CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NAM
2.2.4. Thủ tục kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc nhà nước Quảng
a. Thủ tục kiểm soát tạm ứng
Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi ngân sách nhà nước cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước trong trường hợp khoản chi ngân sách nhà nước của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định do công việc chƣa hoàn thành (Bộ Tài chính, 2012). Việc tạm ứng có thể đƣợc thực hiện bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy thuộc vào nội dung tạm ứng theo quy định.
Quy trình thủ tục kiểm soát đƣợc trình bày ở sơ đồ 2.3.
13 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
14 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
15 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
Sơ đồ 2.4: Thủ tục kiểm soát tạm ứng
* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát
Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao ( gởi lần đầu vào đầu năm) hoặc dự toán bổ sung.
Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán và Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (nếu có)
Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ năm mươi triệu đồng trở lên); quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có).
*Thủ tục kiểm soát
Minh họa: Một đơn vị sử dụng ngân sách tạm ứng chuyển khoản 50
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KIỂM SOÁT CHI
PHÒNG KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ
Phê duyệt
Đối chiếu khoản chi so với dự
toán
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ
của hồ sơ, chứng từ kèm theo
Đối chiếu khoản chi so với tiêu chuẩn, định mức
Giao nhận chứng từ
Kiểm tra thông tin giấy rút dự toán và bút toán trên tabmis Hạch toán, đề
trình kế toán trưởng phê duyệt
+ Giấy rút dự toán ngân sách hoặc uỷ nhiệm chi + Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (khoản chi trên 20 triệu), quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có),..
triệu đồng tiền mua sắm trang thiết bị dạy học năm 2019, giá trị hợp đồng mua sắm 100 triệu đồng.
Hồ sơ tạm ứng đơn vị gởi KBNN Quảng Nam gồm: quyết định giao dự toán, giấy rút dự toán ghi rõ nội dung tạm ứng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng mua sắm hàng hóa.
KBNN Quảng Nam thực hiện các thủ tục kiểm soát sau đây:
Trước tiên phải kiểm tra quyết định giao dự toán bản giấy của cơ quan có thẩm quyền về việc giao dự toán mua sắm cho đơn vị, kiểm tra nội dung và tính chất nguồn trên giấy rút có đúng với quyết định giao dự toán mua sắm trang thiết bị không. Sau đó chuyên viên kiểm soát chi xem dự toán đã đƣợc cơ quan tài chính nhập vào chương trình Tabmis chưa.
Chuyên viên kiểm soát chi sẽ kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ chứng từ nhƣ xem các thông tin trên giấy rút có đƣợc điền đầy đủ không, mục lục ngân sách có phù hợp với nội dung chi mua sắm không, số tiền bằng số bằng chữ phải khớp đúng. Kiểm tra mẫu dấu trên giấy rút có khớp đúng với mẫu dấu đăng ký tại kho bạc không.
Kiểm tra quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng kèm theo cụ thể: Ngày quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải ký trước ngày ký hợp đồng; nội dung hợp đồng phải đúng với nội dung trên quyết định phê duyệt về tên đơn vị trúng thầu, giá trị hợp đồng về nội dung mua sắm trang thiết bị dạy học. Hợp đồng trường hợp này thì không phải thực hiện cam kết chi ( hợp đồng nhỏ hơn 200 triệu). Sau đó xem nội dung tên và tài khoản đơn vị nhận tiền trên giấy rút đúng với tên tài khoản bên bán trên hợp đồng.
Chuyên viên kiểm soát chi sẽ kiểm tra đơn vị ứng bằng tiền mặt hay chuyển khoản (với minh họa này phải chuyển khoản), tạm ứng trên giấy rút có lớn hơn 50 triệu không để đảm bảo là không vƣợt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết, và không vƣợt quá dự toán đƣợc duyệt.
