6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.2. Nhận định và đánh giá rủi ro
Với các mục tiêu được xác định trước, công ty tiến hành cụ thể hóa bằng số liệu kế hoạch và đăng ký với tập đoàn yêu cầu phê duyệt. Từ đó, khi có kết quả thực hiện, công ty tiến hành phân tích, đối chiếu với bảng kế hoạch đặt ra để đánh giá việc thực hiện mục tiêu. Những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị sẽ đƣợc xem nhƣ là rủi ro mà công ty gặp phải, do đó chính ban giám đốc và cá nhân có liên quan sẽ tiến hành nhận định những rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu và đánh giá cũng như đưa ra các phương hướng cụ thể để đánh giá rủi ro.
Việc nhận định những rủi ro có thể xảy ra đƣợc tiến hành dựa trên tình hình hiện tại của những yếu tố mà công ty xem là có ảnh hưởng đến mục tiêu ở bên trong hay bên ngoài công ty, nhƣ là:
- Yếu tố bên trong: nguồn kinh phí hoạt động, chỉ tiêu tập đoàn giao cho công ty, tình hình biến động nhân sự (cán bộ và nhân viên), hệ thống thông tin kế toán đang đƣợc sử dụng...
- Yếu tố bên ngoài: Tình hình cạnh tranh của đối thủ, sản phẩm thay thế (năng lƣợng mặt trời, nhiệt điện,...), những chính sách điều tiết giá của chính
phủ, quá trình hoạt động của những nhà máy lọc dầu Dung Quất, Nghi Sơn, lượng phương tiện được phép lưu thông, đặc biệt là những vấn nạn về xăng lậu, xăng phê chế đang ngày càng nhiều trên thị trường hiện nay [18]...
Mặc dù có quan tâm đến việc nhận định, đánh giá và đối phó rủi ro nhƣng công tác này chƣa nhận đƣợc sự quan tâm đúng mức từ nhà quản lý, nên công việc này không được thực hiện thường xuyên, chỉ khi cần mới thực hiện. Những rủi ro chỉ đƣợc nêu lên một cách ngắn gọn và chƣa đƣợc phân tích cụ thể về mức độ xảy ra cũng nhƣ những giải pháp đƣa ra còn khá chung chung, không có sơ sở để thực hiện. Đối với những rủi ro xuất phát từ các yếu tố bên ngoài, công ty vẫn còn mang tư tưởng câu chuyện riêng của tập đoàn nên hầu như không đề cập đến các sản phẩm thay thế hay đối thủ cạnh tranh.
2.3. T ỰC TR ỂM SOÁT Ộ BỘ C U TRÌ BÁ À VÀ T U T Ề T CÔ TY T MTV XĂ DẦU QUẢ Ã
2.3.1. ặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền
Hiện tại, công ty đang áp dụng hai hình thức bán hàng chính để có thể phục vụ tốt nhất nhu cầu khách hàng, đó là: bán buôn (bán hàng cho đại lý, tổng đại lý) và bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng. Ứng với mỗi hình thức bán, công ty áp dụng một quy trình luân chuyển riêng, cụ thể nhƣ sau:
a. Đối với hoạt động bán buôn (bán cho đại lý, tổng đại lý)
Phương thức bán hàng này áp dụng cho những đại lý có nhu cầu mua đi bán lại trên thị trường, với hình thức này thì mức chiết khấu ưu đãi sẽ cao hơn so với hình thức bán lẻ, nguyên nhân là do đại lý thường mua hàng với số lượng lớn, chiếm phần lớn doanh số của công ty.
Hình 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ khi bán buôn (đại lý, tổng đại lý)
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Chức năng tiếp nhận và xét duyệt đơn hàng đƣợc thể hiện rõ nhất ở hình thức bán cho đại lý, tổng đại lý.
Theo Hình 2.2, khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng, bộ phận bán hàng liên hệ với phòng kế toán, phòng kinh doanh để nắm bắt khả năng cung ứng xăng dầu trước khi tiến hành giao dịch với khách hàng. Sau khi các bên đã thống nhất các yêu cầu chính, khách hàng thực hiện lập đơn đặt hàng và gửi đến bộ phận bán hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng này, bộ phận bán hàng lập đề nghị bán hàng trình giám đốc công ty phê duyệt và fax về phòng kinh doanh để xác nhận
đồng ý bán xăng dầu. Phòng kinh doanh sau khi kiểm tra lại tất cả những thông tin liên quan sẽ thông báo cho bộ phận bán hàng về việc đã chấp nhận đề nghị cung ứng xăng dầu của công ty cho khách hàng. Bộ phận bán hàng tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng hóa và gửi cho khách hàng xác nhận. Kế toán hàng hóa căn cứ vào đề nghị bán hàng đƣợc lập và xác nhận bởi phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó trình kế toán trưởng ký duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho và nhân viên bán hàng của công ty tiến hành giao nhận hàng hóa.
