6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
2.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
2.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
a. Tổ chức thu thập và luân chuyển chứng từ
Để thực hiện tốt việc KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi thiết kế và áp dụng các loại chứng từ liên quan sau:
- Đơn đặt hàng của khách hàng: Thể hiện yêu cầu về mặt hàng mà của khách hàng muốn mua. Hình thức đặt hàng có thể bằng văn bản, qua điện thoại hoặc fax.
- Đề nghị bán hàng: Là văn bản thể hiện sự chấp thuận bán hàng cho khách hàng đã có xét duyệt của các bên liên quan.
- Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thoả thuận công ty ký kết giữa khách hàng thống nhất về những điều kiện mua hàng, giá bán, thời hạn thanh toán, hạn mức nợ, phương thức giao nhận hàng...
- Phiếu xuất kho: Là chứng từ thể hiện chủng loại, số lƣợng hàng hoá thực xuất mà được người có thẩm quyền phê duyệt.
- Biên bản giao nhận hàng hóa: Là chứng từ chứng nhận số lƣợng hàng hóa đã đƣợc giao cho khách hàng (áp dụng khi hàng giao tại kho của bên mua).
- Hóa đơn bán hàng: Sau khi thủ kho xuất hàng giao cho người mua theo đề nghị xuất hàng đã đƣợc phê duyệt. Hóa đơn bán hàngđƣợc lập và ghi rõ những thông tin theo đúng quy định của pháp luật về quy cách, số lƣợng, nguồn gốc xuất xứ, giá cả, dựa vào những thông tin đó để ghi nhận doanh thu.
- Phiếu thu: Đƣợc sử dụng khi thu tiền mặt của khách hàng.
- Giấy báo có của ngân hàng: Đƣợc sử dụng khi thu tiền của khách hàng qua tài khoản của công ty mở tại ngân hàng.
- Báo cáo bán hàng – bán lẻ: Là bảng tổng hợp doanh số bán tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, tại phòng kinh doanh do thống kê phòng lập theo ngày bao gồm các chỉ tiêu: tổng số lƣợng hàng hoá đƣợc bán, đơn giá chƣa thuế, thuế giá trị gia tăng, tổng giá trị thành tiền.
- Bảng kê nộp tiền hàng ngày: Là bảng chi tiết số tiền mà từng khách hàng đã nộp trong ngày do thống kê phòng lập.
- Bảng đối chiếu công nợ với khách hàng: Do kế toán theo dõi công nợ lập vào cuối tháng để đối chiếu với khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp doanh số: Đƣợc kế toán công nợ lập vào cuối tháng, làm căn cứ đối chiếu công nợ với phòng kinh doanh, các cửa hàng bán lẻ.
Với những chứng từ phát sinh tương ứng là sự phân chia trách nhiệm giữa các chức năng nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận khi một nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng nên công ty đã tiến hành tách biệt và phân công nhiệm vụ cho các cá nhân trong chu trình bán hàng và thu tiền thành các bộ phận sau đây:
- Bộ phận bán hàng: Trực thuộc phòng kinh doanh, tiếp nhận đơn đặt hàng và lập đề nghị bán ra, trưởng phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin, trao đổi với kế toán trưởng về khả năng bán hàng và thu hồi công nợ, sau đó sẽ ký và gửi lại cho kế toán trưởng trước khi trình giám đốc ký duyệt.
- Bộ phận xét duyệt bán chịu: Giám đốc công ty ủy quyền cho kế toán trưởng xét duyệt bán chịu trong các trường hợp khách hàng yêu cầu thanh toán chậm, kế toán trưởng sẽ liên hệ với trưởng phòng kinh doanh để biết thêm thông tin về việc có chấp nhận bán chịu hay không. Sau khi đã thống nhất, kế toán trưởng sẽ ký lên đề nghị bán hàng trình giám đốc phê chuẩn.
- Bộ phận giao hàng: Trực thuộc phòng kinh doanh, có nhiệm vụ kiểm tra độc lập, đảm bảo yêu cầu an toàn cháy nổ, chủng loại xăng dầu trước khi giao đến cho khách hàng.
- Bộ phận lập hóa đơn: Trực thuộc phòng kế toán, thực hiệnxuất hóa đơn khi đã nhận đủ những giấy tờ cần thiết gồm: đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, phiếu xuất kho.
- Bộ phận kho: Trực thuộc phòng kế toán, thủ kho chịu trách nhiệm xuất hàng ra khỏi kho và bảo quản hàng và theo đề nghị bán hàng đã đƣợc phê duyệt.
- Bộ phận theo dõi công nợ: Trực thuộc phòng kinh doanh, có nhiệm vụ liên lạc, đốc thúc khách hàng thanh toán nợ.
