6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
1.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Một bộ phận quan trọng không thể thiếu khi thực hiện các mục tiêu kiểm soát chính là thông tin kế toán. Trong kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền.
mục tiêu cuối cùngmong muốn đạt đƣợc là doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận
chính xác, hợp lý; tiền đƣợc thu đủ, thu đúng. Muốn việc kiểm tra, kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực và khách quan thì cần phải xây dựng và triển khai thực hiện một hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán sao cho khoa học, đầy đủ và phù hợp với quy định trên các báo cáo liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền. Yêu cầu chứng từ kế toán, sổ sách kế toán phải đƣợc lập, trình bày theo đúng quy định của Luật kế toán, Chuẩn mực và chế độ kế toán có liên quan. Cụ thể: [9]
a. Đối với hoạt động bán hàng
Để mục tiêu bán hàng cho những khách hàng thật sự có nhu cầu và tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng đƣợc đảm bảo thì yêu cầu đặt ra là phải có đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu mua hàng) của khách hàng và Hợp đồng mua bán đƣợc ký kết giữa hai bên.
Để có căn cứ ghi nhận doanh thu và đảm bảo tính pháp lý của các nghiệp vụ bán hàng ghi trên sổ kế toán đòi hỏi phải lập hóa đơn để ghi nhận thông tin ban đầu về những giao dịch đã thực hiện. Đồng thời, để hệ thống hóa và theo dõi một cách thường xuyên, liên tục các thông tin bán hàng ban đầu thì các nghiệp vụ bán hàng phải đƣợc đánh giá, ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính xác vào sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký doanh thu bị trả lại hoặc giảm giá, sổ cái doanh thu... làm cơ sở tổng hợp số liệu lập các Báo cáo bán hàng.
b. Đối với hoạt động thu tiền bán hàng
Để có căn cứ pháp lý chứng minh khách hàng đã thanh toán tiền và chứng minh số tiền đã ghi sổ là số tiền thực tế đã thu đƣợc, khi thu tiền yêu cầu phải lập phiếu thu hoặc giấy báo có từ ngân hàng.
Đối với các khoản tiền chƣa thu đƣợc, định kỳ đơn vị cần phải gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng để so sánh việc ghi chép công nợ giữa hai
đơn vị, nếu có chênh lệch phải kịp thời điều chỉnh [8].
Các khoản tiền thu, nộp cũng nhƣ các khoản nợ phải thu cần đƣợc theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục, đầy đủ, kịp thời vào sổ quỹ, nhật ký thu tiền, sổ cái làm cơ sở đối chiếu và tổng hợp số liệu lập báo cáo thu tiền.
Theo [12], đặc điểm của một số chứng từ thường được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền đƣợc thể hiện qua Bảng 1.1 nhƣ sau:
Bảng 1.1. Tóm tắt đặc điểm của các chứng từ thường được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền
Tên chứng
từ
gười lập
S chữ
ký
gười ký S liên Mục đích ký
ơn đặt hàng
Khách hàng
2 - Khách hàng - Bộ phận bán hàng
- 2
- Khách hàng - Bộ phận bán hàng
- Xác nhận việc đặt hàng - Cơ sở xét duyệt bán chịu
Lệnh bán hàng
Bộ phận bán hàng
3 - Người lập lệnh
- Trưởng bộ phận bán hàng - Trưởng bộ phận xét duyệt bán chịu
- 5
- Khách hàng - Bộ phận lập hóa đơn
- Lưu
- Bộ phận tín dụng
- Bộ phận giao hàng
-Xác nhận bán chịu
- Cơ sơ giao hàng cho khách hàng
Phiếu xuất
kho
Bộ phận bán hàng/Gi ao hàng
5 - Người lập phiếu
- Trưởng bộ phận
- Giám đốc - Khách hàng - Thủ kho
- 4 - Lưu - Thủ kho - Kế toán - Khách hàng
- Xác nhận đã giao hàng - Xác nhận đã nhận hàng
Hóa Bộ phận 3 - Người lập - 3 - Xác nhận đã
Tên chứng
từ
gười lập
S chữ
ký
gười ký S liên Mục đích ký
đơn bán hàng
bán hàng
- Giám đốc - Khách hàng
- Lưu
- Khách hàng - Bộ phận bán hàng
hoàn tất việc bán hàng
- Xác nhận đã hoàn tất việc mua hàng Phiếu
thu
Phòng kế toán
5 - Người lập - Kế toán trưởng
- Giám đốc - Khách hàng - Thủ quỹ
- 3 - Lưu
-Khách hàng - Thủ quỹ