6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
KSNB đƣợc thiết kế, vận hành và duy trì nhằm xác định và có các biện pháp thích hợp đối với các rủi ro có thể xảy ra, cũng nhƣ rủi ro dẫn đến khả năng đơn vị không thể đạt đƣợc các mục tiêu liên quan đến quy trình lập và trình bày BCTC, sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động và quá trình tuân thủ các văn bản pháp luật, các quy định liên quan.
Cụ thể KSNB bao gồm các mục tiêu sau [12]:
- Mục tiêu báo cáo: Nghĩa là KSNB giúp đơn vị đảm bảo rằng BCTC trung thực và đáng tin cậy, bởi vì bản thân nhà quản lý là người phải chịu trách nhiệm về việc lập và trình bày BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành.
- Mục tiêu hoạt động: KSNB giúp đơn vị đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, các nguồn lực đƣợc bảo vệ và sử dụng hiệu quả, thông tin luôn đƣợc bảo mật, nâng cao vị thế đơn vị và hoàn thành tốt các chiến lƣợc kinh doanh đã đặt ra.
- Mục tiêu tuân thủ: KSNB cũng giúp đơn vị đảm bảo việc chấp hành pháp luật và các quy địnhcó liên quan, xuất phát từ việc nhà quản lý phải chịu trách nhiệm đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Mặt khác, KSNB còn yêu cầutất cả nhân viên của doanh nghiệp phải chấp hành nghiêm túc các quy định, chính sách và nội bộ trong đơn vị, giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu của mình.
1.2.3. Nguyên tắc thiết lập hệ th ng kiểm soát nội bộ
Để xây dựng và áp dụng thành công một hệ thống KSNB phù hợp với đặc điểm của đơn vị thường sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó việc xác định các mục tiêu, sứ mệnh và kế hoạch hoạt động, tầm nhìn chiến lƣợc cũng nhƣ đặc điểm kinh doanh riêng là rất quan trọng. Vì vậy, khi xây dựngKSNB cũng nhƣ để KSNB vận hành và duy trì tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc cụ thể nhƣ sau:
[4]
- Cần phải xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lƣợc để xây dựng KSNB phù hợp, tương thích với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Các yếu tố phải được phổ biến, quán triệt cho mọi người, mọi thành viên trong đơn vị.
- Cần thiết xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp quan tâm đến việc trung thực, có đạo đức nghề nghiệp, có những quy định rõ ràng và cụ thể về chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân.
- Các quy trình hoạt động KSNB cần đƣợc văn bản hóa rõ ràng và đƣợc truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị, điều này tạo cơ sở cho sự nhất quán trong mọi hoạt động của đơn vị.
- Xác định những hoạt động có rủi ro tiềm tàng cao thông qua thủ tục xác định và đánh giá rủi ro của đơn vị đồng thời đƣa ra những giải pháp để đối phó với các rủi ro này.
- Các thành viên của tổ chức phải tuân thủ hệ thống KSNB một cách thống nhất.
- Việc thiết kế hệ thống KSNBgiúp đơn vị đảm bảo đƣợc hiệu quả thì cũng cần quy định rõ ràng về trách nhiệm khi thực hiện kiểm tra, kiểm soát. Điều này giúp đơn vị đánh giá, cập nhật những kiểm soát bị thiếu hoặc chƣa hiệu quả.
- Ngoài ra cần tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập cũng nhƣ định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các bộ phận KSNB.
- Đồng thời, khi thiết lập hệ thống KSNB, đơn vị cần tuân thủ các nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng nhƣ phân công phân nhiệm một cách nghiêm túc.
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ th ng kiểm soát nội bộ
Tùy thuộc vào quy mô, loại hình hoạt động, tính chất hoạt động, mục tiêu cần đạt, … của từng đơn vị cụ thể mà cách thức tổ chức hệ thống KSNB sẽ có sự khác biệt. Song bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng bao gồm các thành phần cơ bản sau: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát.[2].
a. Môi trường kiểm soát
VSA số 315 [1] đã nêu rõ: “Môi trường kiểm soát là một tập hợp các quan điểm, nhận thức và hành động cũng nhƣ các chức năng quản trị và quản lý của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị. Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát cũng nhƣ có tác động lan tỏa đến toàn bộ hệ thống KSNB của tổ chức”.
Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: [4]
(1) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng nhƣ việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.
(2) Cam kết về năng lực
Cam kết về năng lực là sự cân nhắc của ban giám đốc về các mức độ năng lực cần đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiết tương ứng. Nếu không có sự cam kết, đảm bảo về năng lực thì có thể nhân viên sẽ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao không hữu hiệu và hiệu quả
(3) Sự tham gia của Ban quản trị
Theo VSA số 315, [1] “Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó đƣợc đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị”.
Sự tham gia của Ban quản trị trong hệ thống KSNB thể hiện qua: Mức độ độc lập đối với Ban Giám đốc đơn vị; kinh nghiệm và vị thế; mức độ tham gia của Ban quản trị; tính hợp lý trong hành động của Ban quản trị.
(4) Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Thể hiện qua cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh; quan điểm và hành động đối với việc lập và trình bày BCTC; quan điểm đối với việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự.
(5) Cơ cấu tổ chức
“Khuôn khổ mà theo đó các hoạt động của đơn vị đƣợc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt đƣợc mục tiêu. Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề về quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị”. [1]
(6) Phân công quyền hạn và trách nhiệm:
Đây đƣợc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, [1] “việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực đƣợc cung cấp để thực hiện nhiệm vụ”.
(7) Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót. “Các chính sách đào tạo trong đó truyền đạt vai trò và nhiệm vụ tương lai, gồm các hoạt động như tổ chức trường đào tạo và hội thảo, thể hiện yêu cầu về kết quả công việc và hành vi mong đợi. Việc đề bạt dựa trên đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc thể hiện cam kết của đơn vị trong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn”. [1]
Có thể nói, môi trường kiểm soát là nền tảng của hệ thống KSNB và ảnh hưởng đến mọi hoạt động của đơn vị, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của BCTC. Nếu đơn vị không xây dựng và duy trì một môi trường kiểm soát đảm bảo thì tất cả những yếu tố còn lại trong hệ thống KSNB đều sẽ bị ảnh hưởng.
b. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Tất cả các hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh các rủi ro ảnh hưởng đến khả năng đạt đƣợc mục tiêu của chính đơn vị. Vì vậy, để quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động, đơn vị cần tìm hiểu,xem xét và phân tích các yếu tố dẫn đến nguy cơ mục tiêu của đơn vị không đạt đƣợc. Thực tế thìđơn vị không thể hạn chế đƣợc mọiloại rủi rocó thể phát sinh, do vậy việc giảm rủi ro đến một mức độ chấp nhận đƣợc hay là kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do rủi ro gây ra là điều cần thiết.
Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, gồm các giai đoạn sau đây:
- Xác định mục tiêu của đơn vị -Nhận dạng rủi ro
- Phân tích và đánh giá rủi ro
Quá trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm các bước sau:
- Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro.
- Ƣớc lƣợng mức độ thiệt hại nếu rủi ro xảy ra.
- Có hành động thích hợp để đối phó rủi ro. Các hành động thích hợp có thể là: Từ chối rủi ro, chấp nhận rủi ro, chuyển giao rủi ro, hạn chế rủi ro.
c. Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban giám đốc đƣợc thực hiện. Dù trong hệ thống công nghệ thông tin hay thủ công thì các hoạt động kiểm soát đều có những mục tiêu đa dạng và đƣợc áp dụng ở các cấp độ tổ chức và chức năng khác nhau của đơn vị.
- Chính sách kiểm soát là những quy định làm nền tảng đểtriển khai các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể đƣợc trình bày trong các tài liệu chính thống của đơn vị và phổ biến cho nhân viên hoặc đơn giản là lưu hành theo kiểu truyền miệng.
- Thủ tục kiểm soát chính là các quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát. [5]
Hoạt động kiểm soát đƣợc phân thành nhiều chức năng khác nhau, mỗi chức năng là một phần không thể thiếu trong đơn vị. Cụ thể là:
(1) Phê duyệt (xét duyệt, phê chuẩn)
Phê duyệt là sự cho phép của người quản lý về việc thực hiện một nghiệp vụ nào đó.