Đây là lần tạm ứng đầu tiên nên chuyên viên kiểm soát chi không phải
kiểm tra số dƣ tạm ứng, nếu lần tạm ứng tiếp theo sẽ kiểm tra đã thanh toán tạm ứng lần trước chưa để đảm bảo là số dư tạm ứng luôn ở mức dưới 50%
giá trị hợp đồng.
b. Thủ tục kiểm soát thanh toán
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách trực tiếp cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước hoặc cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ khi công việc đã hoàn thành, có đủ các hồ sơ chứng từ thanh toán trực tiếp theo quy định và các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách thành (Bộ Tài chính, 2012).
Quy trình thủ tục kiểm soát đƣợc trình bày ở sơ đồ 2.4.
Sơ đồ 2.5: Thủ tục kiểm soát thanh toán
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KIỂM SOÁT CHI
PHÒNG KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ
Phê duyệt
+ Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ ( khoản chi trên 20 triệu), quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có),..
Kiểm tra thông tin giấy rút dự toán và bút toán trên tabmis Hạch toán, đề trình
kế toán trưởng phê duyệt Kiểm tra, đối chiếu khoản chi so với dự
toán
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng
từ kèm theo
Đối chiếu khoản chi so với tiêu chuẩn, định mức
Giao nhận chứng từ
+ Giấy rút dự toán ngân sách hoặc uỷ nhiệm chi
+ Danh sách chi trả lương, phụ cấp lương
+ Bảng kê chứng từ thanh toán
* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát + Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt + Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
+ Danh sách những người hưởng tiền công lao động theo hợp đồng, danh sách những người hưởng tiền thưởng, phúc lợi, tiền phụ cấp, trợ cấp, danh sách học bổng…
+ Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ( đối với các khoản chi có giá trị 20 triệu đồng trở lên)
+ Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo luật đấu thầu)
+ Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị ( Đơn vị sự nghiệp công lập theo nghị định số 43/2006/NĐ- CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ)
+ Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan ( Đối với cơ quan nhà nước thực hiện theo nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước).
+ Biên bản nghiệm thu thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối (trường hợp phải gửi hợp đồng)
+ Báo cáo kinh tế kỹ thuật và quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật (không bắt buộc phê duyệt trước 31/10 năm kế hoạch) hoặc quyết định phê duyệt thiết kế dự toán.
Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán
Thanh toán trực tiếp cơ bản có thể phân ra thành các loại thanh toán chính sau: thanh toán cá nhân, thanh toán chuyên môn, nghiệp vụ; thanh toán mua sắm, sửa chữa, thanh toán khác.
Minh họa 1: Đơn vị SDNS P16 thanh toán lương tháng 1/2019.
Hồ sơ thanh toán đơn vị gởi KBNN Quảng Nam gồm: Quyết định giao chỉ tiêu biên chế của UBND, danh sách lương tháng 1/2019; Giấy rút dự toán.
KBNN Quảng Nam thực hiện các thủ tục kiểm soát sau đây:
Trước tiên, chuyên viên kiểm soát chi sẽ kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ chứng từ nhƣ xem các thông tin trên giấy rút có đƣợc điền đầy đủ không, mục lục ngân sách đúng nội dung thanh toán không, số tiền bằng số bằng chữ phải khớp đúng. Kiểm tra mẫu dấu trên giấy rút có khớp đúng với mẫu dấu đăng ký tại kho bạc không.
Sau đó kiểm tra quyết định giao chỉ tiêu biên chế của UBND giao cho đơn vị có bao nhiêu chỉ tiêu biên chế. Kiểm tra danh sách lương tháng 1/2019 do thủ trưởng đơn vị ký duyệt có đúng số biên chế được giao không. Nếu rút lương của tháng tiếp theo thì phải đối chiếu danh sách chi trả những người hưởng lương và phụ cấp tháng 2/2019 với các danh sách lương tháng 1/2019 xem quỹ lương có thay đổi nhằm yêu cầu đơn vị sử dụng ngân sách bổ sung lại danh sách lương thay đổi.
Ngoài ra, kiểm tra số tiền trên danh sách những người hưởng và số tiền trên giấy rút dự toán có khớp nhau hay không, danh sách những người hưởng có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị không.
Minh họa 2: Đơn vị SDNS Q17 mua máy vi tính cho cán bộ công chức từ nguồn kinh phí không tự chủ, giá trị hợp đồng mua sắm 70 triệu đồng.
