6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
1.2.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền là để đảm bảo quá trình bán hàng hợp pháp và hợp lý, đồng thời các bước thực hiện nếu không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ đƣợc nhận biết và xử lý kịp thời [6]. Quy trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền thông thường được thực hiện cụ thể theo từng giai đoạn nhƣ sau:
a. Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Chu trình bán hàng căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, khách hàng sẽ tiến hành đặt hàng dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng.Trên cơ sở đơn đặt hàng đã đƣợc kiểm tra tính xác thực thì bộ phận bán hàng sẽ có trách nhiệm kiểm tra lƣợng hàng tồn, lƣợng hàng sẽ đƣợc sản xuất với lƣợng hàng sẽ bán cho các khách hàng để xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng và ra quyết định bán hàng, nếu không đảm bảo đƣợc khả năng đáp ứng cần phải phản hồi lại ngay với khách hàng. Sau khi xác định đƣợc khả năng đáp ứng đƣợc hàng cho khách
hàng, nhân viên kinh doanh sẽ dựa vào chính sách giá bán đã đƣợc niêm yết công khai, chính sách khuyến mại, chiết khấu áp dụng cho từng đối tƣợng khách hàng, của từng mặt hàng sẽ thực hiện việc áp giá bán cho từng mặt hàng và lập đề nghị bán hàng.Đề nghị bán hàng đƣợc chuyển qua bộ phận xét duyệt bán chịu khi khách hàng có nhu cầu mua chịu, bộ phận này có thể thuộc phòng kế toán hoặc phòng tín dụng. Đề nghị bán hàng là bằng chứng để bộ phận tín dụng xem xét khả năng xét duyệt bán chịu cho khách hàng, đồng thời cũng là cơ sở để bộ phận kho đƣợc phép xuất kho hàng bán vì khi bộ phận xét duyệt bán chịu không phê chuẩn thì thủ kho sẽ không đƣợc xuất hàng cho những đề nghị bán hàng này.Toàn bộ chứng từ phát sinh trong giai đoạn này đƣợc chuyển cho Giám đốc kiểm tra và duyệt chính thức nhằm phê chuẩn việc bán hàng đã đƣợc thông qua.
Bước cuối cùng của giai đoạn này là bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn đặt hàng.
Theo [4], các hoạt động kiểm soát cụ thể mà doanh nghiệp thường sử dụng trong giai đoạn tiếp nhận và xử lý đơn hàng là:
- Xác thực thông tin về người mua hàng: Theo [12], khi đơn vị phát sinh đơn đặt hàng mới mà không phải là khách hàng thường xuyên, dù đã có đầy đủ thông tin và chữ ký của khách hàng mới thì cũng chưa chắc người lập đơn đặt hàng và ký tên là người thực sự được ủy quyền để mua hàng. Do đó, cần liên lạc lạivới khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ ký trên đó là đúng.
- Giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm việc tiếp nhận thông tin đặt hàng, có sự thay đổi nếu thấy có dấu hiệu sai phạm nhƣ thông đồng với khách hàng.
- Kiểm tra đối chiếu thông tin đặt hàng của khách: số lƣợng, mã hàng, tên, địa chỉ của khách, thời gian giao hàng. Đồng thời, đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: nếu có khác biệt, nhân
viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách hàng và nếu họ đồng ý, yêu cầu họ gửi lại đơn đặt hàng.
- Kiểm tra lƣợng hàng tồn kho và lƣợng hàng sản xuất để luôn đảm bảo hàng hóa đủ để cung ứng cho khác, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được thông tin về số lượng tồn kho. Trường hợp nếu không đáp ứng đƣợc đơn hàng, nên trao đổi ngay với khách hàng, đề xuất với khách hàng để thay thế bằng mặt hàng tương tự, hoặc kiến nghị mua hàng, sản xuất bổ sung.
- Lập Lệnh bán hàng (mẫu lệnh bán hàng – Hình 1.1) hoặc Hợp đồng kinh tế để đảm bảo điều khoản ký kết luôn được phê duyệt bởi trưởng bộ phận bán hàng và thủ trưởng đơn vị.
- Chỉ xét duyệt bán chịu sau khi đã kiểm tra hạn mức nợ và số dƣ nợ.
- Kiểm tra lại thông tin trước khi báo chấp nhận đơn hàng cho khách hàng.
- Sử dụng phần mềm bán hàng dùng ở bộ phận bán hàng và chịu trách nhiệm cập nhập dữ liệu ban đầu, có tích hợp với phần mềm kế toán để ghi nhận nếu chấp nhận bán và giao hàng.
- Nên có sự kiểm tra đột xuất một số công việc trong giai đoạn này, nhƣ:
Kiểm tra Đơn đặt hàng đối chiếu với Lệnh bán hàng; kiểm tra chéo khách hàng;
quan sát cách thực hiện công việc của nhân viên thực hiện,…
Hình 1.1: Mẫu lệnh bán hàng
(Nguồn: Kiểm soát nội bộ - Đại học Kinh tế Tp. HCM) b. Giao hàng cho khách hàng
Sau khi lệnh bán hàng đƣợc phê chuẩn, việc giao hàng cho khách hàng đƣợc tiến hành. Mục tiêu của giai đoạn này là đảm bảo việc giao hàng đầy đủ, kịp thời, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan.
Bộ phận bán hàng hoặc kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho, sau khi ký xác nhận sẽ chuyển cho bộ phận giao hàng và thủ kho.Thủ kho tiếp nhận phiếu xuất kho tiến hành kiểm đếm hàng đúng với yêu cầu và ký xác nhận vào biên bản nhận hàng hoặc phiếu giao nhận hàng và phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giao lại phiếu xuất kho cho kế toán hàng tồn kho để ghi sổ và lưu trữ.Tiếp đến, phòng kinh doanh tiến hành xuất hóa đơn. Hóa đơn có thể xuất ngay khi giao hàng và phiếu xuất kho đƣợc ký xác nhận đầy đủ thì chuyển cho Giám đốc ký duyệt và gửi luôn cho khách hàng,
hoặc hóa đơn đƣợc lập ngay sau khi việc giao hàng đã thực hiện xong, khi đó sẽ hạn chế những rủi ro nhƣ quên không lập hóa đơn hoặc ghi sai kỳ kế toán.
Các hoạt động kiểm soát thường được dùng trong giai đoạn này là: [4]
- Lên lịch giao hàng cụ thể, chi tiết cho từng đơn hàng của từng khách hàng, có phân chia nhiệm vụ nhân viên giao hàng cụ thể.
- Luôn kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng hàng trước khi giao hàng.
- Có các thiết bị bảo quản hàng để tránh hƣ hỏng, mất mát.
- Phiếu giao hàng nên có chữ ký xác nhận của người lập và người nhận.
- Hóa đơn đƣợc lập và kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng kèm theo số hiệu theo thứ tự và số Phiếu xuất kho tương ứng; Sau khi lập cần chuyển ngay cho khách hàng và kế toán để ghi nhận nghiệp vụ.
c. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Hóa đơn cần kiểm tra, đối chiếu lại lần nữa với các chứng từ nhƣ đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng, và tính lại số tiền cho từng loại hàng hóa và cho tổng hóa đơn, nhằm hạn chế sự sai sót do tính toán sai hoặc có sự thông đồng giữa bộ phận bán hàng và khách hàng.
Trường hợp bán hàng thu tiền ngay, bộ chứng từ dùng để hạch toán bao gồm đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, phiếu giao hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn, phiếu thu nếu thu bằng tiền mặt hoặc giấy báo có nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng.
Khi phát sinh bán hàng chƣa thu tiền thìsẽ có bút toán ghi nhận nợ phải thu khách hàng và doanh thu bán hàng. Bộ chứng từ dùng để hạch toán bao gồm đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, phiếu giao hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng. Doanh thu bán hàng và nợ phải
thu khách hàng cần đƣợc theo dõi cụ thể theo từng đối tƣợng nhằm cung cấp số liệu một cách chính xác nhất phục vụ cho công tác tài chính và công tác quản trị.
Đối với nợ phải thu khách hàng, kế toán công nợ cần theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và thời hạn nợ để quản lý và đốc thúc việc thu nợ.
Để đảm bảo việc ghi nhận nghiệp vụ không có sai sót thường sử dụng các hoạt động kiểm soát sau: [4]
- Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ và dữ liệu trên phần mềm kế toán.
- Kế toán trưởng cần kiểm tra định kỳ việc ghi nhận doanh thu; nên có phân tích đánh giá thường xuyên biến động của doanh thu và giá vốn.
- Kiểm tra nhật ký nhập liệu trên phần mềm kế toán...
d. Theo dõi công nợ và thu tiền của khách hàng
Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dƣ nợ phải thu theo tuổi nợ, đồng thời cũng cần ban hành quy định lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sao cho tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đối với việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi cần đƣợc ban hành quy định cụ thể và chỉ có những người có thẩm quyền mới được phép xét duyệt xóa sổ.
Các hoạt động kiểm soát thường sử dụng:
- Theo dõi nợ phải thu theo từng khách hàng, từng nhóm khách hàng và theo từng hạn mức tín dụng.
- Đối chiếu số dư với khách hàng thường xuyên hoặc đột xuất.
- Phân tích tuổi nợ (xem Hình 1.2)
- Các khoản nợ khi chuyển thành nợ phải thu cần được phê duyệt trước.
- Luôn lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi.
