CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NAM
2.2.3. Nhận diện rủi ro trong kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc nhà nước Quảng Nam
a. Nhận diện rủi ro trong quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Quảng Nam
Hiện nay, KBNN Quảng Nam đang thực hiện kiểm soát chi trên cơ sở quy trình giao dịch một cửa một chuyên viên kiểm soát chi theo Quyết định số 4377/QĐ-KBNN ngày 15/9/2017 của tổng giám đốc KBNN ban hành quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước. Theo quy trình thống nhất đầu mối kiểm soát chi, chứng từ sẽ đƣợc chuyên viên phòng kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm soát chi và chuyển sang phòng kế toán thực hiện hạch toán và thanh toán. Trong qúa trình thực hiện quy trình kiểm soát một số rủi ro có thể xảy ra nhƣ sau:
Việc nhập chứng từ của kiểm soát chi đƣợc thể hiện ngay trên hệ thống TABMIS và kế toán phải xử lý ngay trước khi hết giờ thanh toán với ngân hàng. Áp lực về thời gian thanh toán khiến cho chuyên viên kiểm soát chi và cả kế toán viên đều lo xử lý chứng từ cho kịp thời gian thanh toán với ngân hàng dẫn đến ảnh hưởng đến chất lượng công tác kiểm soát chi và công tác kế toán thanh toán.
Chứng từ phải qua nhiều khâu, bước qua phòng kiểm soát chi rồi đến phòng kế toán làm cho thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ trong nội bộ đơn vị
KBNN bị kéo dài, dễ bị thất lạc chứng từ trong quá trình giao nhận chứng từ giữa hai bộ phận, tăng khối lƣợng công việc do việc luân chuyển, bàn giao chứng từ giữa hai bộ phận, đặc biệt đối với chứng từ chi thường xuyên, số tiền không lớn nhƣng số món chi nhiều nên dễ lạc chứng từ.
Việc tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ ban đầu không đƣợc thực hiện đầy đủ và đúng quy định dẫn đến nhiều sai sót nhƣ: chứng từ lập sai mẫu biểu, không đầy đủ số liên theo quy định, chứng từ thiếu chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng đơn vị hoặc thiếu dấu, không lập phiếu giao nhận hồ sơ giữa đơn vị sử dụng ngân sách và chuyên viên kiểm soát chi, phiếu giao nhận không ghi ngày tháng nhận, không lập phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ.
b. Nhận diện rủi ro trong kiểm soát hồ sơ tạm ứng và thanh toán tạm ứng
Một số rủi ro thường gặp trong quá trình kiểm soát hồ sơ tạm ứng và thanh toán tạm ứng tại KBNN Quảng Nam có thể kể đến nhƣ sau:
- Rủi ro cho tạm ứng khi chưa có dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao hoặc cho tạm ứng sai tính chất nguồn.
- Không kiểm soát mức tạm ứng đảm bảo theo đúng quy định của hợp đồng và vƣợt quá 50% giá trị hợp đồng và vƣợt dự toán năm của cấp có thẩm quyền cho khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên trừ một số trường hợp đặc thù đồng thời không thực hiện thanh toán tạm ứng theo quy định.
- Cấp tạm ứng không đúng đối tượng thụ hưởng được quy định trong hợp đồng.
- Rủi ro tạm ứng không đúng hình thức nhƣ tạm ứng bằng tiền mặt đối với những nội dung bắt buộc phải tạm ứng bằng chuyển khoản.
Rủi ro không theo dõi số dƣ tạm ứng của đơn vị dẫn đến số dƣ tạm ứng quá nhiều và thời gian thanh toán tạm ứng vƣợt mức quy định
Minh họa 1: Đơn vị sự nghiệp A1 tạm ứng 50 triệu đồng tiền mua sắm trang thiết bị dạy học năm 2019 cho hợp đồng 100 triệu đồng.
Khi kho bạc yêu cầu cung cấp quyết định giao dự toán chính thức đơn vị không có. Do cần kinh phí gấp rút để triển khai việc mua sắm nhƣng chƣa có quyết định giao dự toán chính thức nên đơn vị đã thực hiện tạm ứng kinh phí thường xuyên nguồn tự chủ để mua sắm. Như vậy đơn vị đã mua sắm khi chƣa có dự toán chính thức đƣợc cấp có thẩm quyền giao và tạm ứng sai tính chất nguồn.
Trong trường hợp trên với hợp đồng 100 triệu nếu kho bạc cho ứng hơn 50 triệu đồng là rủi ro tạm ứng vƣợt 50% giá trị hợp đồng và vƣợt dự toán đƣợc giao.
