CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI
3.1. Tổng quan về Trung tâm y tế huyện Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn ảnh hưởng đến kế toán quản trị chi phí
3.1.4. Đặc điểm cơ chế tài chính ảnh hưởng tới tổ chức kế toán quản trị chi phí
Phòng Tài chính - kế toán là một trong 05 phòng chức năng của Trung tâm y tế huyện Bình Gia với các đặc điểm như sau:
- Về nhân lực: Hiện nay số lượng cán bộ nhân viên phòng Tài chính- kế toán gồm: 06 cán bộ. Trong đó:
Trình độ đại học: 04 cán bộ Trình độ cao đẳng: 02 cán bộ
- Về chức năng, nhiệm vụ: Phòng tài chính - kế toán của Trung tâm y tế huyện Bình Gia là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc
Trung tâm y tế và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính - kế toán của đơn vị. Các nhiệm vụ bao gồm:
+ Căn cứ vào chế độ, chính sách hiện hành, và kế hoạch công tác của đơn vị, hàng năm vào cuối tháng 10 lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi của đơn vị cho năm tới và tổ chức thực hiện khi kế hoạch được phê duyệt.
+ Theo định hướng hạch toán kinh tế trong công tác khám chữa bệnh, tổ chức chặt chẽ việc thu phí các loại dịch vụ kỹ thuật theo quy định.
+ Theo kế hoạch ngân sách và các nguồn thu khác tổ chức xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể của đơn vị.
+ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị theo đúng quy định hiện hành.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách vật tư tài sản, hành chính sự nghiệp chính xác kịp thời .Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu, chi của đơn vị.
+ Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán hàng quý, hàng năm, cuối tháng 12 tiến hành kiểm kê tài sản và khấu hao theo quy định.
+ Tổ chức bảo quản lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định.
+ Tổng hợp tình hình, số liệu cụ thể, phân tích kết quả hoạt động về thu chi của đơn vị.
- Về tổ chức:
+ Lãnh đạo phòng: Trưởng phòng Tài chính- Kế toán kiêm Kế toán trưởng
+ Các bộ phận: Thu chi ngân sách
Theo dõi viện phí
Thủ quỹ
Sơ đồ 3.2 Bộ máy phòng Tài chính – kế toán tại Trung tâm y tế huyện Bình Gia
(Nguồn: Phòng Tài chính- kế toán Trung tâm y tế huyện Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn) Số lượng cán bộ phân bổ đều vào các bộ phận, mỗi bộ phận có một nhiệm vụ riêng.
Trưởng phòng Tài chính- kế toán kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc Trung tâm y tế, giúp Giám đốc tổ chức, thực hiện công tác kế toán trong đơn vị theo đúng quy định hiện hành của pháp luật, có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của Luật kế toán. Có trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính trong toàn đơn vị. Xây dựng dự toán ngân sách, tổ chức thực hiện chế độ sổ sách, báo cáo tài chính. Tham mưu cho Giám đốc các quyết định về tài chính.
Kế toán viên có 03 cán bộ kế toán có nhiệm vụ thanh toán các chế độ chi cho cá nhân phụ cấp trực, phẫu thuật, thủ thuật, lương, phụ cấp lương, trích nộp BHXH (Khối bệnh viện, Khối Dự phòng dân số, Khối Y tế xã).
Thực hiện các chế độ, chính sách và thanh toán kinh phí của các chương trình mục tiêu quốc gia. Kiểm soát chứng từ nhập xuất kho tài sản, vật tư. Kiểm kê định kỳ tài sản cố định, máy móc thiết bị từng khoa phòng. Phối hợp với khoa Dược thực hiện theo dõi và thanh toán tiền thuốc, vật tư y tế theo đúng chế độ
Trưởng phòng - kiêm Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán viện phí Kế toán thanh toán
khối Bệnh viện
Kế toán Khối Dự phòng Kế toán thanh
toán Khối y tế xã
quy định. Theo dõi công nợ và các khoản thu dịch vụ khác (thuê quầy, nhà để xe, căng tin,…) đối chiếu công nợ định kỳ để có biện pháp thu hồi kịp thời tránh thất thoát cho đơn vị.
