CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NAM
2.4. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NAM
2.4.2. Những hạn chế chủ yếu
a. Về nhận diện rủi ro
Về cơ sở lý luận của việc nhận diện và đánh giá rủi ro trong công tác kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Quảng Nam hiện không có. Việc nhận diện rủi ro căn cứ vào những rủi ro nhận thấy qua công tác tự kiểm tra tại đơn vị và qua công tác thanh tra kiểm tra của thanh tra kho bạc và không có việc đánh giá rủi ro.
Chi thường xuyên rất đa dạng về nội dung thanh toán, bao quát nhiều lĩnh vực và công văn chế độ thường xuyên thay đổi nên có rất nhiều rủi ro cần phải thường xuyên được nhận diện. Văn bản về những sai sót trong nghiệp vụ- những rủi ro đã xảy ra- trong kiểm soát chi thường xuyên do KBNN Trung ƣơng hoặc KBNN Quảng Nam ban hành lại không thống nhất thành tài liệu chính thống nên đội ngũ cán bộ kiểm soát chi rất khó khăn trong tra cứu tài liệu để kiểm soát.
Việc nhận diện rủi ro của kho bạc cũng chỉ dựa trên những rủi ro đã xảy ra, chƣa có dự báo đối với những rủi ro sẽ xảy ra trong hoạt động nghiệp vụ mà thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thường xuyên thay đổi.
Mỗi cán bộ kiểm soát chi chƣa chú trọng đúng mức đến việc nhận diện và đánh giá rủi ro trong công tác kiểm soát chi thường xuyên. Những nghiệp vụ mới phát sinh thường gây lúng túng cho cán bộ kiểm soát chi nên chưa có sự chủ động trong việc nhận diện các rủi ro có thể xảy ra để có những biện pháp phòng tránh, qua đó hạn chế đƣợc những sai sót trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên. Cụ thể qua kết quả tự kiểm tra trong nội bộ Kho bạc nhà nước Quảng Nam giữa các chuyên viên kiểm soát chi hay kết quả thanh tra kiểm tra đơn vị nhƣ đã nêu ở thực trạng kiểm soát chi tại Kho bạc Quảng Nam ở chương hai cho thấy chuyên viên kiểm soát chi chưa nhận diện đầy đủ các rủi ro từ khâu kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu đến kiểm soát chi và nhiều nhất là rủi ro trong khâu kiểm soát chi nhƣ rủi ro về quyết định phê duyệt kết
quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, bảo lãnh hợp đồng,…
Chưa xây dựng được chương trình cảnh báo rủi ro tự động tích hợp trên các chương trình hiện tại để cảnh báo người dùng về những rủi ro có thể gặp phải trong công tác kiểm soát chi thường xuyên.
Tóm lại, những hạn chế trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro trong công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc nhà nước Quảng Nam là chưa có tài liệu đầy đủ về nhận diện và đánh giá rủi ro, cán bộ kiểm soát chi chƣa có sự chủ động trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro và chƣa xây dựng đƣợc chương trình cảnh báo rủi ro tự động tích hợp trên các chương trình hiện tại.
b. Về hoạt động kiểm soát chi thường xuyên
* Quy trình kiểm soát chi thường xuyên
KBNN Quảng Nam kiểm soát chi theo nguyên tắc “một cửa một giao dịch viên” đồng nghĩa tất cả các khoản chi gồm cả chi thường xuyên và chi đầu tƣ đƣợc tiếp nhận ban đầu, kiểm soát và trả kết quả chỉ bởi một công chức thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi. Điều này tạo áp lực công việc cho công chức làm công tác KSC do khối lƣợng công việc nhiều, quy trình thanh toán kéo dài hơn, thời gian để xử lý khoản chi bị rút ngắn nên đòi hỏi cán bộ KSC phải nổ lực hết sức mới hoàn thành khối lƣợng công việc giao. Và khi thực hiện đầu mối kiểm soát chi trách nhiệm kiểm soát chi của kế toán trưởng không còn vì theo quy trình chứng từ sau khi đƣợc cán bộ KSC kiểm soát sẽ chuyển trực tiếp cho Giám đốc, kế toán trưởng chỉ có ký chứng từ và kiểm tra yếu tố chính xác trên chứng từ có khớp với nội dung được nhập trong chương trình hay không, chứ không có trách nhiệm kiểm soát chứng từ chi có đúng thủ tục, định mức quy định của cấp có thẩm quyền hay không, điều này làm tăng trách nhiệm cho cán bộ kiểm soát chi, bắt buột cán bộ KSC phải tăng cường học hỏi thêm nhiều lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên khi thực hiện quy trình này áp lực công việc cán bộ KSC rất lớn nên ít có thời gian để nghiên cứu thêm văn bản, chế độ.