Hợp đồng ghi rõ tạm ứng cho đơn vị A có tài khoản tại ngân hàng nhƣng đơn vị lại tạm ứng cá nhân bằng hình thức tiền mặt. Nhƣ vậy đơn vị đã cấp tạm ứng không đúng đối tượng thụ hưởng được quy định trong hợp đồng và tạm ứng tiền mặt không đúng quy định. Vì theo quy định của kiểm soát chi tiền mặt với số tiền từ 5.000.000 trở lên đơn vị nhận tiền có tài khoản tại ngân hàng bắt buộc phải chuyển khoản.
Đây là tạm ứng lần đầu nên kho bạc không phải kiểm tra số dƣ tạm ứng trước khi ứng tiếp. Nếu tạm ứng lần thứ hai thì kho bạc phải yêu cầu đơn vị thanh toán tạm ứng lần trước trước khi ứng tiếp để đảm bảo số dư ứng luôn không quá 50% giá trị hợp đồng.
Minh họa 2: Đơn vị sự nghiệp B2 thanh toán tạm ứng
Đơn vị thanh toán tạm ứng 15.000.000đ, bảng kê chứng từ thanh toán đơn vị kê khai nội dung thanh toán hợp đồng mô hình chăm sóc keo số hóa đơn ngày 22/8/2018, số hóa đơn ngày 09/10/2018 nhƣng đến tháng 12/2018
1 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
2 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
đơn vị mới làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Theo quy định đối với những khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt đã hoàn thành và đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với KBNN chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau. Nhƣ vậy, KBNN Quảng Nam đã thanh toán sai quy định về thời gian thanh toán, đúng ra KBNN Quảng Nam phải lập thông báo từ chối thanh toán và có thể thực hiện xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kho bạc.
c. Nhận diện rủi ro trong kiểm soát hồ sơ thanh toán
Trong kiểm soát chi thường xuyên, thanh toán chỉ được thực hiện khi đủ hồ sơ pháp lý theo quy định. Vì vậy đây là khâu quan trọng trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên và chuyên viên kiểm soát chi cũng có thể gặp phải nhiều rủi ro hơn. Một số rủi ro đã mắc phải tại KBNN Quảng Nam qua kết quả thanh tra kiểm tra tại đơn vị có thể kể đến như lưu thiếu, lưu thừa hồ sơ theo quy định, vi phạm thời hạn thanh toán, chi chƣa đúng chế độ đƣợc quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, chi vƣợt tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định, hồ sơ pháp lý chƣa logic,...Minh họa cụ thể:
- Lưu thiếu, lưu thừa hồ sơ theo quy định
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS C3 thanh toán lương tháng 11,12/2018, Kho bạc lưu thiếu danh sách lương tháng 11/2018 và tháng 12/2018 có sự biến động về thay đổi tiền lương nhưng đơn vị không lưu danh sách tiền lương biến động. Trường hợp lưu thiếu danh sách lương hay danh sách biến động về tiền lương có thể dẫn tới việc chuyển lương thừa hoặc thiếu so với danh sách hoặc rủi ro đơn vị kê khống người hưởng lương so với chỉ tiêu biên chế đƣợc giao cho đơn vị.
3 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS D4 thanh toán tiền in báo tặng chuyên viên thành cách mạng, số tiền 126.853.790 đ, Kho bạc lưu thiếu quyết định chỉ định đơn vị in báo và hợp đồng kinh tế. Lưu thiếu hồ sơ pháp lý theo quy định dẫn đến việc hồ sơ chƣa đủ điều kiện thanh toán mà kho bạc vẫn thanh toán. Trường hợp lưu thiếu quyết định chỉ định thầu và hợp đồng kinh tế dẫn đến việc kho bạc thanh toán sai đơn vị đƣợc chỉ định hoặc đơn vị đƣợc chỉ định khác với đơn vị đƣợc ký hợp đồng.
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS E5 chuyển thanh toán thi công sửa chữa sân nền hội trường, số tiền 389.777.000 đ. Hợp đồng có ghi nội dung bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh có hiệu lực đến hết thời gian thực hiện hợp đồng, hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và sau khi chủ đầu tƣ nhận được bảo đảm thực hiện hợp đồng nhưng Kho bạc lưu thiếu bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Trường hợp lưu thiếu bảo đảm thực hiện hợp đồng khi hợp đồng nêu rõ hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và sau khi chủ đầu tƣ nhận đƣợc bảo đảm thực hiện hợp đồng hoặc thời hạn bảo lãnh không còn nằm trong thời gian hiệu lực của hợp đồng khiến cho hợp đồng vô hiệu lực mà kho bạc vẫn chuyển tiền dẫn đến việc thất thoát ngân sách nhà nước
- Vi phạm thời hạn thanh toán
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS F6chuyển tiền sơn vôi tường nhà trường, số tiền 58.757.000đ, đơn vị lập phụ lục 03a không đúng thời gian quy định: cụ thể thời gian thực hiện hợp đồng 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng ( 01/9/2018), biên bản nghiệm thu ngày 20/9/2018 nhƣng đến ngày 15/12/2018
4 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
5 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
6 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
đơn vị mới lập bảng xác định giá trị khối lƣợng hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán nhƣng Kho bạc vẫn thanh toán.
