CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.3 KHÁI QUÁT KHUÔN KHỔ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KHU VỰC CÔNG
1.4.2. Hoạt động kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại kho bạc nhà nước
a. Thủ tục kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu
* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát - Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao;
- Quy chế chi tiêu nội bộ và quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền (Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP).
- Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan (Đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP).
- Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế được giao, danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí .
- Văn bản quy định về định mức chi, danh sách những người hưởng khoán công tác phí, văn phòng phẩm, khoán điện thoại.
- Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ ( đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mươi triệu đồng trở lên), quyết định phê duyệt kết quả lựa
chọn nhà thầu (trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu)
* Thủ tục kiểm soát
Chuyên viên kiểm soát chi tiếp nhận các hồ sơ trên, thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, kiểm tra nội dung của các hồ sơ nhƣ sau:
Kiểm tra quyết định giao dự toán với dự toán đƣợc cơ quan có thẩm quyền nhập vào hệ thống Tabmis. Nếu có sự chênh lệch, Kho bạc đề nghị đơn vị bổ sung quyết định tăng giảm dự toán cho khớp đúng với số dự toán nhập vào hệ thống Tabmis.
Đối với danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí, chuyên viên kiểm soát chi sử dụng thêm phương pháp kiểm tra chọn mẫu để kiểm tra hệ số lương, mức lương, mức học bổng, sinh hoạt phí, các khoản phụ cấp theo chế độ, các khoản đóng góp nhƣ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Đối với danh sách các khoản khoán cho cá nhân theo chế độ nhƣ khoán điện thoại, khoán văn phòng phẩm, công tác phí khoán, chuyên viên kiểm soát chi kiểm tra đối tượng được hưởng, mức khoán theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và các quy định hiện hành. Sau đó lưu vào tập hồ sơ được mở cho từng đơn vị để phục vụ cho công tác KSC trong năm.
Tùy theo nhu cầu tạm ứng hay thanh toán mà ĐVSDNS gởi đến KBNN các hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan. Sau khi nhận đƣợc hồ sơ, tài liệu chuyên viên KSC kiểm soát sơ bộ các loại hồ sơ và tiến hành phân loại xử lý hồ sơ.
- Chuyên viên kiểm soát chi kiểm tra sơ bộ hồ sơ:
Kiểm tra, kiểm soát các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đủ số liên theo quy định; kiểm tra các liên chứng từ phải đầy đủ chữ ký trực tiếp của chủ tài khoản, kế toán trưởng của đơn vị sử dụng ngân sách, đúng mẫu chữ ký lưu tại kho bạc, đủ mẫu dấu; kiểm tra dự toán, hợp đồng
phải là bản chính, hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
- Chuyên viên kiểm soát chi phân loại hồ sơ và xử lý:
Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm: đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt, thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính. Chuyên viên kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm tra và thanh toán ngay. Nếu hồ sơ chƣa đầy đủ cần phải hoàn chỉnh, bổ sung chuyên viên kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ ghi rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, những hồ sơ cần bổ sung, hoàn chỉnh, giao 1 liên cho khách hàng, lưu 1 liên để làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ, thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp, thanh toán tạm ứng. Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, chuyên viên kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó ghi rõ ngày nhận hồ sơ và ngày hẹn trả kết quả.
Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung chuyên viên kiểm soát chi lập 2 liên phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trong đó ghi rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, những hồ sơ cần bổ sung, hoàn chỉnh, giao 1 liên cho khách hàng, lưu 1 liên để làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
b. Thủ tục kiểm soát hồ sơ tạm ứng
* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát Đối với tạm ứng bằng tiền mặt:
Giấy rút dự toán trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để kho bạc có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Nội dung tạm ứng tiền mặt phải đúng theo quy định tại thông tƣ số 164/2011/TT-BTC về quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống kho bạc nhà nước.
Đối tạm ứng bằng chuyển khoản:
- Giấy rút dự toán trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát.
- Đối với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: đơn vị kê khai rõ nội dung tạm ứng trên bảng kê chứng từ tạm ứng trong trường hợp giấy rút dự toán không thể hiện đƣợc hết nội dung tạm ứng,
* Thủ tục kiểm soát
Chuyên viên kiểm soát chi cần phải thực hiện tất cả các thủ tục kiểm soát sau:
Kiểm soát, đối chiếu nội dung tạm ứng với dự toán ngân sách nhà nước , bảo đảm tạm ứng trong dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, số dƣ tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để tạm ứng.
Kiểm tra mức tạm ứng có vƣợt mức tạm ứng đƣợc phép hay không, nội dung tạm ứng đúng không, hình thức thức tạm ứng có phù hợp không.
Kiểm tra số dư tạm ứng chưa thanh toán của đơn vị còn lại trước khi tiếp tục cho ứng tiếp.
c. Thủ tục kiểm soát hồ sơ thanh toán
* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát:
- Giấy rút dự toán.
- Bảng kê chứng từ thanh toán (Trường hợp những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu).
Ngoài ra, tùy theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Chi tiền lương: văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt .
+ Chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các Khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức; danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Chi trả thu nhập tăng thêm: danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần); bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: biên bản nghiệm thu ( trường hợp phải gửi hợp đồng).
