Hầu hết các chứng từ ở Công ty đều tự in, tuy nhiên vẫn đảm bảo đúng những yêu cầu mà Bộ tài chính ban hành. Tình hình luân chuyển chứng từ tại Công ty Thủ Đô có thể minh họa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Tổ chức luân chuyển chứng từ của Công ty STC.
Việc hạch toán ban đầu nghiệp vụ tiêu thụ được kế toán tiêu thụ thực hiện khi có hợp đồng kinh tế (Đơn đặt hàng) ở phòng kinh doanh hay báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng chuyển sang.
Cơ sở ghi chép ban đầu gồm các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị nhập xuất hàng hóa được nhân viên kinh doanh lập khi Công ty có nhu cầu mua, bán hàng hóa.
HĐKT Giấy đề nghị xuất hàng hóa Báo cáo bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu xuất bàn giao-bảo hành- xác nhận giá trị hàng hóa Hóa đơn GTGT
CÔNG TY TNHH MáY TíNH Và TIN HọC STC
Địa chỉ: 101/18 Hào Nam Số phiếu 235 MST: 0103717695
PHIếU Đề NGHị NHậP – XUấT HàNG HóA
Tên khách hàng: Anh Hoàng Điện thoại: 043.6883396
Tên đơn vị: Xí nghiệp sông đà 11-1
Địa chỉ: 74 Nguyễn Khánh Toàn-Quan Hoa-CG-HN MST: 0100245306
Địa điểm (người liên hệ) giao nhận hàng: Qua Công ty lấy hàng và thanh toán
STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ)
1 Máy in HP 1315 c 1 5.488.095,00 5.488.095,00 Thuế GTGT
Tổng cộng
10% 548.809,50
6.036.904,50
Ký duyệt Hà nội, ngày 21 tháng10 năm 2010
- Hợp đồng kinh tế
+ Hợp đồng kinh tế được hai bên ký kết nhằm xác nhận việc mua bán giữa hai bên. Nội dung hợp đồng ghi rõ tên hàng hóa và số lượng bán; hai bên thỏa thuận giá mua bán, phương thức thanh toán của trị giá hợp đồng; đồng thời quy định trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng có giá trị khi có chữ ký và con dấu xác nhận của người làm đại diện mỗi bên mua bán.
+ Biên bản bàn giao được lập sau khi Công ty bàn giao hàng hóa cho bên mua. Biên bản xác nhận Công ty đã giao đúng loại hàng hóa ký trong hợp đồng, biên bản bàn giao phải được xác nhận bởi người giao hàng và người nhận hàng.
- Phiếu xuất kho: Là tờ lệnh xuất kho do kế toán tiêu thụ lập, Công ty đã dùng phiếu xuất kho tự in. Trên phiếu xuất kho có đầy đủ thông tin theo mẫu
quy định của Bộ tài chính ban hành. Khi nhận được hợp đồng hay báo cáo bán hàng thì kế toán tiêu thụ lập phiếu xuất kho giao cho nhân viên phụ trách công việc. Nhân viên này căn cứ vào phiếu xuất kho để mang hàng giao cho người nhận (Phụ lục 3.1).
- Phiếu xuất bàn giao – bảo hành – xác nhận giá trị hàng hóa: Trên phiếu này ngoài thông tin về khách hàng, số lượng, mẫu mã hàng hóa còn có những quy định về bảo hành. Phiếu được lập thành 2 liên. Liên xanh kế toán giữ còn liên đỏ giao cho khách hàng (phụ lục 3.2).
- Hoá đơn GTGT, Công ty đã đăng ký và sử dụng hoá đơn tự in cho phù hợp với phương thức tiêu thụ hàng hoá của mình.
Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (chỉ viết 1 lần) theo quy định của Bộ tài chính, liên 1 lưu gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 phòng kế toán giữ. Trên hoá đơn GTGT có in sẵn ký hiệu, số hoá đơn (theo thứ tự), có thêm ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, khối lượng, đơn giá, thành tiền từng loại hàng hoá, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán. Hoá đơn hợp lệ là hoá đơn không tẩy xoá (Công ty có sử dụng máy in kim để in), đã đóng dấu treo và có đầy đủ chữ ký của các đối tượng liên quan (phụ lục 3.3).