CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ðỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
1.3. KIẾM SOÁT NỘI BỘ ðỐI VỚI HÀNG TỒN KHO
1.3.3. Các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho
a)Kiểm soát nội bộ về quá trình mua hàng nhập kho
Mục tiêu kiểm soát: do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, kiếm soỏt nội bộ cần ủươc thiết lập ủể hạn chế những sai phạm trong quỏ trỡnh mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và thanh toán nhằm
ủạt ủược 3 mục tiờu theo COSO (2013) ủề ra: Sự hữu hiệu và hiệu quả; Bỏo cỏo ủỏng tin cậy; Tuõn thủ phỏp luật và quy ủịnh. Trong ủú mối quan tõm hàng ủầu của nhà quản lý là ủạt ủược mục tiờu của sự hữu hiệu và hiệu quả của quá trình này.
Kiểm soỏt quỏ trỡnh mua hàng mà trọng tõm là kiểm soỏt quỏ trỡnh ủặt hàng và lựa chon nhà cung cấp, là một quỏ trỡnh quan trọng với ủa số cỏc doanh nghiệp, ủặc biệt là doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất.
Sự hữu hiệu và hiệu quả của quá trình này như: hàng hóa mua kịp thời, ủỳng chất lượng, bảo ủảm hoặc thanh toỏn ủỳng hạn cho nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng ủến hiệu quả hoạt ủộng của doanh nghiệp.
Hỡnh 1.1. Sơ ủồ quỏ trỡnh mua hàng nhập kho, thanh toỏn
Bắt ủầu
Yêu cầu mua hàng
Tìm kiếm NCC
Hợp ủồng/ ðơn ủặt hàng Duyệt
Kiểm tra hàng ðề nghị nhập hàng
Trả lại NCC
Nhập kho
Thanh toán
Kết thúc
Không
ðạt
Kiểm soát quá trình mua hàng:
- ðể cú ủược kế hoạch mua hàng chớnh xỏc và khoa học, ủũi hỏi cỏc bộ phận liờn quan phối hợp với nhau ủể ủưa ra ủược con số phự hợp ủể xỏc ủịnh các loại hàng cần mua và cần thiết phục vụ cho sản xuất: dựa trên kế hoạch sản xuất, yờu cầu mua hàng... ðõy là căn cứ quan trọng ủể xỏc ủịnh số lượng mua về cho doanh nghiệp.
- Xỏc ủịnh số lượng hàng tồn ủầu kỳ và cuối kỳ - Xỏc ủịnh số lượng hàng húa cần mua về.
- Phõn ủịnh rừ trỏch nhiệm, kiểm tra và phờ duyệt của những người ủược phõn cụng, người cú thẩm quyền ký duyệt và trỏch nhiệm của cỏc cỏ nhân, bộ phận liên quan.
- Sau khi ủó xỏc ủịnh ủược nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành lờn kế hoạch về ký hợp ủồng với nhà cung cấp, hợp ủồng mua bỏn, giao nhận, vận chuyển ... Nội dung trờn hợp ủồng phải ghi rừ về cỏc ủiều khoản thỏa thuận giữa cỏc bờn khi cú xự cố xảy ra hoặc là cỏc bờn cú sự vi phạm hợp ủồng, hợp ủồng phải quy ủịnh rừ trỏch nhiệm bồi thường giữa cỏc bờn.
- Quỏ trỡnh mua hàng thường ủi ủụi với quỏ trỡnh thanh toỏn (thanh toỏn bằng tiền hoặc nợ nhà cung ứng). Do ủú quỏ trỡnh mua hàng và thanh toỏn là một quỏ trỡnh quan trọng trong quỏ trỡnh hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Việc lên kế hoạch mua, lựa chọn nhà cung ứng, tách biệt chức năng nhiệm vụ của từng cỏ nhõn, trỏnh kiờm nhiệm ủể phũng trừ trường hợp xảy ra tiờu cực, gian lận. Do ủú KSNB phải ủược thiết kế ủể kiểm tra tớnh ủầy ủủ của cả thủ tục chứng từ, ủối chiếu số liệu với sổ sỏch kế toỏn và thực tế thực hiện.
- Rủi ro cú thể xảy ra khi hồ sơ thanh toỏn khụng ủầy ủủ chứng từ quy ủịnh . ðơn hàng khụng ủược phờ duyệt hay chất lượng, số lượng hàng húa cú vấn ủề, ủang tranh chấp nhưng vẫn yờu cầu thanh toỏn.
- Quỏ trỡnh mua hàng này cũn ảnh hưởng ủến nhiều quỏ trỡnh khỏc như thanh toỏn, quản lý tài sản, tiền, tham gia vào nhiều khõu của hoạt ủộng sản xuất kinh doanh… nờn rất dễ xảy ra vấn ủề tham ụ, chiếm dụng, cỏc rủi ro, sai phạm dễ xảy ra nếu không có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của hệ thống kiểm soỏt nội bộ nờn rất ủược sự quan tõm của lónh ủạo doanh nghiệp
b) Kiểm soát nội bộ về quá trình xuất kho
Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát quá trình xuất kho nhằm hạn chế các sai phạm của quỏ trỡnh tiếp nhận ủơn hàng, xột duyệt, kiểm tra, xuất kho và kiểm soỏt lại quỏ trỡnh ghi sổ. Giỳp doanh nghiệp ủạt ủược 3 mục tiờu theo COSO (2013) ủề ra: Sự hữu hiệu và hiệu quả; Bỏo cỏo ủỏng tin cậy; Tuõn thủ phỏp luật và quy ủịnh. Trong ủú mối quan tõm hàng ủầu của nhà quản lý là ủạt ủược mục tiờu của sự hữu hiệu và hiệu quả; mục tiờu bỏo cỏo.
Kiểm soỏt quỏ trỡnh xuất kho nhằm ủảm bảo cho HTK xuất ủủ, ủỳng nhu cầu, không lãng phí, tránh thất thoát.
Hỡnh 1.2. Sơ ủồ quỏ trỡnh xuất kho
Bắt ủầu Yêu cầu xuất kho http://www.ictroi.com/giaiphap
Kiểm tra trông tin Lập phiếu xuất kho
Duyệt
Xuất kho
Lập yêu cầu mua hàng
Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán
Kết thúc
Không ðủ
Duyệt
Kiểm soát quá trình xuất kho:
- Việc xuất kho phải ủược thực hiện theo ủỳng quy trỡnh mà doanh nghiệp ủó quy ủịnh, kết hợp với việc ủầy ủủ thủ tục chứng từ giao nhận.
- Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận sử dụng hàng tồn kho phiếu yêu cầu xuất kho phải ủược lập dựa trờn cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, ủơn ủặt hàng, xuất bỏn, nhu cầu vật tư trong nội bộ và phải ủược phờ duyệt bởi người có thẩm quyền.
- Phiếu xuất kho ủược lập dựa trờn yờu cầu sử dụng hàng tồn kho ủó ủược phờ duyệt, dựa trờn thụng tin về lượng hàng húa thực tế tồn trong kho cú ủỏp ứng ủược nhu cầu của bộ phận yờu cầu hay khụng lờn số lượng xuất nếu lượng tồn kho ủủ cũn khụng bộ phận mua hàng phải cú trỏch nhiệm lờn kế hoạch bổ sung nguồn hành trình lại cho cấp có thẩm quyền xem xét duyệt mua.
- Việc lập phiếu xuất kho phải cú ủầy ủủ chữ ký của cỏc bờn: trưởng bộ phận cấp hàng, thủ kho và người nhận.
- Cần cách ly chức năng của người lập phiếu, người duyệt, thủ kho và kế toán vật tư.
- Trách nhiệm của bộ phận kho hàng về việc nhập hàng, cấp phát, bảo quản và bảo ủảm an toàn HTK phải theo ủỳng quy trỡnh, khi cú ủầy ủủ giấy tờ. Hàng húa xuất phải ủược kiểm tra về chất lượng, chủng loại, số lượng.
