6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI
3.2.4. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Đối với từng giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền, cũng cần có những giải pháp hoàn thiện KSNB để tối ƣu hóa những lợi ích mà hoạt động này mang lại cho công ty. Những giải pháp cụ thể bao gồm:
(1) Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Bước đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền là tiếp nhận đơn đặt hàng là, do vậy, khi có nhu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng cần xử lý nhanh chóng để hoàn tất các thủ tục tiếp theo, không làm chậm trễ thời gian của khách hàng. Công ty nên thiết kế đơn đặt hàng chuẩn và thống nhất trong toàn công ty, nên đánh trước số theo thứ tự.
Xây dựng một định mức nợ hợp lý và phải tuân thủ đúng định mức nợ của từng khách hàng đã đề ra từ đầu năm. Cần phải có những quy định rõ ràng và phải đảm bảo việc áp dụng nghiêm túc những quy định đối với hạn mức nợ, không nên du di hay cả nể, hay xét duyệt dựa trên yếu tố cá nhân đối với những đối tƣợng có hạn mức nợ vƣợt mức cho phép.
Ban hành và quy định những trường hợp ngoại lệ sẽ được xét duyệt cho vƣợt định mức nợ, các điều kiện để đƣợc xét duyệt tăng nợ, thời gian tối đa phải thanh toán các khoản nợ, hình thức phạt nếu vi phạm hoặc không tuân thủ theo thỏa thuận.
Bộ phận kinh doanh cần kiểm tra, so sánh đơn giá đƣợc thể hiện trên đơn đặt hàng với bảng giá bán đƣợc niêm yết chính thức, khi có sự khác nhau cần báo ngay với khách hàng.
Phối hợp chặt chẽ hơn nữa giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán tài chính để đảm bảo bán hàng kịp thời cho những khách hàng đáp ứng đủ yêu cầu đặt ra, công nợ đƣợc theo dõi chính xác, thu hồi đúng thời gian quy định.
Đối với những đại lý, tổng đại lý hay cửa hàng bán lẻ có doanh số tiêu thụ cao, thời gian thanh toán tiền nợ sớm thì công ty nên có những chính sách khuyến khích phù hợp nhƣ tăng định mức bán chịu, chiết khấu cao hơn... Đối với những đại lý, tổng đại lý hay cửa hàng bán lẻ có doanh số tiêu thụ thấp hoặc thời gian thanh toán tiền nợ chậm thì công ty nênchủ động có những chính sách kích thích tiêu thụ hoặc cân đối lại hạn mức tín dụng, áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để thu nợ đúng hạn, tránh tình trạng nợ xấu phải lập dự phòng.
Việc bán hàng qua điện thoại, qua fax, hay email cần phải có những biện pháp kiểm tra, xác nhận thông tin khách hàng chính xác, tránh trường hợp khách hàng ma, hoặc thông tin ghi nhận không chính xác dẫn đến khách hàng không hài lòng; hoặc không xác định đƣợc khả năng thanh toán của khách hàng.
(2) Xuất kho giao hàng cho khách hàng
Trước khi giao hàng cho cửa hàng bán lẻ, bộ phận kinh doanh cần yêu cầu cửa hàng bán lẻ lập giấy đề nghị cấp hàng và trình lãnh đạo phê duyệt, giấy yêu cầu đề nghị cấp hàng cần được cửa hàng trưởng ký đề nghị, trưởng phòng kinh
doanh và kế toán trưởng ký sau khi kiểm tra hạn mức, khả năng đáp ứng đơn hàng, cuối cùng là giám đốc công ty phê duyệt. Đề nghị cấp hàng đã đƣợc duyệt sẽchuyển lại cho bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho tạm ứng để theo dõi tình hình xuất kho cho cửa hàng bán lẻ. Quá trình này sẽ hạn chế khả năng nhân viên bán hàng giao hàng cho cửa hàng bán lẻ vượt định mức cho phép vì trước khi lập biên bản giao hàng để gửi hàng đi, kế toán sẽ kiểm tra tình hình thanh toán của cửa hàng bán lẻ đối với số hàng hóa đã ứng trước đó và quyết định có xuất hàng hay không.
Tại thời điểm giao hàng, bộ phận giao hàng yêu cầu người có trách nhiệm của bên nhận hàng phải ký lên biên bản bàn giao để tránh rủi ro bên nhận hàng từ chối thanh toán với lý do không nhận hàng từ đơn vị.
(3) Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Để việc lập hóa đơn chính xác và nghiệp vụ bán hàng đƣợc ghi nhận kịp thời, hạn chế khả năng doanh thu bị khai thiếu, công ty nên áp dụng một số thủ tục kiểm toán nhƣ:
Quy định bằng văn bản về việc phân công cho cá nhân và bộ phận nào phụ trách lập hóa đơn, hóa đơn đƣợc lập căn cứ trên những chứng từ cụ thể nào, chẳng hạn nhƣ quy địnhđể nghiệp vụ bán hàng khi xảy ra, phòng kinh doanh phải và phòng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu và cùng ký vào phiếu xuất kho, đồng thời phải nhập liệu vào phần mềm theo dõi một cách kịp thời.
Riêng đối với các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, ngoài việc vẫn duy trì quyền quyết định các hoạt động kinh doanh tại cửa hàng cho các cửa hàng, nên xây dựng quy định rõ ràng về thời gian lập báo cáo doanh số bán hàng, xuất hóa đơn, nhập dữ liệu vào phần mềm và biện pháp xử phạt nếu như cửa hàng trưởng không tuân thủ quy định.Đồng thời, tại văn phòng công ty, phải cử một (vài)
nhân viên độc lập phụ trách thu thập, kiểm tra tình hình thực hiện của cửa hàng trưởng. Đến thời điểm quy định trong ngày mà các cửa hàng trưởng vẫn chưa thực hiện công việc theo quy định thì nhân viên này có nhiệm vụ gọi điện, đốc thúc, nếu cửa hàng trưởng vẫn không chấp hành thực hiện thì nhân viên này sẽ báo lên lãnh đạo công ty để có biện pháp xử lý
Lưu ý tại thời điểm đơn giá bán xăng dầu bị điều chỉnh theo quyết định của nhà nước, công ty nên lập hội đồng thực hiện kiểm kê cùng lúc và kịp thời tại các cửa hàng để ghi nhận lại doanh số bán và chi tiết hàng tồn. Nên thực hiện phân tích biến động doanh số bán hàng, số lƣợng nhập - xuất hàng tồn kho xung quanh thời điểm biến động giá để phát hiện những bất thường, có biện pháp xử lý một cách kịp thời. Cũng có thể thực hiện biện pháp chốt số lƣợng ở các cửa hàng, cửa hàng trưởng báo cáo số lượng bán hàng qua hệ thống của Công ty trước thời điểm điều chỉnh giá nhằm hạn chế những gian lận có thể xay ra. Đồng thời tăng cường kiểm soát đối với việc xuất hóa đơn ở những cửa hàng bán lẻ bằng cách kiểm tra định kỳ, đột xuất không báo trước.
Đầu tƣ thêm một số thiết bị để chủ động kiểm soát lƣợng hàng bán ra tại các cửa hàng, chẳng hạn lắp thiết bị điện tử tự động trong bể chứa và ghi nhận lại những số liệu chính xác của lƣợng xăng dầu tồn kho tại bể, giúp kiểm soát đƣợc doanh số bán và công nợ phát sinh.
Lập báo cáo phân tích lợi nhuận bán hàng để đánh giá lợi nhuận của từng mặt hàng xuất bán,báo cáo này khá phức tạpnên có thể đầu tƣ thêm vào phần mềm kế toán chức năng lập báo cáo này và yêu cầu những nhân viên có kinh nghiệm phân tích để kết quả toàn diện, hợp lý hơn.