Kế toán tổng hợp thanh toán viện phí và bảo hiểm y tế có 01 cán bộ có nhiệm vụ tổng hợp chi phí điều trị, danh mục thuốc, vật tư tiêu hao phát sinh hàng ngày. Xây dựng và kiểm soát quỹ, chi phí BHYT. Hàng tháng tổng hợp số liệu viện phí, BHYT theo các khoa; phân tích doanh thu, chi phí, tỉ lệ chi phí để làm căn cứ cho hội đồng chuyên môn của đơn vị đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính các khoa và toàn đơn vị.
Thủ quỹ có 01 cán bộ, là người chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng và Giám đốc Trung tâm y tế huyện Bình Gia về bảo quản thu, chi tiền mặt và bồi thường nếu thiếu hụt ngân quỹ theo quy định. Tuyệt đối cấm sử dụng tiền mặt tồn quỹ để cho vay, mượn trái quy định. Bảo quản chứng từ thu, chi trong suốt thời gian chứng từ lưu tại phòng quỹ. Mở các sổ tổng hợp và chi tiết, vào sổ quỹ kịp thời, chính xác, trung thực các nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh trong ngày. Đối chiếu số liệu thu, chi, tồn quỹ tiền mặt để nạp vào tài khoản tiền gửi mở tại kho bạc, không để số dư tồn quỹ vượt quá mức quy định.
Hiện nay, về công tác tổ chức và xây dựng bộ máy kế toán của đơn vị cũng phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật, chứ không dễ dàng, chủ động theo kế hoạch như các doanh nghiệp. Chính điều này mà công tác kế toán quản trị tại đơn vị chưa được tách thành bộ phận riêng biệt, độc lập trong phòng Tài chính- Kế toán. Kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng hoạt động đan xen với kế toán tài chính và là một trong những cấu phần quan trọng của công tác kế toán tại đơn vị.
- Về chế độ kế toán, thực hiện tuân thủ các quy định về chế độ chính sách chế độ quản lý tài chính, kế toán của nhà nước và theo yêu cầu thực tế về công tác quản lý tài chính trong Trung tâm y tế huyện Bình Gia. Đó là các văn bản quy định chung về kế toán như Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày
20/11/2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định về việc “Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập”; Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ- CP; Thông tư số 113/2007/TT-BTC ngày 24/9/2007 của Bộ Tài chính về sửa đổi thông tư số 71/2006/TT-BTC. Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ quy định về “Cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập”; Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định về “Quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập”.
Bên cạnh đó còn tuân thủ các văn bản đặc thù của ngành y tế như Quy chế Bệnh viện do Bộ Y tế ban hành kèm theo Quyết định số 1895/1997/BYT- QĐ ngày 19 tháng 09 năm 1997 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy chế bệnh viện. Thông tư số 39/2018/TT-BYT ngày 30/11/2018 của Bộ Y tế Quy định thống nhất giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế giữa các bệnh viện cùng hạng trên toàn quốc và hướng dẫn áp dụng giá thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong một số trường hợp. Thông tư số 13/2019/TT-BYT ngày 05/7/2019 của Bộ Y tế Sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2018/TT-BYT ngày 30/11/2018 của Bộ Y tế Quy định thống nhất giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế giữa các bệnh viện cùng hạng trên toàn quốc và hướng dẫn áp dụng giá thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong một số trường hợp. Thông tư số 14/2019/TT- BYT ngày 05/7/2019 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 37/2018/TT-BYT ngày 30/11/2018 của Bộ Trưởng Bộ Y tế Quy định mức tối
đa khung giá khám dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của Quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trong một số trường hợp, Nghị quyết số 15/2019/NQ-HĐND ngày 10/12/2019 của Hội đồng nhân dân tỉnh Lạng Sơn Quy định mức giá khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của Quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của Nhà nước thuộc tỉnh Lạng Sơn quản lý.
