CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI VỐN ðẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TÂY TRÀ
3.1. HOÀN THIỆN VỀ HOẠT ðỘNG KIỂM SOÁT CHI
3.1.1. Xây dựng công cụ cảnh báo rủi ro
- KBNN Tây Trà cần phải thành lập bộ phận có chức năng quản lý và kiểm soỏt rủi ro ủứng ủầu là Giỏm ủốc ủơn vị và cú sự tham gia của cỏc cỏ nhõn trong quy trỡnh kiểm soỏt. Bộ phận quản lý rủi ro tại ủơn vị cú trỏch nhiệm xõy dựng Khung quản lý rủi ro ủối với từng hoạt ủộng nghiệp vụ riờng biệt, trong ủú cú hoạt ủộng kiểm soỏt chi vốn ủầu tư XDCB. Khung quản lý rủi ro phải ủược thiết lập gồm 4 bước cơ bản: nhận diện rủi ro, ủỏnh giỏ rủi ro, xõy dựng cỏc biện phỏp ủối phú với rủi ro, theo dừi và bỏo cỏo quỏ trỡnh thực hiện. Ngoài ra, Khung quản lý rủi ro cần tách biệt giữa 2 nhóm rủi ro về sai sút mang tớnh chất nghiệp vụ và gian lận; ủặc biệt, phải xõy dựng ủược nhận thức về tầm quan trọng ủối với cụng tỏc nhận diện rủi ro gian lận ủến tất cả cán bộ kiểm soát.
+ Quỏ trỡnh nhận diện và ủỏnh giỏ mức ủộ ảnh hưởng ủến hoạt ủộng của ủơn vị ủược tiến hành dựa trờn tỡnh hỡnh rủi ro thực tế xảy ra trong suốt quỏ trỡnh thực hiện hoạt ủộng nghiệp vụ tại mỗi ủơn vị và trờn cơ sở tham khảo từ các nguồn như: các kết luận của Thanh tra KBNN các cấp, ý kiến của khách hàng, ….
+ Trờn cơ sở ủú, ủơn vị xõy dựng cỏc biện phỏp ủối phú, ngăn ngừa tương ứng trong mỗi trường hợp cụ thể khi rủi ro xảy ra; nhằm mục ủớch giảm thiểu tỏc ủộng gõy ra ủến hoạt ủộng của ủơn vị mỡnh. ðiều này cú ý nghĩa rất lớn trong việc giỳp cỏc cỏn bộ kiểm soỏt chi chủ ủộng ứng phú khi rủi ro thực tế phát sinh.
+ Bộ phận quản lý rủi ro còn có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, nhắc nhở, giỏm sỏt việc thực hiện nhận diện, ủỏnh giỏ và cỏch ứng phú khi rủi ro xảy ra ủến từng cỏn bộ, cụng chức trong ủơn vị. Quỏ trỡnh này phải ủược tổng hợp, bỏo cỏo theo ủịnh kỳ hàng quý và tổng kết hàng năm. Bỏo cỏo cụng tỏc thực hiện quản lý rủi ro tại ủơn vị phải làm rừ ủược cỏc nội dung chủ yếu như:
tần suất và nguyờn nhõn xảy ra rủi ro (ủối với từng nhúm rủi ro, ủối với từng cỏ nhõn trong quy trỡnh kiểm soỏt), ảnh hưởng cụ thể khi rủi ro xảy ra ủến hoạt ủộng kiểm soỏt trước và sau khi ủó thực hiện cỏc biện phỏp ủối phú với chúng.
+ Hàng năm, bộ phận quản lý rủi ro phải thực hiện ủỏnh giỏ lại Khung quản lý rủi ro cũng như hoạt ủộng quản lý rủi ro tại ủơn vị mỡnh. ðối với cỏc rủi ro mới phỏt sinh; KBNN cập nhật, bổ sung ủể hoàn thiện thờm cho Khung quản lý rủi ro hiện hành. Riờng ủối với cỏc rủi ro thường xuyờn xảy ra hoặc cỏc rủi ro ảnh hưởng nghiờm trọng ủến kết quả hoạt ủộng của ủơn vị, KBNN cần phải tỡm ra nguyờn nhõn sau ủú tiến hành ủiều chỉnh lại quy trỡnh kiểm soát cho phù hợp.
- ðối với nhóm rủi ro về các sai sót trong quá trình thao tác nghiệp vụ của cỏc cỏ nhõn bờn trong ủơn vị (nhập sai thụng tin ủơn vị thụ hưởng, nhập sai số tiền ...) thỡ KBNN Tõy Trà vẫn tiếp tục thực hiện nhận diện và ủỏnh giỏ rủi ro theo hướng lồng ghép vào từng bước trong quá trình kiểm soát hồ sơ và thanh toỏn cho nhà thầu như ủó thực hiện. Tuy nhiờn, ủối với nhúm rủi ro liờn quan ủến gian lận của ủối tượng là khỏch hàng giao dịch bờn ngoài ủơn vị KBNN thỡ hoạt ủộng kiểm soỏt chi cần ủược tổ chức thực hiện theo trỡnh tự như sau:
+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ CðT; các GDV sẽ nhận diện, tiến hành phõn tớch khả năng cỏc rủi ro cú thể xảy ra và dự kiến cỏc biện phỏp ủối phú tương ứng trong mỗi trường hợp cụ thể. Quá trình thực hiện công việc này
phải ủược cỏc GDV lập thành chứng từ và chuyển cho KTT xem xột, phờ duyệt cựng toàn bộ hồ sơ mà CðT ủó gửi ủến. Chứng từ này sau khi ủó ủược KTT cho ý kiến bổ sung và phờ duyệt sẽ ủược lưu cựng hồ sơ của dự ỏn.