Tại thời điểm giao hàng có hiệu lực, bộ phận bán hàng nhận hóa đơn giá trị gia tăng từ phòng kế toán và biên bản bàn giao để cho khách hàng. Một liên của hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc chuyển đến cho kế toán cùng với phiếu xuất kho.
Dựa vào những chứng từ đƣợc bộ phận bán hàng cung cấp gồm: hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, biên bản giao hàng hóa, kế toán công ty tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu và tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, tiền và tương đương tiền hoặc nợ phải thu khách hàng, kê khai thuế giá trị gia tăng phải nộp, lúc này chu trình bán hàng và thu tiền theo hình thức bán buôn cho đại lý, tổng đại lý đã hoàn tất.
(2) Đối với hoạt động bán lẻ (bán lẻ trực tiếp)
Hoạt động bán lẻ là hoạt động đang đƣợc chú trọng phát triển và mở rộng của công ty vì đây là kênh tiếp cận với khách hành nhanh nhất, số lƣợng cửa hàng bán lẻ lớn nên lƣợng nghiệp vụ phát sinh cao, dễ xảy ra những rủi ro không mong muốn. Bản thân tập toàn cũng đã đƣa ra một quy trình (xem Hình 2.3) hướng dẫn rất cụ thể cho nhân viên bán hàng sao cho có hiệu quả nhất, và mọi nhân viên phải thực hiện như hướng dẫn đưa ra.
Hình 2.3: Quy trình bán hàng của nhân viên bán lẻ xăng dầu (Nguồn: Tập đoàn xăng dầu Việt Nam)
Sau khi xăng đƣợc nhân viên bán hàng cung cấp cho khách, những hoạt động tiếp theo đƣợc mô tả tại Hình 2.4 nhƣ sau:
Hình 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ khi bán lẻ (Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Khi thực hiện bán lẻ trực tiếp cho khách hàng thì chức năng tiếp nhận, xử lý yêu cầu và giao hàng đƣợc bộ phận bán hàng thực hiện mà không thông qua sự phê duyệt của giám đốc vì hình thức bán này diễn ra trực tiếp tại cửa hàng, do nhân viên bán hàng trực tiếp giao dịch với khách hàng. Đến cuối mỗi ca bán hàng, bộ phận bán hàng chốt doanh số hàng đã bán và số tiền bán hàng thu đƣợc của nhân viên, sau đó đối chiếu với số lƣợng hàng bán đƣợc thể hiện trên số công tơ của cột bơm điện tử.
Khi khách hàng mua lẻ yêu cầu xuất hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ xuất hóa đơn và giao cho khách hàng. Trường hợp khách không lấy hóa đơn, cuối ngày, nhân viên bán hàng vẫn tổng hợp doanh số bán trong ngày và xuất hóa đơn với lƣợng hàng đã bán với mã “khách hàng vãng lai”, sau đó lập báo cáo bán hàng trên hệ thống phần mềm kế toán của công ty và chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng hoặc nộp tiền về phòng kế toán của công ty. Cuối tuần, nhân viên bán hàng chuyển toàn bộ hóa đơn và báo cáo bán hàng lên cho phòng kinh doanh để kiểm tra và đối chiếu với số liệu đã nhập hằng ngày lên phần mềm.
Sau khi cửa hàng gửi chứng từ bán hàng và nộp tiền thu đƣợc, phòng kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn và phiếu thu tiền. Hóa đơn đƣợc lập thành hai liên, giao cho cửa hàng một liên và một liên lưu tại bộ phận kế toán cùng với tiền thu đƣợc từ điểm bán lẻ.
Dựa vào các chứng từ đã có, kế toán tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, bao gồm: Lập phiếu xuất kho ghi nhận giá vốn hàng bán, phiếu xuất kho được lập thành hai liên, giao thủ kho một liên và một liên được kế toán lưu; Lập phiếu thu gồm ba liên để ghi nhận doanh thu, tăng quỹ tiền mặt và kê khai thuế giá trị gia tăng. Một liên của phiếu thu giao cho thủ quỹ cùng với tiền để nhập quỹ tiền mặt và thực hiện cập nhật số liệu vào số quỹ tiền mặt, một liên giao cho bộ phận bán hàng, một liên còn lại được kế toán lưu cùng với hóa đơn giá trị gia tăng làm bộ chứng từ ghi nhận doanh thu. Cuối mỗi ngày, kế toán thực hiện nộp toàn bộ tiền mặt hiện có vào tài khoản ngân hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán thực hiện ghi tăng tài khoản ngân hàng và kết thúc chu trình bán hàng và thu tiền theo hình thức bán lẻ trực tiếp.