- Biên bản nghiệm thu nằm ngoài thời gian thực hiện hợp đồng:
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS G7 trên hợp đồng ngày 20/7/2018 quy định thời gian thực hiện kể từ ngày ký, thời gian bàn giao 16h ngày 25/7/2018, nhƣng biên bản nghiệm thu số lập ngày 19/11/2018.
Trường hợp biên bản nghiệm thu nằm ngoài thời gian thực hiện hợp đồng nên biên bản này không có giá trị để thanh toán. Việc kho bạc thanh toán là sai quy định dẫn đến khả năng khó có thể thu hồi.
- Chi chưa đúng chế độ được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, chi vượt tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS H8 chi tiền dạy vượt giờ năm học 2017-2018, số tiền 708.987.167 đ. Trên danh sách thanh toán vƣợt giờ năm học 2017-2018 có nhiều người được chi vượt giờ trên 206 giờ đến 1.462 giờ nhƣng KBNN Quảng Nam vẫn thanh toán. Nhƣ vậy, KBNN Quảng Nam đã thanh toán sai Luật Lao động về định mức thanh toán ngoài giờ cho đơn vị.
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS I9 thanh toán số tiền 22.511.909 đ, nội dung tiền phụ cấp 20% cho chuyên viên không hưởng phụ cấp đứng lớp.
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS J10 chuyển mua bàn vi tính, tủ tài liệu số tiền 87.500.000, (trong đó tủ tài liệu gỗ 05 cái x 12.300.000 = 61.500.000), tủ tài liệu 12.300.000/cái, vƣợt mức giá so với quy định tại
7 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
8 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
9 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
10 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
thông tƣ 150/2018/TT-BQP ngày 11/10/2018 của Bộ Quốc phòng Quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng (có hiệu lực 26/11/2018) – mức giá tối đa của tủ tài liệu theo thông tƣ trên 5.000.000/cái.
Trường hợp chi không đúng tiêu chuẩn làm cho những đối tượng không nằm trong đối tƣợng đƣợc thanh toán kho bạc vẫn thanh toán, không đúng định mức khiến cho ngân sách có thể bị sử dụng tràn lan vƣợt khả năng chi trả của ngân sách.
- Hồ sơ pháp lý chưa logic
Tổng giá trị trên quyết định lựa chọn nhà thầu vượt dự toán được duyệt trên quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công dự toán:
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS K11 chuyển trả quyết toán khối lƣợng công trình sửa chữa nhà chứa rác thải mã, số tiền 315.416.000đ. Đơn vị ra quyết định lựa chọn nhà thầu và ký hợp đồng thi công xây dựng với giá trị 315.416.000đ nhƣng quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công 306.646.000đ.
Sai về yếu tố thời gian trên hồ sơ:
+ Lưu hồ sơ kèm theo chứng từ kiểm soát chưa logic về mặt thời gian cụ thể: Minh họa trường hợp đơn vị SDNS L12chuyển tiền kiểm tra thiết bị XQuang và an toàn bức xạ, số tiền 49.800.000 đ. Quyết định chọn đơn vị kiểm tra thiết bị Xquang và an toàn bức xạ ngày 16/10/2017 nhƣng nội dung căn cứ biên bản xét chọn đơn vị kiểm tra Xquang và an toàn bức xạ ngày 12/10/2018
11 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
12 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
Quá hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng, hợp đồng không có hiệu lực:
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS M13 chuyển hợp đồng lắp đặt điều hòa 1.063.126.925, bảo lãnh thực hiện hợp đồng hết thời hạn nhƣng không gia hạn.
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS N14 chuyển sửa chữa trụ sở, số tiền 130.859.700 đ, lưu hợp đồng không có hiệu lực (bảo đảm thực hiện hợp đồng là không có nhƣng hiệu lực của hợp đồng ghi khi chủ đầu tƣ đã nhận đƣợc bảo đảm thực hiện hợp đồng của nhà thầu).
Thanh toán bằng tiền mặt đối với những nội dung bắt buộc phải chuyển khoản.
+ Minh họa trường hợp đơn vị SDNS O15 thanh toán tiền tiếp khách với số tiền 6.000.000 đ chi bằng tiền mặt.