Hồ sơ thanh toán đơn vị gởi KBNN Quảng Nam gồm: Giấy rút dự toán, quyết định giao dự toán của UBND, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng mua sắm hàng hóa, biên bản nghiệm thu.
16 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
17 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
Trước tiên, kho bạc phải kiểm tra nội dung trên giấy rút có đúng với quyết định giao dự toán của UBND về nội dung và tính chất nguồn không.
Ngay sau đó, kiểm tra dự toán trên tabmis đã đƣợc cơ quan tài chính nhập chƣa để đảm bảo tài khoản có đủ số dƣ thanh toán cho đơn vị.
Tiếp theo thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ kèm theo nhƣ xem các thông tin trên giấy rút có đƣợc điền đầy đủ không, mục lục ngân sách đúng nội dung thanh toán không, số tiền bằng số bằng chữ phải khớp đúng. Kiểm tra mẫu dấu trên giấy rút có khớp đúng với mẫu dấu đăng ký tại kho bạc không.
Kiểm tra tên, tài khoản của đơn vị hưởng trên quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và giấy rút dự toán phải trùng khớp nhau.Xem quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có ký trước khi ký hợp đồng hay không, kiểm tra các yếu tố ngày tháng năm, tiến độ, thời gian thực hiện hợp đồng…. Thời gian biên bản nghiệm thu có nằm trong thời gian thực hiện hợp đồng không. Trường hợp hợp đồng có nêu hợp đồng có hiệu lực khi nhận đƣợc bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải yêu cầu đơn vị cung cấp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh phải nằm trong thời gian hiệu lực của hợp đồng.
Chuyên viên kiểm soát chi kiểm tra xem máy vi tính xách tay có nằm trong danh mục được mua sắm cho cán bộ công chức không, mỗi người được trang bị bao nhiêu cái và tiêu chuẩn mỗi máy là bao nhiêu, có vƣợt tiêu chuẩn, định mức chế độ về mua sắm hiện hành do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành không
Kiểm tra giá trị thanh toán trên giấy rút dự toán có vƣợt gía trị trên bảng nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành không.
Minh họa 3: Đơn vị SDNS R18 thanh toán chi phí sửa chữa trụ sở làm
18 Vì lý do bảo mật thông tin cá nhân doanh nghiệp, tên của đơn vị đã đƣợc thay đổi. Tác giả sẽ cung cấp tên chính danh và bảo mật nếu có yêu cầu.
việc năm 2019, giá trị hợp đồng 450 triệu đồng .
Hồ sơ thanh toán đơn vị gởi KBNN Quảng Nam gồm: Giấy đề nghị cam kết chi, giấy rút dự toán, quyết định giao dự toán của UBND, quyết định phê duyệt thiết kế - dự toán, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng sửa chữa nhà cửa, bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành.
Kiểm tra ban đầu các nội dung tương tự như minh hoạt 2 về mua sắm tài sản. Ngoài ra, chuyên viên kiểm soát chi còn kiểm tra giá trị trên quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu không đƣợc vƣợt 450 triệu là giá trị đƣợc duyệt trên quyết định phê duyệt thiết kế dự toán; nội dung công việc phải là sửa chữa trụ sở làm việc, giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành phải đúng với nội dung, giá trị khối lƣợng đƣợc phê duyệt và giá trị khối lƣợng công việc đƣợc ký kết trong hợp đồng. Kiểm tra giá trị thanh toán trên giấy rút dự toán không đƣợc vƣợt gía trị trên bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh
Theo quy định hợp đồng sửa chữa này có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên, đơn vị phải thực hiện cam kết chi gởi kho bạc trong khoảng thời gian 10 ngày sau khi ký hợp đồng nên chuyên viên kiểm soát chi sẽ kiểm tra đơn vị có gởi cam kết chi không, thời gian thực hiện cam kết chi có vƣợt quá 10 ngày sau khi ký hợp đồng không. Nếu gởi cam kết chi vƣợt thời gian quy định kho bạc sẽ thực hiện xử phạt hành chính.