2.3.2. Mục tiêu kiểm soát
Ban giám đốc công ty đƣa ra các mục tiêu kiểm soát và duy trì thực hiện KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền để giảm thiểu tối đa những sai sót có khả năng gặp phải. Có ba mục tiêu luôn đặt lên hàng đầu trong mọi hoạt động của công ty là:
- Mục tiêu an toàn trong phòng chống cháy nổ, đảm bảo an ninh năng lượng, cung cấp đầy đủ năng lượng cho thị trường và đảm bảo an toàn về tài chính.
- Mục tiêu đạt đƣợc doanh thu và lợi nhuận cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nghĩa là các mục tiêu về doanh thu, thị phân hay tốc độ tăng trường mà hoạt động bán hàng cần phải đạt đƣợc. Bên cạnh đó, tính hiệu quả hay mối tương quan giữa chi phí bỏ ra như chi phí bán hàng của nhân viên, chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi sản phẩm, chi phí vận chuyển, chi phí môi giới, hoa hồng sản phẩm ... với kết quả bán hàng đạt đƣợc nằm trong giới hạn chấp nhận đƣợc. Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát đƣợc chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát đƣợc để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra. Nhà quản lý nên đặt ra mục tiêu kiểm soát chi phí đi đôi với phát triển khả năng kinh doanh, tìm kiếm khách hàng để đạt đƣợc kết quả kinh doanh tối ƣu nhất. Mức chi phí cần phải kiểm soát một cách chính xác tương ứng với doanh thu bán ra, nhằm tránh việc đội chi phí.
- Mục tiêu tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước cũng như quy định của tập đoàn xăng dầu và các chính sách khác do công ty đặt ra.Chẳng hạn nhƣ quy định về việc ký kết hợp đồng kinh tế, sử dụng và bảo quản hóa đơn, chấp nhận bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập phiếu xuất kho... Ngoài ra, chu trình bán hàng và thu tiền có ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều khoản mục trên BCTC nhƣ doanh thu bán hàng, nợ phải thu khách hàng, tiền hay hàng tồn kho, lợi nhuận,..., do đó chúng cần đƣợc trình bày đầy đủ, chính xác và phù hợp với kết quả thực tế phát sinh.
2.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
a. Tổ chức thu thập và luân chuyển chứng từ
Để thực hiện tốt việc KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi thiết kế và áp dụng các loại chứng từ liên quan sau:
- Đơn đặt hàng của khách hàng: Thể hiện yêu cầu về mặt hàng mà của khách hàng muốn mua. Hình thức đặt hàng có thể bằng văn bản, qua điện thoại hoặc fax.
- Đề nghị bán hàng: Là văn bản thể hiện sự chấp thuận bán hàng cho khách hàng đã có xét duyệt của các bên liên quan.
- Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thoả thuận công ty ký kết giữa khách hàng thống nhất về những điều kiện mua hàng, giá bán, thời hạn thanh toán, hạn mức nợ, phương thức giao nhận hàng...
- Phiếu xuất kho: Là chứng từ thể hiện chủng loại, số lƣợng hàng hoá thực xuất mà được người có thẩm quyền phê duyệt.
- Biên bản giao nhận hàng hóa: Là chứng từ chứng nhận số lƣợng hàng hóa đã đƣợc giao cho khách hàng (áp dụng khi hàng giao tại kho của bên mua).
- Hóa đơn bán hàng: Sau khi thủ kho xuất hàng giao cho người mua theo đề nghị xuất hàng đã đƣợc phê duyệt. Hóa đơn bán hàngđƣợc lập và ghi rõ những thông tin theo đúng quy định của pháp luật về quy cách, số lƣợng, nguồn gốc xuất xứ, giá cả, dựa vào những thông tin đó để ghi nhận doanh thu.
- Phiếu thu: Đƣợc sử dụng khi thu tiền mặt của khách hàng.
- Giấy báo có của ngân hàng: Đƣợc sử dụng khi thu tiền của khách hàng qua tài khoản của công ty mở tại ngân hàng.