Ngoài ra, hiện tại công ty có sự tách bạch giữa kế toán tiền và thủ quỹ, kế toán tiền với kế toán công nợ phải thu khách hàng.
b. Hệ th ng tài khoản, sổ sách kế toán
Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán cụ thể, riêng biệt. Hiện nay, Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tuân thủ
theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán và được cụ thể hóa trên chương trình phần mềm kế toán của công ty. Thông qua việc ghi chép và đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán là phương tiện để giúp kế toán hạch toán nhanh hơn, phản ánh kịp thời nội dung nghiệp vụ.Việc thực hiện hệ thống tài khoản kế toán giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, bên cạnh đó còn có thể kiểm soát đƣợc các hoạt động liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền của công ty.
Cụ thể, hệ thống tài khoảncông ty dùng để ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền gồm:
- Tài khoản 51111 dùng để ghi nhận doanh thu.
- Tài khoản 51118 dùng để ghi nhận thuế bảo vệ môi trường.
- Tài khoản 3331 dùng để ghi nhận thuế giá trị gia tăng phải nộp.
- Tài khoản 111 dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt
- Tài khoản 112 dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng.
- Tài khoản 131 dùng để theo dõi các khoản công nợ khi bán hàng.
- Tài khoản 156 dùng để ghi nhận hàng hóa xuất bán.
- TK 632 dùng để ghi nhận giá vốn hàng bán.
Ngoài ra, công ty cũng yêu cầu lập và duy trì các báo cáo số liệu cần thiết phán ảnh quá trình bán hàng và thu tiền để sử dụng trong nội bộ công ty, gồm:
- Báo cáo bán hàng định kỳ hàng tuần/tháng/quý/năm.
- Báo cáo tồn kho.
- Báo cáo tình hình thu hồi công nợ.
- BCTC; Báo cáo lãi lỗ.
c. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty có những quy định về kiểm soát quá trình xử lý thông tin, ghi nhận nghiệp vụ và chứng từ, sổ sách liên quan, đó là:
Chứng từ chỉ được phép sử dụng để ghi chép và lưu giữ khi có đầy đủ nội dung và chữ ký của những cá nhân theo quy định nhằm đảm bảo cho các nghiệp vụ đƣợc xét duyệt, kiểm tra và ghi nhận chính xác, không bị trùng lặp hoặc bỏ sót.
Sổ sách phải ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kể cả sổ tổng hợp và sổ chi tiết, khi hoàn thành phải lưu riêng theo từng loại,có đầy đủ chữ ký và con dấu theo quy định.
Đối với các bộ phận lập chứng từ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cần đảm bảo thực hiện các quy định cụ thể sau:
- Hợp đồng kinh tế đƣợc lập và thực hiện theo mẫu của công ty quy định, phòng kinh doanh phối hợp cùng với khách hàng để lập và trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trước khi trình ban giám đốc ký duyệt.
- Phiếu xuất kho do phòng kế toán lập dựa trên đề nghị bán hàng đã xét duyệt, đơn đặt hàng của khách hàng và hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn sẽdo bộ phận kế toán lập sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ nhƣ đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng đã xét duyệt, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
- Phiếu thu tiền đƣợc lập bởi kế toán tiền mặt tại phòng kế toán sau khi tiền đã đƣợc nộp vào quỹ.
- Giấy báo có của ngân hàng khi phát sinh việc thu tiền bằng chuyển khoản thông quangân hàng mà công ty mở tài khoản giao dịch, kế toán trưởng
giao cho kế toán viên trực tiếp đối chiểu xác nhận tính chính xác với ngân hàng về khoản tiền do khách hàng thanh toán cũng nhƣ khoản tiền từ cáccửa hàng bán hàng trực tiếp chuyển về.
Đồng thời, nhân viên kế toán phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của từng thông tin trên mỗi loại chứng từ kế toán.
Bên cạnh đó, công ty cũng có các quy định khác nhƣ sau:
- Hệ thống phần mềm kế toán có thiết lập mật khẩu, chỉ những cá nhân có thẩm quyền mới đƣợc truy cập trong phạm vi công việc của mình.
- Yêu cầu những nhân viên trong công ty khi phát sinh nghiệp vụ cần ghi nhận xử lý và nhập liệu càng sớm càng tốt.
- Khi lập chứng từ, phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ sự phê duyệt trên chứng từ của những cá nhân liên quan.
Công ty cũng đã có chính sách yêu cầu các bộ phận trước khi chứng từ được sử dụng, phải đánh số thứ tự liên tục trước, như đề nghị mua hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu...