quân giảm 3,64%. Số lao động giảm này chủ yếu ở phòng dự án, do ảnh hưởng của suy giảm kinh tế năm 2010 Công ty nhận được rất ít các dự án mà chủ yếu là bán hàng trực tiếp. Trong cơ cấu lao động phân theo giới tính thì lao động nam đều chiếm tỷ lệ lớn hơn so với lao động nữ và chiếm tỷ lệ khá cao năm 2007 là 85,71%; năm 2009 là 70%; năm 2010 là 84,62%. Điều này là do đặc thù ngành nghề kinh doanh của Công ty CP đầu tư công nghệ và thương mại Thủ Đô có tính chất yêu cầu kỹ thuật, nữ giới chủ yếu làm văn phòng.
-Xét về chất lượng và trình độ lao động
Cơ cấu lao động của Công ty cho thấy số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỉ lệ lớn trên 60% cao nhất là năm 2010 chiếm 76,92%; lao động có trình độ trung cấp chiếm tỷ lệ nhỏ chủ yếu làm việc ở bộ phận vận chuyển. Điều này cho thấy chất lượng lao động luôn được Công ty chú ý để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Công ty, cũng như đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng. Công Ty TNHH máy tính và tin học STC đã rất chú trọng đến việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ lao động, đồng thời cũng quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ với lao động theo quy định Nhà nước như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và lương thưởng cho người lao động.
2.4 Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Do hàng hoá của Công ty là máy tính, điều hoà, máy in… có thể để được trong thời gian dài. Tuy nhiên do sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên đối với các hàng hoá này mẫu mã, chất lượng là vô cùng quan trọng. Hàng hoá không tiêu thụ được, để tồn kho lâu sẽ gây ra hiện tượng lỗi thời không bán được hoặc bán với giá rẻ dẫn tới thua lỗ.
Hơn nữa, hiện nay quá trình hoạt động kinh doanh của công ty tương đối phát triển và đa dạng và thị trường nằm rải rác trên 63 tỉnh thành. Xuất phát từ những đặc điểm kinh doanh đó việc xây dựng công tác kế toán tiêu thụ khoa học, hợp lý là nhu cầu cấp thiết.
a) Phương thức tiêu thụ hàng hoá
Cùng với quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá và sự phát triển của công nghệ đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty. Hiện nay công ty bán hàng theo phương thức bán buôn là chủ yếu, bán lẻ chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong doanh thu của công ty.
- Bán buôn qua kho
Thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết, bên mua cử người đến theo dõi việc kiểm tra hàng hoá, sau khi hai bên cùng xác nhận về số lượng, chất lượng thủ kho viết phiếu giao hàng. Căn cứ vào phiếu giao hàng kế toán lập hoá đơn tài chính. Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản. Khi bên mua thông báo chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Theo phương pháp này, Công ty cần có kế hoạch dự trữ hàng hóa tốt và tiến độ giao nhận bán hàng đúng lệnh, để tránh ứ đọng gây tốn kém chi phí dự trữ, giảm sút chất lượng hàng và để lâu sẽ làm chủng loại hàng hóa bị lạc hậu.
- Bán lẻ
Với hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng và thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt. Thời điểm xác định là tiêu thụ là lúc nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. Cửa hàng bán lẻ nằm ngay ở tầng 1 của Công ty. Vì vậy nhân viên bán hàng chỉ có chức năng bán hàng còn chức năng thu tiền là do thủ quỹ và kế toán.
b) Phương thức thanh toán
Hiện nay công ty cổ TNHH máy tính và tin học STC đang áp dụng 2 hình thức thanh toán:
- Thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời. Doanh thu được ghi nhận ngay sau khi chuyển quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
- Thanh toán sau (trả chậm): Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện, nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền hàng ngay. Tuy vậy, đơn vị bán vẫn ghi nhận doanh thu. Thời gian thanh toán của doanh nghiệp tối đa là 10 ngày.
Công ty chưa đưa ra hình thức chiết khấu nào để khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng nhanh.
c) Giá cả hàng hoá
Việc xác định giá bán là một trong những yếu tố quyết định đến việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Giá bán hàng hoá của công ty cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại Thủ Đô phần lớn dựa trên giá nhập hàng hoá đó, vừa bám sát thị trường để được thị trường chấp nhận, và phải được Giám đốc thông qua.
Công ty áp dụng giá bán cố định trong một kỳ cho các khách hàng theo sự thoả thuận trước giữa Công ty và khách hàng. Với khách hàng tự vận chuyển (Công ty không phải trả cước phí vận chuyển) thì áp dụng một mức giá khác, các khách hàng còn lại cao hơn do phải vận chuyển hàng hoá đến tận nơi khách hàng đặt mua.