Theo quy trình này việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị còn lòng vòng, mất nhiều thời gian cho việc bàn giao, kiểm tra, ký nhận;
việc kiểm soát qua hai bước: chuyên viên và lãnh đạo còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, chưa có sự tham gia của kế toán trưởng trong quá trình kiểm soát hồ sơ, chứng từ, kế toán trưởng chỉ tham gia vào quá trình thanh toán do đó chưa phát huy đƣợc nguồn lực có sẵn tại đơn vị; công chức thực hiện nhiệm vụ kế toán không chủ động đƣợc công việc, phụ thuộc nhiều vào công chức kiểm soát chi nên ảnh hưởng đến chất lượng công tác kế toán; lãnh đạo đơn vị ký hồ sơ chứng từ trước là chưa phù hợp.
* Thủ tục kiểm soát hồ sơ tạm ứng
Theo quy định việc kiểm soát tạm ứng đầu tiên phải có quyết định giao dự toán và được cơ quan tài chính nhập vào chương trình Tabmis. Nhưng vẫn xảy ra tình trạng đơn vị có nhu cầu sử dụng mà dự toán chƣa đƣợc giao, hoặc đã đƣợc giao nhƣng chƣa đảm bảo các thông tin về nội dung, hoặc đã đủ nội dung nhƣng chƣa đƣợc đồng bộ vào hệ thống TABMIS, hoặc đã đồng bộ nhưng lại sai sót cần phải thực hiện điều chỉnh. Vì vậy vẫn còn trường hợp đơn vị mƣợn nguồn để ứng, điều này mang lại rất nhiều rủi ro cho kho bạc.
Việc kiểm soát tạm ứng bằng tiền mặt căn cứ vào nội dung tạm ứng có được chi tiền mặt không. Tuy nhiên, rủi ro „ứng một đường nội dung thanh toán một nẻo‟ là trường hợp thường xảy ra tại Kho bạc Quảng Nam. Khi ứng tiền mặt đơn vị sẽ kê những nội dung có tính chất tiền mặt để đƣợc rút tiền nhƣng khi thanh toán sẽ thanh toán nội dung khác. Kho bạc không thể xác định đƣợc nội dung thanh toán có đúng nội dung tạm ứng không. Chính đây là kẻ hở cho đơn vị chiếm dụng vốn sử dụng cho mục đích khác.
Việc theo dõi số dư ứng của chuyên viên kiểm soát chi không thường xuyên chỉ đƣợc thực hiện khi lãnh đạo cần cung cấp số liệu nên để số dƣ ứng kéo dài mà không thanh toán. Với những trường hợp thanh toán chậm nhưng chưa thực hiện chế tài mạnh đối với các đơn vị dù đã có đầy đủ quy định pháp lý.
* Thủ tục kiếm soát hồ sơ thanh toán - Đối với kiểm soát tiền lương:
Thông tư 39/2016/TT-BTC quy định việc kiểm soát tiền lương của đơn vị là đối chiếu giữa danh sách những người hưởng lương với văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế. Trường hợp tổng số người trong danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt lớn hơn văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt do luân chuyển, điều động, thay thế người nghỉ thai sản, chuẩn bị nghỉ hưu…thì KBNN sẽ rất lúng túng không biết xử lý như thế nào. Trên thực tế thường xảy ra trường hợp này, đặc biệt đối với các khối trường học có số lượng viên chức lớn, nhiều đơn vị trực thuộc, thường xuyên có biến động nhân sự giữa các đơn vị.
Bên cạnh đó, theo quy định trên thì KBNN đã làm công tác kiểm soát biên chế của các đơn vị giao dịch là công việc của cơ quan nội vụ, vừa tăng thêm trách nhiệm, vừa có rủi ro pháp lý. Đồng thời KBNN thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi lương theo “danh sách những người hưởng lương” do thủ trưởng đơn vị ký duyệt, trong trường hợp bảng lương sai hệ số lương, hệ số phụ cấp…KBNN liên đới chịu trách nhiệm trong khi KBNN không có căn cứ quyết định nâng lương, bổ nhiệm… để kiểm soát vấn đề này
- Đối với kiểm soát chi chuyên môn, nghiệp vụ:
Đối với những khoản chi quy định phải kiểm soát tiêu chuẩn, định mức căn cứ trên quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Tuy nhiên, một số khoản chi đƣợc qui định trong qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị tự chủ nhƣng chƣa đảm bảo tính khoa học và cơ sở pháp lý, việc thẩm định phê duyệt qui chế chất lƣợng chƣa cao. Điều này tạo nên rủi ro kiểm soát vƣợt tiêu chuẩn, định mức đối với chuyên viên kiểm soát chi.
Đối với các khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên gửi biên bản nghiệm thu. Tuy vậy, các loại hàng hóa dịch vụ mà NSNN phải chi trả rất đa dạng, phong phú nên không thể có mẫu biên bản nghiệm thu chung đƣợc.
Do vậy, việc kiểm soát biên bản nghiệm thu hết sức khó khăn, từ câu từ, đến các yếu tố kỹ thuật, người ký…trên biên bản nghiệm thu mỗi nơi có cách hiểu, cách vận dụng khác nhau. Hiện nay chỉ có mẫu biên bản nghiệm thu cho trường hợp mua sắm tập trung các phương thức mua sắm khác, các văn bản quy phạm pháp luật chƣa có quy định về mẫu biên bản nghiệm thu dẫn đến các đơn vị SDNS không thống nhất cách thực hiện, kho bạc cũng lúng túng khi kiểm soát.
- Đối với kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa tài sản
Hiện nay, theo thông tƣ 161/2012/ TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước, đối với các khoản chi mua sắm có giá trị dưới 20 triệu đồng đơn vị chỉ lập và gởi KBNN bảng kê chứng từ thanh toán, còn từ 20 triệu đồng trở lên KBNN mới kiểm soát theo hồ sơ chứng từ.
Tuy nhiên, bảng kê dùng trong kiểm soát chi qua Kho bạc nhà nước không thể hiện đƣợc việc sử dụng ngân sách thực tế, mà thông tin trên bảng kê lại bị trùng lắp với thông tin trên giấy rút dự toán. Do vậy việc kê khống, kê trùng, kê sai đã xảy ra khiến cho việc kiểm soát cũng chỉ là hình thức.
Theo quy định tại quyết định 58/2015/QĐ-TTg ngày 17/11/2015 về việc quy định tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập, KBNN thực hiện kiểm soát chi và thanh toán đối với các máy móc, thiết bị chuyên dùng có tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Thực tế, khi kiểm soát chi và thanh toán đối với máy móc, thiết bị Kho bạc chỉ có thể kiểm soát đƣợc số lƣợng, đơn giá, số tiền thanh toán tại thời điểm mua sắm máy móc, thiết bị mà không thể kiểm soát đƣợc việc đơn vị mua sắm có bị vƣợt tiêu chuẩn, định mức không. Ví dụ: Một phòng làm việc của đơn vị cấp xã trước đó đã được trang bị 02 tủ đựng tài liệu, chƣa bị hƣ hỏng, chƣa thanh lý nhƣng căn cứ nhu cầu sử dụng, đơn vị cần mua thêm 01 tủ đựng tài liệu nữa với giá 3 triệu đồng
( nâng tổng số tủ tài kiệu của phòng làm việc lên 03 cái, theo quy định chỉ đƣợc trang bị tối đa 02 cái), kho bạc chỉ có thể kiểm soát đƣợc đơn vị mua không vƣợt quá định mức giá tối đa theo quy định ( 6 triệu đồng/ 02 tủ tài liệu) mà không thể theo dõi, kiểm soát đƣợc việc đơn vị đã mua sắm vƣợt chỉ tiêu 01 tủ tài liệu.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương hai trình bày thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại KBNN Quảng Nam. Đầu tiên là những khái quát về KBNN Quảng Nam nhƣ là chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của KBNN Quảng Nam và cơ cấu tổ chức. Đồng thời chương hai có nêu lên những rủi ro trong kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Quảng Nam và những hoạt động kiểm soát đƣợc thiết lập nhằm đối phó với các rủi ro đó.
Bên cạnh đó, chương này đã đánh giá kết quả công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN Quảng Nam giai đoạn 2016-2018. Kết quả đƣợc đánh giá trên nhiều mặt cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng của kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Quảng Nam. Kết quả đạt được trên hai phương diện nhận diện rủi ro và hoạt động kiểm soát. Thông qua đó nhìn nhận đƣợc những hạn chế trong kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Quảng Nam. Đây chính là tiền đề cho việc hoàn thiện công tác kiểm soát chi tại KBNN Quảng Nam ở chương ba.
CHƯƠNG 3