- Báo cáo bán hàng – bán lẻ: Là bảng tổng hợp doanh số bán tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, tại phòng kinh doanh do thống kê phòng lập theo ngày bao gồm các chỉ tiêu: tổng số lƣợng hàng hoá đƣợc bán, đơn giá chƣa thuế, thuế giá trị gia tăng, tổng giá trị thành tiền.
- Bảng kê nộp tiền hàng ngày: Là bảng chi tiết số tiền mà từng khách hàng đã nộp trong ngày do thống kê phòng lập.
- Bảng đối chiếu công nợ với khách hàng: Do kế toán theo dõi công nợ lập vào cuối tháng để đối chiếu với khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp doanh số: Đƣợc kế toán công nợ lập vào cuối tháng, làm căn cứ đối chiếu công nợ với phòng kinh doanh, các cửa hàng bán lẻ.
Với những chứng từ phát sinh tương ứng là sự phân chia trách nhiệm giữa các chức năng nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận khi một nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng nên công ty đã tiến hành tách biệt và phân công nhiệm vụ cho các cá nhân trong chu trình bán hàng và thu tiền thành các bộ phận sau đây:
- Bộ phận bán hàng: Trực thuộc phòng kinh doanh, tiếp nhận đơn đặt hàng và lập đề nghị bán ra, trưởng phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin, trao đổi với kế toán trưởng về khả năng bán hàng và thu hồi công nợ, sau đó sẽ ký và gửi lại cho kế toán trưởng trước khi trình giám đốc ký duyệt.
- Bộ phận xét duyệt bán chịu: Giám đốc công ty ủy quyền cho kế toán trưởng xét duyệt bán chịu trong các trường hợp khách hàng yêu cầu thanh toán chậm, kế toán trưởng sẽ liên hệ với trưởng phòng kinh doanh để biết thêm thông tin về việc có chấp nhận bán chịu hay không. Sau khi đã thống nhất, kế toán trưởng sẽ ký lên đề nghị bán hàng trình giám đốc phê chuẩn.
- Bộ phận giao hàng: Trực thuộc phòng kinh doanh, có nhiệm vụ kiểm tra độc lập, đảm bảo yêu cầu an toàn cháy nổ, chủng loại xăng dầu trước khi giao đến cho khách hàng.
- Bộ phận lập hóa đơn: Trực thuộc phòng kế toán, thực hiệnxuất hóa đơn khi đã nhận đủ những giấy tờ cần thiết gồm: đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, phiếu xuất kho.
- Bộ phận kho: Trực thuộc phòng kế toán, thủ kho chịu trách nhiệm xuất hàng ra khỏi kho và bảo quản hàng và theo đề nghị bán hàng đã đƣợc phê duyệt.
- Bộ phận theo dõi công nợ: Trực thuộc phòng kinh doanh, có nhiệm vụ liên lạc, đốc thúc khách hàng thanh toán nợ.
Ngoài ra, hiện tại công ty có sự tách bạch giữa kế toán tiền và thủ quỹ, kế toán tiền với kế toán công nợ phải thu khách hàng.
b. Hệ th ng tài khoản, sổ sách kế toán
Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán cụ thể, riêng biệt. Hiện nay, Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tuân thủ
theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán và được cụ thể hóa trên chương trình phần mềm kế toán của công ty. Thông qua việc ghi chép và đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán là phương tiện để giúp kế toán hạch toán nhanh hơn, phản ánh kịp thời nội dung nghiệp vụ.Việc thực hiện hệ thống tài khoản kế toán giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, bên cạnh đó còn có thể kiểm soát đƣợc các hoạt động liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền của công ty.
Cụ thể, hệ thống tài khoảncông ty dùng để ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền gồm:
- Tài khoản 51111 dùng để ghi nhận doanh thu.
- Tài khoản 51118 dùng để ghi nhận thuế bảo vệ môi trường.
- Tài khoản 3331 dùng để ghi nhận thuế giá trị gia tăng phải nộp.
- Tài khoản 111 dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt
- Tài khoản 112 dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng.
- Tài khoản 131 dùng để theo dõi các khoản công nợ khi bán hàng.
- Tài khoản 156 dùng để ghi nhận hàng hóa xuất bán.
- TK 632 dùng để ghi nhận giá vốn hàng bán.
Ngoài ra, công ty cũng yêu cầu lập và duy trì các báo cáo số liệu cần thiết phán ảnh quá trình bán hàng và thu tiền để sử dụng trong nội bộ công ty, gồm:
- Báo cáo bán hàng định kỳ hàng tuần/tháng/quý/năm.
- Báo cáo tồn kho.
- Báo cáo tình hình thu hồi công nợ.
- BCTC; Báo cáo lãi lỗ.
c. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin