CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUỖI CUNG ỨNG NGÀNH CÔNG NGHIỆP ĐIỆN TỬ
1.2. Các hoạt động chính trong chuỗi cung ứng
Mỗi chuỗi cung ứng có nhu cầu thị trường riêng và những thách thức trong các hoạt động; nhưng nhìn chung các công ty trong bất kỳ chuỗi cung ứng nào cũng cần phải quyết định riêng lẻ và hướng hoạt động theo 5 lĩnh vực sau:
1.2.1. Hoạch định
Hoạch định chuỗi cung ứng là phối hợp các nguồn lực để tối ưu hóa việc phân phối sản phẩm, dịch vụ và thông tin từ nhà cung cấp đến khách hàng, cân bằng giữa cung và cầu.
Ba hoạt động chính của khâu hoạch định bao gồm: Dự báo cầu; Định giá sản phẩm; Quản lý lưu kho. Việc nghiên cứu thị trường và dự báo cầu tiêu dùng là bước quan trọng nhất trong kinh doanh. Nhà hoạch định cần trả lời các câu hỏi “Thị trường cần có sản phẩm gì? Sản phẩm được sản xuất như thế nào? Số lượng bao nhiêu? Và được bán với mức giá nào?” Trả lời được các câu hỏi đó nhà hoạch định có thể lên lịch trình sản xuất phù hợp với khả năng sản xuất của nhà máy và lên kế hoạch các bước tiếp theo để đưa sản phẩm ra ngoài thị trường.
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning - ERP) được coi là công cụ hệ thống phần mềm quản lý thống nhất giúp doanh nghiệp hoạch định toàn bộ nguồn lực của mình từ đầu vào đến đầu ra trong một kế hoạch thống nhất xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp.
1.2.2. Thu mua
Hoạt động thu mua là hoạt động gom nguyên vật liệu, dịch vụ để đáp ứng nhu cầu hoạt động của tổ chức. Hoạt động thu mua có thể bao gồm các hoạt động sau:
- Lập kế hoạch mua
5 Đoàn Thị Hồng Vân,“Logistics – Những vấn đề căn bản”, 2010
10 - Xác định các tiêu chuẩn
- Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp - Phân tích giá trị
- Tài chính
- Đàm phán giá cả - Mua hàng
- Quản lý hợp đồng cung cấp - Kiểm soát hàng tồn kho - Thanh toán.
Quy trình thu mua hàng hóa rất đa dạng. Mỗi công ty, tổ chức thường có một quy trình thu mua hàng hóa khác nhau nhưng đều phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng chung như sơ đồ sau:
Hình 1.2: Quy trình thu mua cơ bản
Nguồn: UN Procurement Practitioner's Handbook, 2019 Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, …). Sau đó, một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ. Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các cơ sở là giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt ra các đơn hàng. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch. Tiếp đến, các nhà cung
Kế hoạch mua hàng
Chi tiết hóa kế
hoạch mua hàng
Lựa chọn nhà cung
cấp
Thương lượng hợp
đồng
Quản lý hợp đồng
11
cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc cơ bản của khâu Thu mua là tối đa hóa chi phí cho doanh nghiệp, tức là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất. Có hai xu hướng thu mua được áp dụng phổ biến trong doanh nghiệp là JIT (Just In Time) và e-procurement. JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản vào những năm 90, à sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử dụng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết.
Trong những năm 2000 thì xu hướng e-procurement trở nên phổ biến hơn nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và thịnh hành của sức mạnh công nghệ thông tin và an ninh mạng.
1.2.3. Sản xuất
Sản xuất là quá trình chuyển hoá đầu vào, biến chúng thành đầu ra dưới dạng sản phẩm và dịch vụ. Quản trị sản xuất và dịch vụ bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hoá thành các kết quả đầu ra là sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất, đạt được các lợi ích lớn nhất.
Quá trình sản xuất bao gồm hai công đoạn chính là: thiết kế sản phẩm và lập lịch trình sản xuất.
Thiết kế sản phẩm: Sản phẩm thiết kế nên có cơ cấu đơn giản hoá, có thể được lắp ráp từ các bộ phận giống nhau và được phân phối bởi một nhóm các nhà cung cấp chuyên trách.
Lập lịch trình sản xuất: Là quá trình phân bổ các nguồn lực sẵn có (trang thiết bị, nhân công, nhà xưởng...) để tiến hành công việc một cách hiệu quả và mang lại nhiều lợi nhuận nhất.
1.2.4. Phân phối
Sau khi trải qua các quá trình trên, quá trình phân phối sản phẩm có nhiệm vụ đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Quy trình phân phối là các hoạt động bao gồm
12
một phần của quá trình quản trị đơn đặt hàng, quá trình phân phối và quy trình trả hàng.
Các họat động phân phối bao gồm:
- Quản lý đơn hàng: Quản lý đơn hàng của khách hàng về số lượng, thời gian, địa điểm… mà khách hàng cần.
- Lập lịch biểu giao hàng: Lập lịch giao hàng sao cho thuận tiện nhất có thể, đáp ứng nhu cầu khách hàng theo đúng thời gian qui định trong hợp đồng.
- Quy trình trả hàng: Đối với những sản phẩm bị hư hỏng, công ty phải bố trí để chuyên chở những loại hàng đó về để tiến hành sửa chữa hoặc tiêu hủy nếu cần.