ðơn vị: …….
Số: …..….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
HỒ SƠ CÔNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ ðÁNH GIÁ RỦI RO
Tên dự án, công trình:………Mã dự án:...
Chủ ủầu tư/Ban QLDA:……….Mó số ðVSDNS: ...
Nội dung hồ sơ thanh toán:………
Kết quả cụng tỏc nhận diện và ủỏnh giỏ rủi ro tại KBNN như sau:
STT Cỏc rủi ro Khả năng xảy ra Biện phỏp ủối
phó Ghi chú
… , ngày … tháng … năm … NGƯỜI LẬP KIỂM SOÁT
+ Sau khi nhận diện và ủỏnh giỏ rủi ro, cỏc GDV sẽ thực hiện ủầy ủủ cỏc bước kiểm soỏt và thanh toỏn ủỳng như quy trỡnh kiểm soỏt chi ủó ủược ban hành.
Ghi chỳ: Hướng ủi của hồ sơ ủối với việc nhận diện, ủỏnh giỏ rủi ro Hướng ủi của hồ sơ ủối với hoạt ủộng kiểm soỏt
Hướng trả chứng từ Hướng thanh toán
Sơ ủồ 3.1. Quy trỡnh kiểm soỏt chi vốn ủầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN Tõy Trà sau khi ủược hoàn thiện
- Ngoài ra, trờn cơ sở nhận diện ủược cỏc rủi ro cú thể xảy ra trong hoạt ủộng kiểm soỏt, KBNN Tõy Trà cần kết hợp thiết lập cỏc cụng cụ cảnh bỏo rủi ro vào chương trỡnh thanh toỏn vốn ủầu tư ðTKB-LAN, cụ thể:
+ ðối với việc nhập hồ sơ ban ủầu của dự ỏn, chương trỡnh phải thiết lập ủầy ủủ danh mục cỏc loại hồ sơ phỏp lý cần cú theo trỡnh tự thời gian; ủồng thời, phải bổ sung thêm trường thông tin “Ngày, tháng, năm” của các văn bản pháp lý. Khi GDV nhập thiếu hoặc sai trình tự logic về mặt thời gian của các văn bản theo quy ủịnh, chương trỡnh sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh bỏo ủến người sử dụng.
+ Khi nhập thụng tin về Hợp ủồng, nếu giỏ trị Hợp ủồng ủạt mức từ 1 tỷ ủồng trở lờn thỡ chương trỡnh sẽ cảnh bỏo người sử dụng việc phải thực hiện
(2a)
Lónh ủạo KBNN
Thanh toán viên (8)
Kế toán trưởng Giao dịch
viên Chủ
ủầu tư
(1)
(3)
(4a)
(5) (6)
(7) ðơn vị
thụ hưởng
Thủ quỹ
(4b) (2b)
hình thức quản lý Cam kết chi. KBNN cần thiết lập thêm trường “Tính chất cỏc khoản chi” ủể loại trừ cỏc trường hợp khụng phải thực hiện Cam kết chi theo quy ủịnh tại Thụng tư số 40/2016/TT-BTC như: cỏc khoản chi của ngõn sách xã; các dự án, công trình do xã, phường, thị trấn làm CðT; các khoản chi cho lĩnh vực an ninh, quốc phòng; các khoản thực hiện nghĩa vụ trả nợ của Nhà nước, của Chính phủ….
+ ðặc biệt, chương trỡnh phải cảnh bỏo ủược người sử dụng ủối với những khoản tạm ứng ủến hạn cần phải thu hồi hoặc những khoản tạm ứng quỏ hạn cần phải xử lý. Cụng cụ cảnh bỏo rủi ro ủược thiết lập dựa trờn nền tảng là cỏc quy ủịnh về thời hạn thu hồi số vốn tạm ứng ủối với từng loại chi phí riêng biệt. Khi các GDV nhập hồ sơ thanh toán vào chương trình ðTKB- LAN, nếu dự án thanh toán có số dư tạm ứng thì màn hình nhập liệu sẽ cảnh bỏo người sử dụng số ngày ủến hạn của khoản tạm ứng cần thu hồi. Sau khi ủược cảnh bỏo gần ủến hạn thu hồi; cỏc GDV sẽ tiến hành thực hiện ủối chiếu với hồ sơ thực tế và làm văn bản ủụn ủốc gửi CðT ủể kịp thời thu hồi khoản tạm ứng ủú, trỏnh tỡnh trạng ủể nợ tạm ứng từ NSNN tồn ủọng trong thời gian dài trong khi CðT cố ý không thực hiện thanh toán vốn tạm ứng theo quy ủịnh.