- Các khoản nợ khó đòi nếu đƣợc xóa đều đƣợc kiểm tra độc lập, đƣợc duyệt trước khi thực hiện. [4]
Đối với trường hợp thu tiền ngay bằng tiền mặt tại đơn vị, kế toán thanh toán sẽ dựa trên hóa đơn lập phiếu thu, yêu cầu khách hàng nộp tiền vào quỹ, khi nhận đủ tiền thủ quỹ và khách hàng ký xác nhận vào phiếu thu này.
Trường hợp thu tiền qua ngân hàng, kế toán công nợ theo dõi việc thu nợ báo qua cho kế toán thanh toán lập ủy nhiệm thu. Ủy nhiệm thu sau khi đƣợc kế toán trưởng ký duyệt sẽ chuyển cho ngân hàng để thực hiện thu hộ. Khi khách hàng chuyển khoản thì ngân hàng sẽ lập phiếu giao dịch (giấy báo có), căn cứ vào đó, kế toán thanh toán ghi nhận giảm khoản nợ phải thu và chuyển chứng từ cho kế toán công nợ đối chiếu với dữ liệu để theo dõi nợ của khách hàng.
Các hoạt động kiểm soát thông thường: [4]
- Nên thu tiền qua ngân hàng sẽ dễ kiểm soát hơn. Các khoản thu tiền bán hàng phải đƣợc chuyển vào tài khoản của đơn vị, kết hợp với dịch vụ tin nhắn về cho cá nhân đƣợc giao trách nhiệm.
- Bộ phận thu nợ tách biệt với kế toán theo dõi công nợ, kế toán tiền và thủ quỹ để tránh xảy ra những sai phạm không đáng có.
Hình 1.2: Mẫu Bảng phân tích tuổi nợ
(Nguồn: Kiểm soát nội bộ - Đại học Kinh tế Tp. HCM) e. Xử lý hàng bán trả lại hoặc khiếu kiện của khách hàng
Khi phát sinh nghiệp vụ nhận hàng bán trả lại, cần kiểm tra nguyên nhân hàng bán bị trả lại và chỉ lập biên bản cho số hàng này khi nguyên nhân đến từ phía đơn vị, biên bản hàng bán bị trả lại cần phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan vàgiám đốc.Sau khi đƣợc ký duyệt nhận lại hàng, bộ phận kho tiếp quản hàng, kiểm tra về số lƣợng; kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho hàng bị trả lại chuyển cho bộ phận kho tiến hành nhập kho và theo dõi. Đồng thời dựa vào biên bản, kế toán doanh thu lập lại hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh ghi giảm doanh thu và nợ phải thu cho khách hàng.
Khi xảy ra khiếu nại, tùy từng trường hợp cụ thể mà giám đốc và các bộ phận liên quan sẽ quyết định thực hiện các biện pháp xử lý thích hợp.
Các hoạt động kiểm soát thường được thực hiện:
Phát sinh hàng bán trả lại hay khiếu kiện của khách hàng là những sự việc không mong muốn, tuy nhiên để đảm bảo việc tiếp nhận và xử lý các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả, không ảnh hưởng nhiều đến lợi ích của các bên cũng nhƣ tránh những sai phạm có liên quan thì đơn vị cần xây dựng bộ phận hỗ trợ khách hàng hoạt động riêng với bộ phận bán hàng.
- Luôn tiếp nhận thông tin kịp thời, nên giao cho việc giao hàng tách biệt với bộ phận bán hàng, thu tiền.
- Kiểm tra lại hàng bán bị trả về và lưu vào khu vực riêng của kho.
- Xử lý nhanh các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
KẾT LUẬ C ƢƠ 1
KSNB đóng vai trò rất to lớn đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, vì nó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hoạt động của mình để đem lại lợi nhuận cao nhất, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát, ngăn ngừa đƣợc rủi ro có thể xảy ra. Cùng với sự phát triển ngày càng nhanh của thị trường, xã hội và trí thông minh nhân tạo, rủi ro kinh doanh cũng phát sinh đa dạng, phức tạp và tinh vi hơn rất nhiều, nếu nhƣ các doanh nghiệp nói chung và bản thân các công ty kinh doanh xăng dầu nói riêng không chủ động trong phòng ngừa rủi ro, xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu thì có thể sẽ đối mặt với những thách thức khá lớn.
Nội dung chương 1 đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp cùng với những lý thuyết cơ bản về KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền. Dựa vào những lý luận về KSNB đƣợc trình bày, đề tài sẽ phân tích KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi ở chương 2.
C ƢƠ 2
THỰC TR NG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T CÔ TY T MTV XĂ DẦU
QUẢNG NGÃI
2.1. TỔ QUA VỀ CÔ TY T MTV XĂ DẦU QUẢ NGÃI