Nếu có khuyến mại sản phẩm thì tất cả các khách hàng đều có quyền lợi ngang nhau, được ưu đãi như nhau dựa trên cơ sở số hàng mua và chủng loại hàng hoá.
Sau mỗi lần nhập hàng kế toán sẽ liệt kê tất cả chi phí cộng vào, trên cơ sở đó nhà quản lý sẽ đưa ra giá bán hợp lý.
Ví dụ: Một lô hàng nhập khẩu của Công ty kế toán tiêu thụ tính như sau:
Tỷ lệ (%) Thành tiền
Giá nhập 39,600,000.00
Phí chuyển tiền 0.22 87,120.00
Lãi vay 0.80 633,600.00 Thuế NK 6.00 2,376,000.00 Thuế GTGT 5.00 2,098,800.00 Phí vận chuyển 1,200,000.00 Phí bảo hành 1.00 396,000.00 Chi phí bán hàng 2.00 792,000.00 Tổng 47,189,020.00
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty STC).
Sau khi tính được tổng chi phí của lô hàng kế toán trình giám đốc quyết định giá bán theo một tỷ lệ lợi nhuận nhất định phụ thuộc vào tình hình thị trường mà đưa ra giá bán cho phù hợp.
2.5. Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ tại công ty TNHH máy tính và tin học STC.
2.5.1. Nhiệm vụ bộ máy kế toán tại Công ty
Có thể nói bộ máy kế toán của Công ty là cánh tay phải đắc lực giúp giám
đốc trong việc kiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị. Nó cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục, đầy đủ và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty là hoạt động trong lĩnh vực thương mại, vì vậy nhiệm vụ của bộ máy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau:
- Ghi chép, tính toán số hiện có và tình hình tiêu thụ hàng hóa dịch vụ, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả bán hàng.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch tiêu thụ, tình hình thanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với Nhà nước. Đồng thời kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hóa, phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong kinh doanh.
- Cung cấp thông tin chính xác, chung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạt động kinh doanh trong đó chủ yếu là tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Như vậy kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng là công tác quan trọng trong Công ty nhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng bán ra cũng như doanh thu và kết quả kinh doanh của Công ty. Song để phát huy được vai trò và thực hiện các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học và hợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của tổ chức công tác kế toán.
2.5.2. Tổ chức nhân sự kế toán bán hàng.
* Tổ chức nhân viên trong hoạt động bán hàng
Bộ phận bán hàng của Công ty gồm tất cả các thành viên thuộc phòng kinh doanh của Công ty, đồng thời có sự hỗ trợ của phòng kỹ thuật.
Phòng kinh doanh của Công ty gồm 8 thành viên trong đó:
- Một trưởng phòng kinh doanh làm nhiệm vụ quản lý tình hình kinh doanh và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình kinh doanh của Công ty.
- Một nhân viên bán hàng kiêm quản lý hàng trong kho trong thời gian chưa giao hàng cho khách hàng.
- Hai nhân viên làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, nhận đơn đặt hàng và hợp đồng mua hàng của khách.
- Hai nhân viên làm nhiệm vụ tìm kiếm mặt hàng và mua hàng theo đơn đặt hàng để cung cấp cho khách hàng.
- Hai nhân viên làm nhiệm vụ nhận hàng mua về và vận chuyển hàng đến địa điểm giao hàng cho khách hàng.
Trong quá trình làm việc các thành viên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau, cung cấp thông tin cho nhau, phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo thực hiện hiệu quả mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
Hoạt động chính của công ty Thủ Đô là hoạt động kinh doanh thương mại, một trong những nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán Công ty là hạch toán các nghiệp vụ trong quá trình tiêu thụ. Vì vậy tổ chức kế toán tiêu thụ tại Công ty là điều tất yếu, kế toán tiêu thụ tại Công ty Thủ Đô được giao cho hai nhân viên phòng kế toán đảm nhận, các nhân viên này đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành Tài chính – Kế toán, có khả năng chuyên môn cao. Kế toán tiêu thụ căn cứ vào chứng từ ban đầu do nhân viên bán hàng cung cấp để nhập các chứng từ vào phần mềm kế toán.
2.5.3. Tổ chức tài khoản kế toán
Là doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên nên trong quá trình tiêu thụ kế toán tiêu thụ công ty cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại Thủ Đô đã sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Khi xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng, kế toán đồng thời phản ánh doanh thu vào tài khoản này.
Chi tiết: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5113: Doanh thu cung cấp lao vụ, dịch vụ
- TK phản ánh khoản giảm trừ doanh thu: Hiện nay công ty Thủ Đô chỉ có TK 531: Theo dõi giá trị hàng hóa đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại.
- TK 3331: Phản ánh thuế GTGT phải nộp. - TK 632 để phản ánh giá vốn hàng bán - TK 156 để phản ánh giá trị hàng hoá. Chi tiết: TK 1561: Giá mua hàng hóa
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
- Các TK liên quan đến thanh toán như TK 111 (tiền mặt), TK 112 (tiền gửi ngân hàng), TK 131 (phải thu của khách hàng).
Do áp dụng kế toán máy, danh mục hàng hoá, các khách hàng được mã hoá nên không có sự theo dõi chi tiết các đối tượng này trên các TK chi tiết nhưng vẫn đảm bảo được việc theo dõi chặt chẽ, phản ánh kịp thời sự biến động của các đối tượng này. Danh mục hàng hoá chủ yếu tại Công ty CP đầu tư công nghệ và thương mại Thủ Đô trong giai đoạn hiện nay được thể hiện trong biểu 3.4.
Biểu 2.4: Danh mục hàng hóa của Công ty Thủ Đô JSC năm 2010
TT Mã hàng hoá Tên hàng hoá
1 DHLG01 #iòu ho# LG 9000BTU
2 DHLG02 #iòu ho# LG 12000BTU 2c1c
3 DHLG03 #iòu ho# LG 18000BTU 2c1c
4 DHMS01 #iòu ho# Mitsubishi 12000 2c1c
5 DHMS02 #iòu ho# Mitshubishi 9000 2c1c
…… …… 20 DRAM01 DDram 128 Mb 21 DRAM02 DDram 512 Mb …… …… 40 HDDS01 HDD Seageate 40G 41 HDDS03 HDD Samsung 40/72000 …… ……
60 KEYM01 Keyboard Mitsumi
61 KEYS01 Keyboard Samsung
62 MONLG01 Monitor LG 14"
63 MONLG02 Monitor LG 15" /505
64 MONLG03 Monitor LG 17" 700s/710e
65 MONSP01 Monitor Super Power 15
66 MONST01 Monitor Samtron 15
…… ……
80 LOA01 Loa
80 LOA02 Loa 380/390/580 2.1
80 MAINB01 Mainboard Biostas TGS
80 MAINB02 Mainboard Biostar P4M80-M4
80 MAINGI29 Main Giga 8I 945 GZME-RH
80 MFAXP11 M#y fax Panasonic KXFT 933 …..
…
111 MOACE01 Mo Acer 17" LCD AL 1717
112 MOCMS01 Mo CMS 17" LCD
… … …
215 WALBOX Wallplate Box (# c#m d#y m#ng)
2.5.4 Tổ chức chứng từ
Hầu hết các chứng từ ở Công ty đều tự in, tuy nhiên vẫn đảm bảo đúng những yêu cầu mà Bộ tài chính ban hành. Tình hình luân chuyển chứng từ tại Công ty Thủ Đô có thể minh họa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Tổ chức luân chuyển chứng từ của Công ty STC.
Việc hạch toán ban đầu nghiệp vụ tiêu thụ được kế toán tiêu thụ thực hiện khi có hợp đồng kinh tế (Đơn đặt hàng) ở phòng kinh doanh hay báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng chuyển sang.
Cơ sở ghi chép ban đầu gồm các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị nhập xuất hàng hóa được nhân viên kinh doanh lập khi Công ty có nhu cầu mua, bán hàng hóa.
HĐKT Giấy đề nghị xuất hàng hóa Báo cáo bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu xuất bàn giao-bảo hành- xác nhận giá trị hàng hóa Hóa đơn GTGT
CÔNG TY TNHH MáY TíNH Và TIN HọC STC
Địa chỉ: 101/18 Hào Nam Số phiếu 235 MST: 0103717695
PHIếU Đề NGHị NHậP – XUấT HàNG HóA
Tên khách hàng: Anh Hoàng Điện thoại: 043.6883396
Tên đơn vị: Xí nghiệp sông đà 11-1
Địa chỉ: 74 Nguyễn Khánh Toàn-Quan Hoa-CG-HN MST: 0100245306
Địa điểm (người liên hệ) giao nhận hàng: Qua Công ty lấy hàng và thanh toán
STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ)
1 Máy in HP 1315 c 1 5.488.095,00 5.488.095,00 Thuế GTGT
Tổng cộng
10% 548.809,50
6.036.904,50
Ký duyệt Hà nội, ngày 21 tháng10 năm 2010
- Hợp đồng kinh tế
+ Hợp đồng kinh tế được hai bên ký kết nhằm xác nhận việc mua bán giữa hai bên. Nội dung hợp đồng ghi rõ tên hàng hóa và số lượng bán; hai bên thỏa thuận giá mua bán, phương thức thanh toán của trị giá hợp đồng; đồng thời quy định trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng có giá trị khi có chữ ký và con dấu xác nhận của người làm đại diện mỗi bên mua bán.
+ Biên bản bàn giao được lập sau khi Công ty bàn giao hàng hóa cho bên