6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty có nhiệm vụ chính là cung ứng xăng dầu cho sản xuất và tiêu dùng xã hội tại tỉnh Quảng Ngãi và các tỉnh lân cận, dự trữ xăng dầu quốc gia và đảm bảo an sinh quốc phòng.
Chức năng của công ty là kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và hoạt động kinh doanh khác, thực hiện các dịch vụ liên quan đến xăng dầu nhƣ:
- Giữ hộ.
- Nhập ủy thác.
- Dịch vụ vận tải.
- Thi công lắp đặt, sửa chữa, bảo quản các công trình chuyên ngành xăng dầu, sản xuất, sửa chữa và kinh doanh các loại vật tƣ, máy móc thiết bị chuyên dụng liên quan đến xăng dầu, ...
Dưới sự chỉ đạo của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tăng cường mọi mặt công tác quản lý kinh doanh, tổ chức kinh doanh đạt hiệu quả, tăng năng suất;
đồng thời xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật để tăng cường năng lực và mở rộng mạng lưới kinh doanh, Bên cạnh đó, công ty còn có nhiệm vụ nghiên cứu áp dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả kinh doanh, bảo vệ môi trường, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty. Có chính sách tuyển dụng, sử dụng hợp lý và có hiệu quả đội ngũ cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chế độ lương, thưởng và chính sách khác theo đúng quy định của pháp luật và chấp hành đầy đủ các Pháp lệnh Nhà nước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước, bảo tồn và phát triển vốn của công ty. Ngoài ra, công ty còn có nhiệm vụ dự trữ xăng dầu quốc gia theo yêu cầu của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cũng nhƣ Chính phủ.
2.1.3. ặc điểm hoạt động của công ty
a. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ
Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi đƣợc cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4300298507 vào ngày 28/06/2001 với loại hình công ty là: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, theo đó những ngành nghề mà công ty đang kinh doanh bao gồm:
Xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tƣ vốn vào các doanh nghiệp khác để kinh doanh các ngành nghề mà công ty đang kinh doanh và các ngành nghề kinh doanh khác theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm hóa dầu, khí hóa lỏng và vận tải xăng dầu, Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi góp phần cùng với Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đầu tƣ kinh doanh vào các ngành nghề khác nhƣ: thiết kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng và các hoạt động thương mại dịch vụ khác; trong đó, nhiều thương hiệu đƣợc đánh giá là dẫn đầu Việt Nam nhƣ PLC, PGC, PG TANKER, PJICO...
Tại các cửa hàng xăng dầu của công ty còn có các hàng hóa, dịch vụ khác nhƣ dầu mỡ nhờn, gas, bảo hiểm, ngân hàng,... do các đơn vị thành viên thuộc tập đoàn Xăng dầu Việt Nam sản xuất, cung cấp. Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi còn áp dụng phương thức bán xăng dầu thanh toán bằng thẻ Flexicard với nhiều tiện ích, giúp người mua dễ dàng thanh toán hơn.
Đối tƣợng phục vụ của công ty bao gồm:
- Nhóm 1: khách hàng là ngành công nghiệp nặng.
- Nhóm 2: khách hàng sản xuất công nghiệp đốt lò.
- Nhóm 3: khách hàng đánh bắt và dịch vụ thủy sản.
- Nhóm 4: các khách hàng trong ngành giao thông vận tải và xây dựng.
- Nhóm 5: các khách hàng nông nghiệp và tiêu dùng cho sinh hoạt
- Nhóm 6: các khách hàng kinh doanh thương mại xăng dầu phân phối bán buôn, hoặc kinh doanh bán lẻ.
Bảng 2.1. Tổng doanh thu và lợi nhuận sau thuế giai đoạn từ năm 2016-2018
Đơn vị tính: Triệu đồng
2017 2018 Tăng
Tổng doanh thu 1.441.043,360 1.725.525,860 20%
Lợi nhuận sau thuế 1.973,0 2.458,40 25%
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2018 – Phòng Kế toán) Cụ thể, kết quả sản lƣợng kinh doanh xăng dầu trong 2 năm 2017 – 2018 của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi đƣợc thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.2: Kết quả về sản lƣợng kinh doanh xăng dầu năm 2017 – 2018 TT Chỉ tiêu
Kế hoạch 2018 (m3)
Thực hiện TH 2018 so với 2017
(m3, tấn)
2018 (m3/tấn)
năm 2018 (%)
2017 (%) I Tổng nhập 113.600 122.209 114.478 101 94 1 Nhập đường bộ 113.600 122.209 114.478 101 94 II Tổng xuất bán 113.600 122.209 114.478 101 94
1 Theo phương thức
- Bán buôn trực tiếp 1.500 1.196 1.578 105 132 - Bán đại lý 39.800 51.026 40.228 101 79
Bán Tổng đại lý 17.700 15.665 17.698 100 113 - Bán lẻ trực tiếp 54.600 54.322 54.974 101 101 2 Theo mặt hàng
- Xăng E5 RON 92 39.700 44.373 39.822 100 90 - Xăng RON 95 5.200 4.825 5.339 103 111 - Dầu hỏa dân dụng 1.000 994 1.044 104 105 - Điêzen 0.05S 50.300 50.780 50.999 101 100 - Điêzen 0.25S 17.000 20.908 16.872 99 81 - Mazut N02B (3,5S) 400 329 402 101 122 (Nguồn: Báo cáo công tác kinh doanh năm 2018 – Phòng Tổ chức hành chính)
Năm 2018, Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi có thị phần về kinh doanh xăng dầu lớn nhất tại Quảng Ngãi - chiếm 68%, và tỷ lệ này có xu hướng tăng dần trong những năm gần đây, điều này chứng tỏ công ty đã có những bước phát triển mạnh và có chỗ đứng nhất định trong thị trường tiêu thụ.