Phê chuẩn thể hiện việc quyết định và giải quyết một vấn đề cụ thể và có giới hạn phạm vi.
Ủy quyền phê chuẩn là sự phân quyền cho cấp thấp hơn thực hiện phê chuẩn một số công việc cụ thể nào đó.
(2) Đánh giá hoạt động
Theo VSA số 315, đơn vị cần đánh giá và phân tích các hoạt động kiểm soát thông qua so sánh tình hình hoạt động giữa thực tế với kế hoạch, so với kỳ trước; xem xét và tìm hiểu mối quan hệ giữa các dữ liệu khác nhau nhưng có liên quan với nhau, chẳng hạn dữ liệu về tài chính và dữ liệu về hoạt động, đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động.
(3) Xử lý thông tin
Theo VSA 315: [1] “Có hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về công nghệ thông tin”. Bao gồm:
- Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, bao gồm kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệu đƣợc ghi chép, duy trì và soát xét các số dƣ tài khoản và bảng cân đối phát sinh, các kiểm soát tự động nhƣ kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra việc đánh số thứ tự kết hợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổng hợp ngoại lệ. [1]
- Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các
kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.[1]
(4) Kiểm soát vật chất
- Cần đảm bảo sự an toàn về mặt vật chất của tài sản, các biện pháp có thể sử dụng như sử dụng các phương tiện ứng dụng kỹ thuật, công nghệđể kiểm soát việc tiếp cận giấy tờ sổ sách hay tài sản vật chất (khóa an toàn, két sắt, camera…), thuê nhân viên bảo vệ.
- Phân cấp thẩm quyền cho cá nhân đƣợc phép truy cập dữ liệu hay máy tính. Định kỳ, tiến hành kiểm kê, chốt số lƣợng và so sánh số liệu thực tế kiểm kê đƣợc với số liệu đƣợc ghi chép trong sổ sách đơn vị.
(5) Phân chia nhiệm vụ (phân nhiệm):
Phân công, phân nhiệm là việc phân chia công việc của tổ chức cho tất cả mọi người trong tổ chức cùng thực hiện, các công việc phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng.
[1] “Việc phân nhiệm nhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thông thường của mình".
Khi thực hiện phân công, phân nhiệm cần tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm mục đích ngăn ngừa, phát hiện những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý (gian lận).
d. Thông tin và trao đổi thông tin
[1] “Hệ thống thông tin - liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan, và trao đổi thông tin”.Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin, có vai trò quan trọng trong trao đổi thông tin.
- Đơn vị cần có thông tin để thực hiện trách nhiệm KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu.
- Trao đổi thông tin cho phép các thành viên của đơn vị nhận đƣợc các thông tin rõ ràng từ các cấp quản lý về thực hiện các trách nhiệm KSNB.
- Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận rất quan trọng, gồm hai phần là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
- Bất kỳ hệ thống thông tin nào cũng phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu về chất lƣợng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận thiện.
- Hệ thống kế toán là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống thông tin của đơn vị. Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế toán.
Nhƣ vậy, thông tin cần thiết cho mọi cấp của đơn vị trong việc giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Truyền thông có vai trò quan trọng trong việc mang thông tin đến cho những ai có nhu cầu. Thông tin và truyền thông đúng đắn, kịp thời và chính xác sẽ giúp đơn vị duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát.
e. Hoạt động giám sát
Theo VSA số 315, [1] “Giám sát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB trong từng giai đoạn, bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám
sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên”.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ, cụ thể:
- Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động để xác định các biến động bất thường.
- Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua chương trình đánh giá nội bộ một cách đều đặn, các cuộc kiểm toán định kỳ thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập.
1.2. ỂM SOÁT Ộ BỘ C U TRÌ BÁ À VÀ T U T Ề TRO DOA ỆP
1.2.1. ặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền a. Khái niệm của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền [8] là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán và đơn vị thu đƣợc tiền.
Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng và thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh, liên quan đến rất nhiều khoản mục trên BCTC của doanh nghiệp.
Khi chu trình bán hàng và thu tiền thật sự hữu hiệu và hiệu quả sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp [3]. Doanh nghiệp có bán đƣợc hàng hay không, kiểm soát đƣợc nợ phải thu hay không, tài sản đơn vị