+ Đối với những khoản chi khoán như khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, việc khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ,…: danh sách những người hưởng chế độ khoán.
- Chi hội nghị, đào tạo, bồi dƣỡng: thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng).
- Chi công tác phí: bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi phí thuê mướn: biên bản nghiệm thu ( trường hợp phải gửi hợp đồng).
- Chi đoàn vào, chi đoàn ra: Hồ sơ theo quy định tại thông tƣ 71/2018/TT-BTC ngày 10 tháng 8 năm 2018 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong
nước và thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí.
- Chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, chi mua vật tƣ văn phòng, chi sửa chữa thiết bị tin học, sửa chữa xe ô tô, các trang thiết bị khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng).
- Các khoản chi khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng).
* Thủ tục kiểm soát
Chuyên viên kiểm soát chi cần phải thực hiện tất cả các thủ tục kiểm soát sau:
Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước , bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, số dƣ tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ kèm theo.
Với từng loại hồ sơ thanh toán sẽ có cách thức kiểm soát khác nhau. Cụ thể:
+ Hoạt động kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
Đối với thanh toán lương, phụ cấp: chuyên viên kiểm soát chi đối chiếu danh sách chi trả lương và phụ cấp đơn vị gởi có khớp đúng với danh sách những người hưởng lương, phụ cấp đã gửi lần đầu vào đầu năm về tổng số biên chế, hợp đồng, số tiền lương, phụ cấp lương. Đồng thời kiểm tra số tiền trên danh sách có khớp với tổng số tiền trên giấy rút dự toán hay không.
Đối với những khoản chi thanh toán khác cho cá nhân: đơn vị gởi danh sách theo từng lần thanh toán và chuyên viên kiểm soát chi kiểm tra số tiền trên danh sách những người hưởng và số tiền trên giấy rút dự toán có khớp
nhau hay không, danh sách những người hưởng có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị không.
Đối với các khoản tiền thưởng, phúc lợi tập thể, thu nhập tăng thêm, thanh toán cá nhân khác thì đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ có vƣợt định mức không.
+ Hoạt động kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Kiểm tra các tiêu chuẩn, định mức chế độ chi có vƣợt tiêu chuẩn, chế độ, định mức chi tiêu hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định không.
Kiểm tra bảng kê chứng từ thanh toán nhƣ kiểm tra số tiền trên giấy rút dự toán có khớp với số tiền bảng kê chứng từ thanh toán, các yếu tố trên bảng kê chứng từ thanh toán nhƣ số hóa đơn, ngày tháng năm số hóa đơn, số chứng từ, ngày tháng năm số chứng từ chi tại đơn vị (nếu có).
Kiểm tra danh sách những người hưởng chế độ khoán tổng số người, tổng số tiền có khớp với danh sách gởi đầu năm hay không, kiểm tra tổng số tiền trên danh sách có khớp với tổng số tiền trên giấy rút dự toán hay không.
Kiểm tra tên, tài khoản của đơn vị hưởng trên giấy rút dự toán có trùng khớp với tên và tài khoản đơn vị hưởng trên quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu. Ngoài ra kiểm tra ngày ký quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có trước ngày ký hợp đồng hay không, kiểm tra các yếu tố ngày tháng năm, tiến độ, thời gian thực hiện hợp đồng…
+ Hoạt động kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản
Kiểm tra các tiêu chuẩn, định mức chế độ chi đƣợc quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Đối với sửa chữa, mua sắm tài sản phải theo tiêu chuẩn, định mức quy định, kế hoạch và dự toán đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt có nghĩa là việc mua sắm tài sản phải đƣợc bố trí trong dự
toán ngân sách giao đầu năm theo từng danh mục cụ thể đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kiểm tra sự phù hợp giữa giấy rút với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu.
Kiểm tra đơn vị có thực hiện cam kết chi đúng quy định không (đối với hợp đồng mua sắm trên 200 triệu).
Kiểm tra bảng kê chứng từ thanh toán xem có đầy đủ các yếu tố trên bảng kê chứng từ thanh toán nhƣ số hóa đơn, ngày tháng năm số hóa đơn, số chứng từ, ngày tháng năm số chứng từ chi tại đơn vị (đối với nội dung gởi bảng kê).
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương một đã hệ thống hóa những cơ sở lý luận về ngân sách nhà nước chi thường xuyên ngân sách nhà nước và kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại KBNN. Nội dung chương một giúp nhận diện kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước thông qua các đặc điểm và nội dung của chi thường xuyên như là chi cho cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn hay chi mua sắm, sửa chữa,…. Đồng thời chương này cũng đã vận dụng khuôn khổ kiểm soát nội bộ khu vực công để nhận diện, đánh giá những rủi ro trong việc kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước . Chương một chỉ đi sâu vào hai yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ là nhận diện, đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát chi thường xuyên. Những rủi ro hiện diện trong kiểm soát chi có thể đến từ thủ tục kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu, những thủ tục kiểm soát hồ sơ tạm ứng hoặc thực chi,... Các vấn đề lý luận trên là cơ sở để nhìn nhận, đánh giá thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Quảng Nam trong chương hai.
CHƯƠNG 2