Là đơn vị sự nghiệp công lập có thu, Trung tâm y tế huyện Bình Gia tuân thủ các quy chế chung của một đơn vị sự nghiệp y tế công lập. Căn cứ vào kết quả tài chính trong năm sau khi trang trải các chi phí, nếu số chênh lệch thu lớn hơn chi trong năm đơn vị được quyết định sử dụng như sau (được quy định cụ thể tại Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị):
- Trích quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (không khống chế) nhưng mức tối thiểu bằng 25%: Dùng để đầu tư phát triển nâng cao hoạt động sự nghiệp, bổ sung vốn đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, chi áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ, trợ giúp thêm đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề năng lực công tác cho cán bộ, viên chức đơn vị. Cụ thể chi hỗ trợ hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo, học chuyên sâu - mũi nhọn…, chi đào tạo chuyển giao công nghệ nhằm phát triển, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật của đơn vị, bổ sung vốn đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc.
- Quỹ phúc lợi (không khống chế) nhưng tối đa không quá 10%: Quỹ dùng để chi sữa chữa, xây dựng các công trình phúc lợi, chi trợ cấp khó khăn đột xuất, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ các ngày lễ, tết, chi thăm viếng, hỗ trợ khác cho cán bộ viên chức trong đơn vị…
- Quỹ hỗ trợ Khám chữa bệnh (không khống chế) nhưng tối đa không quá 10%: được sử dụng để hỗ trợ trong trường hợp người bệnh có chi phí điều trị lớn, không có khả năng chi trả và chi trả cho các trường hợp rủi ro nghề nghiệp trong khám bệnh, chữa bệnh của cán bộ viên chức trong đơn vị.
- Quỹ khen thưởng tùy thuộc nguồn thu và số kinh phí cần thiết để phục vụ công tác thi đua khen thưởng cho các cán bộ viên chức trong đơn vị.
- Quỹ bổ sung thu nhập số còn lại sau khi trích lập đầy đủ các loại quỹ trên, dùng để trả thu nhập tăng thêm cho người lai động trong năm.
- Cuối năm nếu các khoản thu sau khi trừ chi phí có lợi nhuận chưa phân phối lớn thì sẽ trích quỹ ổn định dự phòng thu nhập: Quỹ nhằm đảm bảo thu nhập cho người lao động trong trường hợp nguồn thu bị giảm sút.
Bảng 3.2. Tổng hợp dự toán thu chi hoạt động giai đoạn 2019-2021
SỞ Y TẾ LẠNG SƠN TRUNG TÂM Y TẾ BÌNH GIA
DỰ TOÁN THU, CHI HOẠT ĐỘNG GIAI ĐOẠN 2019-2021
ĐVT: triệu đồng
STT Nội dung Thực hiện
năm 2019
Thực hiện năm 2020
Số Dự toán 2021 A Thu, chi nguồn chi thường xuyên
I/ Nguồn NSNN cấp chi thường xuyên 24.443,94 26.041,40 27.490,180
Trong đó:
- Chi cho khám, chữa bệnh 7.846,6 8.248,100 9.688,000 - Chi cho hoạt động y tế dự phòng 1.157,14 1.283,400 1.339,084 - Chi cho hoạt động dân số 657,7 632,300 622,100 - Chi cho hoạt động y tế xã 14.782,5 15.877,600 15.841,000
Tỷ lệ % NSNN cấp trên tổng KP được sử
dụng 0,565 0,572 0,554
II/ Nguồn thu phí, lệ phí và hoạt động dịch
vụ 22.046,600 21.778,60 22.620,000
1 Số thu phí, lệ phí được chuyển lại theo
quy định
-
-
2 Thu hoạt động dịch vụ 21.696,00 21.679,0 22.500,00
3 Thu khác 77,60 99,6 120,000
III/ Tổng kinh phí được sử dụng (I+II) 46.490,56 47.820,00 50.110,18 IV Chi thường xuyên 39.757,71 42.047,767 43.743,800
STT Nội dung Thực hiện năm 2019
Thực hiện năm 2020
Số Dự toán 2021 1 Chi tiền lương, tiền công 27.144,4 29.029,287 28.194,800
Trong đó:
- Khối bệnh viện khám chữa bệnh 11.799,04 12.380,993 12.548,365 - Khối Dự phòng 956,63 1.136,400 1.199,083
- Khối Dân số 473,33 553,600 555,552
- Khối Y tế xã 13.915,40 14.958,294 14.891,80
2 Chi hoạt động chuyên môn 6.905,55 7.259,653 8.475
3 Chi quản lý 2.559,78 2.629,827 2.837
4 Chi thường xuyên khác 2.965,98 3.129,000 3.237 V/ Tỷ lệ nguồn thu hoạt động dịch vụ đảm
bảo chi thường xuyên (II)/(IV) 0,55 0,51 0,51 VI/ Chênh lệch thu chi trong năm (III)-(IV) 6.914,854 5.772,23 6.366,38
VII/ Phân phối kết quả tài chính trong năm
Trích 35% CCTL 2.420,20 2.020,38 2.228,23
1 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
(25%) sau khi trừ CC tiền lương 1.123,66 937,99 1.034,54 2 Quỹ thu nhập tăng thêm Số còn lại sau
khi trích lập các quỹ 2.738,09 2.285,64 2.520,91
3 Quỹ dự phòng ổn định thu nhập -
-
4 Quỹ khen thưởng 5% sau khi trừ CC tiền
lương 168,55 140,70 155,18
5 Quỹ Phúc Lợi 10% sau khi trừ CC tiền
lương 320,24 267,33 294,84
6 Quỹ hỗ trợ KCB 5% sau khi trừ CC tiền
lương 144,11 120,3 132,68
B Thu chi ngân sách nguồn chi không
thường xuyên
I Nguồn NSNN cấp chi không thường
xuyên 1.238,28 1.734,42 4.097,90
STT Nội dung Thực hiện năm 2019
Thực hiện năm 2020
Số Dự toán 2021 1 Chi khác sự nghiệp y tế 700,00 700,00 700,00 2 Chi chương trình mục tiêu quốc gia về y
tế dân số
538,28 531,40 1.289,00
3 Kinh phí phòng chống Covid-19 503,02 1.964,90
4 Chi thực hiện đề án Khám chữa bệnh từ
xa 144,00
II Số chi không thường xuyên 1.238,28 1.734,42 4.097,90 1 Chi khác sự nghiệp y tế 700,00 700,00 700,00 2 Chi chương trình mục tiêu quốc gia về y
tế dân số
538,28 531,40 1.289,00
3 Kinh phí phòng chống Covid-19 503,02 1.964,90
4 Chi thực hiện đề án Khám chữa bệnh từ
xa 144,00
(Nguồn: Phòng Tài chính- kế toán Trung tâm y tế huyện Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn) - Hệ thống thông tin quản lý tài chính:
Hiện nay đơn vị đang sử dụng song song 2 phần mềm chính trong quản lý hoạt động của mình.
Một là phần mềm Khám chữa bệnh TTSOFT, đây là phần mềm quản lý khám chữa bệnh y tế theo dõi bệnh nhân từ lúc tiếp đón đến lúc ra viện. Phần mềm có các modul: theo dõi bệnh nhân theo mã bệnh nhân, quản lý cận lâm sàng, quản lý điều trị nội trú- ngoại trú, quản lý thuốc, quản lý thanh toán tiền dịch vụ khám chữa bệnh,… Trung tâm y tế có hệ thống mạng LAN kết nối các khoa phòng với nhau giúp cho việc quản lý hoạt động khám, điều trị bệnh theo một hệ thống liên kết với nhau, tránh được việc vi phạm, gian lận như làm giả hồ sơ bệnh án để rút thuốc, thất thoát trong nhập xuất thuốc, …
Hai là phần mềm MISA.MIMOSA.NET, đây là phần mềm kế toán tài chính cho đơn vị hành chính sự nghiệp. Phần mềm được sử dụng để ghi chép, xử lý các nghiệp vụ thu chi thường xuyên từ các nguồn Ngân sách Nhà nước
cấp và nguồn thu viện phí (từ BHXH và trực tiếp từ bệnh nhân) tại đơn vị.
Phần mềm cũng được cập nhập và nâng cấp thường xuyên theo Luật, các Thông tư, Quy định, Quyết định của Nhà nước về hoạt động tài chính, đảm bảo cho việc lập các báo cáo của đơn vị được đảm bảo hợp lý theo đúng chế độ của Nhà nước. Phần mềm được cài đặt trên 01 máy chủ đặt tại phòng Server và 4 máy trạm của từng kế toán phần hành được cài đặt kết nối với nhau.
Với việc 2 phần mềm này sẽ giúp cho Nhà lãnh đạo có nhiều công cụ phân tích để soát xét và giám sát hoạt động của đơn vị.