Bảng 2.3: Thị phần của công ty năm 2018
STT Các công ty đang kinh doanh Thị phần (%)
1 Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi 68
2 Công ty CP X.dầu dầu khí PV-Oil Miền Trung 25
3 Petec 5
4 Nguồn khác 2
Tổng 100
(Nguồn: Báo cáo công tác kinh doanh năm 2018 – Phòng Tổ chức hành chính) b. Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ
Xăng dầu đang là mặt hàng thiết yếu của xã hội và quốc phòng nên Chính phủluôn có những biện pháp để quản lý rất chặt chẽ mặt hàng này, và công cụ dễ thấy nhất có thể nhắc đến chính là điều tiết giá xăng. Minh họa bằng biểu đồ Hình 2.1 về biến động giá xăng những tháng đầu năm 2019 để thấy những tác
động bên ngoài đến hoạt động bán hàng của các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu.
Để đáp ứng nhanh nhất xăng dầu đến người tiêu dùng, công ty có hai phương thức bán hàng chủ yếu là thanh toán ngay và thanh toán chậm thông qua mạng lưới tiêu thụ là các kênh phân phối, chủ yếu là hệ thống phân phối từ các tổng đại lý, đại lý và bán lẻ. Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi ngoài trụ sở chính chịu trách nhiệm trong công tác quản lý và kinh doanh bán buôn, còn có hệ thống các cửa hàng bán lẻ thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh do trụ sở chính giao theo hình thức khoán doanh thu, lợi nhuận và sản lƣợng bán ra.
Hình 2.1: Diễn biến giá xăng đầu năm 2019 (Nguồn: www.baomoi.com)
2.1.4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo mô hình hỗn hợp, tức là vừa trực tuyến vừa chức năng với nhiều bộ phận thực hiện các công việc riêng biệt theo quy định của công ty bao gồm: Kế toán vốn bằng tiền, kế toán chi phí, kế toán hàng hóa, kế toán công nợ, kế toán xây dựng cơ bản và thủ quỹ (xem Sơ đồ 2.1). Các bộ phận trong bộ máy kế toán của công ty cùng phối hợp với nhau để hoàn thành các công việc kế toán phát sinh. Cụ thể chức năng, công việc từng cá nhân nhƣ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung về hoạt động kế toán của công ty, thực hiện nhiệm vụ do giám đốc giao nhƣ: điều hành công tác kế toán tại phòng, tham mưu cho ban giám đốc về tình hình kinh doanh, các chính sách về huy động và sử dụng vốn hiệu quả.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng như: tổng hợp số liệu, đôn đốc công việc của từng nhân viên trong phòng, lập các báo cáo theo yêu cầu.
- Các nhân viên kế toán thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, mỗi nhân viên đảm nhận một phần hành cụ thể.
Riêng tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc công ty thì không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu. Định kỳ (giữa tháng, cuối tháng), chuyển chứng từ về phòng kế toán nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời những thông tin kinh tế phát sinh về tình hình biến động tài sản, vật tƣ, hàng hoá, công nợ cũng nhƣ tình hình thực hiện chỉ tiêu của từng đơn vị trực thuộc.
b. Hình thức sổ kế toán
Hiện nay, Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ thông qua hình thức kế toán máy để thực hiện công tác kế toán tại đơn vị với các chứng từ sẵn có trong phần mềm, thuận tiện cho kế toán viên lựa chọn theo phần hành để nhập dữ liệu vào máy tính.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, nghiệp vụ kế toán phát sinh, nhân viên kế toán xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập liệu vào máy tính theo các biểu mẫu đƣợc thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán. Do đã lập trình sẵn từ phần mềm, các thông tin kế toán đƣợc tự động cập nhật vào các sổ kế toán có liên quan. Tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán tổng hợp vẫn có thể thực hiện việc truyền số liệu từ các chương trình kế toán từ các đơn vị trực thuộc lên phần mềm kế toán chủ tại công ty để thực hiện việc lập các báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc.