CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ðỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.3.2 Kiểm soát quá trình xuất hàng
Mục tiờu của kiểm soỏt nụi bộ của quỏ trỡnh này: nhằm ủảm bảo tớnh hữu hiệu và hiệu quả của mục tiờu hoạt ủộng, bảo ủảm hàng xuất ủỳng, xuất ủủ bảo ủảm cho hoạt ủộng sản xuất kinh doanh liờn tục, hạn chế rủi ro. Bờn canh ủú cũn ủỏp ứng ủược mục tiờu bỏo cỏo tài chớnh, khi phản ỏnh ủỳng ủược tỡnh hỡnh tồn kho về giỏ trị và chi phớ, vốn, ảnh hưởng ủến doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả sử dụng vốn.
a)Yêu cầu xuất vật tư
Hàng thỏng, cỏc ủơn vị, bộ phận căn cứ vào kế hoạch SXKD, nhu cầu vật tư, ủối chiếu kiểm tra với lượng hàng tồn tại kho của cỏc xớ nghiệp lờn kế hoạch xin vật tư.
Người ủề nghị xin cấp là người ủược cụng ty quy ủịnh ủược quyền xin vật tư hoặc ủược lập bởi cỏn bộ kỹ thuật ủược giao trỏch nhiệm.
Bảng kờ xin vật tư ủược lập thành 4 liờn: 1 lưu tại ủơn vị trực tiờp xin, 1 liên chuyển về Ban KHðT lưu sau khi lập phiếu xuất,1 liên giao kèm lại với phiếu Xuất giao lại cho thủ kho, 1 liên giao kế toán vật tư công ty.
Nội dung của Bảng kờ xin vật tư phải ủược nờu ủầy ủủ cỏc nội dung theo
quy ủịnh của cụng ty ủể ủảm bảo vật tư ủược xin cấp ủỳng nơi, ủỳng mục ủớch, ủỳng thời ủiểm, nội dung vật tư và số lượng xin cấp vật tư phải cú cơ sở rừ ràng. Trờn Bảng kờ xin vật tư ngoài việc hiển thị ủầy ủủ nội dung, thỡ việc kiểm soỏt trỏch nhiệm của những người cú liờn quan cũng ủược thể hiện thông qua người xin và người xét duyệt.
Biểu mẫu Bảng kê xin vật tư – Phụ lục 08 Rủi ro:
- Cỏc ủơn vị xin cấp vật tư cú ủỳng với nhu cầu thực tế cần ủể sử dụng.
- Bảng kờ xin vật tư cú cơ sở, căn cứ ủể ủối chiếu kiểm tra khụng.
Mục tiờu của kiểm soỏt là ủể trỏnh việc xin vật tư tràn lan, khụng cú cơ sở gây tồn kho nhiều, ứ vốn.
b)Xét duyệt
Xột duyệt là hỡnh thức kiểm soỏt nội bộ của cụng ty nhằm ủảm bảo việc xin cung ứng vật tư phải cú cơ sở, ủỳng nhu cầu thực tế, Bảng kờ xin vật tư:
người lờn bảng kờ xin, là cơ sở ủể kiểm soỏt những người chịu trỏch nhiệm sau này, giỏm ủốc ủơn vị trực tiếp kiểm tra xem xột ủể bảo ủảm thủ tục về kiểm tra xét duyệt của các bộ phận liên quan, trình lại cho TGð (hoặc người ủược Tổng giỏm ủốc ủy quyền) ký duyệt.
Nội dung Bảng kờ xin vật tư phải ghi rừ xin tờn ủơn vị, mục ủớch xin phục vụ cho cụng trỡnh cú mó hay chuyển kho, ủịa ủiểm xin. Bảng kờ xin vật tư phải cú ủầy ủủ cỏc cột về STT, tờn vật tư, ủơn vị tớnh, số lượng, ghi chỳ.
Và ủầy ủủ chữ ký theo quy ủịnh.
Rủi ro trong việc lập Bảng kê xin vật tư:
- Vật tư xin cú phự hợp với nhu cầu, ủỳng mục ủớch sử dụng.
- Bảng kê xin bị trùng hoặc lập nhiều lần khó kiểm soát.
c) Lập phiếu xuất/ phiểu chuyển kho
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng xí nghiệp, thủ kho tại
mỗi xí nghiệp sẽ lên kế hoạch xin vật tư căn cứ trên lượng tồn kho tối thiểu tại kho xớ nghiệp ủể xin cấp vật tư từ kho cụng ty về kho xớ nghiệp.
Hỡnh 2.6. Lưu ủồ quỏ trỡnh Xuất/Chuyển kho vật tư tại cụng ty về kho XN ðối với nguyên vật liệu phụ như: như dầu, nhớt, giẻ lau, công cụ dụng cụ…thủ kho ủề xuất xin ý kiến Giỏm ủốc xớ nghiệp và lờn Bảng kờ xin vật tư trực tiếp tại kho công ty.
ðối với cỏc hồ sơ XDCB ủó cú thiết kế và dự toỏn ủược duyệt, cú mó công trình, có phiếu giao việc của TGð công ty. Mỗi công trình sẽ do các kỹ thuật Xí nghiệp phụ trách, là người sẽ trực tiếp lên Bảng kê xin vật tư căn cứ vào dự toỏn ủược duyệt ,trỡnh Giỏm ủốc Xớ nghiệp xem xột, ký nhận ủồng ý
Cỏc ủơn vị BGð Ban KH-ðT Thủ kho K.T Vật Tư
BK xin vật tư
Kiểm tra nhập liệu Xuất kho
Nhập liệu Thẻ kho
D BK xin
vật tư BK xin
vật tư BK xin
vật tư
BK xin vật tư BK xin
vật tư
PXK/PCK PXK/PCK PXK/PCK PXK/PCK PXK/PCK
PXK/PCK
Thẻ kho
Kế toán XN Kiểm tra nhập liệu
PXK/PCK (ủó ký) PXK/PCK
(ủó ký) PXK/PCK
(ủó ký) PXK/PCK
(ủó ký) PXK/PCK (ủó ký) PXK/PCK
(ủó ký) PXK/PCK
(ủó ký) PXK/PCK (ủó ký)
PXK/PCK (ủó ký)
cho xin.
Việc kiểm soỏt xin vật tư này do Giỏm ủốc xớ nghiệp cú trỏch nhiệm giỏm sỏt, soỏt xột lại nhu cầu xin vật tư tại xớ nghiệp mỡnh cú cơ sở và ủỳng với thực tế hoạt ủộng sản xuất kinh doanh khụng và là người chịu trỏch nhiệm trực tiếp cùng với người xin vật tư
Bảng kờ xin vật tư sau khi ủó ủược Giỏm ủốc xớ nghiệp trực tiếp ký nhận, sẽ ủược trỡnh TGð cụng ty hoặc người ủược trực tiếp ủy quyền ký duyệt.
Bảng kờ sau khi ủó ủược duyệt, chuyển lại cho nhõn viờn lập phiếu xuất/chuyển của Ban KHðT. Sau khi ủó kiểm tra lại tớnh hợp phỏp của phiếu, kiểm tra lại số lượng vật tư tồn trong kho của công ty nhân viên lập phiếu xuất/chuyển kho vật tư theo ủỳng Bảng kờ xin vật tư. Phiếu xuất/ phiếu chuyển kho vật tư sau khi ủược lập trỡnh lại giỏm ủốc Ban Kế hoạch –ðầu tư kiểm tra ủối chiếu lại nội dung, số lượng với Bảng kờ xin vật tư và ký duyệt.
Nội dung phiếu xuất/chuyển vật tư: Số phiếu, họ tên người trực tiếp xin nhận vật tư, Mã công trình; Tên công trình; Lý do; kho xuất; kho nhận; bộ phận; số thứ tự, mó vật tư; tờn hàng; ủơn vị tớnh; cột số lượng yờu cầu và thực xuất; cột ủơn giỏ thành tiền cú thể ủể trống.
Những rủi ro có thể xảy ra:
- Phiếu xuất/ chuyển phải có thể bị nhầm lẫn trong việc hạch toán xuất chuyển kho.
- Nội dung các thông tin trên phiếu bị sót.
- Tên chủng loại mặt hàng sai lệch với Bảng kê xin của các bộ phận.
Hỡnh thức kiểm soỏt: Phiếu xuất chuyển kho chỉ cú giỏ trị khi cú ủầy ủủ chữ ký của người nhận, thủ kho và Giỏm ủốc Ban Kế hoạch –ðầu tư. Việc lập phiếu xuất chuyển và hạch toỏn cú ủỳng nội dung và mục ủớch xin của cỏc bộ phận không.
Hiện nay ở cụng ty ủang tồn tại hai hỡnh thức xuất kho: trường hợp thứ 1
là xuất trực tiếp từ kho cụng ty ủến cỏc cụng trỡnh hoặc xuất dựng trực tiếp cho các bộ phận. Trường hợp thứ 2 là xuất chuyển từ 2 kho lớn của công ty về cỏc kho nhỏ của cỏc xớ nghiệp ủể cỏc xớ nghiệp trực tiếp xuất lại phục vụ cho việc thi công quản lý trực tiếp tại các xí nghiệp nhưng về cơ bản thủ tục xin vật tư là giống nhau.
Giống nhau:
Thủ tục giấy tờ giữa tất cả các khâu tương tự nhau Khác nhau:
ðối với “Phiếu xuất vật tư”:
Kho: xuất từ kho Công ty Bộ phận: Kho ủơn vị
Trên phiếu: có hạch toán tài khoản ðối với: “Phiếu chuyển kho”:
Kho chuyển: Kho công ty Kho nhận: kho ủơn vị
Trên phiếu không thể hiện tài khoản hạch toán.
Mẫu Phiếu xuất kho, Phiếu chuyển kho ủược thể hiện ở Phụ lục 09, Phụ lục 10
d)Xuất kho vật tư
Mục tiờu kiểm soỏt: phiếu xuất cú ủỏnh số thứ tự, cú ủầy ủủ cỏc thụng tin cần thiết như chữ ký, xuất tại kho, thực xuất, phiếu xuất phải ủược kờ chi tiết và lập kịp thời cho mỗi lần xuất, kiểm tra việc nhập liệu.
Phiếu xuất/chuyển kho sau khi ủược lập và ký duyệt ủược lập thành 5 liên giao lại cho nhân viên trực tiếp xin vật tư. Nhân viên trực tiếp xin vật tư kiểm tra lại chủng loại vật tư và số lượng cú ủỳng với yờu cầu của Bảng kờ xin vật tư và ủến tại kho cụng ty ủể tiến hành nhận vật tư.
1 liên giao cho thủ kho + Bản sao Bảng kê xin vật tư, thủ kho công ty có
trách nhiệm kiểm tra lại số lượng vật tư trên kho và số lượng xuất trên Phiếu xuất/chuyển kho cú ủủ với lượng tồn trong kho và tiến hành việc cấp phỏt vật tư với sự chứng kiến cả 2 bên. Thủ kho công ty ghi rõ vào cột thực xuất số lượng xuất và chịu trỏch nhiệm hoàn toàn về con số ủú. Sau khi hoàn tất việc giao nhận, hai bên cùng ký vào Phiếu xuất/chuyển kho. Thủ kho có trách nhiệm vào thẻ.
2 liờn chuyển về lại ủơn vị xin cấp vật tư: nếu là thủ kho xin theo phiếu chuyển, thủ kho thì có trách nhiệm vào thẻ kho và 1 liên giao cho kế toán xí nghiệp theo dừi kiểm tra hàng về ủó ủược nhõn viờn tạo phiếu của cụng ty nhập vào hệ thống kho của xí nghiệp chưa, nếu chưa kế toán xí nghiệp có nhiệm vụ báo lại Ban KHðT kiểm tra, nhập liệu. Kế toán xí nghiệp chỉ theo dừi số lượng vật tư ủó ủược nhập vào phõn hệ kho của xớ nghiệp, khụng hạch toán chứng từ Phiếu chuyển kho.
Nếu nhân viên kỹ thuật của các Xí nghiệp xin vật tư, thì 1 liên giao cho thủ kho (thủ kho chỉ theo dõi, không có trách nhiệm vào thẻ) và 1 liên nhân viên kỹ thuật lưu kèm hồ sơ công trình, theo dõi làm cơ sở cho việc quyết toán hồ sơ khi công trình thi công hoàn thành
1 liờn giao lại cho Ban KHðT ủể nhõn viờn lập phiếu xuất nhập liệu ERP 1 liờn + bản sao Bảng kờ xin vật tư ủược chuyển lại cho nhõn viờn cung ứng vật tư chuyển về lại cho kế toán vật tư theo dõi kiểm tra việc nhập liệu.
Phiếu xuất chuyển kho sau khi ủó hoàn tất việc giao nhận ủều cú ủầy ủủ chữ ký của các bên
Thủ kho xí nghiệp, sau khi hoàn tất việc nhận hàng tại kho công, hàng tồn kho sẽ ủược chở về kho xớ nghiệp bằng xe chuyờn chở của cụng ty. Việc hàng nhận ra khỏi kho cụng ty ủều ủược bảo vệ cụng ty kiểm tra. HTK cụng ty sau khi rời khỏi kho ủược chở về tại kho xớ nghiệp, lỳc này trỏch nhiệm thuộc về thủ kho xí nghiệp.
• Trường hợp HTK xuất cho công trình có Phiếu giao việc kèm Mã công trình, vật tư xin xuất dùng trực tiếp cho việc thi công:
Quỏ trỡnh xuất nhập HTK ủược thực hiện ngay tại kho cụng ty và sau khi hoàn tất cỏc thủ tục thỡ ủược chuyển về kho xớ nghiệp ủể phục vụ cho việc cung ứng HTK thi cụng cụng trỡnh tại ủơn vị. Trỏch nhiệm quản lý vật tư cụng trỡnh là do nhõn viờn kỹ thuật xớ nghiệp trực tiếp ủiều hành thi cụng chịu trỏch nhiệm. Hồ sơ cụng trỡnh sau khi ủó hoàn tất thi cụng, kế toỏn vật tư cụng ty cú trách nhiệm cung cấp giá phục vụ cho nhu cầu quyết toán vật tư công trình.
Việc hạch toỏn, nhập xuất vật tư cụng trỡnh ủều ủược tiến hành trực tiếp giữa kỹ thuật tại xí nghiệp với Ban KHðT, Ban tài chính công ty. Hiện tại, việc theo dừi vật tư chưa ủược phõn về cho cỏc Xớ nghiệp quản lý mà do nhõn viờn kỹ thuật XN người ủược giao trỏch nhiệm quản lý cụng trỡnh chịu trỏch nhiệm trực tiếp với công ty. Do vây thủ kho và kế toán xí nghiệp không có nghĩa vụ mở thẻ theo dõi và hạch toán.
Việc nhập xuất và ủối chiếu sổ sỏch ủều trực tiếp do nhõn viờn trực tiếp quản lý thi cụng cụng trỡnh tại xớ nghiệp ủảm nhiệm và chịu trỏch nhiệm, bỏo cỏo lại cho Giỏm ủốc của ủơn vị trực tiếp quản lý, ủối chiếu sổ sỏch với Ban KHðT, Ban tài chính nhằm phục vụ cho công tác quyết toán vật tư và quyết toán hồ sơ công trình.
Biểu mẫu Phiếu xuất kho – Phụ lục 09
• Trường hợp xuất vật tư trực tiếp tại kho các Xí nghiệp:
Tại cỏc Xớ nghiệp cụng ty ủều xõy dựng và tạo nờn một phõn hệ kho riêng:
Thứ nhất: ủể cỏc ủơn vị thuận tiờn trong việc tớnh toỏn, xin vật tư, dữ trữ chủ ủộng trong việc cấp phỏt vật tư.
Thứ hai: giảm bớt khối lượng của kho Tổng công ty.
Thứ ba: giảm bớt thời gian ủi lại, tiờu hao nhiờn liệu do vận chuyển
chuyển chuyên chở, ít tốn kém thời gian.
Việc trực tiếp thực hiện xuất kho tại xí nghiệp trong một số trường hợp của hoạt ủộng sản xuất kinh doanh hiện nay ủược cụng ty phõn ủịnh. Xớ nghiệp xin vật tư về lưu trữ tại kho và từ ủú xuất dựng trực tiếp cho cỏc cụng trình
Hình 2.7. Xuất kho vật tư tại XN quản lý từng Quận và Xí nghiệp xây lắp Hàng ngày, căn cứ hồ sơ khỏch hàng cú nhu cầu cải tạo sữa chữa, lắp ủặt hồ sơ ống nhánh của khách hàng, bán vật tư, hồ sơ sữa chữa sự cố ống bể hoặc sự cố trước ủồng hồ của khỏch hàng trờn mạng lưới ủường ống thuộc xớ nghiệp quản lý. Kế toỏn xớ nghiệp căn cứ vào hồ sơ ủó ủược Giỏm ủốc xớ nghiệp duyệt, tiến hành lập phiếu xuất vật tư trực tiếp tại phân hệ kho của xí nghiệp.
Hỡnh thức phiếu xuất trực tiếp của kho xớ nghiệp ủược lập trờn chương trỡnh ERP, phiếu xuất phải cú ủầy ủủ cỏc thụng tin mà dữ liệu yờu cầu như: số
Chứng từ xin vật tư Bộ phận
thi công
Kế toán XN
Thủ kho XN Giỏm ủốc
XN
K.T Vật Tư
Xuất kho
Thẻ kho Nhập liệu
Chứng từ xin vật tư
D Chứng từ
xin vật tư Chứng từ
xin vật tư Chứng từ xin vật tư Chứng từ xin vật tư Chứng từ xin vật tư
Lưu kèm hồ sơ Chứng từ
xin vật tư
PXK PXK PXK
PXK
PXK
Kiểm tra nhập liệu PXK PXK
PXK
chứng từ ủược ủỏnh số tự ủộng bằng chương trỡnh phần mềm quản lý kho ERP; Bộ phận xuất là tờn xớ nghiệp quản lý; ủối tượng sử dụng là ai; Số dự toỏn kốm theo làm căn cứ xuất; lý do xuất nhằm mục ủớch gỡ; ủịa chỉ xuất vật tư ủến. Trờn gúc phải của phiếu xuất vật tư xuất ủi ủược hạch toỏn trực tiếp vào tài khoản cụng ty tựy theo mục ủớch sử dụng.
Mẫu Phiếu xuất hồ sơ ống nhỏnh ủặt mới, cải tạo, Phiếu xuất hồ sơ sữa chữa ống bể, Phiếu xuất Bán vật tư tại xí nghiệp xem ở Phụ lục 11, Phụ lục 12, phụ lục 13
Phiếu xuất kho sau khi ủược lập kế toỏn xớ nghiệp kiểm tra, ký và trỡnh giỏm ủốc xớ nghiệp duyệt. PXK sau khi ủó ủược duyệt ủược lập thành 3 liờn, kèm lại với hồ sơ gốc giao lại cho nhân viên là công nhân thi công nhận việc ủể tiến hành nhận vật tư tại kho Xớ nghiệp.
Thủ kho xớ nghiệp sau khi ủó kiểm tra lại tớnh hợp lý của phiếu xuất, vật tư trong kho và hồ sơ, thủ kho tiến hành phát kho. Người nhận và thủ kho cựng ký vào PXK. Thủ kho sau khi ủó hoàn tất việc phỏt kho, 1 PXK ủược giữ lại ủể vào thẻ kho và lưu chứng từ tại kho, 2 PXK gởi lại cho kế toỏn xớ nghiệp.