- Căn cứ vào phiếu xuất, thủ kho và bộ phận nhập thẻ, kế toán, vào thẻ, vào sổ, hạch toỏn, bảo ủảm quy ủịnh rừ về phờ duyệt, xuất kho, phõn cụng trỏch nhiệm những người liờn quan. Phiếu xuất kho phải cú ủầy ủủ cỏc thụng tin về tờn kho, bờn nhận, ủịa chỉ, mục ủớch, số thứ tự, số lượng yờu cầu và thực xuất và trỏch nhiệm của kế toỏn và thủ kho ghi sổ theo số thứ tự ủú, là cơ sở cho việc kiểm tra sau này, tránh rủi ro trong trường hợp hàng nhận trùng.
c)Kiểm soát nội bộ về hàng tồn:
Mục tiờu kiểm soỏt: Kiểm soỏt chặt chẽ hoạt ủộng nhập, xuất, quản lý, bảo quản hàng tồn. Thường xuyờn kiểm kờ ủịnh kỳ HTK nhằm bảo ủảm tớnh cú thực và chớnh xỏc của HTK tại thời ủiểm bỏo cỏo, kiểm kờ.
Thiết lập quy trỡnh ủồng nhất, rừ ràng cho việc quản lý hàng tồn, từ việc nhập, xuất, lưu kho, bảo quản hàng hóa.
Theo dừi ủược số lượng hàng tồn kho trờn sổ sỏch và kiểm tra thực tế.
Truy xuất ủược chi tiết của từng loại hàng húa khi cần ủối chiếu.
Cảnh bỏo cỏc mặt hàng cần tồn kho an toàn ủể lờn kế hoạch ủặt hàng.
Theo dừi và bảo ủảm an toàn, an ninh trong cụng tỏc bảo quản và lưu giữ hàng hóa.
Hỡnh 1.3. Sơ ủồ quỏ trỡnh kiểm soỏt hàng tồn
Thủ tục kiểm soát:
- Cần tách biệt bộ phận: bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, bộ phận kho hàng, kế toán.
- Tất cả cỏc hàng húa, nguyờn vật liệu cần ủược quản lý khoa học: dỏn nhón mỏc, ủảm bảo ủầy ủủ cỏc thụng tin, mó, màu, kớch thước, ủặc tớnh kỹ thuật...
Thời gian kiểm kê Biên bản kiểm kê So sánh sổ sách, thực tế
Kiểm tra, ủiều chỉnh
Kết thuc Chuẩn bị kiểm kê
Duyệt
Không
Khác
Cấp nhập ủiều chỉnh
- Lập ủầy ủủ thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhập kịp thời thụng tin nhập xuất tồn của hàng hóa.
- Kiểm soỏt chặt chẽ hoạt ủộng nhập xuất tồn, thường xuyờn kiểm kờ kho như kiểm kờ ủịnh kỳ, kiểm kờ thường xuyờn hay ủột xuất khi cú lệnh của cụng ty, giỳp cho cụng ty xỏc nhận và kiểm soỏt ủược số lượng hàng tồn thực tế với số liệu trờn bỏo cỏo, ủảm bảo ủộ chớnh xỏc. Bờn cạnh ủú, hoạt ủộng kiểm soỏt cũng giỳp cho việc ủỏnh giỏ chất lượng hàng tồn kho, phõn loại, rà soỏt cỏc hàng húa hỏng húc, giảm chất lượng ủể cú biện phỏp xử lý.
- Hoạt ủộng kiểm kờ cần ủược thực hiện tuõn thủ theo thời gian biểu, hướng dẫn kiểm kờ ủó ủược phờ duyệt.
- Bộ phận kiểm kê ngoài những người trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý hàng tồn kho cũn cú sự tham gia của bộ phận ủộc lập với số liệu và cần thiết có sự tham gia của kế toán công ty.
- Sử dụng tài khoản ngoại bản ủể theo dừi hàng tồn kho khụng thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp. Hàng tồn kho nhận giữ hộ cần phải sắp sếp theo dõi, quản lý riêng.
- Xõy dựng sơ ủồ (ủối với những doanh nghiệp lớn với hàng ngàn mặt hàng) và ủược sắp xếp khoa học, ủược ủỏnh số hiệu, tờn mặt hàng...
- Kiểm soát HTK còn yêu cầu sự hạn chế sự ra vào của người lạ, những người khụng cú trỏch nhiệm liờn quan, khụng phận sự khụng ủược vào kho.
ðảm bảo an toàn, an ninh bảo vệ, chống trộm cắp, an toàn phòng chống cháy nổ...