(4) Thu tiền hoặc theo dõi công nợ
Thủ tục kiểm soát tiền mặt có thể áp dụng gồm:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng, muốn vậy công ty cần trang bị thêm các thiết bị cà thẻ tự động.
- Khuyến khích khách hàng mua hàng luôn nhận hóa đơn.
- Yêu cầu các cửa hàng bán lẻ vào cuối mỗi ngày phải lập báo cáo bán hàng và nhập số liệu lên phần mềm để bộ phận bán hàng và kế toán theo dõi.
Đồng thời quy định thời gian nộp số tiền mặt thu đƣợc từ bán hàng tại cửa hàng phải nộp công ty chậm nhất là ngay liền kề ngày thu.
- Tổ chức những buổi kiểm kê theo kế hoạch và bất ngờ, đột xuất để kiểm tra lƣợng hàng tồn kho tại cửa hàng, đối chiếu với báo cáo bán hàng xem có chênh lệch hay không, nếu có sẽ truy tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm.
Thủ tục kiểm soát công nợ có thể áp dụng gồm:
- Đánh giá đúng đắn về khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, có biện pháp kiểm soát và thu hồi nợ đúng hạn, hạn chế nợ quá hạn không có khả năng thu hồi.
- Áp dụng các chương trình khuyến khích nếu khách hàng trả tiền đúng hạn, nhƣ tăng chiết khấu thanh toán, tăng hạn mức tín dụng.
- Thường xuyên cập nhập số liệu công nợ, lập báo cáo công nợ chi tiết theo từng khách hàng, nhóm tuổi nợ khác nhau. Nếu khách hàng quá hạn nhiều thì nên tập trung đôn đốc thu nợ.
- Quy định cụ thể việc xuất hóa đơn và nhập dữ liệu bán hàng về công ty cho các cửa hàng bán lẻ. Nếu có trường hợp cửa hàng nhập liệu không đủ và có công nợ cao thì sẽ không đƣợc nhận hàng tiếp vào những ngày sau đó.
- Xây dựng cơ chế khuyến khích các khách hàngkhi doanh số bán hàng cao và thanh toán nợ tốt sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi lớn từ công ty,tạo động lực để khách hàng bán nhiều hơn, trả nợ nhanh hơn.
- Yêu cầu hàng tháng nhân viên sẽ đối chiếu công nợ với khách hàng và cửa hàng bán lẻ để đảm bảo số liệu về công nợ đƣợc ghi nhận chính xác, nếu có chênh lệch cần tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
KẾT LUẬ C ƢƠ 3
Để hoàn thiện chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi do những yếu kém và tồn tại trong công tác KSNB, thông qua những tìm hiểu, phân tích và đánh giá trực trạng đang diễn ra tại công ty.
Đây là những biện pháp mang tính chủ quan của tác giảdựa vào những hiểu biết tình hình thực tế và khuôn mẫu của báo cáo COSO 2013 làm nền tảng. Các giải pháp đƣa ra nhằm mục đích hạn chế những gian lận và nhầm lẫn trong KSNB, do đó, để gia tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB, đạt đƣợc những mục tiêu đƣa ra, công ty nên cân nhắc và áp dụng để phát huy hơn nữa vai trò của KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền của mình.
Tuy nhiên, các giải pháp đƣợc tác giả đƣa ra dựa vào những hiểu biết về KSNB ở giai đoạn hiện tại, trong khi môi trường kinh doanh vi mô và vĩ mô của công ty không ngừng thay đổi, chứa đựng nhiều loại rủi ro mới, phức tạp và khó đoán biết hơn. Vì vậy, chính công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm ra, đôn đốc và kịp thời nắm bắt đƣợc biến động kinh doanh để nhanh chóng đƣa ra những giải pháp hữu hiệu giúp ngăn ngừa và kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả quả nhất.