Kế toỏn xớ nghiệp sau khi xem xột PXK ủó hoàn tất việc xuất kho, kiểm tra cú ủầy ủủ chữ ký theo yờu cầu cỏc bờn, kiểm tra lại số lượng yờu cầu và thực xuất, và tiến hành nhập liệu vào hệ thống kho ERP của xí nghiệp mình ủể trừ kho trờn sổ sỏch. Trường hợp bỏn vật tư cho khỏch hàng cũng tương tự,
Cuối tháng nộp 1 liên PXK, kèm chứng từ xin xuất vật tư tại Xí nghiệp, về lại kế toỏn vật tư cụng ty ủể theo dừi, kiểm soỏt lại tớnh hợp lý và việc nhập liệu tại xí nghiệp, lưu chứng từ.
Với HTK tại kho, hiện nay thủ kho và kế toán xí nghiệp quản lý một phần và một phần vẫn thuộc quyền quản lý tại Ban KHðT. ðối với việc lắp ủặt mới ống nhỏnh và cải tạo ủồng hồ theo nhu cầu khỏch hàng, bỏn vật tư
cho khỏch hàng ngoài khi khỏch hàng cú nhu cầu về nguồn vật tư ủảm bảo chất lượng tại cụng ty và việc sữa chữa cỏc sự cố ủường ống nước tại ủịa bàn của xớ nghiệp quản lý, thỡ HTK ủược xin ủiều chuyển trực tiếp về kho xớ nghiệp nhằm ủỏp ứng ủược nhu cầu hoạt ủộng kinh doanh và tại kho xớ nghiệp cú thể dự phũng ủược nguồn HTK tối thiểu. Việc nhập xuất và xin vật tư ủược thực hiện bởi kế toỏn xớ nghiệp và thủ kho dưới sự kiểm soỏt của lónh ủạo tại xớ nghiệp nhằm ủảm bảo vật tư tồn kho khụng thấp hơn mức vật tư tối thiểu và vẫn bảo ủảm ủược hiệu quả hoạt ủộng của XN.
• Trường hợp xuất kho vật tư ủồng hồ thay thế tại Xớ nghiệp:
ðối với vấn ủề ủồng hồ thay thế cho khỏch hàng, nhõn viờn chịu trỏch nhiệm thay thế ủồng hồ sẽ trực tiếp theo dừi, lờn kế hoạch thay những ủồng hồ trong thuộc diện ủược thay theo quy ủịnh nhà nước và chuyển cho thủ kho xớ nghiệp lờn Bảng kờ xin vật tư trực tiếp tại cụng ty, trỡnh giỏm ủốc Xớ nghiệp xem xột sau ủú trỡnh TGð duyệt, giao lại nhõn viờn Ban Kế hoạch – ðầu tư lập phiếu xuất kho. Thủ tục luân chuyển chứng từ tương tự như trường hợp xin vật tư trực tiếp cho công trình tại 2 kho lớn của công ty. Bảng kê xin phải cú ủủ chữ ký của thủ kho, giỏm ủốc xớ nghiệp và TGð cụng ty ( hay người do TGð ủy quyền). Thủ kho Xí nghiệp có trách nhiệm nhận vật tư tại kho cụng ty theo ủỳng quy trỡnh, quy ủịnh của cụng ty.
Vật tư là ủồng hồ thay thế miễn phớ cho khỏch hàng, thủ kho nhập về, sắp xếp và theo dừi riờng. Căn cứ hồ sơ dự toỏn ủồng hồ thay thế ủược lập, thủ kho phát vật tư cho người xin theo hồ sơ dự toán và tự theo dõi trên thẻ kho riờng lẻ của ủồng hồ thay thế, sau khi tiến hành lắp ủặt và nghiệm thu với khỏch hàng, hồ sơ thi cụng ủược trả về lại cho bộ phận kỹ thuật tiến hành quyết toỏn hồ sơ theo vật tư ủó xuất theo quy ủịnh.
Cuối tháng, kỹ thuật có nhiệm vụ tổng hợp quyết toán toàn bộ vật tư ủồng hồ thay thế ủó thay trong thỏng. Bỏo cỏo ủối chiếu với thủ kho xớ nghiệp